Ministerstwo Sprawiedliwości przedstawiło założenia dotyczące nowelizacji kodeksu postępowania cywilnego w zakresie wnoszenia pism elektronicznych do sądu. Wskazano, że w przypadku Portalu Informacyjnego (zwanego dalej „PI”) istnieją możliwości prowadzenia dwustronnej komunikacji elektronicznej z sądem, przy czym zmiany będą wprowadzane stopniowo z uwzględnieniem ograniczeń przedmiotowych i podmiotowych.

Zakres przedmiotowy

Proponowane zmiany obejmują m.in. wprowadzenie projektowanego art. 125(1) § 1 kodeksu postępowania cywilnego, zgodnie z którym pismo podlegałoby wniesieniu za pośrednictwem Portalu Informacyjnego, gdy przepis ustawy tak stanowi, przy czym uważane będzie za wniesione z chwilą jego umieszczenia w PI, w tym:

- zgłoszenia się do udziału w sprawie przez pełnomocnika zawodowego albo prokuratora;

- zawiadomienia o wypowiedzeniu pełnomocnictwa procesowego;

- zawiadomień, o których mowa w art. 136 § 1, 4 i 5 k.p.c. oraz art. 387(1) k.p.c.;

- oświadczenia w przedmiocie zgody na prowadzenie mediacji;

- wniosku o przeprowadzenie posiedzenia zdalnego;

- apelacji, zażalenia, skargi na czynność referendarza sądowego;

- pism procesowych w toku postępowań wywołanych wniesieniem apelacji, zażalenia lub skargi na czynność referendarza sądowego;

- wniosku o doręczenie orzeczenia wraz z uzasadnieniem wydanego w wyniku rozpoznania apelacji, zażalenia lub skargi na czynność referendarza sądowego, jak również pism uzupełniających braki formalne takiego wniosku.

Ministerstwo Sprawiedliwości zakłada także dalsze rozszerzenie rozwiązań dotyczących wnoszenia pism za pośrednictwem PI na inne kategorie pism, co ma nastąpić poprzez kolejne zmiany ustawowe.

Zakres podmiotowy

Projektodawca przewiduje, że w odniesieniu do powyższych pism przepis będzie obejmował adwokatów, radców prawnych, rzeczników patentowych, Prokuratorię Generalną Rzeczypospolitej Polskiej oraz prokuratorów, przy czym ma on ustępować rozwiązaniom funkcjonującym w systemach teleinformatycznych obsługujących postępowanie cywilne, w szczególności obsługujących postępowanie upadłościowe i restrukturyzacyjne (art. 216a ustawy z 28 lutego 2003 r. – Prawo upadłościowe oraz art. 196a ustawy z 15 maja 2015 r. – Prawo restrukturyzacyjne).

Okres przejściowy

Powyższe rozwiązanie w pierwszym roku od wejścia w życie ustawy będzie miało charakter fakultatywny (z jednym zastrzeżeniem, o czym poniżej), a później stanie się obligatoryjne.

Taki okres przejściowy ma zapewnić z jednej strony niezakłócone i stabilne prowadzenie toczących się postępowań, a z drugiej strony stopniowe dostosowanie do nowych regulacji i płynne przejście w zakresie projektowanych zmian. Co istotne, okres przejściowy ma też umożliwić identyfikację potencjalnych problemów i ich eliminację przed wprowadzeniem obligatoryjności wnoszenia pism poprzez PI.

Jak wskazano wyżej, zapowiedź nowelizacji przewiduje wyjątek od stopniowego wprowadzania nowych rozwiązań. Zawodowi pełnomocnicy będą wnosili za pośrednictwem PI także wnioski i pisma procesowe w toku postępowania o zatwierdzenie ugody zawartej w mediacji prowadzonej na podstawie umowy, przy czym w tym przypadku obowiązek będzie obowiązywał od chwili wejścia w życie ustawy.

Jednocześnie projektodawca zastrzega, że wniesienie innych pism procesowych, tj. niewymienionych w projekcie ustawy, z wykorzystaniem PI, uznane będzie za bezskuteczne jako niedopuszczalne w świetle projektowanych przepisów.

Wyłączenia

Projekt przewiduje również pewne wyłączenia dotyczące wnoszenia pism procesowych za pośrednictwem PI. Nowe przepisy nie znajdą zastosowania do pism wnoszonych do Sądu Najwyższego, jako że nie korzysta on z przedmiotowych rozwiązań informatycznych. Ponadto wyłączone mają zostać pisma wnoszone w postępowaniu wieczystoksięgowym i rejestrowym (art. 125(1) § 3 k.p.c.), co jak wskazano w zapowiedzi nowelizacji, wynika z uwzględnienia specyfiki tych postępowań i szczególnych uregulowań dotyczących ich prowadzenia.

Przeszkody techniczne

Słusznie zwrócono uwagę na możliwe awarie techniczne, zważywszy że wniesieniu przez portal miałyby podlegać pisma takie jak np. apelacja. Ponadto, może się okazać, że np. załączniki nie będą spełniać wymagań cyfrowych, co potencjalnie może uniemożliwić zapoznanie się z nimi przez sąd. Jak zauważono w uzasadnieniu projektu, praktyka stosowania rozwiązań teleinformatycznych wskazuje, że załączniki do pism procesowych często stanowią obszerną dokumentację o znacznych rozmiarach, przekraczających limity transferu danych. Projekt przewiduje zatem regulacje, które znajdą zastosowanie w sytuacji, gdy wniesienie pisma lub załączników napotyka przeszkody techniczne. Wprowadzone mają zostać także sankcje za nieuprawdopodobnienie, że pismo bądź załączniki do pisma nie mogły zostać wniesione za pośrednictwem PI bez winy wnoszącego.

Przewidziana została przy tym norma ogólna, zgodnie z którą w przypadku, gdy przepis wymaga wniesienia określonego pisma procesowego przez zawodowego pełnomocnika wyłącznie za pośrednictwem PI, pismo wniesione z pominięciem tego trybu nie wywołuje skutków prawnych, jakie ustawa wiąże z jego wniesieniem do sądu, o czym przewodniczący zawiadamia wnoszącego pismo.

Dodatkowe założenia

Mając na celu maksymalne wykorzystanie możliwości Portalu Informacyjnego, przewidziano dodatkowe rozwiązania obejmujące min. świadczenie pomocy prawnej z urzędu. Kanał komunikacyjny PI miałby zostać rozszerzony za wzajemną komunikację pomiędzy sądem a okręgowymi radami adwokackimi oraz radami okręgowych izb radców prawnych w przypadku wyznaczania adwokata lub radcy prawnego celem świadczenia pomocy prawnej z urzędu. O wyznaczeniu danego pełnomocnika właściwa okręgowa rada adwokacka lub rada okręgowa izby radców prawnych miałaby zawiadamiać sąd oraz wyznaczonego pełnomocnika, przesyłając mu z wykorzystaniem PI w szczególności informację o sprawie, w której został wyznaczony.

Ponadto, rozszerzeniu ma podlegać krąg podmiotów, które zostaną objęte obowiązkiem doręczenia korespondencji przez sąd za pośrednictwem PI o komorników sądowych oraz stałych mediatorów.

Co istotne, założenia przewidują też dokonywanie doręczeń bezpośrednich z wykorzystaniem portalu informacyjnego przez pełnomocników zawodowych, nawet w sytuacji gdy pismo nie jest objęte możliwością wnoszenia go do sądu za pośrednictwem PI. Projektowane jest również zmniejszenie obowiązków formalnych związanych z doręczeniami wzajemnymi między pełnomocnikami zawodowymi, jako że dotychczasowa regulacja okazała się w praktyce zbyt rygorystyczna i formalistyczna.

Ocena regulacji

W założeniu projektodawcy nowelizacja ma na celu zwiększenie efektywności postępowania i zmniejszenie kosztów związanych z wydrukiem i doręczeniem przesyłek w formie tradycyjnej. Niewątpliwie jest to krok w kierunku informatyzacji sądów. Projektowane zmiany będą jednak wymagały wprowadzenia właściwych rozwiązań technicznych, które zminimalizują ryzyko potencjalnych awarii systemu, przerw technicznych etc. Jednocześnie, mając na uwadze, że częstokroć załączniki są obszerne, konieczne będzie wprowadzenie rozwiązań technicznych zapewniających rzeczywistą możliwość zastosowania w praktyce nowych rozwiązań, bez uszczerbku dla interesu stron. Należy mieć również na uwadze, że regulacja ta ma na celu zapewnienie spójności z planowanym w przyszłości systemem cyfrowych akt sądowych.

Artykuł powstał we współpracy z siecią Kancelarie RP