W administracji publicznej obrót informacją nie jest jedynie elementem codziennej praktyki urzędniczej – stanowi jej istotę. Każda decyzja, postępowanie, kontrola czy czynność materialno-techniczna wiąże się z przetwarzaniem danych. Z tym zaś nierozerwalnie związany jest obowiązek zachowania poufności. To nie dodatek do urzędniczej staranności, lecz jeden z jej fundamentów.
Na pracowniku administracji – niezależnie od tego, czy jest członkiem korpusu służby cywilnej, pracownikiem samorządowym, czy urzędnikiem państwowym – spoczywa obowiązek oceny, w jakim zakresie dana informacja może zostać ujawniona. W praktyce bywa to zadanie trudne. Regulacje dotyczące różnego rodzaju tajemnic są bowiem rozproszone w wielu aktach prawnych, a ich zakres nie zawsze jest jednoznaczny. Naruszenie poufności może skutkować odpowiedzialnością pracowniczą, dyscyplinarną, cywilną, a w określonych przypadkach – także karną.