Inspektor pracy nie zamieni faktury prezesa w etat tak łatwo, jak sugerują komentarze po reformie PIP. Wspólnik nie może być pracownikiem samego siebie. Realne ryzyko leży w podatkach i tam granica właśnie została wytyczona na nowo: za fakturowanie zarządzania grozi domiar według skali z odsetkami do pięciu lat wstecz, ale usługi sprzedażowe prezesa da się obronić, co pokazuje świeży wyrok uchylający decyzję fiskusa na ponad 300 tys. zł. O tym, po której stronie granicy stoi prezes, rozstrzygają fakty, nie nazwa umowy, a na uporządkowanie rozliczeń został dokładnie rok: okno abolicyjne zamyka się 8 lipca 2027 r.

8 lipca weszła w życie reforma Państwowej Inspekcji Pracy (ustawa z 11 marca 2026 r., DzU poz. 473). Okręgowy inspektor pracy może odtąd stwierdzać istnienie stosunku pracy decyzją administracyjną: najpierw pisemne polecenie usunięcia naruszeń, po jego niewykonaniu decyzja, z odwołaniem do sądu pracy w terminie miesiąca od doręczenia. Umowa o pracę powstaje z datą wydania decyzji, a gdy pracodawca w toku sprawy zerwie umowę cywilnoprawną, wstecz, od dnia rozpoczęcia kontroli. Grzywny wzrosły z 30 do 60 tys. zł, przy recydywie do 90 tys. Kto do 8 lipca 2027 r. dobrowolnie zawrze etat w miejsce wadliwej umowy sprzed reformy, nie odpowie za wykroczenie, choć zaległych składek i podatków abolicja nie umarza. PIP, ZUS i KAS łączy odtąd wspólny system wymiany danych i analizy ryzyka. Na tym tle wraca pytanie zadawane w spółkach od dwóch dekad: czy prezes wystawiający własnej spółce fakturę jest jeszcze bezpieczny. Odpowiedź zależy wyłącznie od tego, co jest na tej fakturze.

Co może zmienić inspektor?

Zacznijmy od rozbrojenia nieporozumienia. Decyzja inspektora wymaga ustalenia, że praca jest wykonywana w warunkach art. 22 § 1 kodeksu pracy: pod kierownictwem, w wyznaczonym miejscu i czasie. Cel przepisu to fikcyjne samozatrudnienie szeregowych współpracowników, przeniesionych z etatu na fakturę przy niezmienionym biurku i grafiku. Prezes fakturujący własnej spółce stoi poza głównym polem rażenia z powodów konstrukcyjnych: jedyny lub niemal jedyny wspólnik nie może być pracownikiem własnej spółki, bo nie sposób podporządkować się samemu sobie, a status wykonawcy pracy zostaje zdominowany przez status właścicielski; Sąd Najwyższy odnosi to także do większościowego udziałowca łączącego udziały z funkcją prezesa (wyrok z 13 marca 2018 r., sygn. I UK 27/17).

Inaczej u prezesa menedżera bez znaczącego udziału, gdzie podporządkowanie autonomiczne, realizowane przez radę nadzorczą lub zgromadzenie wspólników, jest prawnie możliwe: tu przekształcenia wykluczyć nie można, ale wymaga ono wykazania kierownictwa, grafiku i wyznaczonego miejsca, a usługi, które obronią się przed fiskusem, samodzielne i rozliczane za rezultat, z tych samych powodów oblewają test z art. 22 § 1. Realne znaczenie reformy dla zarządów leży więc gdzie indziej: przekazanie odwołania do sądu albo powództwo inspektora zawiesza bieg przedawnienia zobowiązania podatkowego (nowe art. 70 § 6 pkt 3a i 3b ordynacji podatkowej), a kontrola u współpracowników wygeneruje materiał, który trafi do ZUS i KAS. Stamtąd już prosta droga do pytania, co właściwie fakturuje prezes.

Zarządu nie da się zafakturować

Punktem wyjścia jest art. 201 § 1 kodeksu spółek handlowych: zarząd prowadzi sprawy spółki i reprezentuje spółkę. Prowadzenie spraw to akty kierownicze, decyzje gospodarcze, organizacyjne i personalne; reprezentacja to występowanie za spółkę na zewnątrz. Obie sfery spina domniemanie kompetencji: co nie zostało zastrzeżone dla innych organów, należy do zarządu. Sedno, które umyka fiskusowi, tkwi jednak w tym, że domniemanie dotyczy decydowania i występowania za spółkę, a nie osobistego wykonywania każdej czynności mieszczącej się w przedmiocie działalności spółki. Sam kodeks zakłada dualizm więzi: powołanie kreuje wyłącznie stosunek organizacyjny, a art. 203 § 1 zdanie drugie mówi o roszczeniach odwołanego członka zarządu z innego stosunku prawnego, czyli z relacji istniejącej obok mandatu. Członek zarządu ma spółką zarządzać, a nie być z mocy ustawy jej etatowym handlowcem, i to nieodpłatnie.

Konsekwencję podatkową przypomniał NSA w prawomocnym wyroku z 5 lutego 2026 r. (sygn. II FSK 637/23): przychody członka zarządu z umowy o zarządzanie, kontraktu menedżerskiego lub umowy o podobnym charakterze są zawsze przychodami z działalności wykonywanej osobiście (art. 13 pkt 7 ustawy o PIT), nawet gdy umowę zawarto w ramach zarejestrowanej firmy. Wpis do CEIDG niczego nie zmienia od 2004 r., a piastun, który nie działa we własnym imieniu i nie ponosi ryzyka gospodarczego, nie jest przedsiębiorcą w sensie innym niż rejestrowy. Kto fakturuje zarządzanie, przegrywa nieprzerwanie od dwóch dekad: skutkiem jest przekwalifikowanie z 19 proc. na skalę i domiar z odsetkami, bo powołanie zamyka dostęp do liniowego i ryczałtu. Dla usług rzeczywiście odrębnych obie formy pozostają natomiast otwarte.

Przy powołaniu ujęto kwotę wolną, drugi próg i koszty 250 zł miesięcznie; wariant liniowy obejmuje duży ZUS ze składką chorobową i odliczenie zdrowotnej do limitu 14,1 tys. zł. Różnica, ok. 38 do 39 tys. zł rocznie, to cena ryzyka: tyle „zarabia” prezes za ekspozycję na domiar według skali z odsetkami do pięciu lat wstecz, zaległe składki i grzywnę do 60 tys. zł. Kto pobiera taką premię, powinien wiedzieć, że ją pobiera, i mieć dokumentację, która ją uzasadnia.

Trzy organy, jeden mianownik

Inspekcja pracy bada warunki z art. 22 § 1 k.p., z opisanymi wyżej ograniczeniami wobec samego prezesa. ZUS od uchwały o sygnaturze III UZP 2/15 przyjmuje, że kontrakt członka zarządu jest wtórną podstawą powiązania ze spółką, bo pierwotne pozostaje powołanie. Fiskus bada źródło przychodu z art. 13 pkt 7 i 9 ustawy o PIT, a od 2016 r. sztuczność konstrukcji z art. 119a ordynacji podatkowej. Trzy testy, mianownik jeden: realność i odrębność usług. Usługa z własną treścią, rynkową ceną i mierzalnym rezultatem przechodzi wszystkie; etykieta na fakturze nie przechodzi żadnego. Okno abolicyjne, zastrzeżone dla dobrowolnego zawarcia etatu, zamyka się 8 lipca 2027 r.; ten rok warto wykorzystać szerzej: rozdzielić wynagrodzenie z powołania od wynagrodzenia za usługi rzeczywiście odrębne, spisać zakresy, zgromadzić dowody rezultatu, a w razie wątpliwości wystąpić o interpretację indywidualną, od lipca także do głównego inspektora pracy (40 zł, 30 dni). Cenę ryzyka lepiej policzyć przed wizytą inspektora niż po niej.

autor: Robert Nogacki, radca prawny, partner zarządzający Kancelarii Prawnej Skarbiec