Przedsiębiorstwa o globalnym zasięgu, zatrudniające pracowników w różnych częściach świata, to aktualnie jedni z większych pracodawców w Polsce. Międzynarodowa współpraca nawet w ramach jednej grupy kapitałowej potrafi być bardzo złożona i może wymagać wiedzy eksperckiej z wielu dziedzin lub ustawodawstw. Choć takie modele biznesowe niosą liczne korzyści, wiążą się również z wyzwaniami, szczególnie w zakresie organizacji czasu pracy.
Jakie problemy czekają na pracodawcę?
W międzynarodowych grupach kapitałowych tworzenie macierzowych struktur zatrudnienia, zespołów projektowych oraz funkcjonalnych, których członkowie dobierani są niezależnie od lokalizacji, jest normą. Nie jest to jednak typowy model współpracy z perspektywy obowiązujących w Polsce przepisów. Wymiana e-maili czy dokumentów rzadko stanowi problem, ponieważ może odbywać się asynchronicznie. Jednak, gdy w grę wchodzą spotkania online lub wymagana jest niezwłoczna responsywność, różnice czasowe mogą stać się poważnym wyzwaniem.
Czytaj więcej:
Przykładowo w sytuacji, gdy pracownik świadczący pracę z Polski ma uczestniczyć w wideokonferencji z zespołem w Stanach Zjednoczonych – różnica czasu może wynosić nawet dziewięć godzin. Może się również zdarzyć, że kluczowy klient oczekuje szybkiej reakcji, a lokalne godziny pracy nie pokrywają się z jego harmonogramem. Tymczasem podstawą dla planowania czasu pracy dla członków zespołów międzynarodowych wykonujących pracę z Polski jest strefa czasowa, w której się znajdujemy. Dodatkową komplikacją są dni wolne – święto obchodzone w Polsce nie zawsze oznacza dzień wolny w innym kraju, co może prowadzić do konieczności świadczenia pracy w dni ustawowo wolne od pracy.
Mimo tych trudności istnieją skuteczne rozwiązania, które pozwalają elastycznie zarządzać czasem pracy bez naruszania przepisów i z dbałością o dobrostan pracowników.
Ruchomy czas pracy
Niezależnie od obowiązującego systemu czasu pracy, możliwe jest zastosowanie coraz bardziej popularnego wśród pracodawców ruchomego czasu rozpoczęcia i zakończenia pracy. Wówczas pracownik, wiedząc, że zaplanował spotkanie o godzinie 19:00 z klientem z zagranicy, może rozpocząć pracę w danym dniu odpowiednio później w ramach ośmiogodzinnego dnia pracy.
Decydując się na wprowadzenie ruchomego czasu pracy, pracodawcy powinni pamiętać, że zobowiązani są zagwarantować pracownikom odpowiedni odpoczynek – 11 godzin odpoczynku dobowego i 35 godzin nieprzerwanego odpoczynku w tygodniu. Ruchome godziny rozpoczęcia pracy, nie powinny mieć więc w związku z tym zbyt szerokiego zakresu. Bezpiecznym rozwiązaniem będzie przedział maksymalnie pięciogodzinny.
Przykład:
Polski zakład pracuje w godzinach 9:00-17:00. Jeden z zespołów został przydzielony do długoterminowego wsparcia spółki z tej samej grupy kapitałowej, z siedzibą w Sao Paulo, w Brazylii. Różnica czasowa między oboma zakładami wynosi cztery godziny. Managerowie obawiają się, że członkowie polskiego zespołu będą musieli często zostawać dłużej w pracy, aby lepiej dostosować się do potrzeb grupy brazylijskiej, przez dojdzie u nich do pracy w godzinach nadliczbowych. Jak uniknąć nadgodzin?
Potencjalnym wartym do rozważenia rozwiązaniem będzie wdrożenie w zakładzie ruchomego czasu pracy, zgodnie z którym pracownicy wykonujący pracę z Polski będą mogli rozpoczynać pracę między godziną 9:00 a np. 14:00 i kończyć ją odpowiednio po ośmiu godzinach, to jest między 17:00 a 22:00. Pozwoli to na dostosowanie godzin pracy członków danego zespołu do ich aktualnych obowiązków, bez konieczności pracy w nadgodzinach.
Zastosowanie zadaniowego systemu czasu pracy
System zadaniowy sprawdza się tam, gdzie trudno jest precyzyjnie określić godziny rozpoczęcia i zakończenia pracy, a jednocześnie zadania nie wymagają pracy w porze nocnej. W tym systemie liczy się realizacja powierzonych zadań, a nie sztywna ewidencja godzin pracy. Oznacza to, że pracownik może rozplanować swój dzień tak, aby zmieścić się w normatywnym (co do zasady ośmiogodzinnym) czasie pracy, dostosowując harmonogram do potrzeb biznesowych. Wdrożenie tego rozwiązania musi być jednak uzasadnione rodzajem, organizacją pracy lub też miejscem jej wykonywania (np. w przypadku pracowników zdalnych).
Zastosowanie nachodzących na siebie grafików (ovelapping hours)
Overlapping hours to wyznaczone godziny przeznaczone na współpracę między zespołami znajdującymi się w różnych strefach czasowych. Jest to rozwiązanie jedynie organizacyjne, w związku z czym pracodawca nie ma obowiązku uregulowania go w sposób formalny. Może znaleźć odzwierciedlenie w grafikach poszczególnych zespołów.
Przykład:
Zespół projektowy polskiej spółki ma organizować cykliczne szkolenia i webinary dla klientów wraz z powiązaną spółką amerykańską, której pracownicy z biura w Nowym Jorku mają współtworzyć materiały graficzne i współuczestniczyć jako prelegenci na tych wydarzeniach. Koordynator projektu co tydzień wyznacza zadania i przewidywany czas na ich wykonanie. Jakie rozwiązania pozwolą ułatwić organizację współpracy tego polsko-amerykańskiego zespołu?
W tym wypadku na pierwszy rzut oka właściwy do zastosowania w przypadku zatrudnionej Polsce części zespołu wydaje się zadaniowy czas pracy (choć przed podjęciem decyzji o jego wprowadzeniu zawsze rekomendujemy bardziej szczegółową, indywidualną analizę). Pracodawca nie narzuca bowiem tym pracownikom konkretnych godzin, a jedynie wyznacza zakres zadań do zrealizowania. Jednocześnie pracownicy muszą zadbać o to, aby zadania, wymagające ścisłej współpracy z kolegami z zagranicy, były wykonane. W związku z tym, organizując swoją pracę, powinni się liczyć z porą aktywności drugiej części zespołu.
Nie ma przy tym przeszkód, aby koordynator projektu, dla ułatwienia współpracy, wyznaczył dla członków zespołu z obu lokalizacji kilka nachodzących na siebie godzin współpracy. Przykładowo, od pracowników z Polski mógłby wymagać dostępności codziennie między 16:00 a 17:30 i odpowiednio między 10:00 a 11:30 od pracowników z USA. Warto dodać, że zastosowanie takich overlapping hours nie przekreśla możliwości korzystania z zadaniowego czasu pracy.
Co ważne, pracodawcy nie muszą ograniczać się każdorazowo wyłącznie do jednego z omawianych rozwiązań.
Przykład:
Pracodawca chciałby wyznaczyć overlapping hours raz w tygodniu, ale półtorej godziny na taką współpracę to dla niego za krótko. Jak zorganizować czas pracy?
Pracodawca może wyznaczyć ruchomy czas rozpoczęcia pracy między 9:00 a 11:00. Pracownicy w ten sposób będą wiedzieli, że w dniu, kiedy wyznaczone są godziny wspólnej współpracy, powinni odpowiednio dostosować swój czas rozpoczęcia i zakończenia pracy.
Praca w porze nocnej
Co zrobić, jeżeli jednak żadne z powyższych rozwiązań nie pozwala uniknąć pracy w nocy? Zastosowanie znajdą przepisy o pracy w porze nocnej. Wielu pracodawców się ich wystrzega, jednak czy słusznie? Czasami może to być jedyne rozwiązanie pozwalające zapewnić najwyższy poziom usług i stały kontakt ze współpracownikami, czy klientami z zagranicy.
Jeśli praca w nocy jest niezbędna, pracodawcy powinni być gotowi na organizowanie jej w odpowiedni sposób i stosowne rekompensaty dla pracowników. Mają przy tym możliwość dostosowania pracy w porze nocnej do swoich potrzeb, poprzez wskazanie przedziału godzin, które będą stanowiły dla zakładu porę nocną – w ramach ośmiogodzinnego przedziału między 21:00 a 7:00.
Przykład:
Pracodawca zatrudnia specjalistów pracujących nad projektem dla klienta z Australii. Różnica czasowa wynosi 10 godzin, a spotkania potrafią trwać nawet sześć godzin. Klient oczekuje także pełnej, natychmiastowej responsywności. Jak zorganizować czas pracy?
Wyznaczenie przez polskiego pracodawcę pory nocnej w godzinach między 23:00 a 7:00 (co odpowiada godzinom między 9:00 a 17:00 czasu australijskiego) oraz powierzenie pracownikom pracy w porze nocnej pozwoli na zgodną z ustaleniami obsługę klienta.
Zdaniem autorek
Kinga Polewka-Włoch, Starsza Prawniczka, PCS | Littler
Magdalena Pawełczyk Asystent prawny, PCS | Littler
Omówione rozwiązania obejmują tylko niektóre z narzędzi zarządzania czasem pracy. Z perspektywy pracodawców warto więc dokładnie przeanalizować wszelkie możliwości, jakie daje odpowiednie zastosowanie przepisów o czasie pracy. Ich właściwe zastosowanie może bowiem pozwolić skutecznie uniknąć - z reguły niepożądanych zarówno przez pracodawców jak i pracowników - nadgodzin. Co dodatkowo istotne, oferowanie pracownikom pewnej elastyczności, dbając tym samym o ich czas offline i wellbeing, zmniejsza prawdopodobieństwo wypalenia pracowników i powoduje, że są bardziej przywiązani do miejsca swojej pracy.
Dostosowanie czasu pracy do potrzeb zespołu to także istotny czynnik konkurencyjności na rynku. Coraz więcej pracowników zwraca uwagę nie tylko na wynagrodzenie, ale również na komfort pracy i benefity. Pracodawcy, którzy wdrażają elastyczne modele pracy, mają większe szanse na zatrzymanie talentów i poprawę efektywności zespołów.
