W czasach, gdy w każdym urzędzie dokumenty tworzone są w komputerach, nie ma uzasadnienia, by były one drukowane i dołączane do akt. Nad stertą papierów nie jest łatwo zapanować, ponadto dokumenty w takiej formie zajmują dużo miejsca. W sektorze publicznym konieczne są więc zmiany systemowe w zarządzaniu dokumentacją, które ułatwią i przyspieszą pracę.
Do 2028 roku we wszystkich jednostkach publicznych ma zostać wdrożony system elektronicznego zarządzania dokumentacją (EZD). W uproszczeniu polega on na skanowaniu dokumentów, rejestrowaniu ich i archiwizowaniu w formie elektronicznej. Część urzędów uruchomiła już EZD, część ma dopiero to w planach. Nie zawsze jednak będzie łatwo. To duża zmiana i wyzwanie dla instytucji publicznych, szczególnie tych mniejszych. I nie chodzi tylko o wyzwania informatyczne, ale także organizacyjne, zmieni się przecież całkowicie model pracy.