Trudno uzyskać zgodę na opłacanie składek za delegowanego w Polsce

Od przystąpienia do Unii Europejskiej Polskę obowiązują przepisy prawa wspólnotowego dotyczące koordynacji systemów zabezpieczenia społecznego. Ma to istotne znaczenie przede wszystkim dla przedsiębiorców delegujących zatrudnionych do pracy za granicą do państw należących do Unii Europejskiej oraz Europejskiego Obszaru Gospodarczego. Chodzi o rozporządzenie nr 1408/71 z 14 czerwca 1971 r. w sprawie stosowania systemów zabezpieczenia społecznego w stosunku do pracowników najemnych, osób prowadzących działalność na własny rachunek oraz do członków ich rodzin przemieszczających się we Wspólnocie (DzU WE L 28 z 30 stycznia 1997 r.). Zasadniczo pracownik najemny podlega według niego prawu ubezpieczeniowemu tego państwa członkowskiego, gdzie wykonuje pracę. Nawet jeżeli w innym kraju wspólnotowym:

- sam zamieszkuje bądź

- podmiot go zatrudniający ma zarejestrowaną siedzibę lub miejsce prowadzenia działalności.

Polski producent okien zawarł umowę z kontrahentem holenderskim na sprzedaż i montaż okien w jego kraju. Nasza firma wysyła tam swoich pracowników na sześć miesięcy. Podczas pracy w Holandii podlegają oni tamtejszemu ustawodawstwu; składki na ubezpieczenia społeczne należy więc tam opłacać.

Rozporządzenie przewiduje jednak wyjątki od tej zasady dotyczące m.in. pracowników delegowanych (art. 14 ust. 1a). Jest możliwe stosowanie do nich przepisów państwa wysyłającego pod warunkiem, że:

- przewidywany czas pracy za granicą nie przekracza 12 miesięcy,

- pracownik nie został wysłany w miejsce osoby, której okres skierowania upłynął.

Nie skorzystamy zatem z tego udogodnienia, gdy z góry zakładamy pracę za granicą dłuższą niż 12 miesięcy albo gdy delegowany ma podmienić kolegę identycznie zatrudnionego przy realizacji kontraktu. Dokumentem potwierdzającym podleganie wówczas rodzimemu systemowi zabezpieczenia społecznego jest potwierdzony przez Zakład Ubezpieczeń Społecznych formularz E 101. Jest on istotny również z tego względu, że umożliwia uzyskanie europejskiej karty ubezpieczenia zdrowotnego (EKUZ) od Narodowego Funduszu Zdrowia, która uprawnia do świadczeń zdrowotnych podczas pobytu w państwach unijnych.

Polska firma działająca w branży budowlanej wysyła zatrudnionych do pracy na budowie w Niemczech na 12 miesięcy. Ma ona prawo wystąpić do ZUS o poświadczenie dla nich formularzy E 101 na podstawie art. 14 ust. 1a rozporządzenia. Jeżeli ZUS je poświadczy, to za czas pracy w Niemczech podwładni są objęci naszym systemem ubezpieczeń społecznych, a pracodawca zwolniony z opłacania za nich składek w Republice Federalnej Niemiec.

Potwierdzenie druku E 101 zależy nie tylko od spełnienia wymienionych warunków z art. 14 ust. 1a rozporządzenia, ale również od tych wskazanych w decyzji Komisji Administracyjnej nr 181 z 13 grudnia 2000 r. Według decyzji przedsiębiorca delegujący musi zwykle i w zasadniczej mierze prowadzić działalność tam, gdzie ma siedzibę. Weryfikując ten wymóg, ZUS uwzględnia różne kryteria, np.

- miejsce, gdzie znajduje się zarząd firmy,

- liczbę pracowników zatrudnionych w państwie wysyłającym oraz za granicą,

- miejsce rekrutacji oddelegowanych,

- miejsce, gdzie zakład zawiera większość umów z klientami,

- obrót w typowym okresie osiągnięty w państwie wysyłającym oraz w państwach członkowskich, gdzie podmiot wysyła podwładnych.

Do skorzystania z przepisów o oddelegowaniu pracowników nie wystarcza samo zarejestrowanie działalności w Polsce. Przedsiębiorstwo musi tę działalność faktycznie prowadzić przez pewien czas. W świetle decyzji jest to wykluczone, gdy przedsiębiorstwo delegujące pracowników prowadzi w państwie, gdzie ma siedzibę, wyłącznie działalność czysto zarządczą.

Pewne warunki dotyczą też pracownika delegowanego. Przede wszystkim musi istnieć bezpośredni związek między nim i wysyłającym go pracodawcą. A związek taki istnieje, gdy:

- praca za granicą jest wykonywana na rzecz wysyłającego przedsiębiorstwa,

- wchodzi w grę zatrudnienie na podstawie umowy o pracę,

- przedsiębiorstwo delegujące wynagradza pracownika i tylko ono może go zwolnić,

- to ono określa charakter wykonywanej za granicą pracy.

Mimo że art. 14 ust. 1 rozporządzenia dotyczy osób zwykle zatrudnionych w przedsiębiorstwie delegującym (którzy pracowali przez pewien czas w tym zakładzie przed wysłaniem za granicę), wolno go stosować również do:

- oddelegowanych,

- pracownika, który w państwie przejściowego zatrudnienia wykonuje pracę w więcej niż jednym przedsiębiorstwie (ważne jest, by był to tylko jeden kraj i zostały spełnione opisane warunki).

Jeżeli wszystkie te wymogi zostały zrealizowane, wówczas możemy uzyskać w ZUS poświadczenie formularza E 101 dla delegowanych na okres maksymalnie 12 miesięcy. Jeżeli praca za granicą przedłuża się z powodów wcześniej nieprzewidzianych, jest możliwe stosowanie polskich przepisów przez kolejne 12 miesięcy. Występujemy w tym celu do właściwej instytucji ubezpieczeniowej państwa przejściowego zatrudnienia o poświadczenie formularza E 102. Czynimy to przed upływem pierwszych 12 miesięcy pracy za granicą.

Polskie przedsiębiorstwo w celu realizacji kontraktu zawartego z fińskim kontrahentem delegowało pięć osób do pracy w Finlandii na 12 miesięcy. Dostało na nich poświadczenie formularzy E 101. Okazało się, że pracownicy nie zakończą pracy w ciągu roku, dlatego spółka wystąpiła do tamtejszej instytucji ubezpieczeniowej o poświadczenie formularzy E 102 na kolejne sześć miesięcy. I uzyskała je. Skoro tak, to pracownicy nadal są ubezpieczeni w Polsce.

Poświadczając formularz, instytucja zagraniczna wyraża zgodę na to, by pracownik podlegał przepisom ubezpieczeniowym państwa wysyłającego. Oznacza to, że składki za niego opłacamy w tym właśnie państwie. Podstawą wymiaru składek pracowników delegowanych jest osiągany przez nich miesięczny przychód pomniejszony o diety za każdy dzień pobytu, przy czym nie niższy od prognozowanego przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia w gospodarce narodowej, czyli w 2008 r. od 2843 zł.

Osoba zwykle zatrudniona w dwóch lub więcej państwach członkowskich podlega ustawodawstwu w miejscu zamieszkania, jeżeli tam wykonuje część swojej działalności lub jest związana z kilkoma przedsiębiorstwami czy z kilkoma pracodawcami mającymi zarejestrowaną siedzibę lub miejsca prowadzenia działalności w różnych krajach wspólnotowych. Jeżeli więc osoba mieszkająca w Polsce świadczy tu pracę i jednocześnie w innym państwie unijnym (niekoniecznie dla polskiego pracodawcy), to może podlegać ubezpieczeniu wyłącznie w naszym kraju.

Pan Janusz mieszka i pracuje w Polsce, a jednocześnie jest zatrudniony w przedsiębiorstwie działającym na Litwie. Zgodnie z art. 14 ust. 1a ma prawo podlegać ubezpieczeniom społecznym w Polsce.

Rozporządzenie dotyczy też innej sytuacji: osoba nie wykonuje pracy w państwie zamieszkania, ale w innych państwach członkowskich, np. mieszka w Polsce, a świadczy pracę w Austrii i Czechach. Podlega ona polskim przepisom o ubezpieczeniach społecznych i w konsekwencji składki należy opłacać do ZUS, który potwierdza stosowanie naszego ustawodawstwa na formularzu E 101.