Obowiązek poinformowania organu rentowego o podjęciu działalności zarobkowej i o wysokości osiąganego z tego tytułu przychodu, a po upływie roku kalendarzowego – o wysokości przychodu osiągniętego w poprzednim roku kalendarzowym, nakłada na osoby pobierające świadczenie emerytalno-rentowe art. 127 ust. 1 ustawy z 17 grudnia 1998 r. o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych (tekst jedn.Dz.U. z 2024 r. poz. 1631 ze zm.). Jednocześnie ust. 2 w przywołanym artykule rozszerza ten wymóg na pracodawców i zleceniodawców, a w przypadku osoby pełniącej służbę – na właściwe komórki kadrowe. Termin na złożenie informacji o wysokości przychodu osiągniętego w poprzednim roku kalendarzowym wyznacza zaś § 5 ust. 1-2 rozporządzenia ministra pracy i polityki socjalnej z 22 lipca 1992 r. w sprawie szczegółowych zasad zawieszania lub zmniejszania emerytury i renty (Dz.U. nr 58, poz. 290 ze zm.), zgodnie z którym dokument powinien być złożony do końca lutego.

Wymienione informacje dotyczą działalności zarobkowej objętej obowiązkiem ubezpieczeń emerytalno-rentowych oraz przychodu, od którego odprowadzono składki na te ubezpieczenia, z wyłączeniami określonymi w ustawie emerytalnej. Jedno z takich wyłączeń, o których często zapominają kadrowcy, zawiera art. 104 ust. 4 ustawy emerytalnej. Chodzi o osoby zwolnione z obowiązku ubezpieczeń społecznych w związku z pobieraniem świadczenia emerytalno-rentowego lub z uwagi na objęcie nimi z innego tytułu.

Płatnicy składek muszą więc poinformować o zatrudnieniu takich osób oraz o przychodzie osiągniętym przez nie w poprzednim roku kalendarzowym, mimo że z danej działalności nie są one objęte ubezpieczeniami emerytalno-rentowymi. W praktyce wyłączenie to najczęściej dotyczy:

- osób świadczących pracę na podstawie kilku umów zleceń, z których – z uwagi na osiągany dochód – tylko część objęta jest obowiązkiem ubezpieczeń emerytalno-rentowych,

- umów zleceń zawartych z osobami zatrudnionymi jednocześnie w innym podmiocie w ramach umowy o pracę z wynagrodzeniem odpowiadającym co najmniej wynagrodzeniu minimalnemu.

Jaki dochód podać w zaświadczeniu?

Fakt, że w sytuacjach określonych w art. 104 ust. 4 ustawy emerytalnej emeryci i renciści nie są objęci ubezpieczeniami emerytalno-rentowymi, a tym samym od osiąganego przychodu nie były odprowadzane składki na wspomniane ubezpieczenia, budzi u kadrowców wątpliwości dotyczące tego, jakie kwoty wykazać w zaświadczeniu rocznym. W takim przypadku musimy podać kwoty, od których naliczone byłyby składki emerytalno-rentowe, gdyby istniał obowiązek ich odprowadzenia. Wynika to z art. 18 ust. 3 oraz ust. 7 ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (tekst jedn.: Dz.U. z 2024 r. poz. 497 ze zm.). Podstawa wymiaru składek uzależniona jest od formy wynagradzania:

- jeżeli odpłatność została określona w umowie kwotowo, w kwotowej stawce godzinowej lub akordowej albo prowizyjnie, podstawę składek stanowi przychód w rozumieniu przepisów o podatku dochodowym od osób fizycznych, osiągany z tytułu zlecenia,

- jeżeli odpłatność została ustalona w inny sposób, podstawę stanowi zadeklarowana kwota nie niższa jednak od wynagrodzenia minimalnego.

Przygotowując zaświadczenie, warto też pamiętać o tym, że choć rozporządzenie w sprawie zawieszania świadczeń emerytalno-rentowych w § 5 ust. 2 wymaga przedłożenia informacji jedynie o łącznym rocznym dochodzie, lepiej jest podać go w rozbiciu miesięcznym. Pozwoli to uniknąć dodatkowej pracy w przyszłości. Jeżeli bowiem płatnik wykaże w zaświadczeniu tylko dochód łączny, ZUS wezwie go do uzupełnienia zaświadczenia o informację o kwotach osiągniętych w poszczególnych miesiącach. Ma to związek ze sposobem rozliczania przez ten organ świadczeń emerytalno-rentowych.

Konsekwencje nieprzekazania informacji

Po otrzymaniu brakującego zaświadczenia ZUS dokona wstecznego rozliczenia pobranego przez daną osobę świadczenia emerytalno-rentowego. Jeżeli okaże się, że z uwagi na osiągnięte przychody powinno być ono obniżone, do zwrotu nadpłaconej kwoty zobowiązany będzie płatnik, który nie przekazał w wymaganym terminie stosownego zaświadczenia. Uniemożliwił bowiem w ten sposób organowi rentowemu dokonanie bieżącego rozliczenia. Obowiązek ten wynika z art. 84 ust. 6 ustawy systemowej. W myśl przywołanego przepisu, jeżeli wypłacenie nienależnych świadczeń zostało spowodowane przekazaniem przez płatnika składek lub inny podmiot nieprawdziwych danych mających wpływ na prawo do świadczeń lub na ich wysokość, obowiązek zwrotu tych świadczeń wraz z odsetkami obciąża odpowiednio płatnika lub inny podmiot, za cały okres, za który nienależne świadczenia zostały wypłacone. Znajduje to też potwierdzenie w orzeczeniach Sądu Najwyższego – przykładem może tu być wyrok z 4 października 2018 r., III UK 152/17, czy też postanowienie z 25 czerwca 2019  r.,II UK 287/18.

Przykład

Od 1 marca do 31 grudnia 2024 r. spółka z o.o. zatrudniała na podstawie umowy zlecenia 50-letnią osobę pobierającą rentę z tytułu częściowej niezdolności do pracy. Z uwagi na to, że ze złożonego oświadczenia wynikało, że jest ona zatrudniona w innym podmiocie na podstawie pełnoetatowej umowy o pracę z wynagrodzeniem wyższym od wynagrodzenia minimalnego oraz nie wystąpiła o objęcie ze zlecenia ubezpieczeniami dobrowolnymi, spółka zgłosiła ją tylko do ubezpieczenia zdrowotnego. Mimo że zlecenie nie było objęte ubezpieczeniami emerytalno-rentowymi, spółka powinna poinformować ZUS o zatrudnieniu rencisty od 1 marca 2024 r. oraz o ustaniu zatrudnienia 31 grudnia 2024 r. Natomiast do 28 lutego 2025 r. będzie musiała złożyć zaświadczenie o przychodzie osiągniętym w 2024 r. Odpłatność za zlecenie ustalona została w stałej miesięcznej kwocie wynoszącej 4.600 zł i ta kwota powinna być podana jako przychód miesięczny w okresie objętym zaświadczeniem (marzec-grudzień). Natomiast dochód łączny wyniesie: 10 miesięcy x 4.600 zł = 46.000 zł.

Autor jest specjalistą ds. kadr i płac