W lipcu 2013 r. pracownikowi przysługują: wynagrodzenie zasadnicze zgodnie z wypracowanym akordem, dodatek motywacyjny za czas faktycznie przepracowany w tym miesiącu (jeśli zatrudniony spełnił warunki jego uzyskania) i 1570,08 zł brutto wynagrodzenia za urlop wypoczynkowy.
Ekwiwalent za urlop wypoczynkowy
Konieczność uzupełniania zmiennych składników za okresy nie dłuższe niż miesiąc występuje przy ustalaniu podstawy wymiaru ekwiwalentu za niewykorzystany w naturze urlop wypoczynkowy. Zachodzi ona wówczas, jeżeli zatrudniony nie przepracował pełnego okresu kwalifikowanego do wskazanej podstawy (3 miesięcy poprzedzających miesiąc ustania zatrudnienia).
Składniki zmienne za okresy nie dłuższe niż miesiąc, wypłacone w okresie faktycznie przepracowanym podczas tych 3 miesięcy, należy wówczas podzielić przez liczbę dni pracy, za które one przysługiwały, a wynik pomnożyć przez liczbę dni pracy, które podwładny powinien przepracować w ciągu tych 3 miesięcy zgodnie z rozkładem czasu pracy (§ 16 ust. 2 rozporządzenia urlopowego). Przyczyna absencji, z powodu której nie doszło do przepracowania pełnych 3 miesięcy – choroba, urlop bezpłatny czy nieusprawiedliwiona – nie ma znaczenia. Podstawę trzeba wyrównać do średniej miesięcznej pensji arytmetycznej (§ 18 pkt 1 rozporządzenia urlopowego).
Przykład 4
Urlop bezpłatny
Stosunek pracy pani Celiny, zatrudnionej na 2/3 etatu, uległ rozwiązaniu z końcem lipca 2013 r. Zostały jej 32 godziny niewykorzystanego urlopu wypoczynkowego. Dostaje wynagrodzenie zasadnicze 2200 zł brutto miesięcznie i zmienne premie miesięcznie za czas faktycznie przepracowany wynoszące od 10 do 50 proc. pensji podstawowej. W czerwcu 2013 r. przepracowała wszystkie dni i dostała 440 zł premii (20 proc. pensji podstawowej), w maju 2013 r. z uwagi na urlop bezpłatny przepracowała 13 z 20 dni roboczych i otrzymała 220 zł premii (10 proc. pensji podstawowej), a w kwietniu 2013 r. chorowała, przepracowała 17 z 21 dni roboczych i uzyskała 550 zł premii (25 proc. pensji podstawowej). Kobietę obowiązuje 8-godzinna dobowa norma czasu pracy. Wynagrodzenie za urlop ustalamy następująco:
- podstawa wymiaru ekwiwalentu ze składnika w stałej stawce miesięcznej (pensja zasadnicza): 2200 zł
- uzupełniona podstawa wymiaru ekwiwalentu ze zmiennej premii miesięcznej:
[440 zł + 220 zł + 550 zł : (20 dni + 13 dni + 17 dni)] x 61 dni = (1210 zł : 50 dni) x 61 dni = 1476,20 zł; 1476,20 zł : 3 miesiące = 492,07 zł
- podstawa wymiaru ekwiwalentu łącznie: 2200 zł + 492,07 zł = 2692,07 zł
- współczynnik ekwiwalentu: 20,92 x 2/3 etatu = 13,95
- dzienna stawka ekwiwalentu: 2692,07 zł : 13,95 = 192,98 zł
- godzinowa stawka ekwiwalentu: 192,98 zł : 8 godz. = 24,12 zł
- finalna kwota ekwiwalentu: 24,12 zł x 32 godz. = 771,84 zł.
Licząc podstawę wymiaru ekwiwalentu za niewykorzystany w naturze urlop wypoczynkowy, nigdy nie należy uzupełniać składnika w stałej stawce miesięcznej. Przyjmuje się go zawsze w pełnej kwocie miesięcznej należnej w ostatnim miesiącu zatrudnienia.
Zasady wyrównania podstawy ekwiwalentu dotyczą natomiast odpowiednio składników przysługujących za okresy dłuższe niż miesiąc (np. kwartalnych, rocznych) – zarówno w stałej stawce, jak i ruchomych. Oczywiście tylko tych, które wlicza się do podstawy ekwiwalentu, a więc nienależących się pracownikowi za czas urlopu wypoczynkowego obok płacy za ten urlop (zasada niedublowania zapłaty za wypoczynek).
Jeśli więc zatrudniony nie przepracował pełnego okresu branego w tym przypadku do podstawy ekwiwalentu (12 miesięcy przypadających przed miesiącem ustania zatrudnienia), należy wyrównać składniki za okresy dłuższe niż miesiąc. Aby to zrobić, należy:
- podzielić kwotę tych składników uzyskanych za czas faktycznie przepracowany podczas odpowiednich 12 miesięcy przez liczbę dni faktycznie przepracowanych,
- wynik pomnożyć przez liczbę dni, które pracownik powinien w ciągu tych 12 miesięcy przepracować zgodnie z rozkładem czasu pracy (§ 17 ust. 2 w związku z § 16 ust. 2 rozporządzenia urlopowego).
Przykład 5
Zmienny składnik kwartalny
Stosunek pracy pana Jurka, zatrudnionego na 2/5 etatu, uległ rozwiązaniu z końcem lipca 2013 r., kiedy to zostały mu 24 godziny niewykorzystanego urlopu wypoczynkowego.
Otrzymuje on wynagrodzenie zasadnicze 900 zł brutto miesięcznie i zmienne premie kwartalne wynoszące od 100 do 900 zł brutto. Podstawę wymiaru ekwiwalentu należy ustalić z wynagrodzenia zasadniczego należnego za lipiec 2013 r. (900 zł brutto) oraz z 1/12 średniej kwoty premii wypłaconej podczas 12 miesięcy bezpośrednio poprzedzających ostatni miesiąc pracy (czyli wypłaconej w okresie od lipca 2012 r. do czerwca 2013 r.).
Zakładamy, że łączna kwota premii wypłacona w tym czasie to 4284 zł. Jednak w tym okresie pan Jurek chorował i korzystał z urlopów. W związku z tym w sumie przepracował 229 z 251 dni pracy. Pracownika obowiązuje 8-godzinna dobowa norma czasu pracy. Ekwiwalent za urlop liczymy tak:
- podstawa ekwiwalentu ze stałej stawki miesięcznej (pensja zasadnicza): 900 zł brutto
- uzupełniona podstawa wymiaru ekwiwalentu z kwartalnej premii:
[(4284 zł : 229 dni) x 251 dni] : 12 miesięcy = (18,71 x 251 dni) : 12 miesięcy = 4696,21 zł : 12 miesięcy = 391,35 zł
- podstawa wymiaru ekwiwalentu łącznie: 900 zł + 391,35 zł = 1291,35 zł
- współczynnik ekwiwalentu: 20,92 x 2/5 etatu = 8,37
- dzienna stawka ekwiwalentu: 1291,35 zł : 8,37 = 154,28 zł
- godzinowa stawka ekwiwalentu: 154,28 zł : 8 godz. = 19,29 zł
- finalna kwota ekwiwalentu: 19,29 zł x 24 godz. = 462,96 zł.
Przykład 6
Stała premia roczna
Stosunek pracy pani Dagmary, zatrudnionej w pełnym wymiarze czasu pracy, uległ rozwiązaniu 31 lipca 2013 r. Zostało jej 56 godzin niewykorzystanego urlopu wypoczynkowego. Pobiera wynagrodzenie zasadnicze 3400 zł brutto miesięcznie i roczną premię w stałej stawce 3400 zł, pomniejszaną za czas nieobecności w pracy.
Do podstawy wymiaru ekwiwalentu należy wliczyć wynagrodzenie zasadnicze należne za lipiec 2013 r. (3400 zł) oraz 1/12 uzupełnionej kwoty premii rocznej wypłaconej od lipca 2012 r. do czerwca 2013 r. (3400 zł : 12 miesięcy = 283,33 zł). Kobietę obowiązuje 8-godzinna dobowa norma czasu pracy. Ekwiwalent kalkulujemy tak:
- podstawa ekwiwalentu: 3400 zł + 283,33 zł = 3683,33 zł
- współczynnik ekwiwalentu: 20,92
- dzienna stawka ekwiwalentu: 3683,33 zł : 20,92 = 176,07 zł
- godzinowa stawka ekwiwalentu: 176,07 zł : 8 godz. = 22,01 zł
- finalna kwota ekwiwalentu: 22,01 zł x 56 godz. = 1232,56 zł.
Zasiłek chorobowy
Wynagrodzenie stanowiące podstawę wymiaru zasiłku chorobowego często trzeba uzupełniać. Dotyczy to np. sytuacji, gdy pracownik zachorował w pierwszym miesiącu zatrudnienia. Jako bazę zasiłkową trzeba wtedy przyjąć wynagrodzenie wypłacone za pierwszy miesiąc zatrudnienia – ale uzupełnione do kwoty, jaką zatrudniony otrzymałby, gdyby przepracował pełny miesiąc (art. 37 ust. 1 ustawy zasiłkowej).
Uzupełnienie jest konieczne również wtedy, gdy w okresie, z którego ustala się podstawę wymiaru zasiłku, pracownik w którymś z miesięcy był nieobecny z przyczyn usprawiedliwionych i z tego powodu nie osiągnął pełnej pensji. W takiej sytuacji podstawę wymiaru zasiłku chorobowego ustala się:
- wykluczając z niej wynagrodzenie wypłacone za miesiące, kiedy etatowiec przepracował mniej niż połowę obowiązującego go czasu pracy,
- uwzględniając – ale po uzupełnieniu – płacę za miesiące, kiedy zatrudniony przepracował minimum połowę wymiaru czasu pracy (art. 38 ust. 2 ustawy zasiłkowej).
Wyjątkowo temu, kto w każdym z miesięcy branych do podstawy wymiaru zasiłku chorobowego przepracował mniej niż połowę wiążącego go czasu pracy, do podstawy zasiłkowej trzeba wliczyć wynagrodzenie wypłacone za wszystkie te miesiące, po uzupełnieniu (art. 38 ust. 3 ustawy zasiłkowej).
Uzupełnienia dokonujemy w następujący sposób:
- gdy chodzi o składnik w stałej stawce miesięcznej – przyjmując miesięczną stawkę ustaloną w umowie o pracę bądź w innym akcie ustanawiającym stosunek pracy (pełny miesięczny przychód pomniejszony o składki potrącane ze środków ubezpieczonego; stawki godzinowe należy traktować jak składniki w stałej stawce miesięcznej),
- jeśli chodzi o zmienny składnik miesięczny:
– jeżeli pracownik osiągnął taki składnik za choćby jeden dzień – uzupełniamy go, dzieląc jego stawkę uzyskaną za dni przepracowane i mnożąc wynik przez liczbę dni, które powinien w tym miesiącu przepracować,
– jeśli nie osiągnął w ogóle takiego elementu pensji – uzupełnienie polega na tym, aby przyjąć go w przeciętnej wysokości wypłaconej pracownikom na takich samych lub podobnych stanowiskach w tym zakładzie.
Nie wszystko można uzupełnić
Uzupełnieniu podlegają składniki wynagrodzenia, które są proporcjonalnie zmniejszane za czas absencji chorobowej. Nie należy uzupełniać składników:
- których zasady przyznawania nie zawierają postanowień o ich proporcjonalnym obniżaniu za czas zdrowotnej niedyspozycji,
- jeżeli według zasad ich przyznawania są redukowane z tego powodu w sposób nieproporcjonalny,
- przysługują za czas dodatkowo przepracowany lub za dodatkowo wykonaną pracę,
- za godziny nadliczbowe,
- dodatku za pracę w nocy,
- wynagrodzenia za pełnienie dyżuru,
- wynagrodzenia za zlecenie.
Przykład 7
Wyrównanie składników stałych
Pan Ignacy podjął pracę 1 lipca 2013 r. w pełnym wymiarze czasu pracy. Otrzymuje pensję zasadniczą według stawki 12 zł brutto za godzinę roboczą oraz dodatek stażowy w stałej stawce miesięcznej 300 zł brutto (pomniejszany proporcjonalnie za okresy niedyspozycji zdrowotnej). Chorował od 22 lipca do 5 sierpnia 2013 r., nabywając prawo do zasiłku.
Za pracę w lipcu 2013 r. uzyskał wynagrodzenie zasadnicze 1440 zł brutto (120 godzin pracy od 1 do 21 lipca x 12 zł/godz.) i częściowy dodatek stażowy 220 zł (300 zł : 30 = 10 zł; 10 zł x 8 dni = 80 zł; 300 zł – 80 zł = 220 zł). Do podstawy świadczenia wchodzi wynagrodzenie wypłacone za lipiec 2013 r. po uzupełnieniu do kwoty, jaką mężczyzna dostałby za pełny miesiąc pracy. Uzupełnienie przedstawia się tak:
- wynagrodzenia zasadniczego: 184 godz. x 12 zł/godz. = 2208 zł brutto,
- dodatku stażowego: 300 zł.
Podstawa wymiaru zasiłku chorobowego wynosi 2164,15 zł (2508 zł – 13,71 proc.).
Jeśli w miesiącu, z którego przychód trzeba uzupełnić, przypada urlop wypoczynkowy, uznaje się wynagrodzenie za czas tego wolnego za pensję należną za okres przepracowany. W związku z tym, jeśli pracownik dostaje tylko wynagrodzenie w stałej stawce miesięcznej, podstawą zasiłkową będzie wtedy tylko stała kwota miesięczna ustalona w umowie o pracę albo w innym akcie ustanawiającym stosunek pracy (po odliczeniu składek pobieranych ze środków ubezpieczonego).
Jeśli zaś pracownik otrzymuje składniki w stałej stawce miesięcznej i zmienne miesięczne podlegające uzupełnieniu, to w podstawie zasiłku całe wynagrodzenie wypłacone za ten miesiąc (w tym składniki stałe i pensję za urlop wypoczynkowy) należy uzupełniać na zasadach dotyczących wynagrodzenia zmiennego. Wynagrodzenie wypłacone za dany miesiąc (w tym składniki stałe i wynagrodzenie za urlop) należy zatem podzielić przez łączną liczbę dni pracy i urlopu przypadających w tym miesiącu, a wynik pomnożyć przez liczbę dni, które pracownik powinien w tym miesiącu przepracować.
Przykład 8
Uzupełnienie składników zmiennych
Pani Dorota, pracownica, otrzymuje wynagrodzenie zasadnicze 2000 zł brutto i miesięczne premie pomniejszane proporcjonalnie za czas absencji zdrowotnej, wynoszące od 5 do 50 proc. płacy zasadniczej.
Przez 5 dni lipca 2013 r. przebywała na zwolnieniu lekarskim, zachowując z tego tytułu prawo do zasiłku chorobowego. Podstawę wymiaru zasiłku należy ustalić z przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia wypłaconego za okres od lipca 2012 r. do czerwca 2013 r. W styczniu 2013 r. kobieta przez 10 dni chorowała,a przez 3 dni była na urlopie wypoczynkowym. Za ten miesiąc otrzymała:
- częściowe wynagrodzenie zasadnicze zredukowane z tytułu choroby: 1333,30 zł, tj: 2000 zł : 30 = 66,67 zł; 66,67 zł x 10 dni = 666,70 zł; 2000 zł – 666,70 zł = 1333,30 zł,
- wynagrodzenie za urlop wypoczynkowy, np. 59,04 zł brutto,
- premię miesięczną 200 zł brutto.
Wynagrodzenie za styczeń 2013 r. uzupełniamy – w celu dodania do podstawy wymiaru zasiłku chorobowego należnego za lipiec 2013 r. – w następujący sposób:
(1333,30 zł + 59,04 zł + 200 zł) : 12 dni x 22 dni = 2919,29 zł; 2919,29 zł – 13,71 proc. = 2519,06 zł
Za styczeń 2013 r. do podstawy wymiaru zasiłku chorobowego, przysługującego za lipiec 2013 r., przyjmujemy kwotę 2519,06 zł.
Uzupełnienie wynagrodzenia pracownika dostającego jedynie wynagrodzenie zmienne za miesiąc, kiedy pozostawał na urlopie wypoczynkowym i chorował, polega na:
- podzieleniu łącznej kwoty wynagrodzenia zmiennego i za urlop wypoczynkowy wypłaconego za ten miesiąc przez zsumowaną liczbę dni przepracowanych i urlopu przypadających w tym miesiącu,
- pomnożeniu wyniku przez sumę liczby dni, które powinien przepracować w tym miesiącu i dni urlopu wypoczynkowego.
Problem wzbudza kwestia uzupełniania pensji za miesiąc, w którym przychody pracownika przekroczyły górną roczną podstawę wymiaru składek emerytalnej i rentowych (nazywany limitem 30-krotności). Wynagrodzenie uwzględniane za ten miesiąc w podstawie zasiłkowej szacujemy za pomocą tzw. średniego wskaźnika składek. Uzyskuje się go przez podzielenie iloczynu składek zapłaconych od przychodu osiągniętego w badanym miesiącu i 100 przez łączny przychód uzyskany w danym miesiącu.
Przykład 9
Średni wskaźnik składek
Pan Teodor, pracownik, zachorował 23 lipca 2013 r. Podstawę wymiaru zasiłku chorobowego ustalamy, biorąc pod uwagę przychód za okres od lipca 2012 r. do czerwca 2013 r. W listopadzie 2012 r. zatrudniony przepracował 16 z 21 dni roboczych, przez resztę miesiąca pobierał zasiłek opiekuńczy na dziecko. Przychód uzyskany przez mężczyznę od 1 stycznia do końca października 2012 r. wyniósł 100 000 zł (po 10 000 zł miesięcznie). Wynagrodzenie wypłacone mu w listopadzie 2012 r. w kwocie 10 000 zł przekroczyło limit 30-krotności właściwy dla 2012 r. (tj. 105 780 zł). Zakład potrącił z niego łącznie 895,83 zł składek, w tym:
- 245 zł składki chorobowej (10 000 zł x 2,45 proc.),
- 564,13 zł składki emerytalnej (5780 zł x 9,76 proc.),
- 86,70 zł składek rentowych (5780 zł x 1,5 proc.).
Aby ustalić uzupełnione wynagrodzenie za listopad 2012 r., które trzeba wliczyć do podstawy wymiaru zasiłku należnego za czas choroby w lipcu 2013 r., należy ustalić średni wskaźnik składek, a potem przemnożyć przez niego przychód miesiąca.
(895,83 zł x 100) : 10 000 zł = 8,96 proc.
10 000 zł – (10 000 zł x 8,96 proc.) = 9104 zł
W podstawie wymiaru zasiłku należy uwzględnić wynagrodzenie za listopad 2012 r. w kwocie 9104 zł.
