Rocznie podstawa wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe nie może być wyższa od kwoty odpowiadającej 30-krotności prognozowanego przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia w gospodarce narodowej na dany rok kalendarzowy, określonego w ustawie budżetowej (art. 19 ust. 1 [link=http://www.rp.pl/aktyprawne/akty/akt.spr;jsessionid=B5E347C50E4D2860978BAD3D891C7A48?n=1&id=76037&wid=337521]ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych, DzU z 2009 r. nr 205, poz. 1585 ze zm.[/link]; dalej ustawa systemowa). W 2010 r. to 94 380 zł.

Pracodawca jako płatnik składek powinien na bieżąco monitorować wysokość podstawy u danego pracownika w stosunku rocznym. Jeśli z dokumentów płacowych wynika, że w danym miesiącu przychód stanowiący podstawę wymiaru składek jest bliski limitu 30-krotności, nalicza i odprowadza składki emerytalną i rentowe tylko od tej części podstawy, która nie spowoduje przekroczenia tego progu.

Potem zaprzestaje tych działań. Ale nadal, bez względu na wielkość podstawy, oblicza i wpłaca do ZUS pozostałe składki, tj. chorobową, wypadkową i zdrowotną oraz na oba fundusze pozaubezpieczeniowe, Fundusz Pracy (FP) i Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych (FGŚP).

Bo ich limit nie dotyczy. Od 1 stycznia 2011 r. roczne ograniczenie podstawy wymiaru składek będzie miało zastosowanie także do składek na Fundusz Emerytur Pomostowych (FEP).

[srodtytul]RAZ MONITORUJE SZEF, RAZ PRACOWNIK[/srodtytul]

[b]Nie ma większego problemu z ustaleniem rocznej podstawy składek, gdy zatrudniony ma jednego pracodawcę. Jest trudniej, jeśli pracuje w kilku firmach[/b]

Jeden pracodawca to jedno podlegające ubezpieczeniom źródło przychodu. Wówczas płatnik w celu ustalenia, czy limit został już osiągnięty, sumuje narastająco od początku roku uzyskany przez pracownika przychód ze stosunku pracy podlegający składkom.

Jest to przychód w rozumieniu art. 12 ust. 1 [link=http://www.rp.pl/aktyprawne/akty/akt.spr?n=1&id=346580]ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (DzU z 2010 r. nr 51, poz. 307 ze zm.)[/link]. Do rocznego limitu nie wlicza jedynie kwot przychodu zwolnionych ze składek.

[srodtytul]Tylko do granicy[/srodtytul]

Składki na ubezpieczenia emerytalne i rentowe płatnik oblicza i przekazuje do ZUS do osiągnięcia limitu. Od nadwyżki ponad jego kwotę nie pobiera już składek emerytalno-rentowych.

[ramka][b]Przykład 1[/b]

Pan Arkadiusz, pracownik firmy telekomunikacyjnej, zarabia 10 000 zł miesięcznie. Od stycznia br. do października włącznie jego wynagrodzenie wyniosło 100 000 zł i przekroczyło roczną podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe.

Kwota przekroczenia to 5620 zł (100 000 zł – 94 380 zł). Zatem wysokość wynagrodzenia za październik należy pomniejszyć o sumę przekroczenia, aby ustalić, od jakiej części wynagrodzenia trzeba naliczyć i pobrać składki emerytalną i rentowe:

10 000 zł – 5620 zł = 4380 zł. Podstawą wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe za październik br. będzie więc u pana Arka przychód w wysokości 4380 zł. Natomiast pozostałe składki pracodawca ustali i zapłaci od pełnej pensji, tj. 10 000 zł. W raporcie ZUS RCA w polu 02 bloku III B powinien wpisać 2.

Od listopada br., czyli od miesiąca następującego po miesiącu, w którym nastąpiło przekroczenie rocznej podstawy, w składanym raporcie imiennym ZUS RCA za pracownika będzie wykazywać zerową podstawę wymiaru składek emerytalno-rentowych, bez względu na wysokość wypłacanego pracownikowi wynagrodzenia.[/ramka]

[srodtytul]Informacja w raporcie[/srodtytul]

Informację o przekroczeniu rocznej podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe płatnik zawiera w imiennym raporcie rozliczeniowym ZUS RCA.

Sporządzając taki dokument za pracownika, za którego nie opłaca się już składek emerytalnej i rentowych, w polu 02 bloku III B („Informacja o przekroczeniu rocznej podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe”) wpisuje cyfrę:

1 – gdy informację o przekroczeniu rocznej podstawy wymiaru składek przekazał ubezpieczony,

2 – gdy informację o przekroczeniu rocznej podstawy wymiaru składek przekazał płatnik składek,

3 – gdy informację o przekroczeniu rocznej podstawy wymiaru składek przekazał ZUS.

[srodtytul]Obowiązek podwładnego [/srodtytul]

Gdy zatrudniony ma kilka źródeł przychodów, z których opłacane są obowiązkowe bądź dobrowolne składki ubezpieczeniowe, np. pozostaje jednocześnie w więcej niż jednym stosunku pracy lub ma etat i wykonuje umowę-zlecenie, to na nim spoczywa obowiązek monitorowania łącznego przychodu z wszystkich tytułów do ubezpieczeń.

W razie gdy kwota rocznej podstawy wymiaru składek zostanie przekroczona, musi poinformować o tym wszystkich swoich płatników, składając pisemne oświadczenie w tej sprawie (art. 19 ust. 6 ustawy systemowej) - zobacz [link=http://www.rp.pl/galeria/6,3,549245.html]wzór 1[/link].

Obowiązek ten wynika z tego, że to pracownik, a nie poszczególni płatnicy, jest w stanie oszacować swoją roczną podstawę składkową i ustalić, kiedy doszło do przekroczenia.

Gdy firma zatrudnia na etat w trakcie roku nowego pracownika, powinna dostać od niego informację, czy dotąd uzyskane przychody nie spowodowały przekroczenia limitu 30-krotności. Jeśli wcześniej pracował u innego pracodawcy lub wykonywał zlecenie, powinien w oświadczeniu wskazać, że nie osiągnął jeszcze progu rocznej podstawy wymiaru składek, i że zna jej wysokość a w razie przekroczenia poinformuje o tym płatnika.

[srodtytul]Więcej liczenia[/srodtytul]

Jeżeli do opłacania składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe jest zobowiązany więcej niż jeden płatnik, a łączny przychód ubezpieczonego przekracza kwotę ograniczenia, płatnicy ustalają w miesiącu przekroczenia podstawę wymiaru składek proporcjonalnie do osiągniętego u nich wynagrodzenia. W takiej sytuacji trzeba

- ustalić kwotę przekroczenia, tzn. od sumy przychodów uzyskanych od wszystkich płatników za okres od stycznia danego roku do miesiąca przekroczenia włącznie odjąć kwotę limitu określonego na dany rok, i

- kwotę przekroczenia rozliczyć na wszystkich płatników.

W przypadku dwóch płatników można zastosować wzór - [b][link=http://www.rp.pl/galeria/6,2,549245.html]zobacz wzór[/link].[/b]

[ramka][b]Przykład 2[/b]

Pani Anna pracuje w firmie projektowo-budowlanej i jednocześnie od lutego br. wykonuje zlecenie dla innej firmy.

Z tytułu umowy cywilnoprawnej przystąpiła do dobrowolnych ubezpieczeń emerytalnego i rentowych. Jej miesięczne wynagrodzenie z umowy o pracę wynosi 7800 zł, a z umowy-zlecenia 2700 zł.

Zsumowany przychód z obu kontraktów wyniósł do końca września

91 800 zł [(7800 zł x 9 miesięcy) + (2700 zł x 8 miesięcy)], a w październiku 102 300 zł, co oznacza, że w tym miesiącu dojdzie do przekroczenia rocznej podstawy wymiaru składek.

[b]KROK 1. Kwota przekroczenia[/b]

102 300 zł – 94 380 zł = 7920 zł

[b]KROK 2. Łączna podstawa wymiaru składek za październik br.[/b]

(7800 zł + 2700 zł) – 7920 zł = 2580 zł

[b]KROK 3. Wartość przekroczenia za październik u pracodawcy[/b]

(7920 zł x 7800 zł) : 10 500 zł = 5883,43 zł

[b]KROK 4. Wartość przekroczenia za październik u zleceniodawcy[/b]

(7920 zł x 2700 zł) : 10 500 zł = 2036,57 zł

[b]KROK 5. Podstawa wymiaru składek emerytalno-rentowych za październik[/b]

- u pracodawcy 7800 zł – 5883,43 zł = 1916,57 zł

- u zleceniodawcy 2700 zł – 2036,57 zł = 663,43 zł

Sprawdzenie: 1916,57 zł + 663,43 zł = 2580 zł

Za listopad i grudzień żaden z płatników nie będzie odprowadzał już składek emerytalnej i rentowych.[/ramka]

[srodtytul]KONSEKWENCJE BŁĘDNEGO OŚWIADCZENIA PONIESIE ZATRUDNIONY[/srodtytul]

[b]Jeśli jego pomyłka spowoduje, że płatnik za wcześnie przestanie odprowadzać składki, sam będzie musiał pokryć niedobór i to z odsetkami [/b]

Pracownik/zleceniobiorca, składając płatnikowi oświadczenie o przekroczeniu limitu 30-krotności ([b][link=http://www.rp.pl/galeria/56296,3,549245.html]zobacz wzór oświadczenia[/link][/b]), powinien dokładnie to sprawdzić i policzyć swoje oskładkowane przychody od początku roku, porównując je z tegoroczną kwotą ograniczenia. Pomyłka może kosztować.

[srodtytul]Bardzo droga nieprawidłowość [/srodtytul]

Jeżeli zawiadomienie będzie błędne, przez co płatnik za wcześnie zaprzestanie odprowadzania składek, odpowiedzialność spada na ubezpieczonego ze wszystkimi tego konsekwencjami. Powstałe zadłużenie wobec ZUS z tytułu składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe on sam będzie musiał pokryć wraz należnymi odsetkami za zwłokę.

Tak stanowi § 10 [link=http://www.rp.pl/aktyprawne/akty/akt.spr;jsessionid=ECB55AD04D6F50942ABF9A2E39398A96?id=77617]rozporządzenia ministra pracy i polityki socjalnej z 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (DzU nr 161, poz. 1106 ze zm.)[/link]. Do obowiązków płatnika należy wtedy złożenie w ZUS dokumentów korygujących za ten okres i wpisanie prawidłowej podstawy wymiaru składek.

[b]Przykład 3[/b]

Załóżmy, że pan Marian, zatrudniony u dwóch różnych pracodawców, złożył każdemu z nich oświadczenie, że we wrześniu br. przekroczył roczną podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe.

Stąd obaj płatnicy nie naliczą już składek za październik, a za wrzesień tylko od części wynagrodzenia do osiągnięcia limitu. W listopadzie ZUS poinformuje płatników o powstałej zaległości za wrzesień i październik.

To dlatego że pracownik się pospieszył i przekroczenie będzie miało miejsce dopiero w październiku.

W tej sytuacji obaj pracodawcy będą musieli skorygować dokumenty za wrzesień i październik. A w nich dokonać następujących zmian:

- w raporcie korygującym ZUS RCA za wrzesień wykazać prawidłowe składki na wszystkie ubezpieczenia od całego wynagrodzenia, a za październik – emerytalną i rentowe od niższej kwoty pensji niepowodującej przekroczenia; w polu 02 bloku III B raportu za październik wpisać cyfrę 3, tzn. że w tym miesiącu przychód pracownika przekroczył roczną podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe, o czym płatnika poinformuje ZUS,

- do deklaracji rozliczeniowych ZUS DRA za wrzesień i październik pracodawcy przeniosą z raportów na nowo naliczone składki wraz z podstawami wymiaru.

[srodtytul]Wpływ na zasiłki [/srodtytul]

Pracownikowi, któremu przysługuje zasiłek chorobowy czy macierzyński, płatnik musi ustalić podstawę wymiaru tego świadczenia. Stanowi ją przeciętne miesięczne wynagrodzenie wypłacone za 12 miesięcy kalendarzowych poprzedzających miesiąc, w którym powstała niezdolność do pracy czy nastąpił poród.

Wynagrodzenie uwzględniane w podstawie wymiaru zasiłków to przychód ubezpieczonego wchodzący do podstawy wymiaru składek chorobowych, po odliczeniu potrąconych przez pracodawcę składek emerytalnej, rentowych i chorobowej finansowanych ze środków ubezpieczonego.

Obecnie ta część składek odpowiada 13,71 proc. wynagrodzenia (9,76 proc. składka emerytalna, 1,5 proc. rentowe i 2,45 proc. chorobowa).

Jeżeli w okresie przyjmowanym do podstawy wymiaru zasiłku pracownik osiągnął limit 30-krotności, należy uważnie ustalić podstawę wymiaru zasiłków przez pomniejszenie jej o prawidłowo pobrane składki.

[ramka][b]Przykład 4[/b]

Pan Wojtek, zatrudniony na etacie, zachorował na początku października. Do podstawy wymiaru zasiłku chorobowego przyjmuje się wynagrodzenie za okres październik 2009 r. – wrzesień 2010 r. Do końca 2009 r. pan Wojtek otrzymywał stałe wynagrodzenie miesięczne 8500 zł, które od 1 stycznia 2010 r. wzrosło do 9000 zł.

W grudniu 2009 r. osiągnął roczną podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe 95 790 zł. Do ustalenia podstawy wymiaru zasiłku należało wliczyć wynagrodzenia w wysokości:

- za październik i listopad 2009 r. po 7334,65 zł (przychód 8500 zł po pomniejszeniu o kwotę potrąconych składek 13,71 proc.);

- za grudzień 2009 r. 8033,90 zł (przychód 8500 zł po pomniejszeniu o kwotę potrąconych składek 466,10 zł);

Przychód pracownika za okres od stycznia do listopada 2009 r. wyniósł 93 500 zł (8500 zł x 11 miesięcy). Z uwagi na to, że przychód za grudzień 2009 r. spowodował przekroczenie limitu 30-krotności, składki na ubezpieczenia społeczne za ten miesiąc równały się 466,10 zł.

Składka chorobowa od kwoty 8500 zł wyniosła 208,25 zł (2,45 proc. kwoty 8500 zł), a składki emerytalne i rentowe zostały potrącone tylko od kwoty 2290 zł (95 790 zł – 93 500 zł) i wyniosły 257,85 zł (11,26 proc. kwoty 2290 zł).

- za okres od stycznia do września 2010 r. po 7766,10 zł (przychód 9000 zł po pomniejszeniu o kwotę potrąconych składek na ubezpieczenia społeczne wynoszącą 1233,90 zł) za każdy miesiąc.

Podstawa wymiaru zasiłku chorobowego za okres choroby przypadającej w październiku 2010 r. wynosi 7716,51 zł (łączny przychód za 12 miesięcy 92 598,10 zł; przeciętny miesięczny przychód 92 598,10 zł : 12 = 7716,51 zł).[/ramka]

[srodtytul]NADPŁATA NA PEWNO NIE PRZEPADNIE[/srodtytul]

[b]Kwoty, które zostały odprowadzone po przekroczeniu limitu 30-krotności, zostaną albo zaliczone na poczet należności wobec ZUS, albo zwrócone ubezpieczonemu [/b]

Odprowadzanie składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe mimo przekroczenia granicznej kwoty podstawy wymiaru powoduje, że powstaje nadpłata na koncie tych ubezpieczeń. Składki zapłacone od nadwyżki ponad limit są składkami nienależnymi.

Dlatego powinny zostać zwrócone albo w formie zaliczenia ich u płatnika na poczet zaległych, bieżących lub przyszłych należności, albo – na wniosek płatnika – przelewu na rachunek bankowy (ta forma jest stosowana, tylko gdy stanowią więcej niż 5 proc. najniższego wynagrodzenia).

Wniosek o zwrot nienależnie opłaconych składek ([b][link=http://www.rp.pl/galeria/6,4,549245.html]zobacz wzór wniosku[/link][/b]) płatnik składek może złożyć po stwierdzeniu, że składki zostały nienależnie opłacone, jednak nie później niż w ciągu siedmiu dni od otrzymania zawiadomienia z ZUS. Nienależnie opłacone składki podlegają zwrotowi w terminie 30 dni od dnia wpływu wniosku (art. 24 ust. 6c ustawy systemowej).

Po stwierdzeniu nadpłaty płatnik ma obowiązek złożyć korektę dokumentów rozliczeniowych, tj. deklaracji rozliczeniowej korygującej ZUS DRA i imiennego raportu miesięcznego korygującego ZUS RCA za okres, za który składki na ubezpieczenia emerytalne i rentowe zostały opłacone po osiągnięciu rocznej podstawy wymiaru składek.

[srodtytul]Za mało na zdrowie[/srodtytul]

Jednocześnie z nadpłatą składek emerytalnej i rentowych powstaje niedopłata składki zdrowotnej. Podstawą wymiaru składki na zdrowie jest bowiem podstawa wymiaru składek społecznych pomniejszona o część składek finansowanych przez ubezpieczonego (13,71 proc.).

Pracodawca, który potrącił nienależne składki emerytalną i rentowe, spowodował jednocześnie zaniżenie podstawy wymiaru składki zdrowotnej, stąd braki kwotowe na koncie tego ubezpieczenia. Płatnik ma obowiązek dokonać korekty dokumentów rozliczeniowych, w których błędnie policzył składki.

[srodtytul]Oddajemy co nie nasze[/srodtytul]

Po otrzymaniu zwrotu nadwyżki płatnik zobowiązany jest niezwłocznie oddać ubezpieczonemu finansowaną przez niego część składki na ubezpieczenia emerytalne i rentowe. Kwota zwrotu jest u pracownika przychodem ze stosunku pracy. W miesiącu, w którym płatnik oddaje nadpłatę, opodatkowuje ją na zasadach ogólnych.

Wcześniej przychód ten został zaniżony o nienależnie potrącone składki na ubezpieczenia emerytalno-rentowe. W podstawie opodatkowania pracodawca uwzględnia kwotę zwrotu nadpłaconych składek na oba ubezpieczenia, ale przed pomniejszeniem jej o pobraną składkę na ubezpieczenie zdrowotne. Od wyliczonej zaliczki odlicza składkę na ubezpieczenie zdrowotne w wysokości nieprzekraczającej 7,75 proc. podstawy jej wymiaru.

Chodzi o różnicę między składką zdrowotną odliczoną od zaliczki przed korektą a podlegającą odliczeniu po korekcie (podstawa wymiaru składki na ubezpieczenie zdrowotne po korekcie została podwyższona, dlatego również wyższa jest kwota składki podlegającej odliczeniu od zaliczki) - patrz przykład 5.

[srodtytul]Podział na części [/srodtytul]

W przypadku gdy do otrzymania zwrotu składek uprawnionych jest kilku płatników, ZUS dzieli kwotę nadpłaconych składek i zwraca ją płatnikom w takich częściach, w jakich opłacali składkę w miesiącu, w którym nastąpiło przekroczenie kwoty ograniczenia.

Nie ma sformalizowanego druku wniosku o zwrot składek. Jednak dokument ten powinien zawierać nazwę i adres siedziby płatnika oraz NIP, REGON (zgodnie ze zgłoszeniem ZUS ZFA lub ZUS ZPA).

ZUS zwraca składki obliczone i przekazane od nadwyżki ponad kwotę ograniczenia w terminie 30 dni od złożenia przez płatnika składek deklaracji rozliczeniowych korygujących i imiennych raportów miesięcznych korygujących, złożonych w związku z przekroczeniem kwoty ograniczenia.

Wniosek można wysłać za pośrednictwem elektronicznego urzędu podawczego (ZUS-EZS, tj. wniosek płatnika składek o zwrot nadpłaconych składek) przy użyciu bezpiecznego podpisu elektronicznego, przez stronę www.eup.zus.pl/ wnioski.asp.

[ramka][b]Przykład 5 [/b]

W pierwszych dniach października ZUS poinformował płatnika składek o przekroczeniu u jednego z pracowników rocznej podstawy wymiaru składek emerytalnej i rentowych w grudniu 2009 r. Łączna nadpłata składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe za 2009 r. wyniosła 445,20 zł. Z kolei niedopłata składki zdrowotnej to 34,50 zł.

Pracodawca dokona zwrotu nadpłaconych składek w listopadzie br. Od kwoty zwróconej nadpłaty nie nalicza składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne. Ustalając kwotę, jaką ma oddać pracownikowi, kwotę nadpłaty pomniejsza o zaliczkę na podatek dochodowy oraz o kwotę niedopłaty składki na ubezpieczenie zdrowotne.

Ponieważ wynagrodzenie pracownika wynosi 6500 zł, rachunki powinny wyglądać następująco:

składki na ubezpieczenia społeczne 6500 zł x 13,71 proc. = 891,15 zł

podstawa wymiaru składki zdrowotnej 6500 zł – 891,15 zł = 5608,85 zł

składka na ubezpieczenie zdrowotne do przekazania do ZUS 5608,85 zł x 9 proc. = 504,80 zł

składka na ubezpieczenie zdrowotne do odliczenia od podatku 5608,85 zł x 7,75 proc. = 434,69 zł

podstawa opodatkowania 5608,85 zł + 445,20 zł = 6054,05 zł – 111,25 zł = 5942,80 zł; po zaokrągleniu 5943 zł

podatek (5943 zł x 18 proc.) – 46,33 zł = 1023,41 zł

zaliczka po odliczeniu składki na ubezpieczenie zdrowotne, podlegająca wpłacie do urzędu skarbowego 1023,41 zł – (434,69 zł + 34,50 zł) = 554,22 zł; po zaokrągleniu 554 zł

do wypłaty w listopadzie 6500 zł – (891,15 zł + 504,80 zł + 554 zł + 34,50 zł [niedopłata składki zdrowotnej]) = 4515,55 zł[/ramka]

[ramka][b]Zobacz:

[link=http://www.rp.pl/galeria/56296,3,549245.html]wzór oświadczenia pracownika o przekroczeniu limitu 30-krotności [/link]

[link=link=http://www.rp.pl/galeria/6,4,549245.html]wzór wniosku o zwrot nienależnie opłaconych składek[/link][/b][/ramka]