Zamawiający, planując postępowanie o udzielenie zamówienia publicznego na dostawę lub usługę IT, powinien zidentyfikować swoje potrzeby, a następnie zestawić je z aktualną ofertą rynkową i możliwościami realizacji przez wykonawców. Ważna jest przy tym ocena – czy rynek w ogóle odpowie na warunki zamówienia i jaka będzie konkurencyjność podmiotowa i przedmiotowa.
Poprzez warunki zamówienia (art. 6 pkt 29 ustawy prawo zamówień publicznych, dalej: PZP) należy rozumieć warunki, które dotyczą zamówienia lub postępowania o udzielenie zamówienia, wynikające w szczególności z opisu przedmiotu zamówienia, wymagań związanych z jego realizacją, kryteriów oceny ofert, wymagań proceduralnych lub projektowanych postanowień umowy w sprawie zamówienia publicznego. Warunki te powinny odpowiadać uzasadnionym i rzeczywistym potrzebom zakupowym zamawiającego.