Zakładowy fundusz świadczeń socjalnych trzeba zasilić do 31 maja 2013

Wymóg ten ciąży na wszystkich pracodawcach ze sfery budżetowej, a spośród prywatnych na tych, którzy na 1 stycznia 2013 r. zatrudniali minimum 20 pracowników w przeliczeniu na pełny wymiar czasu pracy. Nie chodzi tu o faktyczną liczbę osób, ale o ilość pełnych etatów, które zajmują.

Niefrasobliwość kosztuje

Jeśli w firmie jest fundusz socjalny, to pracodawca musi go finansowo wspierać w ściśle określonych terminach. Pierwsza wpłata na specjalne konto ma dotrzeć do końca maja (75 proc. całej kwoty), druga zaś do końca września. Wynika to z art. 6 ust. 1 i 2 ustawy z 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (tekst jedn. DzU z 2012 r., poz. 592 ze zm., dalej ustawa o zfśs).

Zwlekając z realizacją tego wymogu, pracodawca naraża się na sankcje. Wniosek o ukaranie nieterminowego szefa mogą wnieść do sądu pracy organizacje związkowe, które są odpowiedzialne za nadzór nad prawidłową realizacją polityki socjalnej w firmie. Mają one też prawo domagać się natychmiastowego uzupełnienia przez pracodawcę brakujących pieniędzy.

Nie wymuszą jednak uiszczenia odsetek od spóźnionego przelewu. Tak orzekł Sąd Najwyższy w wyroku z 13 kwietnia 1999 r. (I PKN 663/98). Stwierdził, że skoro właścicielem środków jest pracodawca i jest to jedynie formalne przesunięcie środków na wyodrębniony rachunek, to nie ma on obowiązku uiszczania odsetek od nieterminowej wpłaty.

Grzywna za zwłokę

Ustawa o zfśs nie przewiduje wysokości kar za wymienione w niej wykroczenia. Nie określa też, że właściwy inspektor pracy może sam wymierzyć grzywnę w postępowaniu mandatowym. Niektórzy uważają, że skoro nie ma wyraźnego przepisu w tym zakresie i konkretnej delegacji, to inspektor pracy może skierować przeciwko sprawcy wykroczenia w ustawie o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych tylko wniosek o ukaranie do sądu grodzkiego (zob. A. Lankamer-Prasołek, Ł. Prasołek, „Kontrola pracodawcy przez Państwową Inspekcję Pracy", C.H. Beck, Warszawa 2009, str. 42). Część komentatorów akceptuje jednak prawo inspektorów pracy do nakładania grzywny w drodze mandatu do 2000 zł za naruszenia ustawy o zfśs (zob. M. Rotkiewicz, „Zakładowy fundusz świadczeń socjalnych", C.H. Beck, Warszawa 2010, str. 88).

Takie wykroczenia mogą polegać np. na tym, że nie odprowadzi się we właściwej wysokości lub w stosownym terminie równowartości środków pieniężnych odpisu podstawowego na wyodrębniony rachunek bankowy funduszu, wydatkuje się fundusz socjalny na cele niezwiązane z działalnością socjalną, nie wypłaci się w terminie uprawnionemu pracownikowi świadczenia urlopowego lub nastąpi to w zaniżonej wysokości, nie utworzy się funduszu bądź nieprawidłowo zrezygnuje się z jego tworzenia.

Pierwsza transza

Do 31 maja na konto socjalne powinna trafić kwota stanowiąca 75 proc. tzw. odpisów podstawowych, bez wcześniejszego ustalenia pełnej wartości tegorocznych odpisów według planowanego stanu zatrudnienia. Odpis 75 proc. podstawy obejmuje wszystkich pracowników (zatrudnionych w normalnych warunkach, wykonujących pracę w szczególnych warunkach lub w szczególnym charakterze i młodocianych), a nie całości odpisów na fundusz socjalny przypisanych do danego roku kalendarzowego >patrz tabela.

Przykład

Firma ustaliła, że przeciętne planowane zatrudnienie w 2013 r. wynosi:

- 32 etaty dla zatrudnionych w normalnych warunkach,

- 4,5 etatu dla wykonujących pracę w szczególnych warunkach bądź o szczególnym charakterze,

- 2 etaty dla pracowników młodocianych w I roku nauki,

- 2 etaty dla młodocianych w III roku nauki.

Tak będzie wyglądało naliczenie odpisów, aby przekazać na rachunek zakładowego funduszu świadczeń socjalnych do 31 maja:

- dla zatrudnionych w normalnych warunkach (32 etaty × 1093,93 zł) × 75 proc. = 26 254,32 zł,

- dla wykonujących pracę w szczególnych warunkach lub w szczególnym charakterze (4,5 etatu × 1458,57 zł) × 75 proc. = 4922,67 zł,

- dla młodocianych w I roku nauki (2 etaty × 145,86 zł) × 75 proc. = 218,79 zł,

- dla młodocianych w III roku nauki (2 etaty × 204,20 zł) × 75 proc. = 306,30 zł

Razem do wpłaty: 31 702,08 zł.

Pozostałą część pieniędzy pracodawca musi przelać na konto funduszu w kolejnej transzy do końca września. W drugiej racie odpisów przekaże:

- 25 proc. podstawowych odpisów,

- ewentualnie zwiększone odpisy o 6,25 proc. średniej płacy z tytułu orzeczenia znacznego lub umiarkowanego stopnia niepełnosprawności na pracownika,

- fakultatywnie zwiększenie środków funduszu o 6,25 proc. przeciętnego wynagrodzenia emeryta lub rencisty – byłego pracownika.

Dowolny termin

Ustawa o zfśs nie wyznacza natomiast żadnego terminu na przelanie na rachunek funduszu pieniędzy z dodatkowych źródeł zasilających zfśs wymienionych w art. 7 ustawy. Chodzi tutaj o inne dochody funduszu socjalnego, np.:

- opłaty pobierane od osób i jednostek organizacyjnych za korzystanie z prowadzonej przez zakład działalności socjalnej,

- darowizny i zapisy osób fizycznych oraz prawnych,

- oprocentowanie pożyczek udzielonych na cele mieszkaniowe,