Jak prawidłowo archiwizować teczki pracowników?

Podjęcie decyzji co do sposobu przechowywania akt pracowniczych byłych podwładnych leży w gestii zatrudniającego. Pracodawca może swobodnie wybrać, czy będzie przechowywał archiwa w tradycyjnej postaci papierowej, czy będą one miały formę elektroniczną. Niezależnie od decyzji, musi zadbać o zachowanie poufności, integralności, kompletności oraz dostępności kartotek w warunkach niegrożących uszkodzeniem lub zniszczeniem. Środki ochronne przechowywanych materiałów, które powinna wdrożyć firma, różnią się jednak w zależności od postaci archiwów.

Jak zadbać o papier?

Pracodawca powinien zapewnić odpowiednie warunki zabezpieczające dokumenty papierowe. To oznacza, że musi je uchronić przed zniszczeniem, uszkodzeniem lub utratą i dostępem osób nieupoważnionych. Powinno to nastąpić w szczególności przez zapewnienie w pomieszczeniu, w którym przechowywana jest dokumentacja pracownicza, odpowiedniej wilgotności, temperatury i zabezpieczenie tego pomieszczenia przed dostępem osób nieupoważnionych.

Czytaj więcej:

Kadry i Płace

Wydawanie kopii dokumentów. I co zrobić, gdy teczka pracownika zaginie?

Na wniosek pracownika firma powinna mu wydać kopie dotyczących go dokumentów. W jakim terminie i formie trzeba to zrobić? Jak postąpić, gdy teczka zaginęła lub uległa zniszczeniu?

Pro

Przykład

Firma przechowuje teczki pracownicze w budynku na poziomie -2, gdzie panuje podwyższona wilgotność i zmienna temperatura. Klucz do pomieszczenia znajduje się w recepcji, w ogólnodostępnym miejscu wraz z innymi kluczami do salek konferencyjnych. Recepcjonistka nie monitoruje, kto korzysta z klucza do archiwum. Postępowanie firmy może być zakwestionowane.

Przepisy nie wskazują wprost, jakie dokładnie warunki powinno spełniać pomieszczenie, w którym przechowuje się pracownicze archiwa. Cenną wskazówką mogą być przepisy, które regulują to, jak dokumentację osobową i płacową pracodawców powinna przechowywać firma zajmująca się profesjonalnie archiwizacją takiej dokumentacji. Chodzi o rozporządzenie ministra kultury z 15 lutego 2005 r. w sprawie warunków przechowywania dokumentacji osobowej i płacowej pracodawców (DzU nr 32, poz. 284). Warto mieć świadomość, że z przepisów tych wynika, że w pomieszczeniach, w których jest przechowywana dokumentacja papierowa:

- temperatura powinna wynosić 14-20°C,

- wahania temperatury w ciągu 24 godzin powinny kształtować się na poziomie +/- 2°C,

- wilgotność względna powinna oscylować w granicach 45-60 proc. oraz

- wahania wilgotności w ciągu 24 godzin powinny kształtować się na poziomie +/- 5 proc.

Przykład

Pracodawca przechowuje dokumentację pracowniczą w zamykanym na klucz pomieszczeniu przylegającym do gabinetu dyrektora HR, w którym znajdują się ognioodporne szafy. Klucze do archiwum oraz szaf przechowuje dyrektor HR, który wydaje je za pokwitowaniem jedynie trzem upoważnionym do tego pracownikom działu HR. W archiwum zainstalowano system klimatyzacyjno-wentylacyjny, który zapewnia optymalną temperaturę i wilgotność dla przechowywanych dokumentów. Postępowanie firmy jest prawidłowe.

Jak zadbać o e-dokumenty?

Przepisy przewidują szereg szczególnych wymagań dotyczących prowadzenia i przechowywania dokumentacji w postaci elektronicznej (o prowadzeniu e-dokumentacji oraz wymaganiach systemów teleinformatycznych pisaliśmy w Tygodniku Kadrowych 9 stycznia 2025 r. w artykule „Elektroniczna dokumentacja pracownicza to oszczędność czasu i pieniędzy”). Dokumentację elektroniczną uznaje się za zabezpieczoną przed uszkodzeniem, utratą oraz nieuprawnionym dostępem po łącznym spełnieniu następujących warunków:

- zapewnieniu dostępu wyłącznie osobom upoważnionym (np. przypisaniu kont lub loginów dostępu oraz haseł tylko upoważnionym użytkownikom),

- zapewnieniu ochrony przed przypadkowym lub nieuprawnionym zniszczeniem (np. tworzeniu kopii zapasowych),

- prowadzeniu i przechowywaniu takiej dokumentacji z zastosowaniem metod i środków ochrony dokumentacji, których skuteczność w czasie ich zastosowania jest powszechnie uznawana.

Ten ostatni wymóg jest dość ogólny. Jednocześnie umożliwia firmom stosowanie rozwiązań zgodnych z aktualną wiedzą dotyczącą technologii cyfrowych. Tutaj warto skorzystać z profesjonalnego wsparcia informatycznego.

Zabezpieczenie e-dokumentacji może polegać na:

- systematycznym dokonywaniu analizy zagrożeń,

- opracowaniu i stosowaniu procedur zabezpieczania dokumentów i systemów ich przetwarzania (np. procedur dostępu, tworzenia kopii zapasowych),

- bieżącym kontrolowaniu funkcjonowania wszystkich organizacyjnych i techniczno-informatycznych sposobów zabezpieczenia oraz okresowym dokonywaniu oceny skuteczności tych sposobów,

- przygotowaniu i realizacji planów przechowywania dokumentacji w długim czasie (np. przenoszenie materiałów na nowe nośniki i do nowych formatów danych, jeżeli tego wymaga zapewnienie ciągłości dostępu do dokumentacji).

Konieczny cykliczny przegląd

Dokumentację pracowniczą przechowujemy przez okres zatrudnienia etatowca, a także przez 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy rozwiązał się lub wygasł (inaczej może być w przypadkach niektórych zatrudnionych przed 2019 r. – o czym poniżej). Odrębne przepisy mogą przewidywać dłuższy okres przechowywania konkretnych dokumentów.

Obecnie 10-letni okres przechowywania archiwów dotyczy nie tylko akt osobowych zatrudnionych, ale także pozostałych dokumentów związanych ze stosunkiem pracy, tj.:

- dotyczących ewidencjonowania czasu pracy (ewidencji czasu pracy, różnego typu wniosków i zgód, itp.),

- związanych z ubieganiem się i korzystaniem z urlopów wypoczynkowych,

- kart (list) wypłaconego wynagrodzenia za pracę oraz innych świadczeń związanych z pracą,

- ewentualnych wniosków pracownika o wypłatę wynagrodzenia do rąk własnych,

- kart ewidencji przydziału odzieży i obuwia roboczego, środków ochrony indywidualnej, a także dokumentów związanych z wypłatą ekwiwalentu pieniężnego za używanie własnej odzieży i obuwia oraz ich pranie i konserwację.

Warto przy tym pamiętać, że w niektórych przypadkach okres obowiązkowego przechowywania dokumentów może być dłuższy niż 10-letni. Jest tak, gdy dokumentacja pracownicza może stanowić lub stanowi dowód w postępowaniu prowadzonym w oparciu o przepisy prawa, a jednocześnie:

- pracodawca jest stroną tego postępowania – wtedy dokumentację trzeba przechowywać do czasu jego prawomocnego zakończenia, nie krócej jednak niż do upływu ww. 10 lat; jeżeli więc postępowanie trwa dłużej, to dokumenty też trzeba dłużej przetrzymywać,

albo

- pracodawca powziął wiadomość o wytoczeniu powództwa lub wszczęciu postępowania – wtedy 10-letni okres przechowywania dokumentacji pracowniczej przedłuża się o 12 miesięcy, po upływie których pracodawca zawiadamia, w postaci papierowej lub elektronicznej, byłego pracownika o możliwości odbioru tej dokumentacji w terminie 30 dni od dnia otrzymania zawiadomienia oraz, w przypadku jej nieodebrania, o zniszczeniu tej dokumentacji.

Data zatrudnienia ma znaczenie

Zasady archiwizacji pracowniczych teczek nie są jednolite dla wszystkich zatrudnionych. Okres przechowywania dokumentacji dotyczących podwładnych różni się w zależności od daty nawiązania stosunku pracy z konkretnym pracownikiem. Dziesięcioletni okres przechowywania dokumentacji ma zastosowanie jedynie do osób zatrudnionych od 1 stycznia 2019 r.

W przypadku dokumentacji dotyczącej (byłych) pracowników, z którymi firma rozpoczęła współpracę w okresie od 1 stycznia 1999 r. do 31 grudnia 2018 r., zasady jej przechowywania określamy na podstawie poprzednio obowiązujących przepisów. W tym czasie nie było jasnych regulacji określających wprost, jak długo należy przechowywać dokumentację pracowniczą. Przepisy dotyczyły tych kwestii jedynie szczątkowo (np. odnosząc się do pracodawców w upadłości lub w likwidacji). Niemniej jednak powszechnie uznawano wtedy, że pracodawcy powinni przechowywać akta osobowe zatrudnionych aż 50 lat. Zgodnie z przepisami ubezpieczeniowymi, taki sam okres dotyczył dokumentacji płacowej (list płac, kart wynagrodzeń).

Okres ten aktualnie można skrócić, pod warunkiem złożenia za wskazanych zatrudnionych tzw. raportów informacyjnych do ZUS. Czas archiwizacji ulega wtedy skróceniu do 10 lat od końca roku kalendarzowego, w którym złożony został dany raport.

Co do pracowników z najdłuższym stażem (tj. zatrudnionych przed 1 stycznia 1999 r.) nie ma możliwości złożenia takich raportów, a zatem i skrócenia okresu archiwizacji. Oznacza to, że w ich przypadku akta osobowe i dokumentację płacową wciąż trzeba przechowywać przez 50 lat.

Powyższe zasady nie dotyczą innej dokumentacji związanej z zatrudnieniem, np. odnoszącej się do czasu pracy (ewidencji czasu pracy, dokumentacji w sprawie urlopów wypoczynkowych, wyjść prywatnych itp.). Takie dokumenty zwyczajowo przechowywano przez 3 lata, do czasu przedawnienia ewentualnych roszczeń podwładnego. Takie podejście zaaprobował także resort pracy w jednym ze swoich stanowisk.

Uwaga na sankcje

Pracodawca lub osoba działająca w jego imieniu ponosi odpowiedzialność nie tylko za pozostawienie dokumentacji pracowniczej w warunkach grożących uszkodzeniem lub zniszczeniem, ale również za nieprzechowywanie jej przez okres wynikający z przepisów prawa. W obu przypadkach wykroczenia te są zagrożone karą grzywny od 1000 zł do 30 000 zł. Są przy tym plany, aby kwoty te podnieść odpowiednio do 1500 zł i 45 000 zł.

W przypadku pracodawców będących spółkami kapitałowymi (sp. z o. o. lub s.a.), odpowiedzialność poniesie najczęściej członek zarządu odpowiadający za obszar HR. W praktyce niewykluczone, że ukarana zostanie osoba, której powierzono wykonywanie zadań związanych z prowadzeniem bądź archiwizacją dokumentacji pracowniczej.

Zdaniem autorów

Marta Rogocz, adwokat, starszy prawnik w Zawirska Ruszczyk

Andrzej Orzechowski, adwokat, partner w Zawirska Ruszczyk

Nie ma przeszkód, aby archiwizowanie dokumentacji pracowniczej powierzyć profesjonalnym podmiotom świadczącym tego typu usługi, np. w ramach outsourcingu. Jednak pomimo transferu tych obowiązków, odpowiedzialność wykroczeniowa wciąż będzie spoczywała na pracodawcy, a nie na zewnętrznej firmie. Potwierdza to nie tylko literalne brzmienie przepisów, ale również stanowisko resortów pracy oraz kultury i dziedzictwa narodowego. Wyboru dostawcy tych usług należy więc dokonać bardzo rozważnie. Powinni oni powadzić tzw. regulowaną działalność w tym zakresie i być wpisani do odpowiedniego rejestru przechowawców prowadzonego przez marszałków województwa.