- Pracodawca zamierza zaprzestać prowadzenia działalności gospodarczej. Jest w bardzo trudnej sytuacji finansowej. Ma jednak nierozliczone roszczenia wobec kilku pracowników, a kilku innych go chce pozwać. Czy w sytuacji, gdy pojawi się konieczność uiszczenia kosztów sądowych, może wnioskować o zwolnienie od tych kosztów? Pracodawca zatrudniał pracowników w ramach prowadzenia działalności gospodarczej, ale ta okoliczność chyba sama przez się nie wyklucza prawa domagania się zwolnienia od kosztów sądowych, i to nawet gdyby dalej tę działalność prowadził? – pyta czytelnik.
Prowadzenie działalności gospodarczej zasadniczo wpływa na badanie takiego wniosku. Kryteria oceny wniosku pracodawcy z reguły są zupełnie inne niż w przypadku osób fizycznych niebędących przedsiębiorcami. Procesy sądowe przedsiębiorców są koniecznym i nieodłącznym elementem obrotu gospodarczego. Dotyczy to tak procesów gospodarczych, jak i pracowniczych. Ta okoliczność schodzi na drugi plan jedynie wtedy, gdy pracodawca zaprzestał prowadzenia działalności i stało się to z powodu trudności gospodarczych.
Czytaj więcej:
Planowanie wydatków
Gdy o zwolnienie od kosztów sądowych wnioskuje firma prowadząca działalność, sąd w pierwszej kolejności bierze pod uwagę to, że pracodawca jako przedsiębiorca powinien uwzględniać koszty potencjalnych procesów sądowych przy planowaniu wszystkich wydatków związanych z działalnością gospodarczą. Do działalności gospodarczej należy również dochodzenie należności od dłużników drogą sądową. Także procesy wytaczane przez pracowników, w których szef zostaje pozwany, zwykle wiążą się z koniecznością ponoszenia opłat i wydatków. Każdy pracodawca przynajmniej teoretycznie musi uwzględniać to, że jeśli dojdzie do konfliktu na tle wykonywanego stosunku pracy, to sprawa znajdzie się w sądzie, a postępowanie nie będzie darmowe. Dostępność do sądu wymaga bowiem posiadania środków finansowych, a posiadanie tych środków jest istotnym składnikiem działalności gospodarczej.
Sąd oceniając wniosek weźmie zatem pod uwagę to, że planowanie wydatków bez uwzględnienia powyższej zasady jest naruszeniem równoważności w traktowaniu swoich powinności finansowych. Strona, która realizuje swoje zobowiązania w taki sposób, że wyzbywa się zdolności do zapłaty kosztów sądowych – preferencyjnie traktując inne zobowiązania – nie może prawnie skutecznie podnieść zarzutu, iż odmowa zwolnienia jej od kosztów sądowych jest ograniczeniem dostępności do realizacji jej praw przed sądami.
W postanowieniu z 28 kwietnia 2022 r. (III CZ 121/22, LEX nr 3433557) Sąd Najwyższy słusznie zauważył, że prowadzenie działalności ze stratą, nawet znaczną, nie przesądza per se o zasadności zwolnienia od kosztów sądowych. Jest tak zwłaszcza, gdy przewaga kosztów nad zyskami utrzymuje się od kilku lat, a wnioskodawca konsekwentnie kontynuuje działalność.
Ponadto przy badaniu, czy przedsiębiorca może uiścić koszty sądowe, uwzględnienia wymaga nie tylko to, czy posiada on płynne środki finansowe, które mogą być przeznaczone na pokrycie kosztów sądowych, lecz także to, czy – spodziewając się konieczności ich poniesienia – mógł uzyskać te środki korzystając z dostępnych źródeł finansowania.
Trudniej spółce…
Uzyskanie zwolnienia od kosztów jest szczególnie trudne w przypadku osób prawnych – spółek prowadzących działalność gospodarczą. Wniosek powinien być uzasadniony takimi okolicznościami, które dają podstawy do złożenia wniosku o upadłość. Oceniając wniosek sąd zawsze weźmie bowiem pod uwagę ogólną zasadę odpłatności wymiaru sprawiedliwości i wyjątkowy charakter zwolnienia od kosztów sądowych jako formy pomocy państwa udzielanej ze środków publicznych. Pomoc ta powinna być udzielana wyłącznie osobom, dla których konieczność poniesienia kosztów sądowych stanowi nieusuwalną barierę w dostępie do sądu. W przypadku osób prawnych lub innych jednostek organizacyjnych o braku dostatecznych środków na uiszczenie kosztów sądowych można mówić wtedy, gdy wnioskodawca wykaże trwałą niemożność uzyskania środków pieniężnych niezbędnych do uiszczenia kosztów sądowych w całości lub w części.
Osobie prawnej lub jednostce organizacyjnej niebędącej osobą prawną, której ustawa przyznaje zdolność prawną, przysługuje zwolnienie od kosztów sądowych, jeżeli wykazała, że nie ma dostatecznych środków na ich uiszczenie. Spółka handlowa powinna wykazać także, że jej wspólnicy albo akcjonariusze nie mają dostatecznych środków na zwiększenie majątku spółki lub udzielenie spółce pożyczki.
W postanowieniu z 20 maja 2022 r. (III CZ 201/22, LEX nr 3439480) Sąd Najwyższy wskazał, że art. 103 ustawy z 28 lipca 2025 r. o kosztach sądowych w sprawach cywilnych nie precyzuje, w jaki sposób osoba prawna ubiegająca się o zwolnienie od kosztów sądowych powinna wykazać, że nie jest w stanie uiścić np. opłaty sądowej. Może tego dokonać przedstawiając dokumenty, które pozwalają określić jej sytuację majątkową, np. bilans roczny, sprawozdanie finansowe, wyciągi z rachunków bankowych, raporty kasowe, deklaracje podatkowe, umowy kredytowe, opinie banku oceniające zdolność kredytową, dokumenty stwierdzające obciążenie majątku ograniczonymi prawami rzeczowymi, dokumenty stwierdzające wysokość zobowiązań.
… niż osobie fizycznej
Teoretycznie największe szanse na zwolnienie od kosztów ma pracodawca będący osobą fizyczną, szczególnie ten, który zakończył prowadzenie działalności gospodarczej z powodu kłopotów finansowych. Taki pracodawca może domagać się zwolnienia od kosztów sądowych, o ile wykaże, że nie jest w stanie ich ponieść bez uszczerbku utrzymania koniecznego dla siebie i rodziny. Do wniosku o zwolnienie od kosztów sądowych musi dołączyć oświadczenie sporządzone według ustalonego wzoru, w którym wykaże zasadność swojego żądania. Druk oświadczenia należy pobrać ze stron internetowych sądów. Należy w nim podać szczegółowe dane o stanie rodzinnym, majątku, dochodach i źródłach utrzymania przedsiębiorcy domagającego się zwolnienia od kosztów.
Na podstawie okoliczności sprawy lub oświadczeń przeciwnika procesowego sąd może jednak powziąć wątpliwości co do rzeczywistego stanu majątkowego wnioskodawcy. Może wówczas zarządzić dochodzenie. Polega to zwykle na zażądaniu wykazania za pomocą dokumentów wydatków, dochodów i informacji o stanie majątku przedsiębiorcy domagającego się zwolnienia od kosztów.
Od osoby ubiegającej się o zwolnienie od kosztów sądowych sąd może ponadto odebrać przyrzeczenie co do prawdziwości i rzetelności jej oświadczenia. Szanse na uwzględnienie wniosku zwiększa szczegółowe wypełnienie oświadczenia o stanie majątkowym i poparcia go dokumentami poświadczającymi wskazane informacje (wydruki zeznań podatkowych, wyciągi z rachunków bankowych, informacje o zajęciach komorniczych).
Oprócz informacji dotyczących przedsiębiorstwa wykazać należy aktualne koszty utrzymania wnioskodawcy, stan rachunków bankowych, w tym prywatnych, umowy kredytowe czy inne poświadczające obciążenia finansowe.
Ważne! Pracodawca – osoba fizyczna, aby uzyskać zwolnienie od kosztów, powinien wykazać, że nie tylko prowadzone przez niego przedsiębiorstwo nie ma środków na uiszczenie kosztów, ale także on jako osoba prywatna takimi środkami nie dysponuje.
Więcej niż jeden wniosek
Dopuszczalne jest zwolnienie częściowe od poszczególnych opłat lub wydatków. Przykładowo fakt, iż pracodawca zapłacił opłatę od pozwu kierowanego przeciwko pracownikowi, nie pozbawia go automatycznie możliwości domagania się zwolnienia od kosztów zaliczki na opinię biegłego, jeśli uda mu się wykazać, że nie jest w stanie jej opłacić.
Pracodawca może ponowić wniosek o zwolnienie od kosztów sądowych, jeżeli od czasu oddalenia poprzedniego wniosku zmieniła się jego sytuacja majątkowa lub domaga się zwolnienia od innych kosztów.
Przykład
Pracodawca dysponuje ograniczonymi środkami. Wnioskuje o rozłożenie opłaty sądowej na raty, względnie wydłużenie terminu zapłaty. Wniosek nie zostanie uwzględniony. Przepisy nie dają możliwości rozkładania na raty opłat ani wydatków. Gdy sąd zobowiązuje do uiszczenia zaliczki na wydatki, można natomiast wnioskować o wyznaczenie dłuższego terminu, gdyż termin uiszczenia zaliczki każdorazowo określa sędzia.
Zdaniem autora
Rafał Krawczyk - sędzia Sądu Okręgowego w Toruniu
Jeśli pracodawca chwilowo nie dysponuje środkami czy to na uiszczenie zaliczki na koszty biegłego, czy opłaty od pisma procesowego, składając wniosek o zwolnienie od kosztów może osiągnąć efekt wydłużenia terminu na zapłatę, nawet jeśli z góry skazany jest on na niepowodzenie. Jeśli sąd oddali wniosek, musi ponownie wezwać pracodawcę do uiszczenia opłaty, co faktycznie wydłuży czas na jej uiszczenie i pozwoli na zgromadzenie odpowiednich środków. Dotyczy to jednak wyłącznie wniosku składanego samodzielnie przez pracodawcę. Gdy takie pismo wnosi adwokat lub radca prawny, musi uiścić taką opłatę w terminie 7 dni liczonych od doręczenia postanowienia o oddaleniu wniosku, bez dodatkowego wezwania.
Pracodawcy powinni także pamiętać, że zwolnienie od kosztów sądowych to nie to samo, co nieobciążanie kosztami procesu poniesionymi przez przeciwnika. Koszty sądowe to opłaty i wydatki, głównie na wynagrodzenie biegłych, ale także na należności związane z udziałem w postępowaniu świadków. Koszty przeciwnika to te koszty sądowe, które on sam poniósł, ale także inne koszty, w szczególności wynagrodzenia jego pełnomocnika czy koszty dojazdów. Nawet jeśli sąd przychylił się do wniosku pracodawcy o zwolnienie od kosztów sądowych, i to niezależnie od tego, czy jest on powodem czy pozwanym, nie przesądza tego, że nie będzie trzeba płacić nic pracownikowi, w szczególności kosztów zastępstwa procesowego.