Kontrola Wojewódzkiego Inspektoratu Ochrony Środowiska jest jednym z najważniejszych momentów w funkcjonowaniu przedsiębiorcy, którego działalność choćby pośrednio oddziałuje na środowisko. Dla wielu firm sama informacja o planowanej wizycie inspektorów oznacza stres, pośpieszne szukanie dokumentów i pytanie, czy wszystko zostało wykonane prawidłowo. Tymczasem kontrola WIOŚ nie powinna być traktowana wyłącznie jako zagrożenie. Jest to przede wszystkim formalne postępowanie służące sprawdzeniu, czy podmiot korzystający ze środowiska działa zgodnie z przepisami, decyzjami administracyjnymi i warunkami korzystania ze środowiska.

WIOŚ kontroluje nie tylko duże zakłady przemysłowe. W praktyce kontrola może dotyczyć każdego przedsiębiorcy, który wytwarza odpady, emituje substancje do powietrza, odprowadza ścieki, korzysta z instalacji, posiada separatory, prowadzi magazyn, warsztat, myjnię, lakiernię, zakład produkcyjny, firmę transportową albo wprowadza na rynek produkty w opakowaniach. Kontrola może objąć również działalność rolniczą, leśną, ogrodniczą czy hodowlaną, jeżeli wiąże się ona z korzystaniem ze środowiska. Nie ma więc znaczenia wyłącznie rozmiar firmy. Istotne jest to, czy działalność generuje obowiązki środowiskowe.

Kto podlega kontroli?

Podstawowy błąd wielu przedsiębiorców polega na przekonaniu, że skoro firma nie posiada pozwolenia środowiskowego, to WIOŚ nie ma czego kontrolować. Jest odwrotnie. Inspektorzy mogą badać również to, czy dane pozwolenie powinno zostać uzyskane. Brak decyzji administracyjnej nie wyłącza ryzyka kontroli, lecz często je zwiększa. Jeżeli zakład prowadzi działalność wymagającą pozwolenia na emisję, pozwolenia wodnoprawnego, wpisu do BDO, zezwolenia odpadowego albo innej decyzji, a dokumentu nie posiada, kontrola może zakończyć się poważnymi konsekwencjami.

Jak się przygotować?

Przygotowanie do kontroli powinno zacząć się jeszcze zanim firma otrzyma zawiadomienie. Najbezpieczniej traktować obowiązki środowiskowe jako stały element zarządzania przedsiębiorstwem, a nie jako dokumenty kompletowane dopiero w ostatniej chwili. W praktyce oznacza to konieczność regularnego sprawdzania decyzji, pozwoleń, zgłoszeń, ewidencji, sprawozdań, opłat oraz rzeczywistego stanu zakładu. Inspektor nie ogranicza się bowiem do czytania segregatorów. Porównuje dokumentację z tym, co faktycznie dzieje się na terenie przedsiębiorstwa.

Pierwszym krokiem powinien być przegląd decyzji administracyjnych. Trzeba ustalić, czy firma posiada wszystkie wymagane pozwolenia, czy są one aktualne, czy obejmują rzeczywiście prowadzoną działalność i czy zakład nie przekroczył warunków w nich określonych. Zdarza się, że przedsiębiorca ma pozwolenie, ale instalacja została rozbudowana, zmieniono rodzaj paliwa, zwiększono produkcję, rozpoczęto magazynowanie nowych odpadów albo zmieniono sposób odprowadzania ścieków. Wtedy formalnie istniejąca decyzja może już nie odpowiadać rzeczywistości.

Drugim obszarem jest gospodarka odpadami. WIOŚ bardzo często sprawdza, czy odpady są prawidłowo klasyfikowane, czy mają właściwe kody, czy są magazynowane w sposób bezpieczny, czy nie przekroczono dopuszczalnych ilości, czy miejsca magazynowania są oznaczone, czy odpady nie mieszają się ze sobą oraz czy przekazywane są uprawnionym odbiorcom. Szczególne znaczenie ma ewidencja w BDO. Karty przekazania odpadów, karty ewidencji, sprawozdania i rzeczywisty obrót odpadami powinny do siebie pasować. Rozbieżności między dokumentami a stanem magazynu są jednym z typowych źródeł problemów.

Trzecim elementem są emisje. Jeżeli zakład wprowadza do powietrza gazy lub pyły, korzysta z kotłów, lakierni, suszarni, linii technologicznych, urządzeń odpylających albo innych instalacji, należy sprawdzić, czy wymagane są pozwolenia, zgłoszenia, pomiary lub raporty. Trzeba też upewnić się, że urządzenia ograniczające emisję są sprawne. Filtr, separator, odpylacz lub inna instalacja ochronna nie mogą istnieć tylko w dokumentacji. Ich praca powinna być udokumentowana, a stan techniczny możliwy do wykazania.

Czwarty obszar to sprawozdawczość i opłaty. Przedsiębiorca powinien mieć przygotowane potwierdzenia złożenia sprawozdań środowiskowych, dokumentację dotyczącą opłat za korzystanie ze środowiska, raporty do właściwych systemów oraz informacje przekazywane organom w wymaganych terminach. Wiele nieprawidłowości wynika nie z celowego naruszania prawa, lecz z przeoczenia terminu, błędnego obliczenia opłaty albo pozostawienia sprawozdania w wersji roboczej.

Piątym elementem przygotowania jest teren zakładu. Dokumenty mogą być kompletne, ale jeżeli na placu odpady są zmieszane, pojemniki nieopisane, beczki nieszczelne, separator nieserwisowany, a ścieki spływają w nieustalone miejsce, kontrola nie zakończy się dobrze. Inspektorzy patrzą na realne funkcjonowanie przedsiębiorstwa. Sprawdzają, gdzie znajdują się odpady, jak są zabezpieczone, czy teren jest utwardzony, czy nie ma śladów wycieków, czy urządzenia działają, czy instalacje są zgodne z opisem w dokumentach i czy pracownicy wiedzą, jak postępować.

Kadry decydują o wszystkim

Ważne jest również przygotowanie personelu. Osoby obecne podczas kontroli powinny wiedzieć, kto reprezentuje firmę, gdzie znajdują się dokumenty, kto zna proces technologiczny, kto odpowiada za BDO, kto może wyjaśnić kwestie techniczne, a kto ma upoważnienie do kontaktu z inspektorami. Nie zawsze musi to być członek zarządu. Może to być kierownik zakładu, dyrektor produkcji, specjalista do spraw ochrony środowiska albo inny pracownik, ale powinien posiadać właściwe umocowanie. Brak osoby kompetentnej często prowadzi do chaosu, nieprecyzyjnych odpowiedzi i błędnych ustaleń w protokole.

Kontrola WIOŚ może być zapowiedziana albo niezapowiedziana. W typowych przypadkach przedsiębiorca otrzymuje zawiadomienie o zamiarze wszczęcia kontroli. Kontrola planowa nie powinna rozpocząć się wcześniej niż po upływie 7 dni od doręczenia zawiadomienia i zasadniczo powinna zostać wszczęta przed upływem 30 dni. Jeżeli organ nie rozpocznie czynności w tym czasie, potrzebne jest ponowne zawiadomienie. Ten okres warto wykorzystać na spokojny przegląd dokumentów, uporządkowanie zakładu, wyznaczenie osób odpowiedzialnych i sprawdzenie, czy zakres kontroli jest jasny.

Kontrole interwencyjne

Nie każda kontrola musi być jednak poprzedzona zawiadomieniem. Kontrole interwencyjne mogą odbywać się bez zapowiedzi, zwłaszcza gdy istnieje podejrzenie bezpośredniego zagrożenia dla życia, zdrowia lub środowiska, albo gdy organ reaguje na zgłoszenie dotyczące emisji, odpadów, ścieków, hałasu, odorów czy innego naruszenia. Właśnie dlatego firma powinna być przygotowana stale, a nie dopiero po otrzymaniu pisma z inspektoratu.

Na początku czynności inspektorzy powinni okazać legitymacje służbowe i upoważnienie, chyba że przepisy pozwalają rozpocząć kontrolę w szczególnym trybie. Przedsiębiorca powinien zwrócić uwagę na zakres kontroli. Jeżeli upoważnienie dotyczy gospodarki odpadami, czynności co do zasady powinny mieścić się w tym obszarze. Jeżeli dotyczy gospodarki wodno-ściekowej, kontrola nie powinna bez podstawy przekształcać się w kompleksową analizę wszystkich aspektów działalności. Zakres kontroli ma znaczenie praktyczne, bo wyznacza granice czynności organu.

Co wolno inspektorowi?

W trakcie kontroli inspektorzy mogą żądać dokumentów, przeprowadzać oględziny, zadawać pytania, pobierać próbki, wykonywać zdjęcia, żądać wyjaśnień, sprawdzać instalacje, urządzenia i miejsca magazynowania odpadów. Mogą również porównywać dane z różnych źródeł, na przykład ewidencję BDO z fakturami, umowami, dokumentami magazynowymi i stanem placu. W przypadku emisji mogą analizować wyniki pomiarów, dokumentację techniczną, parametry pracy instalacji, a także zgodność działalności z pozwoleniem.

Przedsiębiorca ma obowiązek umożliwić przeprowadzenie kontroli. Utrudnianie czynności, odmawianie dostępu do terenu, ukrywanie dokumentów, niedopuszczanie do oględzin albo celowe wprowadzanie inspektorów w błąd może samo w sobie prowadzić do dotkliwych sankcji. Nie oznacza to jednak, że kontrolowany powinien biernie akceptować każde działanie organu. Ma prawo pilnować formalności, żądać okazania dokumentów, uczestniczyć w czynnościach, składać wyjaśnienia, zgłaszać uwagi i korzystać ze środków prawnych przewidzianych dla przedsiębiorców.

Szczególnie ważna jest obecność przedstawiciela firmy podczas oględzin. Nie chodzi tylko o grzecznościowe towarzyszenie inspektorom. Osoba reprezentująca przedsiębiorcę może wyjaśnić proces technologiczny, wskazać przeznaczenie urządzeń, doprecyzować sposób magazynowania, sprostować błędne założenia i zwrócić uwagę na okoliczności, których bez znajomości zakładu łatwo nie dostrzec. W wielu sprawach spór nie wynika z oczywistego naruszenia, lecz z odmiennego rozumienia procesu produkcyjnego albo skrótowego opisu w protokole.

Protokół

Z czynności kontrolnych sporządza się protokół. To dokument o dużym znaczeniu, ponieważ często staje się podstawą dalszych działań: zarządzeń pokontrolnych, decyzji administracyjnych, kar pieniężnych, zawiadomień do innych organów albo postępowań egzekucyjnych. Dlatego protokołu nie należy traktować jak formalności. Trzeba go dokładnie przeczytać, sprawdzić daty, opisy, wskazane dokumenty, ustalenia faktyczne, sformułowania dotyczące naruszeń oraz wnioski inspektorów.

Jeżeli przedsiębiorca nie zgadza się z protokołem, powinien zareagować. Może odmówić podpisania protokołu i złożyć umotywowane zastrzeżenia lub uwagi w przewidzianym terminie, który w praktyce jest krótki, najczęściej wynosi 7 dni. Warto wykorzystać tę możliwość. Zastrzeżenia powinny być rzeczowe i konkretne. Nie wystarczy napisać, że firma nie zgadza się z ustaleniami. Trzeba wskazać, które fragmenty są błędne, dlaczego, jakie dowody to potwierdzają i jak według przedsiębiorcy powinien zostać opisany stan faktyczny.

Zakończenie kontroli

Po kontroli WIOŚ może zakończyć sprawę bez dalszych konsekwencji, jeżeli nie stwierdzono naruszeń. Może też wydać zarządzenia pokontrolne, czyli zobowiązać przedsiębiorcę do usunięcia nieprawidłowości w określonym terminie. Takie zarządzenia nie powinny być odkładane na później. Firma musi nie tylko wykonać wskazane działania, ale także poinformować organ o sposobie ich realizacji. Brak odpowiedzi może prowadzić do kolejnych konsekwencji, nawet wtedy, gdy część działań została faktycznie wykonana.

Jeżeli uchybienia są poważniejsze, WIOŚ może wszcząć postępowanie administracyjne. Jego skutkiem może być kara pieniężna, decyzja nakazująca określone działania, decyzja wstrzymująca eksploatację instalacji, ograniczenie działalności, zawiadomienie innych organów albo skierowanie sprawy na drogę egzekucji administracyjnej. W skrajnych przypadkach, gdy działalność powoduje poważne zagrożenie, konsekwencje mogą być natychmiastowe i bardzo dotkliwe.

Kary administracyjne w sprawach środowiskowych bywają wysokie. Mogą dotyczyć między innymi braku wymaganych decyzji, przekroczenia warunków pozwolenia, prowadzenia działalności odpadowej bez zezwolenia, błędów w ewidencji, nieprawidłowego magazynowania odpadów, naruszenia obowiązków sprawozdawczych, nielegalnych emisji, zrzutu ścieków, braku pomiarów albo utrudniania kontroli. Warto pamiętać, że część kar ma charakter zobiektywizowany. Organ nie zawsze bada, czy przedsiębiorca działał w złej wierze. Często wystarczy samo stwierdzenie naruszenia.

Konsekwencje kontroli

Możliwym skutkiem kontroli jest także zawiadomienie organów ścigania. Jeżeli inspektorzy stwierdzą, że naruszenie może stanowić przestępstwo lub wykroczenie przeciwko środowisku, sprawa może trafić do policji, prokuratury albo innych właściwych organów. Dotyczy to zwłaszcza nielegalnego gospodarowania odpadami, zanieczyszczania wody lub gruntu, ukrywania niebezpiecznych substancji czy prowadzenia działalności w sposób zagrażający ludziom lub środowisku.

Z perspektywy przedsiębiorcy kontrola WIOŚ nie kończy się więc w dniu wyjścia inspektorów z zakładu. Po kontroli trzeba przeanalizować protokół, złożyć ewentualne zastrzeżenia, wykonać zarządzenia, przygotować odpowiedź do organu, zabezpieczyć dowody wdrożenia działań naprawczych i sprawdzić, czy podobne naruszenia nie występują w innych częściach firmy. Najgorszą reakcją jest uznanie, że skoro kontrola się skończyła, problem również zniknął.

Dobre przygotowanie do kontroli WIOŚ polega na połączeniu trzech elementów: dokumentów, rzeczywistego stanu zakładu i świadomego udziału w czynnościach. Dokumenty muszą być aktualne i zgodne z działalnością. Zakład musi funkcjonować tak, jak opisano to w pozwoleniach, procedurach i ewidencjach. Przedstawiciel firmy musi natomiast wiedzieć, jakie ma prawa i obowiązki, kiedy wyjaśniać, kiedy żądać doprecyzowania, kiedy zgłosić uwagę i kiedy skorzystać ze sprzeciwu lub innych środków prawnych.

Profilaktyka zamiast leczenia

Najlepszym sposobem ograniczenia ryzyka nie jest nerwowe porządkowanie dokumentów po otrzymaniu zawiadomienia, lecz stały audyt obowiązków środowiskowych. Warto okresowo sprawdzać, czy firma posiada właściwe decyzje, czy BDO jest prowadzone prawidłowo, czy sprawozdania zostały złożone, czy opłaty są obliczone, czy odpady są magazynowane zgodnie z przepisami, czy pomiary wykonano w terminie, czy instalacje ochronne działają, a pracownicy wiedzą, jak postępować. Taka profilaktyka jest znacznie tańsza niż spór z organem po kontroli.

Kontrola WIOŚ może zakończyć się bez większych problemów, jeżeli przedsiębiorca potrafi wykazać, że panuje nad środowiskowymi aspektami swojej działalności. Może jednak ujawnić poważne zaniedbania, które przez lata pozostawały niezauważone. Dlatego nie warto traktować jej jak incydentu, lecz jak test zgodności firmy z prawem. Wynik tego testu zależy nie tylko od inspektora, ale przede wszystkim od tego, czy przedsiębiorca wcześniej zadbał o porządek w dokumentach, procesach i na terenie zakładu.

 

autor: Jakub Pokoj, radca prawny i partner w AVENTUM Kancelarii Prawna Radców Prawnych i Adwokatów Malik, Pokoj i Partnerzy sp.p.