Na co powinien zwrócić uwagę wspólnik lub pełnomocnik udający się na takie zgromadzenie? Jak wygląda sytuacja z punktu widzenia wspólnika mniejszościowego? Czego powinien dopilnować w protokole?  

W artykule przedstawiam 4 kluczowe obszary ryzyka oraz praktyczne działania, które mogą pomóc wspólnikowi skutecznie zabezpieczyć swoją pozycję.

Zwołanie zgromadzenia – lepiej się stawić i pilnować swoich spraw

W przypadku konfliktu w spółce, zarząd (szczególnie, jeśli tworzą go osoby związane ze wspólnikiem większościowym) może celowo zwołać zgromadzenie w sposób wadliwy – np. z zachowaniem zbyt krótkiego terminu. Jeśli umowa spółki nie reguluje tej kwestii, zgodnie z art. 238 § 1 KSH zaproszenie na zgromadzenie powinno być wysłane co najmniej dwa tygodnie przed datą zgromadzenia (listem poleconym lub przesyłką kurierską, chyba że wspólnik wyraził zgodę na komunikację elektroniczną). Zgodnie z dominującym orzecznictwem, termin ten jest zachowany, jeżeli kończy się najpóźniej na dzień przed datą wskazaną w zaproszeniu jako data odbycia zgromadzenia wspólników.

Czy wspólnik mniejszościowy może zignorować spóźnione zawiadomienie? Raczej nie. Na takim zgromadzeniu warto mimo wszystko się stawić – osobiście lub przez pełnomocnika uprawnionego do uczestnictwa i głosowania.

Skonfliktowana większość bowiem będzie liczyć na to, że udziałowiec mniejszościowy nie pojawi się lub przyjdzie nieprzygotowany. Uczestnictwo daje możliwość zapoznania się z planami pozostałych wspólników i reagowania np. poprzez żądanie zaprotokołowania sprzeciwów w sprawie podejmowanych uchwał. Jeśli jednak udziałowiec przez takie wadliwe zwołanie nie może się stawić na zgromadzeniu, ma prawo zaskarżenia podjętych na nim uchwał na podstawie art. 250 pkt 4 KSH.

Uczestniczący w zgromadzeniu pełnomocnik powinien mieć ze sobą zarówno kopię, jak i oryginał dokumentu pełnomocnictwa do udziału w zgromadzeniu wspólników. Kopia zostanie dołączona do księgi protokołów, a oryginał należy okazać, jeśli zażąda tego przewodniczący zgromadzenia. Przepisy nie rozstrzygają, czy dokument pełnomocnictwa może zostać przedstawiony w kopii poświadczonej przez np. radcę prawnego. Bezpieczniej jest zatem nie ryzykować niedopuszczenia do zgromadzenia z tego powodu i pamiętać o zabraniu ze sobą oryginału.

Próby rozszerzenia porządku obrad – pilnowanie granic tego, nad czym można głosować

Częstym działaniem skonfliktowanej większości jest próba przegłosowania uchwał nieobjętych porządkiem obrad. Najczęstszymi przykładami są uchwały dotyczące odwołania wspólnika z funkcji w zarządzie czy wyrażenia zgody na transakcję – pod pretekstem punktu „wolne wnioski" lub „sprawy różne".

Dlatego należy zwrócić szczególną uwagę na to, czy uchwały poddawane pod głosowanie były objęte porządkiem obrad wskazanym w zaproszeniu. Podjęcie uchwały spoza porządku obrad jest możliwe tylko, jeśli: (1) na zgromadzeniu wspólników obecny jest cały kapitał zakładowy oraz (2) nikt z obecnych wspólników albo ich pełnomocników nie zgłosił sprzeciwu dotyczącego powzięcia uchwały.

W tym przypadku wspólnik zaskoczony nową uchwałą ma prawo wniesienia sprzeciwu z art. 239 KSH. Przepis ten umożliwia zgłoszenie swego rodzaju weta przeciwko głosowaniu nad taką uchwałą. W efekcie takiego sprzeciwu, przewodniczący zgromadzenia nie powinien poddawać uchwały pod głosowanie. Jeśli jednak mimo zgłoszenia sprzeciwu dojdzie do głosowania, wspólnik powinien zagłosować przeciw uchwale i żądać zaprotokołowania sprzeciwu. Dzięki temu zabezpieczy on sobie możliwość późniejszego zaskarżenia uchwały przed sądem.

Prawidłowość głosowania i weryfikacja uprawnień – liczenie głosów i sprawdzanie pełnomocnictwa

Skonfliktowany wspólnik może zetknąć się z nieprawidłowościami w sferze uprawnień do głosowania. Niestety nie należą do rzadkości przypadki, w których do głosowania dopuszczane są osoby bez ważnego pełnomocnictwa, lub też głosuje się udziałami, których prawo głosu jest wyłączone np. ze względu na ustanowiony zastaw. Inną bolączką zgromadzeń zwoływanych w warunkach sporu jest manipulowanie liczbą głosów przypisanych do udziałów uprzywilejowanych.

Dlatego warto przypilnować:

- by każdy pełnomocnik reprezentujący wspólnika dysponował pisemnym pełnomocnictwem do uczestnictwa i głosowania na zgromadzeniu.

- zakazu głosowania wspólnika nad uchwałami dotyczącymi jego odpowiedzialności wobec spółki (w tym absolutorium), zwolnienia go ze zobowiązania wobec spółki oraz sporu między nim a spółką. To ograniczenie, mające swoje źródło w art. 244 KSH, bywa w sytuacji sporu naruszane. Trzeba pamiętać, że wyłączenie wspólnika od głosowania nad uchwałą ma kluczowe znaczenie dla późniejszego sposobu liczenia głosów. Głosy wspólnika, którego dotyczy sprawa z uchwały, nie są brane pod uwagę w głosowaniu. W efekcie może się zdarzyć, że decydujący głos w sprawie takiej uchwały przypadnie wspólnikowi mniejszościowemu.

- ustalenia, czy umowa spółki przyznaje określonym udziałom uprzywilejowanie co do głosu i czy dany wspólnik może z niego rzeczywiście skorzystać.

- liczenia głosów – zawsze warto policzyć głosy samodzielnie, niezależnie od liczenia ich przez przewodniczącego zgromadzenia.

Jeśli wspólnik zauważył nieprawidłowości, powinien podczas głosowania zagłosować przeciw uchwale i zażądać zaprotokołowania sprzeciwu. Da mu to możliwość późniejszego jej zaskarżenia.

Protokół zgromadzenia – formułowanie najważniejszego dokumentu ze zgromadzenia

Protokół zgromadzenia wspólników to kluczowy dowód w ewentualnym postępowaniu sądowym. Skonfliktowana większość może w protokole celowo określone kwestie uogólniać, pomijać zgłoszone sprzeciwy lub błędnie odnotowywać wyniki głosowania. Z tego powodu należy dopilnować, by treść dokumentu odzwierciedlała przebieg zgromadzenia oraz spełniała warunki formalne.  Szczególne znaczenie z formalnego punktu widzenia ma podpisanie uchwał przez obecnych lub co najmniej przez przewodniczącego i protokolanta.

Należy też sprawdzić, czy protokół zawiera zgłoszone przez udziałowca sprzeciwy – ułatwia to późniejsze zaskarżenie uchwały w drodze powództwa o jej uchylenie lub stwierdzenie nieważności. Warto jednak mieć na względzie, że do wytoczenia takiego powództwa przez wspólnika obecnego na zgromadzeniu wystarczy tylko zagłosowanie przeciw uchwale i zgłoszenie żądania zaprotokołowania sprzeciwu. Wspólnik, którego jednoznaczne i stanowcze żądanie zaprotokołowania sprzeciwu po powzięciu uchwały zostanie zignorowane, nie traci swojego uprawnienia. Przepisy nie wprowadzają żadnych domniemań prawnych związanych z treścią protokołu, dlatego powód nie musi wykazywać, że dokument jest niezgodny z przebiegiem zgromadzenia. Wystarczy, że udowodni innymi środkami dowodowymi, że zgłosił żądanie zaprotokołowania sprzeciwu.

Z ostrożności, warto też sporządzać własne notatki z przebiegu zgromadzenia i w miarę możliwości zabezpieczyć je podpisem świadka.

Podsumowanie

Zgromadzenie wspólników to nie tylko formalność – to moment, w którym pozycja prawna każdej ze stron konfliktu korporacyjnego może się radykalnie zmienić. Przygotowanie, obecność i aktywny udział wspólnika lub pełnomocnika grają tu pierwsze skrzypce. Kluczowe jest to, by wiedzieć jak i kiedy reagować na naruszenia zauważone na zgromadzeniu. Takie działanie pozwala otworzyć drogę do zaskarżania uchwał i zgromadzić cenne dowody do procesu sądowego.

autorka: radca prawny Anna Jarecka-Kowal, Sendero Tax and Legal