Praca zdalna na dobre zadomowiła się w wielu firmach, jednak jej właściwa organizacja stanowi wyzwanie. Jednym z elementów, który nadal wzbudza zainteresowanie pracodawców, są możliwości dotyczące kontroli pracownika podczas wykonywania pracy w formie zdalnej.

Aktualnie obowiązujące rozwiązania w zakresie pracy zdalnej, wprowadzone w związku z pandemią koronawirusa, nie poruszają tego zagadnienia. Również nowoprojektowane przepisy nie regulują tych kwestii szczegółowo. Nie oznacza to jednak, że pracodawca dysponuje pełną swobodą w zakresie wyboru środków i metod kontroli. Konieczne jest bowiem stosowanie się do obowiązujących przepisów kodeksu pracy i zasad wynikających z innych aktów prawnych.

W trzech obszarach

Projektowane przepisy przyjmują regulację podobną do obowiązującej aktualnie w odniesieniu do telepracy i potwierdzają prawo pracodawcy do kontroli pracy zdalnej w trzech obszarach. Pracodawca będzie mógł kontrolować pracownika zdalnego w zakresie wykonywania pracy zdalnej, bezpieczeństwa i higieny pracy oraz przestrzegania wymogów w zakresie bezpieczeństwa i ochrony informacji, w tym procedur ochrony danych osobowych.

W świetle projektowanej regulacji zasady kontroli powinny być określone w regulaminie albo porozumieniu z zakładową organizacją związkową o pracy zdalnej, ewentualnie w poleceniu wykonywania pracy zdalnej lub w porozumieniu z pracownikiem, w przypadkach, w których przepisy pozwalają na zastosowanie tych dwóch ostatnich rozwiązań.

Miejsce i czas

Jednak propozycja nowych przepisów wskazuje, iż odnosi się do kontroli w miejscu wykonywania pracy zdalnej. Taka kontrola może się odbywać w godzinach pracy pracownika oraz z poszanowaniem jego prawa do prywatności i innych osób i nie może utrudniać korzystania z pomieszczeń domowych. Sposób przeprowadzania kontroli musi być dostosowany do miejsca wykonywania pracy zdalnej oraz jej rodzaju.

Odmiennie niż obecnie w przypadku telepracy przepisy nie przewidują wprost konieczności uzyskania zgody na przeprowadzenie kontroli w miejscu zamieszkania pracownika zdalnego. Wymaganiem będzie natomiast uprzednie porozumienie się z pracownikiem.

Na tym tle powstaje pytanie o charakter użytego sformułowania „w porozumieniu z pracownikiem”. Nie jest jasne, czy jest to inne ujęcie obowiązku uzyskania zgody pracownika na przeprowadzenie czynności kontrolnych, czy jedynie oznacza powinność skontaktowania się z podwładnym w tym celu, uzyskania jego stanowiska i w miarę możliwości uwzględnienia go. Za drugą interpretacją przemawia fakt, że projektodawca bazuje na przepisach o telepracy, a jednak zdecydował się usunąć wymóg zgody. Pozostaje to jednak kontrowersyjne z uwagi na nadrzędność ochrony dóbr osobistych pracownika, za naruszenie których może być uznane wejście do domu pracownika niewyrażającego na to zgody. Wydaje się, że pozostawienie przepisów w obecnym kształcie będzie budzić wątpliwości interpretacyjne.

Problem ze środkami

Projektowana nowelizacja nie porusza kwestii kontroli pracownika zdalnego z wykorzystaniem środków działających na odległość. Założenia poczynione przez projektodawców wydają się wobec powszechności takich metod nieco archaiczne. Mimo że kontrola w miejscu pracy zdalnej może być adekwatnym narzędziem w zakresie oceny przestrzegania zasad bezpieczeństwa i higieny pracy, to zdecydowanie nie jest wystarczająca do zapewnienia nadzoru nad wykonywaniem przez pracownika pracy zdalnej. Charakter takiej kontroli wymusza bowiem jedynie jej incydentalne zastosowanie.

Co więcej, pracodawca musiałby wyznaczyć osoby do wykonywania czynności kontrolnych, co w przypadku chęci skontrolowania większej liczby pracowników wiązałoby się z dużymi nakładami czasowymi i kosztowymi. Również pracownicy mogą odbierać takie kontrole negatywnie z uwagi na kwestię poczucia prywatności, skoro w większości pracują z domu. W konsekwencji kontrola w miejscu pracy pracownika najprawdopodobniej nie będzie narzędziem powszechnie stosowanym przez pracodawców.

Projektowane przepisy nie zakazują jednak pracodawcom stosowania innych form kontroli niż ta dokonywana w miejscu pracy pracownika. Taka kontrola może odbywać się na zasadach ogólnych, które mają zastosowanie również do pracowników stacjonarnych. Taki wniosek wynika z uzasadnienia do projektu nowelizacji, choć zaproponowane brzmienie przepisów wydaje się w tym kontekście niefortunne.

Stosowany monitoring…

Wydaje się, że największym zainteresowaniem cieszą się takie sposoby kontroli, które pozwalają na stały nadzór nad wykonywaniem pracy przez pracownika. Można do nich zaliczyć ewidencjonowanie czasu pracy poprzez zautomatyzowane systemy, użycie programów generujących raporty dotyczące wykorzystywanych aplikacji, otwieranych dokumentów oraz przeglądanych stron internetowych, monitorowanie poczty elektronicznej czy połączeń telefonicznych.

… musi być jawny

Jednak powyższe metody – posiadające element ciągłej obserwacji określonych elementów aktywności pracownika – podlegają przepisom o monitoringu wynikającym z  kodeksu pracy, które zostały wprowadzone w związku z RODO. Oznacza to, że ich zastosowanie jest obwarowane dodatkowymi ograniczeniami. Podstawową zasadą jest, że stosowanie monitoringu wobec pracowników musi być jawne.

Chociaż przepisy pozwalają na zastosowanie monitoringu do wybranych grup pracowników, to uregulowanie takich form kontroli nie będzie możliwe wyłącznie w regulaminie pracy zdalnej, porozumieniu o pracy zdalnej zawieranym z zakładową organizacją związkową, porozumieniu z pracownikiem ani w ramach polecenia pracodawcy. Przepisy o monitoringu wskazują bowiem, że cele, zakres oraz sposób zastosowania monitoringu muszą być ustalone w układzie zbiorowym pracy lub w regulaminie pracy albo w obwieszczeniu – jeżeli pracodawca nie jest objęty układem zbiorowym pracy lub nie jest obowiązany do ustalenia regulaminu pracy.

Do obowiązków pracodawcy należy ponadto poinformowanie pracowników o wprowadzeniu monitoringu, w sposób przyjęty u danego pracodawcy, nie później niż dwa tygodnie przed jego uruchomieniem oraz przekazanie nowo zatrudnianemu pracownikowi informacji o celu, zakresie oraz sposobie zastosowania monitoringu przed dopuszczeniem go do pracy.

Konieczne uzasadnienie

Monitoring może być stosowany wyłącznie, jeżeli jest to niezbędne do zapewnienia organizacji pracy umożliwiającej pełne wykorzystanie czasu pracy oraz właściwego użytkowania udostępnionych pracownikowi narzędzi pracy. W świetle przepisów kodeksu pracy nie jest dopuszczalne wprowadzenie monitoringu pracownika w innych celach, niemieszczących się w ramach tych przewidzianych ustawą.

Ponadto pracodawca powinien ocenić, czy zastosowanie określonej formy monitoringu w powyższych celach jest proporcjonalne i adekwatne w konkretnym przypadku. Ingerencja w życie pracowników powinna być możliwie jak najmniejsza i najmniej dotkliwa. Monitoring może być bowiem wprowadzony wyłącznie, jeśli jest to konieczne dla osiągnięcia postawionych celów. Nie każdy środek kontroli będzie spełniać te warunki, czego konsekwencją będzie niemożliwość jego stosowania.

Przepisy o monitoringu wskazują również, że nie może on naruszać tajemnicy korespondencji oraz innych dóbr osobistych pracownika (do których należy m.in. prywatność). Na takie ryzyko wskazuje się przede wszystkim w przypadku monitorowania służbowej poczty elektronicznej pracownika. Naturalnie poufność nie dotyczy korespondencji służbowej, która prowadzona jest w imieniu pracodawcy. W doktrynie dominuje pogląd wskazujący na domniemanie, że korespondencja ze służbowej skrzynki nie ma charakteru prywatnego, zwłaszcza jeżeli pracownik nie zaznaczył takiego charakteru. Z domniemania nie może jednak korzystać pracodawca, który zezwolił na używanie poczty służbowej w celach prywatnych.

Tajemnica korespondencji obejmuje wszystkie sposoby komunikowania. Podobna konkluzja może mieć zatem miejsce, jeżeli pracodawca nagrywa rozmowy prowadzone przez telefon służbowy.

Inne możliwości…

Pracodawca może korzystać również z innych sposobów na kontrolowanie pracownika podczas pracy zdalnej, takich jak doraźna i nieposiadająca regularnego charakteru weryfikacja np. służbowej poczty elektronicznej pracownika. Takie działania mogą nastąpić w szczególności po powzięciu podejrzenia o niewłaściwym zachowaniu zatrudnionego. Nie jest to jednak warunek konieczny.

Pracodawca może również korzystać z kontaktu telefonicznego, poprzez chat lub email np. w celu zobowiązania pracownika do napisania powiadomienia w momencie rozpoczęcia i zakończenia pracy, a także zobowiązać pracownika do raportowania wykonanych czynności z określoną częstotliwością. Powyższe środki są konsekwencją uprawnień nadzorczych pracodawcy i zasadą wykonywania pracy pod kierownictwem pracodawcy. O ile nie wiążą się z ciągłym monitorowaniem aktywności pracownika – nie stanowią monitoringu w rozumieniu kodeksu pracy.

Zdniem autorki
Magdalena Stępień - Associate, Praktyka Prawa Pracy i Ubezpieczeń Społecznych Domański Zakrzewski Palinka

W związku z powszechnością udostępniania pracownikom laptopów z kamerą, jednym ze sposobów monitoringu niewymagającym dodatkowych nakładów ze strony pracodawcy wydaje się zobowiązanie pracownika do włączania kamerki w trakcie pracy. Kwestia takiego zobowiązana została omówiona w orzeczeniu holenderskiego sądu z 28 września 2022 r. W stanie faktycznym sprawy pracodawca zobowiązał pracownika do włączenia kamerki na czas trwania całodziennego szkolenia. Sąd przychylił się do twierdzeń pracownika i uznał, że narusza to prawo do poszanowania jego życia prywatnego, a zastosowanie takiego środka nie znajduje dostatecznego uzasadnienia. Sąd powołał się przy tym na zasadę wynikającą z art. 8 Konwencji o ochronie praw człowieka i podstawowych wolności, której Polska jest stroną. W kontekście uzasadnienia holenderskiego sądu wydaje się, że do podobnej konkluzji powinniśmy dojść analizując takie działanie na gruncie polskiego prawa. Zobowiązanie pracownika do włączania kamerki na cały dzień pracy, tak aby pracodawca miał nadzór nad wykonywanymi przez niego czynnościami, jest inwazyjną ingerencją w życie pracownika. Pracodawca ma możliwość zastosować inne, łagodniejsze środki w celu kontroli, spełniające warunki proporcjonalności i adekwatności. Nie odnosi się to jednak do wymagania od pracownika, aby włączał kamerkę podczas odbywania spotkań służbowych. Taki wymóg jest bowiem uzasadniony sposobem wykonywania obowiązków pracowniczych, które może określać pracodawca, a także normami kulturowymi.

… także z poszanowaniem dóbr

Choć tego typu działania są dopuszczalne, to i tu pracodawca nie ma pełnej swobody. Gwarancje poszanowania dóbr osobistych unormowane są bowiem nie tylko w przepisach dotyczących monitoringu czy projektowanych przepisach o pracy zdalnej, ale stanowią podstawową zasadę prawa pracy, a także wynikają z  Konstytucji i konwencji, których Polska jest stroną. Tym samym obowiązuje tu nadal zasada ochrony tajemnicy korespondencji i prywatności pracownika.

Należy też zwrócić uwagę, aby przyjęte działania były stosowane wobec pracowników wykonujących pracę zdalną możliwie jednolicie, uwzględniając rodzaj ich pracy, a ponadto nie prowadziły do nakładania na pracownika nadmiernie uciążliwych wymogów. Środki podejmowane wbrew takim regułom mogą bowiem być odebrane w konkretnych okolicznościach jako przejawy mobbingu.

Wobec powyższego pracodawca powinien podejmować tego typu działania kontrolne w uzasadnionym zakresie, w sposób proporcjonalny do zamierzonych celów. Cele te w  przypadku środków innych niż monitoring nie są jednak ograniczone przepisami prawa pracy i co do zasady nie trzeba ich wskazywać w aktach wewnątrzzakładowych pracodawcy.

Wydaje się zatem, że dobrze byłoby, aby wszelkie zasady kontroli i stosowane środki pracodawca określił w odpowiednim dokumencie, niezależnie od tego, czy przewidziana jest kontrola w miejscu zamieszkania pracownika, monitoring czy inne działania. Pracownik powinien mieć bowiem świadomość środków, jakimi dysponuje pracodawca, a także czynności, do których sam jest zobowiązany. Ponadto pisemne uregulowanie obowiązków pracownika związanych z kontrolą ułatwia pracodawcy wyciąganie konsekwencji wobec pracownika, który się do nich nie stosuje.