Podczas urlopu bezpłatnego pracownik, formalnie pozostając w zatrudnieniu, ma prawo nie świadczyć pracy, ale nie otrzymuje w tym czasie żadnych świadczeń od pracodawcy. Takiego urlopu udziela się na wniosek zainteresowanego, który powinien wskazać okres, w jakim ma zostać udzielony. Wniosek nie wymaga nawet formy pisemnej. Sąd Najwyższy w wyroku z 1.02.2017 r., I PK 41/16 stwierdził, że dopuszczalna jest nawet forma dorozumiana.
Wniosek nie wymaga uzasadnienia. Naturalne wydaje się jednak, że pracownik, chcący być nieobecnym w pracy przez dłuższy czas, poinformuje pracodawcę, z jakiego powodu wnioskuje o urlop bezpłatny.