Działalność spółki z ograniczoną odpowiedzialnością wiąże się zarówno z sukcesami, jak i z niepowodzeniami gospodarczymi. Pomimo, że jedne i drugie stanowią wypadkową pracy i zaangażowania całej organizacji, to odpowiedzialność za skuteczność określonych działań w znacznej mierze spoczywa na zarządzie. Może mieć ona wymiar finansowy, a w skrajnych wypadkach wiązać się również z osobistymi sankcjami karnymi. I chociaż to powszechnie znana „cena” sprawowania funkcji zarządczych w spółce okazuje się, że w wielu przypadkach jest ona znacząco zawyżona, a ukryte „koszty” dają o sobie znać dopiero po latach. Zwłaszcza wtedy, gdy rachunek powinien zostać podzielony na kilka osób.
Wspólnik w zarządzie spółki
Jedną z cech charakterystycznych spółki z ograniczoną odpowiedzialnością jako spółki kapitałowej jest możliwość oddzielenia ryzyka gospodarczego od osobistej odpowiedzialności jej wspólników. W praktyce nie zawsze jest to realizowane. Przepisy kodeksu spółek handlowych (k.s.h.) przewidują możliwość powołania do zarządu osób, które są wspólnikami spółki (art. 201 § 3). Połączenie obu tych ról może dawać poczucie większej kontroli. Poszerzeniu wpływów wspólnika na bieżącą działalność spółki towarzyszy jednak istotna zmiana rozkładu odpowiedzialności. Decydując się na zasiadanie w zarządzie wspólnik niejako dobrowolnie rezygnuje z „ograniczonej” odpowiedzialności majątkowej. Wprawdzie jego majątek osobisty nie staje się majątkiem spółki, to jednak będąc jednocześnie „majątkiem członka zarządu” może w określonych sytuacjach stanowić przedmiot egzekucji (art. 299 k.s.h.).
Czytaj więcej:
Ustalenia dotyczące zarządu
Łączenie różnych ról w spółce nie zawsze będzie opłacalne, dlaczego więc wspólnicy decydują się na takie rozwiązanie? Łączenie funkcji wspólnika i członka zarządu może wynikać z obawy, że prowadzenie spraw spółki zostanie powierzone nieodpowiedniej osobie. Można jednak wprowadzić takie regulacje, które zapewnią powoływanie w skład zarządu osób o odpowiednich kompetencjach (art. 201 § 5 k.s.h.). Wymagania, jakie powinni spełniać kandydaci na stanowisko członka zarządu, mogą zostać określone zarówno w umowie spółki jak i w późniejszych uchwałach wspólników. Kodeks spółek handlowych nie nakłada w tym zakresie żadnych ograniczeń.
PRZYKŁAD
Wspólnicy mogą uzależnić powołanie określonej osoby na członka zarządu od posiadania określonego wykształcenia lub doświadczenia zawodowego.
Podobną swobodę dostrzec można w odniesieniu do określania liczebności organu. Przepisy kodeksu spółek handlowych wskazują na możliwość powołania do zarządu jednego lub większej liczby członków (art. 201 § 2). O ile zatem z k.s.h. wprost wynika, że zarząd musi być co najmniej jednoosobowy, o tyle brak jest jakichkolwiek regulacji określających maksymalną ilość osób, które mogą wejść w skład organu uprawnionego do reprezentacji spółki. Informacje te mogą, ale nie muszą, zostać dookreślone w umowie spółki (art. 157 § 1 a contrario).
Przepisy kodeksu spółek handlowych pozwalają na zachowanie elastyczności. Decyzje w tym zakresie wspólnicy mogą podejmować na bieżąco, dostosowując skład zarządu do aktualnej sytuacji gospodarczej. Nie możliwe jest jedynie całkowite zrezygnowanie z funkcjonowania takiego organu w spółce. Powołanie zarządu stanowi jeden z warunków jej powstania (art. 163 k.s.h.). Czy wieloosobowy zarząd zachowuje dowolność w rozdzielaniu swoich uprawnień?
Reprezentacja spółki
Określenie zasad reprezentacji – w przypadku zarządu wieloosobowego – powinno wynikać z umowy spółki. To od jej treści w większości przypadków zależy, czy każdy z członków zarządu może reprezentować spółkę samodzielnie, czy też wymagana jest aktywność większej liczby osób. Gdy w umowie spółki zabraknie takich regulacji, zastosowanie znajdują przepisy kodeksu spółek handlowych (art. 205 § 1 k.s.h.). Zgodnie z nimi, do składania oświadczeń woli w imieniu spółki (np. zawierania umów) wymagane jest współdziałanie dwóch członków zarządu albo jednego członka zarządu łącznie z prokurentem. Członkowie zarządu nie mają przy tym kompetencji by ingerować w ustanowiony umownie lub ustawowo sposób reprezentacji spółki. Nie mogą więc podjąć wewnętrznej uchwały, w której wyrażą zgodę na jednoosobową reprezentację we wszelkich czynnościach. Działanie wbrew obowiązującej w spółce reprezentacji może, w zależności od rodzaju podejmowanych czynności prowadzić do ich nieważności (art. 39 kodeksu cywilnego).
PRZYKŁAD
Skuteczność umowy podpisanej przez jednego, zamiast dwóch członków zarządu (w braku reprezentacji samodzielnej) uzależniona jest od jej potwierdzenia przez spółkę.
Respektowanie zasad reprezentacji nie zwalnia przy tym z pozostałych obowiązków ciążących na członkach zarządu.
Reprezentacja to nie wszystko
Ciążące na członkach zarządu obowiązki i przysługujące im uprawnienia można podzielić na te, które dotyczą relacji zewnętrznych spółki, jak i te które dotyczą jej wewnętrznej działalności. Ograniczenia, które dotyczą jednej z tych sfer (np. w zakresie reprezentacji łącznej) nie przekładają się automatycznie na drugą z nich. Oznacza to, że nawet, gdy w relacjach zewnętrznych członkowie zarządu muszą działać wspólnie, w relacjach wewnętrznych zachowują samodzielność. W świetle uregulowań przewidzianych w kodeksie spółek handlowych prawo prowadzenia spraw spółki nie ma charakteru kolegialnego.
Zgodnie z art. 208 § 2 k.s.h. każdy z członków zarządu ma prawo i obowiązek prowadzenia spraw spółki, o ile umowa spółki nie stanowi inaczej. Jak rozumieć to określenie? W praktyce prowadzenie spraw spółki oznacza zajmowanie się jej bieżącą działalnością spółki, w zakresie w jakim nie odpowiadają za to inne organy (np. rada nadzorcza). Nie zawsze będzie przekładać się na podejmowanie wiążących decyzji w relacjach zewnętrznych.
PRZYKŁAD
Gdy dla zawarcia umowy wystarczające jest jej podpisanie przez jednego członka zarządu, prawo do prowadzenia spraw spółki może zostać zrealizowane zarówno poprzez wyrażenie aprobaty, jak i zgłoszenie sprzeciwu. Ten ostatni powoduje konieczność kolegialnego podjęcia decyzji, nawet w sprawach, które każdy z członków zarządu może prowadzić samodzielnie (art. 208 § 3 i 4 k.s.h.).
To (nie) tylko podpis
Warunkiem skorzystania m.in. z uprawnień dotyczących wyrażania sprzeciwu jest bieżące śledzenie działań podejmowanych w spółce. Tymczasem w praktyce częściej można spotkać się z oddawaniem pola. Wynika to z działania w zaufaniu do pozostałych członków zarządu lub z wewnętrznych ustaleń pomiędzy nimi. Zwykle mają one jednak nieformalny charakter i nie znajdują odzwierciedlenia w umowie spółki. Zdarza się, że by zapewnić skuteczność składanych oświadczeń woli członkowie zarządu podpisują się zgodnie z obowiązującymi zasadami reprezentacji. Ze złożeniem takiego „dodatkowego” podpisu często nie wiąże się żadna analiza. W rzeczywistości z chwilą złożenia podpisu, członek zarządu przyjmuje na siebie odpowiedzialność za podejmowaną w imieniu spółki decyzję. Takie wnioski mogą zostać wyciągnięte zarówno przez wspólników oceniających i rozliczających pracę zarządu, jak również przez organy ścigania.
Karna niegospodarność
Podejmowanie określonych decyzji w imieniu spółki może zostać ocenione przez pryzmat znamion przestępstwa tzw. karnej niegospodarności. Zgodnie z treścią art. 296 § 1 kodeksu karnego (k.k.) odpowiedzialność karną może ponieść ten, kto przekraczając swoje uprawnienia lub niedopełniając swoich obowiązków wyrządza spółce znaczną szkodę majątkową tj. przekraczająca 200 tys. zł. Jednym z warunków przypisania sprawcy odpowiedzialności jest istnienie po jego stronie obowiązku zajmowania się sprawami majątkowymi danego podmiotu, wynikającego z ustawy lub umowy. Na mocy przepisów kodeksu spółek kapitałowych (m.in. art. 201 k.s.h.) wymóg ten zostaje zrealizowany w odniesieniu do członków zarządu. Niezależnie od wewnętrznych podziałów obowiązków, każdy z nich powinien wykazywać się dbałością o powierzone mienie. Powoływanie się na brak szczegółowej wiedzy, w zakresie podejmowanych czynności może okazać się niewystarczająco skuteczną linią obrony. Nawet jeżeli pozwoli wykluczyć umyślność w działaniu (tj. chęć popełnienia przestępstwa lub godzenie się na taką ewentualność) to w dalszym ciągu może zostać potraktowane jako brak zachowania należytej ostrożności. W świetle przepisów kodeksu karnego (art. 296 § 4 k.k.) również nieumyślne działanie może stanowić przestępstwo karnej niegospodarności. Ryzyko uznania, że członek zarządu dopuścił się popełnienia tego czynu zabronionego wzrasta zwłaszcza wtedy, gdy przyjęty przez zarząd „podział obowiązków” nie znajduje odzwierciedlenia w dokumentacji reprezentowanego podmiotu. Wykazanie zgodności takiego postępowania z interesem spółki za pomocą innych dowodów może być utrudnione, zwłaszcza w procesie karnym prowadzonym kilka, a nawet kilkanaście lat po podjęciu określonych działań. Jak ograniczyć takie ryzyko?
Działania zaradcze
Jeżeli specyfika prowadzonej przez spółkę działalności, w szczególności ze względu na jej zakres, wymaga podzielenia obowiązków i kompetencji pomiędzy poszczególnych członków zarządu to taka decyzja powinna znaleźć odzwierciedlenie w umowie spółki. Jednak praktyka rynkowa pokazuje, że w większości przypadków ewentualny podział obowiązków dokonywany jest na późniejszym etapie np. w umowach zawieranych z konkretnymi członkami zarządu albo w regulaminach określających działanie organu.
Czy jest to skuteczne? Umowne lub regulaminowe wyłączenie obowiązków np. ogólnego zajmowania się sprawami finansowymi spółki może okazać się nie wystarczające dla uniknięcia m.in. negatywnych skutków braku złożenia wniosku o ogłoszenie upadłości spółki (art. 299 k.s.h.). Wewnętrzne podziały obowiązków nie mogą bowiem ingerować w treść umowy spółki, w której członek zarządu nie został wyłączony od prowadzenia jej spraw. Formalny, nawet jedynie wewnętrzny podział obowiązków może natomiast stanowić kluczowy dowód pozwalający na ocenę stopnia ostrożności wymaganej od członka zarządu w konkretnej sytuacji. To natomiast może bezpośrednio wpłynąć na ryzyko poniesienia odpowiedzialności za przestępstwo karnej niegospodarności.
W cyklu „Prawo karne w biznesie” opublikowaliśmy:
16 lutego – „Z fotela prezesa na więzienną pryczę. Tymczasowe aresztowanie w sprawach gospodarczych”;
1 marca – „Prokurator przygląda się spółce. Co z tajemnicą przedsiębiorstwa?”;
15 marca – „Były pracownik szkodzi renomie firmy? Nie może czuć się bezkarny”.
29 marca – „Jak pozyskać informacje o kontrahencie, bez ryzyka odpowiedzialności karnej?”.
Zdaniem autorki
Anna Zbierska - adwokat, audytor śledczy WKB Lawyers
Przepisy kodeksu spółek handlowych dotyczące prowadzenia spraw spółki oraz jej reprezentacji można uznać za ogólne, ale nie uniwersalne. Podstawowe założenia przewidziane przez ustawodawcę mogą okazać się niewystarczające dla wyspecjalizowanych działalności. Brak konkretnych, odmiennych zasad powoduje, że ostatecznie regulacje kodeksowe znajdują zastosowanie, niejednokrotnie wbrew pierwotnej intencji wspólników. Tymczasem sposób określenia szeroko pojętych zasad reprezentacji i prowadzenia spraw spółki wpływa nie tylko na jej bieżącą działalność, ale może mieć również kluczowe znaczenie dla rozłożenia ciężaru osobistej odpowiedzialności członków zarządu. W przyszłości dla spółki może oznaczać to trudności w ustaleniu sprawcy lub dochodzeniu naprawienia szkody. Dla członków zarządu niezasadne uwikłanie w wieloletni i obciążający proces karny. Odpowiednie uregulowanie zasad działalności organów leży zatem w interesie obu stron.
