Powoli, lecz nieuchronnie nadchodzą zmiany w kontaktach z organami administracji publicznej. Najpóźniej od 1 stycznia 2025 r. zaczną obowiązywać kolejne przepisy o e-doręczeniach dla organów administracji publicznej i firm. 15 grudnia 2023 r. prezydent podpisał nowelizację ustawy o doręczeniach elektronicznych.
Na czym to polega ?
Na gruncie krajowym tematykę e-doręczeń reguluje ustawa z 18 listopada 2020 r. o doręczeniach elektronicznych (tj. DzU z 2023 r. poz. 285; ustawa o e-doręczeniach). Źródłem jej uchwalenia jest jednak rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 910/2014 z 23 lipca 2014 r. w sprawie identyfikacji elektronicznej i usług zaufania w odniesieniu do transakcji elektronicznych na rynku wewnętrznym oraz uchylające dyrektywę 1999/93/WE.
Czytaj więcej:
Wdrożenie obowiązku stosowania e-doręczeń w administracji publicznej ma ułatwić i usprawnić kontakt z urzędami. E-doręczenie w administracji to usługa cyfrowa, która zastąpi tradycyjną korespondencję poleconą pomiędzy obywatelem lub przedsiębiorcą a podmiotem publicznym. Mowa więc o elektronicznym odpowiedniku listu poleconego za potwierdzeniem odbioru. Przedsiębiorcy objęci nowymi przepisami zobowiązani będą do utworzenia adresu do e-doręczeń w celu wysłania i odbierania korespondencji wymienianej z organem.
Obywatele będą mogli również korzystać z usługi e-doręczeń w celu załatwienia swoich spraw. Dla osób, dla których korzystanie z technologii cyfrowych może stanowić wyzwanie, ustawodawca przewidział publiczną usługę hybrydową – mimo nadania korespondencji przez organ w formie cyfrowej jej odbiór wciąż możliwy będzie w formule tradycyjnej (papierowej). Usługa ta ma więc polegać na przetworzeniu elektronicznej korespondencji na korespondencję w formie papierowej lub odwrotnie, nadaniu korespondencji w formie papierowej, a następnie przetworzeniu jej i doręczeniu organowi w wersji elektronicznej.
Uruchomienie skrzynek na potrzeby publicznej usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego lub publicznej usługi hybrydowej miało nastąpić 10 grudnia 2023 r. (spółki wpisane do KRS przed tą datą miały rozpocząć korzystanie z e-doręczeń najpóźniej 10 marca 2024 r.) Jednak pod koniec listopada 2023 r. Minister cyfryzacji opóźnił wdrożenie nowych rozwiązań w kontaktach z organami administracji publicznej do 30 grudnia 2023 r. Ostatecznie uruchomienie nowego rozwiązania zostało opóźnione poprzez zmianę ustawy co najmniej do 30 marca 2024 r., ale nie później niż do 1 stycznia 2025 r.
Do końca 2025 r. usługa doręczenia elektronicznego lub publiczna usługa hybrydowa będą świadczone przez Pocztę Polską jako operatora wyznaczonego.
Co należy zrobić, aby móc korzystać z usługi?
W celu korzystania z e-doręczeń firmy (spółki) są zobowiązane do utworzenia adresu e-doręczenia, za pośrednictwem którego będą wysyłać i odbierać dokumenty elektroniczne. Korzystanie ze skrzynki e-delivery w relacjach z urzędami będzie bezpłatne.
Co ważne, faktyczne korzystanie z e-skrzynki nastąpi po wprowadzeniu adresu e-doręczenia do Bazy Adresów Elektronicznych (BAE) i aktywacji skrzynki. E-doręczenia będą dostępne m.in. poprzez:
- mObywatel.gov.pl i edoreczenia.gov.pl,
- skrzynki na koncie przedsiębiorcy na biznes.gov.pl,
- zgłoszenia firm świadczących usługę gwarancyjną.
Adres dla spółki do e-doręczeń można założyć już dziś. Po utworzeniu adresu konieczna jest jego aktywacja. Powinien to zrobić administrator skrzynki (firma musi najpierw wyznaczyć administratora) na stronie mObywatel.gov.pl.
Podsumowując, aby założyć e-skrzynkę:
1. należy złożyć wniosek online o utworzenie adresu e-skrzynki na stronie www.biznes.gov.pl,
2. minister cyfryzacji sprawdzi kompletność i poprawność wniosku i może wezwać wnioskodawcę do uzupełnienia braków formalnych w terminie 7 dni – wtedy należy je uzupełnić, aby wniosek był dalej skutecznie procedowany,
3. minister cyfryzacji utworzy adres i skrzynkę do e-doręczeń, a wnioskodawca otrzyma wiadomość e-mail na adres e-mail, który podany zostanie we wniosku (nie jest to adres do e-doręczeń) z instrukcją, jak należy aktywować adres do e-doręczeń,
4. następnie należy aktywować skrzynkę do e-doręczeń (powinien to zrobić wyznaczony administrator),
5. minister cyfryzacji wprowadzi adres e-doręczeń spółki do bazy BAE, o czym poinformuje drogą e-mailową.
Zgodnie z art. 7 ust. 1 ustawy o e-doręczeniach wprowadzenie adresu e-doręczenia do bazy e-doręczeń jest równoznaczne ze złożeniem wniosku o doręczenie korespondencji urzędowej na ten adres. Jeśli więc wpisanie adresu do doręczeń do bazy (BAE) i aktywacja skrzynki nastąpią przed wejściem w życie obowiązku stosowania skrzynki e-doręczeń, to spółka już z tą chwilą będzie zobowiązana do korzystania z niej. Z tego względu należy pamiętać o regularnym logowaniu się do e-skrzynki, aby nie przegapić korespondencji urzędowej, ponieważ niektóre instytucje korzystają już z tego rozwiązania.
Od kiedy firmy powinny „przejść” na nową usługę?
Obowiązek korzystania z e-doręczeń przez podmioty publiczne (przede wszystkim organy administracji publicznej), osoby wykonujące zawody zaufania publicznego oraz spółki prawa handlowego (wpisane do rejestru przedsiębiorców KRS w tej dacie lub później) miał wejść w życie 10 grudnia 2023 r., jednak wiele urzędów w kraju wydawało się niegotowych na taką zmianę.
O zmianę terminu apelowali m.in. przedstawiciele zawodów prawniczych. Z tego względu pod koniec listopada br. Ministerstwo Cyfryzacji zdecydowało się przesunąć termin na 30 grudnia 2023 r. Następnie parlament nowej kadencji z inicjatywy posłów Trzeciej Drogi 12 grudnia 2023 r. przyjął nowelizację ustawy o e-doręczeniach i zmienił termin wejścia w życie obowiązku stosowania doręczeń elektronicznych dla podmiotów publicznych, spółek i przedstawicieli zawodów zaufania publicznego. Prezydent RP podpisał ustawę 15 grudnia 2023 r.
Data wejścia w życie nowelizacji ustawy została określona jako dzień następujący po dniu ogłoszenia nowelizacji.
Najpóźniej od 1 stycznia 2025 r. organy administracji publicznej będą musiały się kontaktować z przedsiębiorcami za pośrednictwem e-skrzynek.
Podobnie obligatoryjnie z e-doręczeń będą musiały zacząć korzystać osoby wykonujące zawody zaufania publicznego (np. adwokaci lub doradcy podatkowi) i spółki prawa handlowego. Jednakże sądy i komornicy będą korzystać z e-doręczeń dopiero od 1 października 2029 r.
E-doręczenia będą dostępne m.in. poprzez:
- dla obywateli na mObywatel.gov.pl lub edoreczenia.gov.pl,
- dla firm poprzez skrzynkę na koncie przedsiębiorcy na biznes.gov.pl,
- zgłoszenia firm świadczących usługę gwarancyjną.
Na co warto zwrócić uwagę?
W przypadku spółek prawa handlowego w celu obsługi skrzynki do e-doręczeń konieczne będzie wyznaczenie administratora skrzynki e-doręczeń.
Spółka będzie musiał podać dane administratora na etapie składania wniosku o utworzenie adresu. System powinien również umożliwiać – po aktywacji e-skrzynki – upoważnienie kolejnych osób (np. pracowników) do jej obsługi.
Warto przy tym pamiętać, że sam wniosek o utworzenie adresu e-doręczenia powinna złożyć osoba upoważniona do reprezentowania spółki (np. członek zarządu lub prokurent).
Wedle założeń ustawy e-skrzynka służyć ma do czasowego przechowywania korespondencji. Spółka korzystająca ze skrzynki zobowiązana będzie więc do regularnego archiwizowania (poza e-skrzynką) otrzymanej korespondencji. Pojemność e-skrzynki dla podmiotu niepublicznego (firmy) ma wynosić 3GB.
Autorka jest radcą prawnym w Eversheds Sutherland
