Początek roku w jednostkach budżetowych tradycyjnie oznacza rozpoczęcie przygotowań do naliczenia tzw. trzynastek za rok ubiegły. Mimo że dodatkowe wynagrodzenie roczne funkcjonuje już od wielu lat, kontrole PIP pokazują, że służby kadrowo-płacowe nadal popełniają tu błędy, które wymagają późniejszych korekt. Jeden z częściej występujących polega na nieprawidłowym ustaleniu podstawy „trzynastki” u pracowników korzystających z płatnych zwolnień od pracy.
Co podlega wyłączeniu z podstawy „trzynastki”?
Zasady przyznawania i naliczania popularnych „trzynastek” w sferze budżetowej regulują przepisy ustawy z 12 grudnia 1997 r. o dodatkowym wynagrodzeniu rocznym dla pracowników jednostek sfery budżetowej (tekst jedn. DzU z 2023 r., poz. 1690). Zgodnie z jej art. 4 ust. 1 wynagrodzenie roczne ustala się w wysokości 8,5 proc. sumy wynagrodzenia za pracę otrzymanego przez pracownika w ciągu roku kalendarzowego, za który przysługuje „trzynastka”, uwzględniając:
- wynagrodzenia i inne świadczenia ze stosunku pracy przyjmowane do obliczenia ekwiwalentu urlopowego, a także
- wynagrodzenie urlopowe oraz
- wynagrodzenie za czas pozostawania bez pracy przysługujące pracownikowi, który podjął pracę w wyniku przywrócenia do pracy.
Czytaj więcej
Ukończenie wieku emerytalnego nie jest jedyną kwestią, którą pod uwagę powinni brać przyszłoroczni emeryci. Kiedy najlepiej złożyć wniosek o emeryturę w 2025 roku?
Składniki przyjmowane przy liczeniu ekwiwalentu urlopowego określają z kolei przepisy rozporządzenia ministra pracy i polityki socjalnej z 8 stycznia 1997 r. w sprawie szczegółowych zasad udzielania urlopu wypoczynkowego, ustalania i wypłacania wynagrodzenia za czas urlopu oraz ekwiwalentu pieniężnego za urlop (DzU nr 2, poz. 14 ze zm.). Naliczając „trzynastki” służby kadrowo-płacowe zapominają często o tym, iż na mocy § 6 pkt 4 w związku z § 14 rozporządzenia urlopowego do podstawy ekwiwalentu urlopowego – a tym samym i podstawy „trzynastki” – nie przyjmuje się wynagrodzeń za czas usprawiedliwionych nieobecności w pracy, tj. zwolnień od pracy z zachowaniem prawa do wynagrodzenia. Do najbardziej popularnych należą tu:
- zwolnienie z tytułu opieki nad dzieckiem w wieku do lat 14, o którym mowa w art. 188 kodeksu pracy,
- zwolnienie z powodu działania siły wyższej w pilnych sprawach rodzinnych (art. 1481 k.p.) oraz
- zwolnienia okolicznościowe z tytułu ważnych zdarzeń rodzinnych (narodziny dziecka, pogrzeb, ślub), jak również inne zwolnienia określone w rozporządzeniu ministra pracy i polityki socjalnej z 15 maja 1996 r. w sprawie sposobu usprawiedliwiania nieobecności w pracy oraz udzielania pracownikom zwolnień od pracy (tekst jedn. DzU z 2014 r., poz. 1632).
Często w praktyce występuje też zwolnienie w celu wzięcia udziału w turnusie rehabilitacyjnym przysługujące pracownikom dysponującym orzeczeniem o umiarkowanym lub znacznym stopniu niepełnosprawności. Prawo do tego rodzaju zwolnień wprowadza art. 20 ust. 1 pkt 1 ustawy z 27 sierpnia 1997 r. o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych (tekst jedn. DzU z 2024 r., poz. 44 ze zm.).
Omawiany błąd najczęściej występuje w przypadku krótkotrwałych zwolnień (jedno-, dwudniowych) oraz u pracowników otrzymujących wynagrodzenie określone stałą miesięczną stawką, u których nie jest wyodrębniane wynagrodzenie przysługujące za okres objęty płatnym zwolnieniem od pracy. Tak jak przy urlopie wypoczynkowym pracownikowi – mimo wystąpienia zwolnienia od pracy – wypłacane jest wówczas pełne wynagrodzenie zapisane w umowie o pracę lub w innym akcie nawiązującym stosunek pracy.
Czy wyłączenie dotyczy też stażu do „trzynastki”?
Przyjmując do podstawy „trzynastki” wynagrodzenie za okresy objęte płatnymi zwolnieniami od pracy kadrowcy uwzględniają te okresy także w stażu uprawniającym do dodatkowego wynagrodzenia rocznego. To również jest błędem. W tym stażu należy bowiem uwzględniać tylko okresy faktycznie (efektywnie) przepracowane u danego pracodawcy, co wielokrotnie potwierdzał Sąd Najwyższy. Przykładem jest uchwała z 25 lipca 2003 r. (III PZP 7/03, OSNP 2004/2/26) czy wyrok z 18 października 2011 r. (I PK 263/10).
Do odliczenia z „trzynastki” część pensji liczonej jak za urlop
Obliczając wynagrodzenie, które należy odjąć z podstawy „trzynastki”, kadrowcy powinni korzystać z § 5 ust. 1 rozporządzenia ministra pracy i polityki socjalnej z 29 maja 1996 r. w sprawie sposobu ustalania wynagrodzenia w okresie niewykonywania pracy oraz wynagrodzenia stanowiącego podstawę obliczania odszkodowań, odpraw, dodatków wyrównawczych do wynagrodzenia oraz innych należności przewidzianych w Kodeksie pracy (tekst jedn. DzU z 2017 r., poz. 927). Przepis ten wyjaśnia, że przy ustalaniu wynagrodzenia za czas zwolnienia od pracy lub za czas niewykonywania pracy, jeżeli przepisy przewidują zachowanie przez pracownika prawa do wynagrodzenia, stosuje się zasady obowiązujące przy obliczaniu wynagrodzenia urlopowego, z tym że składniki ustalane w wysokości przeciętnej oblicza się z miesiąca, w którym przypadło zwolnienie od pracy lub okres niewykonywania pracy.
Przy obliczaniu konkretnej kwoty przysługującej za okres danego zwolnienia stosuje się przez analogię § 9 rozporządzenia urlopowego, z uwzględnieniem innego traktowania składników zmiennych. Wynika to z przywołanego § 5 ust. 1 rozporządzenia z 29 maja 1996 r. W praktyce oznacza to, że:
- wynagrodzenie osiągnięte w miesiącu, w którym wystąpiło zwolnienie, dzielimy przez liczbę przepracowanych w nim godzin, przy czym w przypadku wynagrodzenia stałego do obliczeń przyjmujemy pełną miesięczną kwotę zapisaną w umowie o pracę lub w innym akcie nawiązującym stosunek pracy oraz liczbę godzin przypadających do przepracowania w tym miesiącu (pełny normatyw) w ramach danego etatu, a następnie
- mnożymy tak ustaloną stawkę godzinową przez liczbę godzin, jakie pracownik przepracowałby w czasie zwolnienia w ramach normalnego czasu pracy, zgodnie z obowiązującym go rozkładem czasu pracy, gdyby nie korzystał ze zwolnienia; należy przy tym pamiętać, że za okres objęty zwolnieniem z powodu siły wyższej pracownik zachowuje prawo nie do pełnego wynagrodzenia, a do jego połowy.
Przykład
Wieloletni pracownik jednostki budżetowej, w której „trzynastki” wypłacane są zgodnie z ustawą o dodatkowym wynagrodzeniu rocznym, w 2024 r. korzystał z następujących płatnych zwolnień od pracy:
- od 6 do 7 maja – zwolnienie z tytułu opieki nad dzieckiem w wieku do lat 14,
- od 4 do 5 listopada – zwolnienie z tytułu śmierci i pogrzebu ojca,
- 2 grudnia – zwolnienie z tytułu śmierci i pogrzebu teściowej.
Wynagrodzenie tej osoby określone jest stałą miesięczną stawką wynoszącą 6000 zł, w związku z czym pracodawca nie ustalał odrębnie kwot przysługujących za okresy objęte wspomnianymi zwolnieniami. Za każdy z tych miesięcy pracownik otrzymał jedną kwotę odpowiadającą wynagrodzeniu zapisanemu w umowie o pracę. Osoba ta zatrudniona jest na pełny etat w podstawowym systemie czasu pracy (8 godzin dziennie od poniedziałku do piątku). Żeby ustalić kwotę, o którą należy pomniejszyć podstawę „trzynastki”, pracodawca powinien przeprowadzić następujące działania:
- w przypadku pierwszego ze zwolnień: 6000 zł : 160 godzin (normatyw dla pełnego etatu obowiązujący w maju) = 37,50 zł; 37,50 zł x 16 godzin objętych zwolnieniem = 600 zł,
- w przypadku drugiego zwolnienia: 6000 zł : 152 godziny (normatyw dla pełnego etatu obowiązujący w listopadzie) = 39,47 zł; 39,47 zł x 16 godzin objętych zwolnieniem = 631,52 zł,
- w przypadku trzeciego zwolnienia: 6000 zł : 160 godzin (normatyw dla pełnego etatu obowiązujący w grudniu) = 37,50 zł; 37,50 zł x 8 godzin objętych zwolnieniem = 300 zł,
- zsumować uzyskane kwoty: 600 zł + 631,52 zł + 300 zł = 1531,52 zł.
Zakładając, że poza wspomnianymi zwolnieniami oraz urlopem wypoczynkowym pracownik przepracował resztę ubiegłego roku, podstawa „trzynastki” powinna wynieść:
(12 x 6000 zł) – 1531,52 zł = 72 000 zł – 1531,52 zł = 70 468,48 zł,
a sama „trzynastka”:
70 468,48 zł x 8,5 proc. = 5989,82 zł.
Inne zasady obowiązują w przypadku zwolnień na turnus rehabilitacyjny. Ustawa o rehabilitacji zawodowej w art. 20 ust. 2 wyjaśnia bowiem, że wynagrodzenie za okres objęty takim zwolnieniem oblicza się jak ekwiwalent urlopowy.
Brak wyłączenia z podstawy i stażu „trzynastki” to nadpłata
Pracodawca, który nie obniży podstawy „trzynastki” o kwoty wynagrodzeń przysługujących za okresy płatnych zwolnień od pracy, w przyszłości będzie musiał dokonać stosownych korekt. Po pierwsze, powinien ustalić prawidłową podstawę oraz kwotę dodatkowego wynagrodzenia rocznego przysługującego pracownikowi zgodnie z obowiązującymi przepisami. Po drugie, od wypłaconej w zawyżonej wysokości „trzynastki” trzeba odjąć kwotę obliczoną zgodnie z przepisami.
Przeprowadzając taką korektę niektórzy pracodawcy potrącają nadpłaconą kwotę z najbliższej wypłaty bez uzyskiwania zgody pracownika, powołując się przy tym na art. 87 § 7 k.p. To postępowanie jest nieprawidłowe, ponieważ przywołany przepis dotyczy innej sytuacji. Mianowicie ma on zastosowanie, gdy pracownikowi wypłacono pełne wynagrodzenie, mimo nieobecności w pracy, za którą nie zachowuje prawa do wynagrodzenia. Przepis ten najczęściej ma zastosowanie, jeżeli już po otrzymaniu pełnego wynagrodzenia pracownik zachoruje, nabywając prawo do świadczenia chorobowego.
Czy na potrącenie nadpłaty konieczna jest zgoda lub tytuł wykonawczy?
Żeby potrącić nadpłacone dodatkowe wynagrodzenie roczne, pracodawca musi uzyskać tytuł wykonawczy lub pisemną zgodę pracownika. Zgoda musi być wyrażona w sposób nie budzący wątpliwości oraz zawierać wskazanie konkretnej kwoty podlegającej potrąceniu i tytułu, z jakiego dokonywane jest potrącenie. Przy odliczeniu nadpłaconej „trzynastki” zastosowanie będą miały wówczas ograniczenia wynikające z art. 87-871 oraz art. 91 k.p., w tym dotyczące kwoty wolnej od potrąceń.
Przykład
Załóżmy, że pracodawca z poprzedniego przykładu nie obniżył podstawy „trzynastki” o kwoty wynagrodzeń wypłaconych za okresy zwolnień od pracy, z których korzystał pracownik. Dodatkowe wynagrodzenie roczne zostanie więc naliczone od podstawy wynoszącej:
6000 zł x 12 miesięcy = 72 000 zł.
Oznacza to, że tytułem „trzynastki” pracownik otrzyma kwotę:
72 000 zł x 8,5 proc. = 6120 zł.
W przyszłości pracodawca będzie musiał ustalić prawidłową podstawę oraz „trzynastkę”, a także kwotę powstałej nadpłaty, która wyniesie:
6120 zł – 5989,82 zł = 130,18 zł.
Żeby ją odzyskać, konieczne jest uzyskanie pisemnej zgody pracownika na jej potrącenie lub sądowego tytułu wykonawczego. Z uwagi na niewielką kwotę w tym przypadku raczej nie ma sensu podejmować starań o uzyskanie tytułu wykonawczego.
Żeby uniknąć w przyszłości dodatkowej pracy warto pamiętać, że podstawa dodatkowego wynagrodzenia rocznego powinna być pomniejszona o kwoty wypłacone pracownikom za okresy płatnych zwolnień od pracy.
Autor jest specjalistą ds. kadr i płac
