Spółka zatrudnia pracowników, którzy w ramach wykonywania obowiązków służbowych ponoszą szereg wydatków. Są to m.in. koszty podróży służbowych, koszty organizacji spotkań (m.in. spotkań z kontrahentami czy potencjalnymi kontrahentami, spotkań zespołowych) czy koszty szkoleń. Wydatki te są ponoszone ze środków pracowników.
Obowiązująca w spółce polityka rozliczania wydatków zakłada, że – po przejściu wymaganej wewnętrznie procedury rozliczania – poniesione przez pracowników koszty są im zwracane przez spółkę. Następnie dany wydatek jest weryfikowany pod kątem spełnienia przesłanek możliwości zaliczenia go do kosztów uzyskania przychodów spółki.