Wynagrodzenie za urlop wypoczynkowy

Ustanowienie nowego zmiennego składnika wynagrodzenia za okresy nie dłuższe niż miesiąc (np. premii, dodatku) powoduje, że trzeba się wspomóc regułą z § 11 ust. 2 rozporządzenia urlopowego. Zgodnie z nią, jeżeli przed rozpoczęciem urlopu zatrudniony otrzymał nowy składnik za okres krótszy niż 3/12 miesięcy przypadających przed miesiącem rozpoczęcia urlopu, do podstawy wlicza się go w kwocie wypłaconej za okres faktycznie przepracowany przed miesiącem rozpoczęcia wypoczynku.

Komplikacje powstają, kiedy firma wdraża nowy składnik zmienny za okres nie dłuższy niż miesiąc w trakcie pobytu pracownika na urlopie wypoczynkowym. Wtedy odrębnie trzeba ustalić podstawę wymiaru wynagrodzenia za urlop przypadający przed zmianą i po jej wprowadzeniu.

Przykład 1

Wejście w życie w trakcie urlopu

Pani Iza, zatrudniona na pełny etat, w lipcu poszła na 7 dni urlopu wypoczynkowego (12 – 22 lipca 2013 r.). Do 16 lipca 2013 r. otrzymywała wyłącznie wynagrodzenie zasadnicze 1700 zł brutto miesięcznie. Jednak 17 lipca 2013 r. weszła w życie korekta regulaminu płac, dodająca nowy składnik – zmienne premie miesięczne wahające się od 10 do 700 zł miesięcznie brutto.

Stosujemy tu wprost zasadę z § 11 ust. 2 rozporządzenia urlopowego, oddzielnie szacując podstawę pensji za urlop od 12 do 16 lipca (kobieta powinna wówczas przepracować 3 dni, czyli 24 godziny) i oddzielnie podstawę za urlop od 17 do 22 lipca (powinna wtedy przepracować 4 dni, czyli 32 godziny). Za okres od 17 do 31 lipca 2013 r. kobieta otrzymała 180 zł premii; przepracowała wówczas 56 godzin.

 

Ustalanie pensji za urlop

Etapy obliczeń

Wynagrodzenie za urlop od 12 do 16 lipca

Wynagrodzenie
za urlop od 17
do 22 lipca

podstawa wymiaru

—

180 zł

stawka godzinowa

—

180 zł : 56 godz. = 3,21 zł

pensja za urlop

mieści się w pensji zasadniczej za lipiec 2013 r.
w wersji częściowej

stawka mieszcząca się w pensji zasadniczej
plus 3,21 zł
x 32 godziny = 102,72 zł

 

Za urlop w lipcu 2013 r. pracownica powinna dostać 1700 zł brutto wynagrodzenia zasadniczego (zakładając, że nie opuściła żadnego dnia pracy), 102,72 zł wynagrodzenia za urlop wypoczynkowy od 17 do 22 lipca 2013 r. ze składników zmiennych za okresy nie dłuższe niż miesiąc i premię miesięczną w kwocie przyznanej przez szefa.

Żadnego wpływu na zmianę sposobu kalkulacji podstawy wymiaru płacy za urlop wypoczynkowy nie ma natomiast wprowadzenie w siatce płac nowego składnika wynagrodzenia w stałej stawce miesięcznej albo zmiennego przysługującego za okresy dłuższe niż miesiąc. Oba rodzaje składników nie wchodzą bowiem w ogóle do podanej podstawy. Metody obliczania podstawy wymiaru wynagrodzenia urlopowego nie zmienia również modyfikacja polegająca na dodaniu nowego składnika zmiennego za okres nie dłuższy niż miesiąc, która zaczęła funkcjonować już po zakończeniu wypoczynku.

Ekwiwalent za urlop wypoczynkowy

Wprowadzenie nowego składnika wynagrodzenia za okresy nie dłuższe niż miesiąc pociąga za sobą podobne konsekwencje w podstawie wymiaru ekwiwalentu za urlop wypoczynkowy co w odniesieniu do liczenia samej pensji urlopowej. Stosujemy tu odpowiednio zasadę z § 11 ust. 2 rozporządzenia urlopowego (podstawa z wynagrodzenia wypłaconego za czas faktycznie przepracowany). Wynika to z § 16 ust. 3 rozporządzenia urlopowego.

Przykład 2

Podczas miesięcy przyjmowanych do podstawy

Stosunek pracy pana Stanisława, zatrudnionego na 1/2 etatu, uległ rozwiązaniu z końcem lipca 2013 r., kiedy to zostało mu 48 godzin niewykorzystanego urlopu wypoczynkowego. Do 20 czerwca 2013 r. otrzymywał płacę zasadniczą 2000 zł brutto i zmienne premie miesięczne od 10 do 35 proc. stałego wynagrodzenia. Zakład od 20 czerwca 2013 r. wprowadził nowy składnik – dodatek motywacyjny wynoszący od 10 do 1000 zł miesięcznie. Przełożony przyznał panu Stanisławowi za ten miesiąc 100 zł brutto dodatku. W 2013 r. pracownik otrzymał premie: w czerwcu 200 zł, w maju 250 zł i w kwietniu 300 zł. Sięgamy po metodę z § 11 ust. 2 rozporządzenia urlopowego, co pociąga za sobą konieczność osobnego ustalenia podstawy wymiaru dla zmiennej premii miesięcznej i oddzielnie dla dodatku motywacyjnego. Pracownika wiązała 8-godzinna dobowa norma czasu pracy. Obliczenia wyglądają tak:

- podstawa wymiaru ekwiwalentu ze stałej stawki miesięcznej: 2000 zł

- podstawa wymiaru ekwiwalentu ze zmiennej premii:

200 zł + 250 zł + 300 zł = 750 zł; 750 zł : 3 miesiące = 250 zł

- podstawa wymiaru ekwiwalentu za urlop z dodatku motywacyjnego – uzupełniony dodatek wypłacony za część czerwca 2013 r.: 100 zł : 9 dni x 20 dni =222,22 zł

- łącznie podstawa: 2000 zł + 250 zł + 222,22 zł = 2472,22 zł

- współczynnik ekwiwalentu: 20,92 : 2 = 10,46

- stawka dzienna ekwiwalentu za urlop: 2472,22 zł : 10,46 zł = 236,35 zł

- stawka godzinowa ekwiwalentu za urlop: 236,35 zł : 8 godz. = 29,54 zł

- finalna kwota ekwiwalentu za urlop 29,54 zł x 48 godz. = 1417,92 zł.

Opisane reguły odnoszą się też do składników w stałej stawce i ruchomych za okresy dłuższe niż miesiąc, m.in. roczne albo kwartalne premie, dodatki. Jeśli podwładny dostał je za okres krótszy niż 12 miesięcy występujących przed miesiącem ustania zatrudnienia, do podstawy wymiaru ekwiwalentu urlopowego kwalifikujemy wskazane składniki w średniej wysokości wypłaconej za okres faktycznie przepracowany (§ 17 ust. 1 i 2 rozporządzenia urlopowego).

Przykład 3

Premia kwartalna w stałej stawce

Stosunek pracy pani Hanny, zatrudnionej na 3/4 etatu, uległ rozwiązaniu z końcem lipca 2013 r., kiedy to zostały jej 32 godziny niewykorzystanego urlopu wypoczynkowego. Do końca lutego 2013 r. dostawała ona jedynie pensję zasadniczą 1800 zł brutto.

Od 1 marca 2013 r. weszła w życie zmiana regulaminu płac, dodająca premie kwartalne w stałej stawce 500 zł. Do 31 lipca 2013 r. kobieta uzyskała tylko premię za drugi kwartał 2013 r. (500 zł). Ekwiwalent za urlop ustalamy tak:

- podstawa wymiaru ekwiwalentu ze stałej stawki miesięcznej: 1800 zł

- podstawa wymiaru ekwiwalentu z premii kwartalnej: 500 zł : 3 miesiące = 166,67 zł

- łącznie podstawa ekwiwalentu: 1800 zł + 166,67 zł = 1966,67 zł

- współczynnik ekwiwalentu: 20,92 x 3/4 etatu = 15,69

- stawka dzienna ekwiwalentu: 1966,67 zł : 15,69 = 125,35 zł

- stawka godzinowa ekwiwalentu: 125,35 zł : 8 godz. = 15,67 zł

- finalna kwota ekwiwalentu: 15,67 zł x 32 godz. = 501,44 zł.

Zasiłek chorobowy

W razie wprowadzenia w życie nowego składnika wynagrodzenia w okresie, z którego ustalana jest podstawa wymiaru zasiłku chorobowego, nie należy odchodzić od standardowej metody ustalania tej podstawy.

Nadal stanowi ją przeciętne wynagrodzenie miesięczne wypłacone zatrudnionemu za 12 miesięcy poprzedzających miesiąc powstania niezdolności do pracy, ewentualnie odpowiednio uzupełnione (art. 36-38 ustawy zasiłkowej).

Konieczności ustalania na nowo zasiłku nie powoduje również wejście w życie kolejnego składnika pensji w trakcie pobierania świadczenia. Jego podstawę wymiaru stanowi bowiem średnia płaca uiszczona za miesiące przypadające przed zachorowaniem. Reasumując: dodanie do siatki płac składnika płacy ma taki skutek na przyszłość, że wlicza się go do podstawy wymiaru zasiłku, do którego podwładny nabył prawo później (po ustanowieniu nowego składnika).

Przykład 4

W trakcie wypłaty świadczenia

Pan Rafał, pracownik, przebywał na zasiłku chorobowym od 20 grudnia 2012 r. do 17 stycznia 2013 r.

Jego podstawę ustalono z wynagrodzenia zasadniczego (2000 zł) i zmiennego dodatku miesięcznego (od 10 do 50 proc. stałej pensji). Średnie wynagrodzenie miesięczne za 12 miesięcy poprzedzających miesiąc powstania niezdolności do pracy (od grudnia 2011 r. do listopada 2012 r.) równało się 2467 zł.

Podczas choroby pana Rafała w zakładzie zaczęła obowiązywać – od 1 stycznia 2013 r. – zmiana układu zbiorowego, polegająca na wprowadzeniu nowego składnika płacowego – premii kwartalnej wahającej się od 100 do 500 zł. Nie powoduje to przeliczenia podstawy wymiaru pobieranego wówczas przez pana Rafała zasiłku chorobowego.

Przykład 5

Krótka przerwa w absencji

Załóżmy, że pan Rafał z przykładu 4 zachorował ponownie 14 marca 2013 r. i uzyskał prawo do wynagrodzenia chorobowego. Skoro między zakończeniem poprzedniej niedyspozycji zdrowotnej (17 stycznia 2013 r.) a rozpoczęciem kolejnej nie minęły 3 miesiące kalendarzowe, podstawy wymiaru wynagrodzenia chorobowego nie ustala się na nowo. Stanowi ją podstawa poprzednio pobieranego świadczenia (na przełomie 2012/2013 r.), tj. przeciętne wynagrodzenie miesięczne za okres od grudnia 2011 r. do listopada 2012 r., a więc bez uwzględnienia nowego składnika.

Wyjątek stanowi sytuacja, kiedy nowy składnik wynagrodzenia został wprowadzony z mocą wsteczną. Wówczas trzeba go dodać do średnich zarobków za miesiące, za które został przyznany wstecz. Czasem powoduje to konieczność wyrównania świadczenia.

Przykład 6

Przyznanie z mocą wsteczną

Pani Zofia, pracownica, chorowała od 17 maja do 12 czerwca 2013 r. Za ten czas uzyskała prawo do zasiłku chorobowego. Kobieta dostawała wówczas tylko składniki w stałej stawce miesięcznej:

pensję zasadniczą 2000 zł brutto i dodatek stażowy w wysokości 11 proc. tej ostatniej. Podstawa wymiaru zasiłku została obliczona według przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego wypłaconego za okres od maja 2012 r. do kwietnia 2013 r., wynoszącego 2220 zł brutto.

Od 1 maja 2013 r. w firmie weszła w życie korekta regulaminu wynagradzania, polegająca na ustanowieniu nowego składnika – premii miesięcznej 250 zł zmniejszanej za czas choroby. Zmiana obowiązuje wstecz od 1 stycznia 2013 r. Kwotę premii trzeba doliczyć do wynagrodzenia i dodatków wypłaconych pani Zofii za styczeń, luty, marzec i kwiecień 2013 r., powtórnie ustalić podstawę wymiaru zasiłku chorobowego i wypłacić jego wyrównanie.