Obowiązkiem beneficjenta środków unijnych jest należyte przygotowanie zamówienia na realizację zadań w projekcie. Wybór właściwej procedury pozwala potwierdzić kwalifikowalność wydatku. Szacowanie wartości zamówienia ma na celu uniknięcie nieuprawnionego podziału zamówień lub zaniżenia ich wartości, a przez to udzielenia ich w niewłaściwym trybie. Wszystkich beneficjentów obowiązują Wytyczne w zakresie kwalifikowalności wydatków1, które w tych kluczowych kwestiach nakazują bezpośrednie lub odpowiednie stosowanie reguł wprowadzonych ustawą prawo zamówień publicznych2 (Pzp).