Teraz korzystanie z systemu jest dobrowolne. Od 2023 r. będzie jednak obowiązkowe. Nowy standard fakturowania stawia przed firmami wiele wyzwań, głównie technologicznych, którym sprostanie może okazać się bardzo opłacalne. Jak wynika z danych WEBCON (producenta oprogramowania low-code i dostawcy systemów obiegów dokumentów), przejście na elektroniczne fakturowanie w firmie, w której przez dział księgowości przechodzi średnio 100 faktur dziennie, oznacza oszczędność nawet 2 tysięcy godzin rocznie, czyli jednego etatu.
Polska stawia na e-faktury
1 stycznia 2022 roku Polska dołączyła do grona zaledwie kilku krajów europejskich, w których stosuje się tzw. faktury ustrukturyzowane. Na razie dobrowolnie. Jednak zgodnie z zapowiedziami Ministerstwa Finansów, w przyszłym roku (prawdopodobnie w II kwartale) korzystanie z KSeF będzie obowiązkowe dla wszystkich polskich przedsiębiorców.
KSeF, czyli Krajowy System e-Faktur, to platforma stworzona przez Ministerstwo Finansów, która służy do wystawiania i otrzymywania faktur drogą elektroniczną. Wprowadzenie obowiązku korzystania z KSeF pociągnie za sobą kluczową zmianę – od tego momentu każdy przedsiębiorca działający na terenie Polski będzie musiał korzystać z nowego rodzaju dokumentów, tzw. faktur ustrukturyzowanych (e-Faktur). e-Faktura zgodnie z definicją zawartą w znowelizowanej ustawie o VAT, jest fakturą wystawioną przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur, posiadającą numer identyfikujący ją w systemie.
Jakie są zalety e-faktur?
Cyfryzacja faktur ma oczywiście zalety. To przede wszystkim oszczędność czasu i pieniędzy. Wystawianie i przesyłanie elektronicznych faktur w standardzie KSeF daje pewność, że trafią one do odbiorcy – i to szybciej niż dotychczas, co pozytywnie wpłynie na dynamikę obrotu między przedsiębiorcami oraz na rozliczenia. Wprowadzenie jednego wzoru oznacza z kolei, że możliwa staje się pełna automatyzacja procesu rejestracji faktur w systemach informatycznych odbiorcy. W praktyce, dzięki KSeF wprowadzenie kompletnego rozwiązania elektronicznego obiegu faktur do firmy będzie prostsze, a to przełoży się na kolejne korzyści.
Czytaj więcej:
Po drugie, są to korzyści z tytułu VAT. Przedsiębiorcy korzystający z Krajowego Systemu e-Faktur zyskają możliwość szybszego zwrotu podatku VAT. Użytkownik systemu, spełniając określone przez Ministerstwo Finansów warunki, może otrzymać zwrot o 1/3 szybciej niż dotychczas – w ciągu 40, a nie 60 dni.
Po trzecie wreszcie, koniec z archiwizacją faktur. Każda faktura ustrukturyzowana będzie automatycznie archiwizowana w systemie i przechowywana w nim przez 10 lat. Dzięki temu wyeliminowane zostaną duplikaty, dokumenty nigdy nie ulegną zniszczeniu ani zgubieniu, co w przypadku faktur tradycyjnych, czasami się zdarza. Powinno to również doprowadzić do zniesienia obowiązku archiwizacji faktur przesyłanych w ramach KSeF przez samego przedsiębiorcę – a to oznacza kolejne oszczędności.
Rozbudowany formularz
Na co trzeba uważać? Po pierwsze, na skomplikowaną strukturę formularza. Krajowy System e-Faktur został zaprojektowany tak, aby obsłużyć wszystkie możliwe przypadki. To przyszłościowe podejście ma jednak jedną wadę – formularz przygotowany na każdą ewentualność zawiera aż kilkaset pól. W związku z tak rozbudowaną strukturą jego poprawne wypełnienie może początkowo zabrać dużo więcej czasu niż wystawienie tradycyjnej faktury.
Wiąże się to z koniecznością edukacji pracowników. KSeF w przyszłości ma maksymalnie uprościć proces fakturowania. Jednak jak każda zmiana prawno-podatkowa i ta wiąże się z nowymi informacjami, procesami, konsekwencjami. Niezbędne zatem jest odpowiednie przeszkolenie wszystkich zaangażowanych pracowników w zakresie nowego sposobu fakturowania i narzędzi służących w firmie do tego procesu. I trzeba na to wygospodarować czas i środki, planując na dodatek szkolenia odpowiednio wcześniej, przed wprowadzeniem obowiązku elektronicznego fakturowania.
Czytaj więcej:
No i oczywiście kolejne przedsięwzięcie, wymagające czasu, odpowiednio wczesnych terminów i uwzględnienia w kosztach to dostosowanie istniejących systemów informatycznych do KSeF. Te firmy, które korzystają z systemów do wystawiania faktur (np. systemów ERP) lub też rejestrowania i akceptacji faktur przychodzących (elektronicznych obiegów), będą musiały dostosować swoje systemy do pracy z Krajowym Systemem e-Faktur lub zaplanować i przeprowadzić proces migracji istniejących rozwiązań do nowszych wersji wspierających KSeF.
– KSeF jest tak naprawdę kolejnym źródłem, z którego faktury będą przychodzić do firmy lub będą musiały być tam wystawiane. Jeżeli firma korzysta z elastycznego systemu informatycznego, obsługa e-Faktur nie powinna stanowić wyzwania technologicznego. Obecnie, piłka leży po stronie Ministerstwa Finansów, aby dobrze przygotować Krajowy System e-Faktur i budować jego świadomość wśród polskich przedsiębiorców – mówi Łukasz Wróbel, wiceprezes WEBCON.
