W czasach, gdy w każdym urzędzie dokumenty tworzone są w komputerach, nie ma uzasadnienia, by były one drukowane i dołączane do akt. Nad stertą papierów nie jest łatwo zapanować, ponadto dokumenty w takiej formie zajmują dużo miejsca. W sektorze publicznym konieczne są więc zmiany systemowe w zarządzaniu dokumentacją, które ułatwią i przyspieszą pracę.
Do 2028 roku we wszystkich jednostkach publicznych ma zostać wdrożony system elektronicznego zarządzania dokumentacją (EZD). W uproszczeniu polega on na skanowaniu dokumentów, rejestrowaniu ich i archiwizowaniu w formie elektronicznej. Część urzędów uruchomiła już EZD, część ma dopiero to w planach. Nie zawsze jednak będzie łatwo. To duża zmiana i wyzwanie dla instytucji publicznych, szczególnie tych mniejszych. I nie chodzi tylko o wyzwania informatyczne, ale także organizacyjne, zmieni się przecież całkowicie model pracy.
Czytaj więcej:
Cyfryzacja kontaktów administracji z otoczeniem i klientami postępuje dynamicznie, ale wewnętrzne zarządzanie dokumentacją, danymi i informacją wym...
Pro
O tym, w jakim kierunku powinna zmierzać cyfryzacja administracji publicznej i jakie zmiany są potrzebne, by system dobrze funkcjonował, piszemy w „Tygodniku Urzędników”. Wskazujemy także na problemy, jakie mogą pojawiać się po wejściu w życie 1 stycznia 2026 r. nowych przepisów – na styku przepisów kodeksu pracy i pragmatyk pracowniczych w jednostkach sektora finansów publicznych.
Zapraszam do lektury Tygodnika Urzędników.
