Takie są wnioski z interpretacji Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 4 lipca 2023 r. (nr 0114-KDIP2-1.4010.110.2021.9.S.KW).

Wystąpiła o nią spółka z o.o. działająca w branży medycznej. Zajmuje się produkcją urządzeń oraz tworzeniem innowacyjnych rozwiązań laboratoryjnych. Nabywa różnego rodzaju towary i usługi. Od dostawców dostaje zarówno elektroniczne, jak i papierowe faktury. Te drugie, zgodnie z obowiązującą w firmie procedurą, są skanowane i archiwizowane w formie elektronicznych plików w formacie pdf. Jednocześnie każdorazowo wersja papierowa jest przesyłana i przechowywana w oryginalnej postaci w archiwum.

Spółka chce zmienić te zasady i po zeskanowaniu papierowych faktur przekazywać je do zniszczenia. Ograniczy to wydatki na archiwizację. We wniosku o interpretację wyjaśnia, jak ma wyglądać nowa procedura. Każdy dokument będzie skanowany oddzielnie, tak aby zachować jego autentyczność. Plik zawierający zeskanowaną fakturę zostanie nazwany zgodnie z oryginalnym numerem. Treść papierowego dokumentu zapisanego w wersji elektronicznej w formie nieedytowalnego pliku w formacie pdf nie będzie mogła być w żaden sposób zmieniona. W każdej chwili można ją wydrukować. Nie będzie na niej żadnych różnic w stosunku do dokumentu oryginalnego otrzymanego w formie papierowej. System pozwoli na wyszukiwanie faktur po określonych parametrach, takich jak np. nazwa kontrahenta, numer, data wystawienia. Zaś dokumenty papierowe zostaną zniszczone dopiero po zastosowaniu kontroli biznesowych, sprawdzeniu poprawności, autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności oraz ich zaewidencjonowaniu.

Czy spółka może zaliczyć do podatkowych kosztów wydatki potwierdzone fakturami, których oryginalne wersje zostały zniszczone, a pozostały jedynie kopie w formie cyfrowej? Twierdzi, że tak. Powołuje się m.in. na zasady dokumentowania zdarzeń gospodarczych określone w ustawie o rachunkowości. Art. 73 ust. 2 stanowi, że firma może przenieść treść dowodów księgowych (z pewnymi wyjątkami) na informatyczne nośniki danych pozwalające zachować ich zawartość w trwałej i niezmienionej postaci. Warunkiem stosowania tej metody przechowywania danych jest posiadanie urządzeń pozwalających na odtworzenie dowodów w postaci wydruku. Taki wydruk jest równoważny z dowodem księgowym, z którego treść została przeniesiona na informatyczny nośnik danych. Wynika z tego, że ustawa o rachunkowości pozwala na rezygnację z przechowywania dowodów księgowych w formie papierowej.

Fiskus początkowo nie chciał wydać interpretacji w tej sprawie. Ustąpił dopiero po wyroku Naczelnego Sądu Administracyjnego (sygn. II FSK 1062/22). I przyznał spółce rację. Może więc rozliczyć wydatki w kosztach na podstawie zeskanowanych i przechowywanych w formie elektronicznej faktur. Nie musi trzymać papierowych.