Urząd miasta jest jednostką budżetową gminy miejskiej, czyli jednostką organizacyjną gminy utworzoną na podstawie przepisów ustawy o finansach publicznych. Urząd planował zawrzeć umowę licencyjną z nierezydentem – osobą fizyczną prowadzącą działalność gospodarczą, posiadającą miejsce zamieszkania na terenie Wielkiej Brytanii. Umowa miała dotyczyć korzystania przez gminę z kroju pisma (fontu) zaprojektowanego przez licencjodawcę. Font jako zestaw cyfrowych czcionek stanowi utwór, a więc podlega ochronie prawnoautorskiej.
Umowa licencyjna miała zawierać informacje o zakresie udzielonych praw i wskazywać, że polem ich eksploatacji, tj. sposobem wykorzystania fontu przez gminę, będzie umieszczenie tekstu opracowanego przy jego użyciu na pamiątkowej zakładce do książki. Gmina miała nie być uprawniona do odsprzedaży praw do fontu, udzielania sublicencji ani też wykorzystywania fontu w celach komercyjnych. Ponadto w ramach zakupu licencji miało nie dojść do przeniesienia praw autorskich na gminę.