- W kilku zakładach produkcyjnych zatrudniamy na podstawie umów o pracę Polaków i dużą liczbę obywateli Ukrainy. Po wybuchu wojny i ułatwieniach wprowadzonych ustawą z 12 marca br. liczba zatrudnianych Ukraińców jest tak duża, że niższe stanowiska kierownicze obsadziliśmy pracownikami tej narodowości. Znajomość języka polskiego wśród pracowników ukraińskich nie jest konieczna, bo na wszystkich stanowiskach brygadzistów pracują osoby posługujące się językiem ukraińskim i polskim. Czy w tej sytuacji umowy o pracę możemy podpisywać z pracownikami tylko w języku ukraińskim? – pyta czytelnik.

Narzucając podpisanie umowy o pracę tylko w języku ukraińskim pracodawca naruszałby polskie przepisy. Zawieranie umów o pracę tylko w języku obcym jest co do zasady nielegalne tak wobec pracowników polskich, jak i cudzoziemców, również Ukraińców. Jednak w tym drugim przypadku przewidziano od tej zasady wyjątek.

Warunki do spełnienia

W odniesieniu do obywateli polskich podpisywanie umów o pracę przez pracodawców działających na terenie Polski wyłącznie w obcym języku jest zabronione. W stosunku do cudzoziemców taka możliwość nie jest wykluczona, ale wymaga od pracodawcy podjęcia dodatkowych działań.

Zasadą jest zatem konieczność przygotowania przez pracodawcę umowy o pracę w polskiej wersji językowej. Dodajmy, że ta powinność obowiązuje niezależnie od tego, jakim językiem posługuje się kierownictwo danej firmy. W wyniku wojny wiele firm z Ukrainy przenosi działalność do Polski, jednak nawet firma w 100 proc. ukraińska w stosunkach pracy z polskimi pracownikami musi używać języka polskiego.

Te reguły dotyczą także pracowników ukraińskich zatrudnianych w polskich firmach, z wyjątkiem omówionym dalej. Od wymogów formalnych dotyczących zawierania umowy o pracę oraz następnie przygotowywania innych dokumentów w stosunkach pracy, należy jednak odróżnić sam wymóg znajomości języka wskazanego przez pracodawcę. Nie można wykluczyć, że pracodawca wskaże jako warunek zatrudnienia (nawet Polaków) znajomość języka ukraińskiego (albo dowolnego innego języka obcego). Może to wynikać z konieczności znajomości takiego języka ze względu na kontakty handlowe, biznesowe czy konieczność porozumiewania się na co dzień z kadrą kierowniczą, szczególnie gdy stanowią ją cudzoziemcy, którzy nie władają językiem polskim.

Powyższe uprawnienia pracodawcy nie umniejszają natomiast prawa – tak polskich pracowników, jak i cudzoziemców – do stosowania języka polskiego przy zawieraniu umów o pracę oraz uzyskiwaniu wszelkich innych dokumentów po polsku.

Tylko na wniosek

Obowiązek stosowania języka polskiego w stosunkach pracy etatowców pracujących w Polsce wynika z art. 7 ustawy o języku polskim. Przepis ten stanowi, że na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej przy wykonywaniu przepisów z zakresu prawa pracy używa się języka polskiego, jeżeli osoba świadcząca pracę ma miejsce zamieszkania na terytorium Polski w chwili zawarcia umowy oraz umowa ma być wykonana lub wykonywana na terytorium Polski. Przepisy ustawy z 12 marca o pomocy obywatelom Ukrainy w związku z konfliktem zbrojnym na terytorium tego państwa, zezwalające podejmować im pracę zgodnie z art. 22 tej ustawy, nie wprowadziły w  zakresie języka w stosunkach pracy żadnych korekt.

Umowę o pracę trzeba sporządzić po polsku zawsze, gdy firma zatrudnia obywatela Rzeczpospolitej Polskiej. W każdym przypadku za dopuszczalne uznano sporządzenie, oprócz podstawowej polskiej wersji, również obcojęzycznej wersji umowy lub innych dokumentów. Ukraińska wersja umowy może więc zostać sporządzona zarówno dla Polaka zatrudnionego w firmie ukraińskiej działającej w Polsce, jak i dla Ukraińca u polskiego szefa. Szczególnie w tym drugim przypadku jest to bardzo pożądane, gdy pracownik posługuje się tylko językiem ukraińskim.

Uzupełniająca obcojęzyczna wersja umowy ma mniejsze znaczenie, gdy dojdzie do sporu na tle wykonania umowy z Polakiem. W razie sporu na tle wykonywania umowy o pracę, której stroną jest obywatel Polski, podstawą wykładni wszystkich dokumentów dotyczących stosunku pracy jest bowiem ich polska wersja językowa. W przypadku cudzoziemców ta zasada nie obowiązuje, zatem pierwszeństwo ma wersja korzystniejsza dla pracownika.

Przykład:

Po wybuchu wojny ukraińska spółka przeniosła działalność gospodarczą do Polski. Zatrudnia 95 proc. swoich własnych obywateli i resztę Polaków. Językiem roboczym w firmie jest wyłącznie ukraiński. Posługuje się nim kadra kierownicza. W związku z tym pracodawca wymaga płynnej znajomości języka ukraińskiego także od polskich pracowników. Jest to dopuszczalne, ponieważ określenie takich wymogów należy do wyłącznej kompetencji szefa. Pracodawca ma ponadto prawo określić, że wyłącznym roboczym językiem na terminie firmy jest ukraiński. Mimo to pracodawca – nawet ukraiński – działając na terenie Polski nie ma prawa sporządzać dla Polaków umów o pracę tylko w języku ukraińskim. Także inne dokumenty muszą być sporządzone w polskiej wersji językowej.

Furtka dla cudzoziemców

W przypadku obywateli Ukrainy (ale nie Polaków zatrudnianych w firmach ukraińskich) pojawia się natomiast jedna furtka do zawarcia umowy tylko po ukraińsku.

Wyjątek dotyczący obowiązku używania języka polskiego w stosunkach pracy dotyczy jedynie cudzoziemców. Użycie wyłącznie języka ukraińskiego w umowie o pracę umożliwia art. 8 ust. 1b ustawy o języku polskim. Przepis ten dopuszcza możliwość zawarcia umowy o pracę oraz sporządzenia innych dokumentów z zakresu prawa pracy obcokrajowca w języku obcym pod kilkoma warunkami:

- po pierwsze – może to nastąpić na wniosek pracownika, który włada danym językiem,

-po drugie – pracownik nie może być obywatelem polskim,

- po trzecie – pracownika trzeba pouczyć o prawie do sporządzenia umowy o pracę i innych dokumentów dotyczących stosunku pracy w języku polskim.

Przywołany przepis mówi o możliwości sporządzania umowy. Zatem wniosek kandydata na pracownika o sporządzenie umowy po ukraińsku nie jest wiążący dla pracodawcy.

Ważne! W codziennych roboczych kontaktach kierownictwa i podwładnych komunikacja w języku ukraińskim jest w pełni dozwolona. Niewykluczona jest zatem sytuacja, gdy po zawarciu przygotowanej w polskiej wersji językowej umowy przez kolejne lata pracownik z Ukrainy w ogóle nie będzie w miejscu pracy używał języka polskiego.

Wszystkie dokumenty

Firma rozważająca uwzględnienie wniosku i zawarcie umowy wyłącznie po ukraińsku powinna poważnie zastanowić się nad konsekwencjami zastosowania tego rozwiązania.

Obowiązek stosowania języka polskiego nie dotyczy bowiem samej umowy o pracę. Inne dokumenty związane ze stosunkiem pracy również muszą być sporządzone w polskiej wersji językowej. Dotyczy to wypełnienia obowiązków informacyjnych przewidzianych chociażby w art. 29 ust. 3 kodeksu pracy, zmiany warunków pracy czy wypowiedzenia. Obowiązek stosowania języka polskiego obejmuje prowadzenie akt osobowych i innej dokumentacji pracowniczej, w tym płacowej oraz wymierzanie kar porządkowych. Oświadczenia woli w ramach stosunku pracy można zatem formułować w języku ukraińskim tylko wtedy, gdy po pierwsze spełnione zostaną warunki sporządzenia umowy o pracę w języku ukraińskim opisane wcześniej (czyli po wniosku pracownika niebędącego obywatelem polskim), a po drugie – pracownik ten wyrazi zgodę także na to, aby inne oświadczenia były składane w tym języku.

Mogą jednak zaistnieć sytuacje, w których kandydat na pracownika prosi o sporządzenie umowy w języku ukraińskim, natomiast nie godzi się na to, aby w tym języku były formułowane inne dokumenty i oświadczenia woli dotyczące stosunku pracy. Korzystając z rozwiązania polegającego na zastosowaniu tylko języka ukraińskiego można się zwykle spodziewać sporych komplikacji. W przypadku sporu sądowego szef musi liczyć się z koniecznością przetłumaczenia całej dokumentacji pracowniczej z języka ukraińskiego na język polski, bowiem językiem urzędowym przed polskimi sądami jest wyłącznie język polski. Problemy mogą pojawić się także w czasie różnych kontroli u pracodawcy. Należy natomiast wyraźnie zaznaczyć, że pracodawca, tłumacząc cokolwiek na język ukraiński, nie musi korzystać z usług tłumacza przysięgłego. Wszystkie dokumenty może przekładać z polskiego na ukraiński osoba bez takich uprawnień.

Kontrolę używania języka polskiego w zakresie dotyczącym stosunków pracy sprawuje Państwowa Inspekcja Pracy.

Zawierając umowę z tymi obywatelami Ukrainy, w stosunku do których jest wymagane posiadanie zezwolenia na pracę, szef musi mieć na względzie art. 88h ust. 1 pkt 3 ustawy z 20 kwietnia 2004 r. o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy. Przepis ten przewiduje, że podmiot powierzający wykonywanie pracy takiemu cudzoziemcowi jest obowiązany do zawarcia z nim umowy w formie pisemnej oraz przedstawienia przed podpisaniem umowy jej tłumaczenia na język zrozumiały dla tego cudzoziemca. Nie ma natomiast podobnie sformułowanych obowiązków w odniesieniu do innych dokumentów ze stosunku pracy.

Stosowanie języka polskiego zabezpiecza prawa cudzoziemca w przypadku sądowej czy administracyjnej kontroli poczynań pracodawcy.

Przykład:

Pracodawca zatrudnia Ukraińców, którzy uzyskali wcześniej zezwolenia na pracę. Umowy zostały podpisane po polsku. Pracodawca dostarczył pracownikom ich tłumaczenie na ukraiński. Po zakończeniu stosunku pracy nie ma obowiązku dokonywania tłumaczenia świadectw pracy. Może je wydać wyłącznie po polsku.

Obowiązek przetłumaczenia umowy na język zrozumiały dla zatrudnianego obywatela Ukrainy nie oznacza przy tym, że ma to być jego język ojczysty.

Przykład:

Pracodawca działający w branży IT zatrudnił w styczniu 2022 r. grupę obywateli Ukrainy, którzy posługują się językiem angielskim, ale nie znają polskiego. Wszystkie umowy o pracę sporządzone zostały w języku polskim. W takim przypadku pracodawca nie musi tłumaczyć umów o pracę na język ukraiński. Wystarczające jest dokonanie tłumaczenia na język angielski, skoro posługują się nim pracownicy.

Zdaniem autora
Rafał Krawczyk, sędzia Sądu Okręgowego w Toruniu

Przepisy dotyczące języka polskiego w umowach o pracę trzeba respektować, a nie traktować jako niewiążącą sugestię, ponieważ konsekwencje ich naruszenia są poważne. Przygotowanie umowy o pracę lub innego dokumentu przy wykonywaniu przepisów z zakresu prawa pracy wyłącznie w języku ukraińskim (w sytuacji braku podstaw do zastosowania wyjątku z art. 1b ustawy) stanowi wykroczenie zagrożone karą grzywny. Kryterium wymogu sporządzenia umowy w języku polskim jest miejsce zamieszkania pracownika na terenie Polski i wykonywanie umowy o pracę w Polsce. Nie zgadzam się z prezentowanymi niekiedy opiniami, że ze względu na brzmienie art. 25 kodeksu cywilnego omawiane przepisy nie mają zastosowania do obywateli Ukrainy przebywających w Polsce czasowo – ze względu na pracę zarobkową, czy tym bardziej do uchodźców wojennych, podejmujących pracę na terytorium RP. Takie opaczne rozumienie art. 7 i 8 ustawy eliminowałoby stosowanie przepisów dotyczących języka polskiego praktycznie wobec wszystkich obcokrajowców i umożliwiało funkcjonowanie na terenie Polski firm będących swoistymi gettami językowymi, w których w stosunkach pracy w ogóle nie stosuje się języka polskiego. Warto też wyraźnie zaznaczyć, iż z całokształtu przepisów dotyczących BHP wynika obowiązek skutecznego zaznajomienia każdego pracownika z tymi zasadami w taki sposób, aby były one dla niego zrozumiałe, niezależnie od tego, w jakim języku sporządzone były inne dokumenty. W interesie szefa leży zatem przetłumaczenie szczególnie instrukcji BHP na język ukraiński, ponieważ w razie wypadku spowodowanymi brakiem wiedzy pracownika o zasadach BHP powołanie się na zapisy ustawy o języku polskim raczej nie pozwoli uwolnić się od odpowiedzialności. Niezależnie od wymogów określonych przepisami prawa postuluję, aby każdy pracodawca przetłumaczył umowę o pracę, a następnie wszystkie inne ważne dokumenty na język zrozumiały dla ukraińskiego pracownika. Jeśli utrudnione jest znalezienie osoby, która dokona tłumaczenia, ostatecznie można skorzystać z powszechnie dostępnego elektronicznego tłumacza online i nawet to ułomne rozwiązanie będzie lepsze, niż opieranie się na dokumentach, których pracownik do końca nie rozumie, co mogłoby wywołać spore komplikacje, gdyby doszło do sporu sądowego.