O tym jak poprawnie zorganizować wdrożenie monitoringu wizyjnego pisaliśmy w artykule z 14 kwietnia. Dziś chcemy zwrócić uwagę na to, jak zgodnie z prawem korzystać z utrwalonych nagrań.

- Kamery powinny być używane w sposób inteligentny i powinny być ukierunkowane wyłącznie na utrwalanie obszarów, w których istnieje konieczność zapewnienia bezpieczeństwa.

- Do niezbędnego minimum powinno być ograniczone gromadzenie nieistotnych materiałów filmowych, co pozwoli na bardziej wydajne wykorzystanie nagrań pochodzących z monitoringu.

- Czy wiemy jednak komu i w jakich sytuacjach możemy udostępnić nagrania? Czy każdy z nas ma prawo do tego, aby zapis monitoringu uzyskać?

Zasady udostępniania danych z nagraniami

Udostępnienie danych z monitoringu nie może być stosowane w każdym przypadku, kiedy do administratora wpłynie wniosek zarówno o przekazanie, jak i uzyskanie wglądu do nagrań. Inne są bowiem podstawy udostępnienia danych z nagrania osobie, która znajduje się na nim, a inne gdy wnioskuje o to osoba trzecia. W każdym przypadku działanie administratora musi cechować ostrożność, a nagrania z monitoringu powinny być odpowiednio chronione. Istotne jest to, aby nagrania przekazywane były wyłącznie osobom do tego upoważnionym w określonych sytuacjach. W przeciwnym razie dojdzie do eskalacji ryzyka udostępnienia danych osobom nieupoważnionym do ich posiadania.

Osoba, która dąży do uzyskania dostępu do nagranego materiału, zobowiązana jest do złożenia do administratora odpowiedniego wniosku o udostępnienie nagrania z monitoringu.

1. Gdy o udostępnienie nagrań z monitoringu wnioskuje osoba widoczna na nagraniu, której dane osobowe zostały utrwalone – zgodnie z art. 15 ust. 1 RODO – ma ona prawo do uzyskania od administratora potwierdzenia, czy przetwarzane są dane osobowe jej dotyczące, a jeżeli ma to miejsce, czy jest uprawniona do uzyskania dostępu do nich (art. 15 ust. 3 RODO).

PRZYKŁAD

O udostępnienie takich danych może wystąpić np. pracownik, którego wizerunek został utrwalony przez kamery zainstalowane w pracy lub osoba, której coś skradziono lub naruszono jej cielesność.

Istotne jest to, aby osoba, która twierdzi, że znajduje się na zarejestrowanym materiale ten fakt udowodniła, np. poprzez dokładny opis sytuacji wraz z podaniem daty i godziny zdarzenia, czy też szczegółowy opis wyglądu i innych charakterystycznych elementów utrwalonej sytuacji.

WAŻNE!

Jednym z podstawowych praw osób nagranych jest prawo dostępu do danych oraz uzyskania kopii, bez konieczności wykazywania interesu prawnego czy faktycznego. Należy mieć jednak absolutną pewność co do tego, że nagranie przekazywane jest osobie, której wizerunek został na nim utrwalony. Przekazanie zapisu nieuprawnionej osobie bez postawy prawnej, będzie bowiem stanowiło naruszenie RODO.

Jeżeli administrator ma wątpliwości co do tożsamości wnioskodawcy dążącego do realizacji prawa dostępu do jego danych, może żądać dodatkowych informacji niezbędnych do potwierdzenia tożsamości osoby nagranej (art. 12 ust. 6 RODO). W celu zminimalizowania ryzyka ujawnienia danych osobie nieuprawnionej, administrator powinien skorzystać z wszelkich rozsądnych środków w celu zweryfikowania tożsamości żądającej dostępu osoby, której dane dotyczą (motyw 64 RODO).

2. Gdy wniosek o udostępnienie nagrania składa osoba trzecia, której nie ma na nagraniu – istotne jest to, aby podstawą dla udostępnienia nagrania była realizacja prawnie uzasadnionego interesu tej osoby (art. 6 ust. 1 lit. f) RODO). Sytuacja taka zachodzi np. gdy nagranie jest niezbędne do postępowania sądowego i ma stanowić dowód w sądzie z uwagi na to, że utrwalone zostały czyny niezgodne z prawem (np. spowodowanie poważnego wypadku drogowego, zniszczenie mienia, czy kradzież). W tej sytuacji na udostępniającym elektroniczny zapis ciąży szczególny obowiązek dotyczący oceny interesu osoby wnoszącej o udostępnienie nagrania z prawami i interesami innych osób, które są na nim także widoczne. Konieczne jest także pouczenie osoby trzeciej o możliwości skorzystania z nagrania z obowiązkiem poszanowania prywatności innych osób na nim ujawnionych. Udostępnienie nagrań nie może bowiem służyć legalizacji ich upowszechniania np. w social mediach, z czym w praktyce mamy niestety do czynienia. Pamiętać należy o tym, że upublicznianie nagrań wiąże się z ryzykiem ponoszenia odpowiedzialności za bezpodstawne upublicznienie czyjegoś wizerunku.

3. Gdy administrator będzie miał wątpliwości co do tego, czy może przekazać nagranie na żądanie osoby, obawiając się potencjalnego naruszenia praw i wolności osób trzecich, najbezpieczniejszym mechanizmem działania jest zabezpieczenie nagrania (np. poprzez zapisanie kopii na innym nośniku) i poinformowania osoby wnioskującej o tym, że przekaże nagranie na wezwanie odpowiednich organów np. prowadzących postępowanie. Zabezpieczenie to powinno odbyć się także bez wyraźnego wniosku o zabezpieczenie osoby, która wnioskuje wyłącznie o udostępnienie nagrania. Nierzadko bowiem obraz utrwalony z zapisu monitoringu może mieć kluczowe znaczenie dla realizacji praw osoby, której wizerunek na tym nagraniu został utrwalony lub zdarzenie, mogące powodować naruszenie jej praw i wolności.

WAŻNE!

W przypadku upublicznienia przez osobę trzecią przekazanego przez administratora nagrania, na którym utrwalono wizerunek innych osób, odpowiedzialność ponosi osoba, która to nagranie opublikowała, a nie administrator.

Warunkiem jest to, aby pierwotne udostępnienie zapisu poprzedzone było analizą w zakresie zasadności takiego działania. Analiza powinna obejmować nie tylko tożsamość wnioskodawcy, ale i jego prawa, interes w uzyskaniu nagrania, a co najważniejsze – prawa i interesy osób znajdujących się na zapisie. Jednocześnie na administratorze ciąży obowiązek zanonimizowania wizerunku innych osób utrwalonych na nagraniu niż ta, która o nagranie wnioskuje. Anonimizacja w takim wypadku polega na zamazaniu obrazu w sposób trwały tak, aby osoba, która uzyska nagranie nie mogła tego procesu odwrócić.

(Nie)legalne atrapy kamer?

Stosowanie monitoringu w założeniu daje gwarancję ochrony mienia i wydaje się jednym ze skuteczniejszych form ochrony i zdalnego dozoru nie tylko posesji i terenu wokół budynku, ale i pomieszczeń wewnętrznych. Wydaje się, że sam fakt zainstalowania kamer wpływa prewencyjnie na zwiększenie bezpieczeństwa obserwowanego obszaru. Niekiedy efekt taki osiągany jest przy montowaniu atrap kamer, co podyktowane jest w głównej mierze chęcią uniknięcia nadmiernych kosztów związanych z zainstalowaniem profesjonalnego i co więcej – działającego systemu monitoringu. Czy takie działanie jest prawnie dozwolone?

Z pewnością w przypadku montowania atrap kamer łudząco przypominających prawdziwe kamery nie dochodzi do przetwarzania danych osobowych. Atrapy te nie mają bowiem możliwości rejestrowania danych osobowych, a co za tym idzie – nie może przy ich stosowaniu dojść do naruszenia przepisów dot. ochrony danych osobowych. Należy jednak pamiętać o tym, że wprowadzają one w błąd, bowiem mogą tworzyć mylne poczucie bezpieczeństwa, jak i prowadzić do przekonania, że następuje ingerencja w prywatność osoby znajdującej się w obszarze „kamery”. W konsekwencji, pomimo że Europejska Rada Ochrony Danych trafnie wskazuje, że RODO nie ma zastosowania do atrap kamer, to zgodzić się należy ze stanowiskiem Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, że stosowanie atrap powinno być zakazane – ze wskazanych wyżej względów.

Udostępnienie danych na żądanie organu

Istnieją także sytuacje, w których administrator danych osobowych, będący właścicielem nagrań z monitoringu wizyjnego jest zobowiązany do przekazania nagrań organom prowadzącym postępowania. Przekazanie to powinno stanowić odpowiedź na pisemny wniosek odpowiedniego organu, zaś udostępnienie nagrania powinno służyć realizacji określonego celu wyraźnie wskazanego we wniosku (np. ochrony mienia, wykrycia przestępstwa czy przeciwdziałania zagrożeniom dla życia, zdrowia lub mienia).

Mówiąc o organach możemy mieć na myśli np. policję, prokuraturę lub sąd prowadzących postępowanie w sprawach o przestępstwa i wykroczenia czy ubezpieczyciela prowadzącego postępowanie w kwestii zniszczenia mienia. W takiej sytuacji istotne jest to, aby przed przekazaniem nagrania uprawnionemu organowi nie zamazywać wizerunków osób na nim utrwalonych.

Należy pamiętać o tym, że niedopuszczalne jest udostępnienie zapisu z monitoringu w celach marketingowych, handlowych lub innych niż przewidziane prawem.

Instalowania prywatnego monitoringu a RODO

Mówiąc o tzw. prywatnym monitoringu warto pamiętać o zakresie zastosowania RODO. Zgodnie bowiem z art. 2 ust. 2 lit. c RODO, rozporządzenie nie ma zastosowania, gdy dane osobowe są przetwarzane przez osobę fizyczną w ramach działalności o charakterze czysto osobistym lub domowym. Oznacza to, że jeśli kamery zainstalowane są na prywatnej posesji, zaś zapis obejmuje wyłącznie teren tej posesji, nie mają zastosowania przepisy RODO. Odmiennie jednak należy traktować sytuację, w której monitoring zainstalowany na prywatnej posesji obejmuje zasięgiem rejestrowania także teren znajdujący się poza prywatną posesją. Działanie takie jest dopuszczalne, ale osoby instalujące w ten sposób kamery stają się administratorami danych osobowych w rozumieniu RODO. W takiej sytuacji właściciele zainstalowanych kamer nie przetwarzają danych wyłącznie w trakcie czynności o czysto osobistym lub domowym charakterze.

WAŻNE!

Jeśli monitoring zainstalowany na prywatnej posesji rejestruje także przestrzeń znajdującą się poza obszarem prywatnym (np. drogę lub posesję sąsiada), przetwarzanie danych osobowych musi być zgodne z RODO.

Dla właściciela kamer oznacza to, że musi on określić cel monitoringu, zweryfikować możliwość zastosowania innych środków umożliwiających realizację celu monitoringu (np. zapewnienia bezpieczeństwa na prywatnej posesji), przy jednoczesnym minimalizowaniu utrwalania wizerunku dużej ilości danych osobowych. Administrator (właściciel prywatnych kamer) powinien w takich sytuacjach być przygotowany na możliwość uzasadnienia, dlaczego dla realizacji celu niezbędne jest skierowanie kamer poza teren prywatnej posesji i dlaczego jest to ważniejsze niż utrwalony wizerunek osób znajdujących się na nagraniach.

W przypadku zainstalowania kamer w taki sposób, że rejestrowana jest posesja sąsiada zasadne wydaje się uzyskanie jego zgody na rejestrowanie obszaru wykraczającego poza posesję prywatną. Cel instalowania kamer na prywatnej posesji związany z chęcią zapewnienia bezpieczeństwa własnego mienia nie może bowiem wpływać ograniczająco na realizację praw i wolności osób trzecich, których wizerunek został utrwalony lub które mogą być zidentyfikowane w oparciu o utrwalone nagranie.

— dr Aleksandra Klich – radca prawny, Mazurkiewicz Cieszyński Mazuro i Wspólnicy Adwokaci i Radcowie Prawni sp.k.

— Bartosz Skrendo – radca prawny, Mazurkiewicz Cieszyński Mazuro i Wspólnicy Adwokaci i Radcowie Prawni sp.k.

Podstawa prawna:

Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (RODO)

Ustawa z 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych (DzU z 2019 r., poz. 1781)

Pierwszy odcinek z cyklu RODO „Jak poprawnie zorganizować monitoring wizyjny?” opublikowaliśmy 14 kwietnia 2023 r.