Dogadując się, strony mogą wiele, ale nie wszystko. Aby pewne czynności odniosły skutek, trzeba zachować odpowiednią procedurę. Kodeks pracy stanowi, że umowę o pracę zawiera się na piśmie (art. 29 k.p.). Jednak niezachowanie tej formy nie oznacza nieważności ustnych ustaleń. Obowiązuje zasada, że najpóźniej w dniu rozpoczęcia etatowej aktywności pracodawca powinien potwierdzić pracownikowi na piśmie ustalenia co do stron umowy, rodzaju umowy oraz jej warunków. A skoro mowa o potwierdzeniu, to wniosek jest oczywisty – przepisy dopuszczają zawarcie ustnej umowy i jest ona tak samo skuteczna, jak ta od razu spisana.
Podobnie jest, gdy pracodawca chce zmienić warunki zatrudnienia. Może albo porozumieć się z podwładnym i odpowiednim aneksem załatwić sprawę, albo jednostronnie wypowiedzieć warunki umowy. Taką możliwość przewiduje art. 42 k.p. Jeśli strony ustalą zmienione, satysfakcjonujące zasady współpracy, to zdecydują się na porozumienie zmieniające. To umowa, a więc nic nie stoi na przeszkodzie, aby zawrzeć ją w formie ustnej, by chwilę później sformalizować jej postanowienia w postaci pisemnego aneksu. W ten sposób strony mogą zmodyfikować rodzaj pracy np. przez zmianę stanowiska, wysokość wynagrodzenia czy wymiar czasu pracy. Nie ma tyl ko możliwości przedłużenia aneksem długości trwania terminowej umowy o pracę.
Problem pojawia się wtedy, gdy szef proponuje pracownikowi zmodyfikowane warunki zatrudnienia, ale nie spotyka się z jego pozytywnym odzewem. W wyroku z 18 listopada 2014 r. (II PK 2/14) Sąd Najwyższy orzekał w sprawie, w której problemem było właściwe zakwalifikowanie faktycznie wykonywanej pracy innej niż ta umówiona w angażu. Szef zaproponował pracownicy porozumieniem zmieniającym awans. Miała objąć wyższe stanowisko, ale za tę samą płacę. Podwładna, mimo że nie podpisała porozumienia, to wykonywała nowe obowiązki. Jednak od samego początku deklarowała, że zgodzi się na nową posadę, jeśli otrzyma podwyżkę. Negocjacje trwały trzy miesiące. Ponieważ finalnie kobieta nie zgodziła się na nowe zasady współpracy, szef wręczył jej wypowiedzenie zmieniające. Jednocześnie czasowo powierzył jej dodatkowe zadania, uzasadniając to szczególną sytuacją związaną z reorganizacją i integracją działań marketingowych (chodziło o zapewnienie faktycznej ciągłości wykonywania zadań na nowym stanowisku). Pracownica nie przyjęła zmienionych warunków, więc umowa rozwiązała się po upływie okresu wypowiedzenia. Sprawa trafiła na wokandę – pracownica zarzuciła szefowi niezgodne z prawem wypowiedzenie warunków pracy i płacy.
Jak zakwalifikować taką sytuację – czy doszło do dorozumianej zmiany treści umowy o pracę przez faktyczne wykonywanie obowiązków przypisanych nowej posadzie? Warunki umowy o pracę można zmienić porozumieniem, które z kolei może zostać zawarte przez każde zachowanie się stron, które ujawnia ich wolę w dostateczny sposób (art. 60 k.c. w związku z art. 300 k.p.), a więc również w sposób dorozumiany. Jednak w tej sytuacji nie można mówić o zgodzie pełnej, a jedynie warunkowej. Pracownica informowała bowiem, że zgodzi się na modyfikację umowy pod warunkiem zmiany zasad wynagradzania. A skoro tak, to nie doszło do zmiany treści stosunku pracy.
W tej sprawie ważna jest jeszcze jedna okoliczność – w umowie o pracę znajdowało się zastrzeżenie, że jakakolwiek zmiana postanowienia umowy wymaga dla swej skuteczności zachowania formy pisemnej. Zgodnie z art. 76 k.c. w związku z art. 300 k.p., jeżeli strony zastrzegły w umowie, że określona czynność prawna między nimi powinna być dokonana w szczególnej formie, to czynność ta dojdzie do skutku tylko przy jej zachowaniu. W praktyce oznacza to tyle, że nawet w sytuacji, gdy obie strony chciałyby zmienić treść umowy o pracę na podstawie ustnego porozumienia, to nie byłoby ono skuteczne.
