W 2015 r. odpisy na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych (zfśs) zostały zamrożone po raz czwarty. Nadal pracodawcy będą je ustalać od przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego w gospodarce narodowej z drugiej połowy 2010 r., czyli od 2917,14 zł (art. 2 projektu ustawy o zmianie niektórych ustaw w związku z realizacją ustawy budżetowej, znajdującej się w pracach komisyjnych Sejmu po I czytaniu).

Wysokość odpisów socjalnych w 2015 r. przedstawia >patrz tabela.

Roczna korekta

Do końca grudnia zakłady zatrudniające co najmniej 20 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty i prowadzące zfśs, przeprowadzają finalne rozliczenie pieniędzy ulokowanych na jego wyodrębnionym rachunku bankowym. Czynią to na podstawie faktycznego przeciętnego stanu zatrudnienia u siebie w 2014 r., odnosząc je do planowanej średniej liczby etatowców w tym okresie, wedle której oszacowali i przekazali odpisy na fundusz.

Pracodawcy, którzy chcą uwolnić się od socjalnych obowiązków w 2015 r., do końca roku powinni zmienić firmowe przepisy

Przypominamy, że odpisy przelewa się na konto funduszu w dwóch ratach: do 31 maja w wysokości 75 proc. ich wartości i resztę do 30 września.

Jeśli ostatniego dnia roku rzeczywiste średnie zatrudnienie w 2014 r. okaże się wyższe od planowanego, na mocy którego odprowadzili odpisy, muszą uzupełnić rachunek socjalny o brakującą kwotę.

Przykład

Pracodawca 1 stycznia 2014 r. zatrudniał 28 osób na 27 etatach. Utworzył na ten rok fundusz socjalny. Dokonuje dobrowolnych zwiększeń odpisów na niepełnosprawnych w stopniu znacznym i umiarkowanym. Całoroczny odpis podstawowy naliczył i przekazał na konto zfśs zgodnie z planowanym średnim stanem zatrudnienia wynoszącym 27 etatów zaangażowanych w normalnych warunkach, w tym trzech niepełnosprawnych umiarkowanie, w poniższy sposób:

- całoroczny obowiązkowy odpis podstawowy: 27 etatów x 1093,93 zł = 29 536,11 zł,


- pierwsza rata odpisów przekazana do 31 maja: 29 536,11 zł x 75 proc. = 22 152,08 zł,


- druga rata odpisów przekazana do 30 września:


- odpisy podstawowe  29 536,11 zł – 22 152,08 zł = 7384,03 zł,


- dobrowolne zwiększenia za niepełnosprawnych umiarkowanie 3 osoby x 182,32 zł = 546,96 zł


- łącznie 7384,03 zł + 546,96 zł = 7930,99 zł.

Pod koniec 2014 r. okazało się, że średnie faktyczne zatrudnienie wyniosło 27,75 etatu zatrudnionych w normalnych warunkach, w tym trzy osoby niepełnosprawne umiarkowanie. Dlatego całoroczny odpis podstawowy wynosi:

27,75 etatu x 1093,93 zł + 3 osoby x 182,32 zł = 30 356,56 zł + 546,96 zł = 30 903,52 zł.

Od tej kwoty odejmujemy sumę obowiązkowego planowanego odpisu podstawowego i dobrowolnych zwiększeń na niepełnosprawnych umiarkowanie (29 536,11 zł + 546,96 zł = 30 083,07 zł); 30 903,52 zł – 30 083,07 zł = 820,45 zł.

Kwotę 820,45 zł pracodawca musi wpłacić na wyodrębniony rachunek funduszu i wydatkować ją zgodnie z regulaminem socjalnym.

W przeciwnej sytuacji, czyli faktycznego średniego zatrudnienia niższego od planowanego w 2014 r., teoretycznie powstanie nadwyżka środków socjalnych. Gdy na koncie zfśs 31 grudnia figurować będą środki, naddatek wolno odebrać; gdy nie – przepadnie i pracodawca nie odzyska go nawet w kolejnym roku kalendarzowym, potrącając w ciężar odpisów za 2015 r. Takie działanie jest zabronione.

Rezygnacja lub zmniejszenie

Zatrudniający przynajmniej 20 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty i prowadzący zfśs, działający w innych formach niż jednostki budżetowe i samorządowe zakłady budżetowe, mają prawo z niego zrezygnować. Może to dotyczyć przyszłego roku czy nawet kolejnych lat. Aby to zrobić, muszą skorygować regulamin wynagradzania bądź układ zbiorowy pracy, wprowadzając do nich odpowiednie postanowienie.

Zmiana regulaminu obowiązuje po upływie 14 dni od jej ogłoszenia w sposób przyjęty w zakładzie, a protokół dodatkowy do układu zbiorowego należy zarejestrować odpowiednio w resorcie pracy bądź u właściwego inspektora pracy.

Niemniej korekty regulaminu i układu zbiorowego w sprawie uwolnienia się od funduszu powinny wejść w życie najpóźniej 1 stycznia 2015 r. Eksperci są bowiem podzieleni co do tego, czy szef ma prawo odstąpić od tego obowiązku w trakcie roku kalendarzowego.

W tym samym trybie wskazani pracodawcy, którzy nie chcą podejmować drastycznego kroku i likwidować funduszu, mogą obniżyć stopy procentowe odpisów socjalnych, np. z 37,5 proc. do 20 proc. przeciętnego wynagrodzenia. Od tworzenia zfśś czy zredukowania odpisów nie odejdą jednak jednostki budżetowe i samorządowe zakłady budżetowe, które muszą ustalać zfśs bez względu na liczebność załogi.

Weryfikacja powinności

Według stanu zatrudnienia z 1 stycznia 2015 r. przeliczonego na pełne etaty pracodawcy niebędący jednostkami budżetowymi i samorządowymi zakładami budżetowymi, weryfikują formę swoich obowiązków socjalnych w nowym roku. Jeśli osiągnie ono przynajmniej 20 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty, muszą tworzyć zfśs. Jednak gdy dochowają pewnych formalności, mogą się uwolnić od tej powinności w opisany wyżej sposób. Gdy pracodawca zdecyduje się na taki krok (uwolni od prowadzenia funduszu od 1 stycznia 2015 r.), a 31 grudnia na koncie zfśs są pieniądze, nadal zachowują one status środków socjalnych i trzeba je wydać w nowym roku zgodnie z regulaminem zfśs.

Jeśli stan zatrudnienia z 1 stycznia 2015 r. okaże się niższy od 20 pełnych etatów, zakład wybierze między prowadzeniem zfśs a wypłatą świadczeń urlopowych. Ma też prawo zrezygnować z ciężarów socjalnych wobec personelu. W tym celu najpóźniej do 31 stycznia przekazuje pracownikom, w sposób u siebie przyjęty, informację o rezygnacji z prowadzenia funduszu i wypłaty świadczeń urlopowych. Zastrzegamy, że pismo ma zawiadamiać jednocześnie o odstąpieniu od tworzenia funduszu i wypłaty świadczeń urlopowych. Jeśli zawiera jedynie informację o rezygnacji z ustalania zfśs, oznacza to wybór wypłaty w kolejnym roku świadczeń urlopowych, i odwrotnie.

Z oczywistych względów kontrola stanu zatrudnienia 1 stycznia 2014 r. nie jest powinnością jednostek budżetowych ani samorządowych zakładów budżetowych.

W szkołach bez zmian

Odpisy na zfśs za nauczycieli w 2015 r. również będzie się szacować według identycznego parametru co w 2014 r. Co do zasady odpis ten stanowi iloczyn planowanej, przeciętnej w danym roku kalendarzowym liczby nauczycieli zatrudnionych w pełnym i niepełnym wymiarze zajęć (po przeliczeniu na pełny wymiar zajęć) skorygowanej w końcu roku do faktycznej przeciętnej liczby zatrudnionych nauczycieli (po przeliczeniu na pełny wymiar zajęć) i 110 proc. kwoty bazowej obowiązującej 1 stycznia danego roku. Jednak kwotę bazową w 2015 r. skalkulujemy od kwoty bazowej wiążącej 1 stycznia 2012 r., czyli od 2618,10 zł (art. 13 projektu ustawy o zmianie niektórych ustaw w związku z realizacją ustawy budżetowej). W 2015 r. odpis na zfśs na jednego nauczyciela wyniesie więc 2879,91 zł (2618,10 zł x 110 proc.).