Co to jest KSeF i do czego ma służyć?

KSeF to ogólnopolski program informatyczny stworzony przez Ministerstwo Finansów, mający na celu centralizację procesu rejestracji faktur w formie ustrukturyzowanej. System umożliwia przedsiębiorcom wystawianie, odbieranie i przechowywanie faktur w formie elektronicznej, zgodnej z formatem XML.

Funkcje KSeF:

Wystawianie, odbieranie, i przechowywanie faktur ustrukturyzowanych w formie elektronicznej.

Automatyczna numeracja każdej generowanej faktury.

Powiadomienia o istotnych zdarzeniach, takich jak data wystawienia faktury czy ewentualne odrzucenie z powodu błędów formalnych.

Możliwość nadawania, zmiany i odbierania uprawnień do systemu.

Analiza i kontrola prawidłowości informacji zawartych w e-fakturach.

Cel wprowadzenia Krajowego Systemu e-Faktur:

Głównym celem wprowadzenia KSeF jest uszczelnienie systemu podatkowego w Polsce poprzez ujednolicenie standardu obrotu e-fakturami. System ma również przynieść liczne udogodnienia dla przedsiębiorców, takie jak skrócenie czasu oczekiwania na zwrot nadpłaconego podatku VAT, zwolnienie z obowiązku archiwizowania faktur, czy automatyzacja procesu fakturowania.

Kogo dotyczy obowiązek korzystania z e-faktur KSeF?

Od początku 2022 roku przedsiębiorcy mogą dobrowolnie korzystać z platformy KSeF. Jednakże, od lipca 2024 roku, korzystanie z KSeF stanie się obowiązkowe dla dużych firm a od stycznia 2025 dla małych i średnich firm. 

Kto jest zwolniony z korzystania z faktur ustrukturyzowanych?

Do 2024 roku korzystanie z KSeF będzie dobrowolne. Po tym terminie będzie ono obligatoryjne. Systemu nie będą jednak musieli używać przedsiębiorcy zagraniczni, którzy nie mają w Polsce siedziby ani stałego miejsca prowadzenia działalności i nie biorą udziału w transakcjach na terenie Polski.

Główne Zadania KSeF to między innymi:

Uszczelnienie systemu podatkowego w Polsce.

Skrócenie czasu oczekiwania na zwrot nadpłaconego podatku VAT.

Eliminacja konieczności archiwizowania faktur przez przedsiębiorców.

Zminimalizowanie ryzyka zniszczenia i zagubienia faktur.

Kontrola dokumentów pod kątem ewentualnych błędów.

Eliminacja konieczności przekazywania do urzędu plików JPK_FA.

Jak skorzystać z faktury w systemie KSeF od 2024 roku?

Przedsiębiorcy będą musieli przygotować faktury w swoim systemie księgowym, a następnie uwierzytelnić się w KSeF, używając np. podpisu kwalifikowanego lub pieczęci kwalifikowanej. Po przesłaniu faktury do walidacji, system wygeneruje unikatowy numer KSeF, a dokument zostanie dostarczony odbiorcy. W razie błędów formatu, fakturę trzeba będzie poprawić, a kary za niewystawianie e-faktur będą obowiązywać od 1 stycznia 2025 roku.

Wprowadzenie Krajowego Systemu e-Faktur to krok w kierunku uszczelnienia systemu podatkowego, skrócenia czasu oczekiwania na zwrot VAT i usprawnienia procesu rozliczeniowego. Przedsiębiorcy muszą być przygotowani na obowiązkowe korzystanie z KSeF, a ci, którzy dostosują się wcześniej, będą mogli cieszyć się licznych korzyściami związanych z nowoczesnym systemem rejestracji faktur. Aktualne informacje na temat KSeF można znaleźć na stronie Ministerstwa Finansów.

Materiał Promocyjny