Do końca kwietnia trzeba było sprawdzić raporty ZUS za zeszły rok. Na ich poprawę płatnicy mają 7 dni. To oznacza, że najdalej w poniedziałek trzeba przekazać do organu rentowego poprawnie wypełnione dokumenty rozliczeniowe za cały ubiegły rok.
Taki termin wynika z art. 41 ust. 7a ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (tekst jedn. DzU z 2009 r. nr 205, poz. 1585 ze zm.), który zobowiązuje płatnika składek do sporządzenia korekty w ciągu siedmiu dni od daty stwierdzenia błędów.
Oznacza on jednocześnie, że ten, kto wcześniej zweryfikuje poprawność imiennych raportów rozliczeniowych, np. w czwartek 26 kwietnia, i znajdzie w nich nieprawidłowości, powinien przekazać ich poprawioną wersję nie później niż 4 maja (upływ terminu przypada bowiem w święto 3 maja, a przez to przesunie się na następny dzień roboczy).


Zawsze w komplecie


Niezależnie od tego, ile raportów trzeba będzie poprawić, zawsze należy przekazać do ZUS komplet druków korygujących. Nie wystarczy przesłać sam poprawiony raport. W komplecie musi być również deklaracja.


W zestawie druków korygujących muszą się zatem znaleźć:


- raporty miesięczne dotyczące tych ubezpieczonych, za których zostały złożone nieprawidłowe dokumenty,


- deklaracja rozliczeniowa DRA – ona musi jednak zawierać zestawienie informacji o wszystkich ubezpieczonych, tj. zarówno tych, za których wcześniej prawidłowo rozliczono składki i świadczenia (w poprzednim komplecie dokumentów), jak i tych, za których zostały sporządzone raporty korygujące.


Należy przy tym pamiętać, że raporty składkowe (ZUS RCA i ZUS RZA) i świadczeniowe (ZUS RSA) korygujemy odrębnie.


Dopuszczalna granica błędu


Nie trzeba korygować raportów rozliczeniowych, jeśli jedynym popełnionym w nich błędem jest różnica w podstawie wymiaru składek maksymalnie o 2,20 zł.


Chodzi zarówno o zaniżenie, jak również o zawyżenie podstawy wymiaru składek. Zwolnienie z korekty nie dotyczy jednak raportów złożonych za osobę prowadzącą działalność ani za osobę współpracującą.


W ich przypadku podstawą wymiaru składek jest kwota zadeklarowana, a każdą pomyłkę w jej wysokości trzeba poprawić.


To samo dotyczy raportów przekazanych za zleceniobiorców, za których składki opłacane są od podstawy w ryczałtowej wysokości minimalnego wynagrodzenia. A są to te osoby, w których umowach nie ma podanej kwoty wynagrodzenia albo podano je inaczej niż kwotowo, w kwotowej stawce procentowej, akordowej albo prowizyjnie.


Kosztowne lenistwo

Jeśli ktoś „lekko” podejdzie do obowiązku weryfikacji rozliczeń sporządzonych za 2011 r. i nie zrobi tego w ustawowym terminie (a co za tym idzie, nie skoryguje nieprawidłowości na czas), to może za swą niefrasobliwość słono zapłacić. Art. 98 ust. 1 pkt 6a ustawy o s.u.s. przewiduje za ignorowanie tego obowiązku grzywnę w wysokości do 5000 zł. Taką karę ZUS może nałożyć na płatnika składek albo osobę upoważnioną do sporządzania w jego imieniu dokumentacji ubezpieczeniowej.
Zdaniem ZUS wszelkie nieprawidłowości w zakresie terminowości składania korekt dokumentów stanowią wykroczenie przeciwko przepisom ustawy o s.u.s. Pocieszający jest co prawda w tej kwestii wyrok Sądu Apelacyjnego w Gdańsku z 1 grudnia 2009 r. (III AUa 585/ 09), według którego niedochowanie weryfikacyjnego terminu 30 kwietnia nie skutkuje karą finansową.
Zgodnie z jego tezą „termin zakreślony przez ustawodawcę w art. 41 ust. 7 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych jest terminem instrukcyjnym i jego przekroczenie nie rodzi dla płatników oraz ubezpieczonych żadnych negatywnych skutków”.
Warto jednak pamiętać, że za niesporządzenie korekty w terminie taka kara grozi, a co za tym idzie, może być nałożona na tego płatnika, który nie skoryguje błędnej dokumentacji rozliczeniowej za 2011 r. do 7 maja 2012 r. Decyzja w tej kwestii zależy od właściwego oddziału ZUS. Oczywiście płatnik może się od niej odwołać do sądu.