; zwana dalej ustawą o zfśs)
Przepisy ogólne
Art. 1. Cel funduszu
1. Ustawa określa zasady tworzenia przez pracodawców zakładowego funduszu świadczeń socjalnych, zwanego dalej Funduszem, i zasady gospodarowania środkami tego Funduszu, przeznaczonego na finansowanie działalności socjalnej organizowanej na rzecz osób uprawnionych do korzystania z Funduszu, na dofinansowanie zakładowych obiektów socjalnych oraz na tworzenie zakładowych żłobków, klubów dziecięcych, przedszkoli oraz innych form wychowania przedszkolnego.
2. Minister właściwy do spraw wewnętrznych w porozumieniu z ministrem właściwym do spraw pracy oraz ministrem właściwym do spraw finansów publicznych, w stosunku do pracowników zatrudnionych w podległych mu jednostkach sfery budżetowej, nie będących funkcjonariuszami lub żołnierzami zawodowymi, a Minister Sprawiedliwości w porozumieniu z ministrem właściwym do spraw pracy oraz ministrem właściwym do spraw finansów publicznych w stosunku do pracowników zatrudnionych w jednostkach sfery budżetowej więziennictwa, nie będących funkcjonariuszami Służby Więziennej, określą w drodze rozporządzenia:
1) sposób tworzenia i gromadzenia środków Funduszu;
2) wysokość odpisu na Fundusz, jednak nie wyższą od określonej w ustawie.
3. Minister Obrony Narodowej w porozumieniu z Ministrami Pracy i Polityki Socjalnej oraz Finansów może określić, w drodze rozporządzenia, sposób tworzenia i gromadzenia środków Funduszu oraz wysokość odpisu na Fundusz – jednak nie wyższą od określonej w ustawie – w stosunku do pracowników cywilnych wojska.
Komentarz
Pracownikom i innym uprawnionym nie przysługuje roszczenie o zaspokojenie ich potrzeb socjalnych, w szczególności o przyznanie wsparcia na podstawie ustawy o zfśs. Nie da się tego wyinterpretować w szczególności z:
• art. 16 kodeksu pracy (k.p.), zgodnie z którym pracodawca zaspokaja bytowe, socjalne i kulturalne potrzeby pracowników stosownie do możliwości i warunków,
• art. 94 pkt 8 k.p., w świetle którego szef ma obowiązek zaspokajać socjalne potrzeby pracowników w miarę posiadanych środków.
Obowiązek pracodawcy określony w art. 94 pkt 8 k.p. jest zatem ogólnie adresowany do całej załogi. W tym sensie nie stanowi jednego z indywidualnych warunków umów o pracę.
Przepis art. 16 k. p. to z kolei jedna z podstawowych ogólnych zasad prawa pracy, którą wdrażamy w praktyce na podstawie stosowanych przepisów odrębnych, tu – ustawy o zfśs. Cytowana ustawa nie daje tymczasem żadnych praw podmiotowych pracownikom do żądania np. dofinansowania wakacyjnego wyjazdu i bez względu na ich sytuację finansową, rodzinną i bytową. Podwładny ma natomiast ustawowe prawo starania się o pomoc ze środków zfśs (art. 2 pkt 5 ustawy o zfśs) zgodnie z regulaminem socjalnym obowiązującym w zakładzie i uzyskania jej po spełnieniu kryteriów socjalnych.
„Artykuły 16 i 94 pkt 8 k.p. nie dają pracownikowi prawa podmiotowego do uzyskania od macierzystego zakładu pracy dofinansowania z funduszu socjalnego do indywidualnie wykupionych – poza tym zakładem – wczasów. Nie można natomiast wykluczyć, że charakter roszczeniowy nada niektórym świadczeniom z funduszu socjalnego tzw. prawo wewnątrzzakładowe. Zależy to jednak od postanowień wewnątrzzakładowych aktów, które są niewątpliwie uzależnione od wielkości funduszu socjalnego i liczby pracowników mających potencjalne prawo do korzystania z tego funduszu" (wyrok SN z 15 lipca 1987 r., I PRN 25/87; OSNC 1988/12/180).
Wydatki poniesione przez pracodawcę na majówki i imprezy karnawałowe dla podwładnych mają charakter socjalny i można je sfinansować z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych, zwanego dalej zfśs (wyrok Naczelnego Sądu Administracyjnego z 21 grudnia 2001 r., SA/Bk 7/2001).
Złe zarządzanie środkami
Zarzut wobec dyrektora szkoły naruszania ustawy o zfśs przy przydzielaniu pracownikom świadczeń socjalnych, będący jednym z wielu zarzutów, nie uzasadnia natychmiastowego odwołania go z funkcji w trakcie roku szkolonego.
Organ, który powierzył nauczycielowi stanowisko kierownicze w szkole (burmistrz), może odwołać go podczas roku szkolnego bez wypowiedzenia w przypadkach szczególnie uzasadnionych, po zasięgnięciu opinii kuratora oświaty, a gdy chodzi o szkoły i placówki artystyczne – po zasięgnięciu opinii ministra kultury i ochrony dziedzictwa narodowego (art. 38 ust. 1 pkt 2 ustawy z 7 września 1991 r. o systemie oświaty; tekst jedn. DzU z 2004 r. nr 256, poz. 2572 ze zm.).
Zdaniem NSA „przypadki szczególnie uzasadnione wywołuje zdarzenie nadzwyczajne, destabilizujące funkcjonowanie szkoły i wywołujące konieczność natychmiastowego odsunięcia dyrektora od kierowania szkołą, zaś dalsze sprawowanie funkcji godziłoby w interes publiczny". Wskazany zarzut i podejrzenia wobec dyrektora o stosowanie mobbingu nie mieszczą się tymczasem w tym pojęciu. Dlatego słusznie wojewoda stwierdził nieważność zarządzenia burmistrza o natychmiastowym odwołaniu dyrektora z funkcji w środku roku szkolnego (wyrok NSA z 18 maja 2012 r., I OSK 10/12).
Art. 2. Słowniczek ustawy
Użyte w ustawie określenia oznaczają:
1) działalność socjalna – usługi świadczone przez pracodawców na rzecz różnych form wypoczynku, działalności kulturalno-oświatowej, sportowo-rekreacyjnej, opieki nad dziećmi w żłobkach, klubach dziecięcych, przedszkolach oraz innych formach wychowania przedszkolnego, udzielanie pomocy materialnej – rzeczowej lub finansowej, a także zwrotnej lub bezzwrotnej pomocy na cele mieszkaniowe na warunkach określonych umową;
2) coroczny odpis podstawowy – równowartość dokonanych odpisów na rachunek bankowy Funduszu w wysokości określonej w art. 5, na zasadach określonych w art. 6 ust. 2;
3) (uchylony);
4) zakładowe obiekty socjalne – ośrodki wczasowe i kolonijne, domy wypoczynkowe, sanatoria, ogrody działkowe, obiekty sportowo-rekreacyjne, żłobki, kluby dziecięce i przedszkola oraz obiekty służące działalności kulturalnej;
5) osoby uprawnione do korzystania z Funduszu – pracowników i ich rodziny, emerytów i rencistów – byłych pracowników i ich rodziny oraz inne osoby, którym pracodawca przyznał, w regulaminie, o którym mowa w art. 8 ust. 2, prawo korzystania ze świadczeń socjalnych finansowanych z Funduszu;
6) przedsiębiorca – osobę fizyczną, osobę prawną, a także jednostkę organizacyjną nie posiadającą osobowości prawnej, jeżeli przedmiot jej działania obejmuje prowadzenie działalności gospodarczej.
Komentarz
Jedną z form działalności socjalnej są usługi świadczone przez pracodawcę na rzecz różnych form wypoczynku, działalności kulturalno-usługowej i sportowo-rekreacyjnej dla zatrudnionych. Przyznając uprawnionej osobie świadczenie wypoczynkowe ze środków zfśs, pracodawca nie ma prawa wymagać, by spędzała ona czas wolny w Polsce. Takie ograniczenie jest bowiem niezgodne z konstytucyjnymi zasadami równości i sprawiedliwości społecznej (art. 32 i 2 Konstytucji Rzeczypospolitej Polskiej).
Obecnie w regulaminie socjalnym nie wolno preferować wypoczynku krajowego, przyznając dofinansowanie socjalne (np. wczasy pod gruszą) tylko z tego tytułu. Każdy zainteresowany ma zatem prawo do świadczenia wypoczynkowego z zfśs – jeśli regulamin je przewiduje – bez względu na to, gdzie zamierza spędzić wakacje (w kraju czy za granicą). Warunkiem jest tu wyłącznie spełnienie kryteriów socjalnych (wyrok Trybunału Konstytucyjnego z 28 marca 2007 r., K 40/2004; OTK ZU 2007/3A/33).
Zakładowe obiekty socjalne
Sam fakt wydzierżawienia przez pracodawcę ośrodka wczasowo-wypoczynkowego, będącego jego własnością, nie oznacza, że traci on przymiot zakładowego obiektu socjalnego, a szef nie prowadzi już w nim działalności socjalnej. Placówka nadal zachowuje status obiektu socjalnego. Nie przekreśla tego nawet niepełne czy niewielkie wykorzystanie obiektu przez pracowników. Podwładny, który wyjechał na wczasy do ośrodka wczasowego, stanowiącego zakładowy obiekt socjalny, ma prawo starać się o dofinansowanie wypoczynku w innej formie z zfśs, np. dotacji do wypoczynku trwającego ponad dziesięć dni. Oczywiście pod warunkiem, że na taką kumulację pozwala obowiązujący w firmie regulamin socjalny (wyrok Sądu Najwyższego z 4 września 2007 r., I PK 96/2007; OSNP 2008/19-20/287).
Przykład
Wedle funkcjonującego w spółce regulaminu świadczeń socjalnych, pracownicy mogli raz do roku ubiegać się o dopłaty do wypoczynku ze środków zfśs. Warunkiem było wykorzystanie minimum 10-dniowego urlopu i wyjazd na wypoczynek poza miejscowość, gdzie znajduje się zakład.
Małżeństwa czy partnerzy zatrudnieni w spółce byli uprawnieni do pojedynczego dofinansowania. O taką formę wsparcia mieli prawo się ubiegać podwładni relaksujący się zarówno w zakładowym obiekcie socjalnym – nadmorskim pensjonacie, jak i w innym miejscu. Takie postanowienie regulaminu socjalnego jest prawidłowe.
Uprawnieni do wsparcia
W katalogu osób, które mają prawo korzystać z funduszu socjalnego, mieszczą się:
• pracownicy i ich rodziny,
• byli pracownicy będący teraz emerytami lub rencistami oraz ich rodziny,
• inne osoby, którym pracodawca przyznał taką możliwość w regulaminie zfśs.
Powstał problem, gdzie o wsparcie socjalne mają się upominać emeryci / renciści, którzy w przeszłości pracowali w wielu miejscach. Ustawa o zfśs tego nie precyzuje, a z jej literalnego brzmienia wynika, że teoretycznie mogą zwracać się o pomoc do każdego z byłych pracodawców. Tak jednak nie jest. Zdaniem SN wolno im starać się o świadczenia z zfśs tylko u ostatniego pracodawcy.
Osoba, która po przejściu na wcześniejszą emeryturę podjęła w nowym zakładzie pracy zatrudnienie, zawieszając wypłatę świadczenia, a następnie po rozwiązaniu stosunku pracy ponownie zaczęła pobierać emeryturę, jest emerytem – byłym pracownikiem ostatniej firmy. Opiekę socjalną nad emerytem sprawuje zatem szef, który jako ostatni go angażował. Nie ma znaczenia, czy zainteresowany po zerwaniu z nim współpracy przeszedł na emeryturę, czy też wrócił do pobierania przyznanego wcześniej świadczenia (uchwała SN z 15 listopada 1991 r., I PZP 56/91; OSNCP 1992/4/63).
Przykład
Po rozwiązaniu umowy o pracę z firmą A pan Jan przeszedł na emeryturę. Miał wówczas prawo ubiegać się o świadczenia z zfśs prowadzonego przez firmę A. Wkrótce zatrudnił się w przedsiębiorstwie B na podstawie okresowej umowy o pracę zawartej na trzy miesiące. W trakcie tego zatrudnienia wolno mu się starać o pomoc socjalną z zfśs firmy B jako jej pracownikowi.
Po ustaniu stosunku pracy zyskał on status emeryta zakładu B. To oznacza, że to właśnie ten pracodawca obejmuje go opieką socjalną zgodnie z art. 2 pkt 5 ustawy o zfśs. Pan Jan nie może się starać o wsparcie z zfśs firmy A, ponieważ jego ostatnim pracodawcą jest firma B.
Wyjątkiem byłaby sytuacja, gdyby pracodawca A w regulaminie socjalnym przyznał prawo do korzystania z zfśs wszystkim emerytom niegdyś u niego zatrudnionym bez względu na to, czy była to ich ostatnia praca. Gdyby firma A wprowadziła taki zapis do regulaminu zfśs, to pan Jan mógłby występować o świadczenia socjalne w obu zakładach.
Przykład
Pani Ewelina była zatrudniona w dwóch firmach jako sprzątaczka na pół etatu. Z obu miejsc pracy przeszła na emeryturę w czerwcu 2012 r.
Kobieta może się ubiegać o wsparcie ze środków zfśs od obu pracodawców, ponieważ obaj zatrudniali ją jednocześnie jako ostatni.
Na świadczeniu przedemerytalnym
Byli pracownicy pobierający świadczenia przedemerytalne wchodzą do ustawowego kręgu osób uprawnionych do korzystania z zfśs dopiero z chwilą przyznania emerytury przez ZUS. Niemniej były szef ma prawo objąć ich dobrowolnie opieką socjalną na mocy odpowiedniego postanowienia regulaminu zfśs.
Gdy uzyskają już emeryturę, przysługuje im ustawowe prawo do ubiegania się o świadczenia z zfśs ostatniego zakładu. Jednak nawet wówczas świadczenia socjalne mają charakter uznaniowy.
Oznacza to tylko tyle, że mogą się starać o wsparcie z zfśs ostatniego pracodawcy, ale bez gwarancji jego otrzymania. Dostaną je pod warunkiem, że spełnią kryteria socjalne, czyli znajdą się przeważnie w trudnej sytuacji materialnej i/lub rodzinnej (odpowiedź ministra pracy i polityki socjalnej z 4 marca 2011 r. na interpelację nr 20599 w sprawie świadczeń socjalnych na rzecz osób, które po rozwiązaniu umowy o pracę przechodzą na emeryturę).
Art. 3. Podmioty tworzące fundusz
1. Fundusz tworzą, z zastrzeżeniem ust. 2, pracodawcy zatrudniający według stanu na dzień 1 stycznia danego roku co najmniej 20 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty.
1a. – 1b. (uchylone);
2. Pracodawcy prowadzący działalność w formie jednostek budżetowych i samorządowych zakładów budżetowych tworzą Fundusz, bez względu na liczbę zatrudnianych pracowników.
3. Pracodawcy zatrudniający według stanu na dzień 1 stycznia danego roku mniej niż 20 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty, z zastrzeżeniem ust. 2, mogą tworzyć Fundusz do wysokości i na zasadach określonych w art. 5 lub mogą wypłacać świadczenie urlopowe, o którym mowa w ust. 4-6.
3a. Pracodawcy, o których mowa w ust. 3, nieobjęci układem zbiorowym pracy oraz niezobowiązani do wydania regulaminu wynagradzania, informacje w sprawie nietworzenia Funduszu i niewypłacania świadczenia urlopowego przekazują pracownikom w pierwszym miesiącu danego roku kalendarzowego, w sposób przyjęty u danego pracodawcy.
3b. U pracodawców, o których mowa w ust. 3, zatrudniających co najmniej
20 pracowników, objętych układem zbiorowym pracy, postanowienia w sprawie nietworzenia Funduszu i niewypłacania świadczenia urlopowego zawiera się w układzie zbiorowym pracy. Jeżeli u takich pracodawców pracownicy nie są objęci układem zbiorowym pracy, postanowienia w sprawie nietworzenia Funduszu i niewypłacania świadczenia urlopowego zawiera się w regulaminie wynagradzania; art. 4 ust. 3 stosuje się odpowiednio.
4. Wysokość świadczenia urlopowego, o którym mowa w ust. 3, nie może przekroczyć wysokości odpisu podstawowego, określonego w art. 5 ust. 2, 2a i 3 – odpowiedniego do rodzaju zatrudnienia pracownika, z tym że wysokość świadczenia dla zatrudnionych, o których mowa w art. 5 ust. 2 i 3, ustala się proporcjonalnie do wymiaru czasu pracy pracownika.
5. Świadczenie urlopowe, o którym mowa w ust. 4, wypłaca pracodawca raz w roku każdemu pracownikowi korzystającemu w danym roku kalendarzowym z urlopu wypoczynkowego w wymiarze co najmniej 14 kolejnych dni kalendarzowych.
5a. Wypłata świadczenia urlopowego następuje nie później niż w ostatnim dniu poprzedzającym rozpoczęcie urlopu wypoczynkowego, o którym mowa w ust. 5.
6. Świadczenie urlopowe, o którym mowa w ust. 4, nie podlega składce na ubezpieczenie społeczne pracowników.
7. (uchylony).
Komentarz
Pracodawcy spoza sektora finansów publicznych, zatrudniający 1 stycznia mniej niż 20 osób w przeliczeniu na pełne etaty, wybierają między tworzeniem zfśs a wypłacaniem świadczeń urlopowych. Mogą również zrezygnować ze zobowiązań socjalnych wobec załogi po dopełnieniu pewnych formalności. Jeśli nie funkcjonuje u nich układ zbiorowy pracy ani nie są zobowiązani do wydania regulaminu wynagradzania, przedstawiają pracownikom w tym celu, w styczniu, informację o nieprowadzeniu zfśs i nieuiszczaniu świadczeń urlopowych przez pewien okres bądź na stałe (art. 3 ust. 3a ustawy o zfśs).
Przypomnijmy, że regulaminu wynagradzania nie mają obowiązku ustalać zakłady angażujące poniżej 20 pracowników oraz:
• nieobjęte układem zbiorowym,
• objęte układem zbiorowym, który nazbyt ogólnie określa warunki wynagradzania za pracę i przyznawania innych świadczeń związanych z pracą, czyli w zakresie i w sposób uniemożliwiający odczytanie na jego podstawie indywidualnych warunków umów o pracę (art. 772 § 1 i 3 k. p.).
Co istotne – mniejsza firma, która chce w tym trybie uwolnić się od ciężarów socjalnych wobec załogi, dostarcza pracownikom informację zarówno o nietworzeniu zfśs, jak i niewypłacaniu świadczeń urlopowych np. w danym roku kalendarzowym, czy przez dwa lata.
Gdy informacja od pracodawcy mówi wyłącznie o niezakładaniu zfśs, oznacza to, że wybrał on wypłatę świadczeń urlopowych. I odwrotnie – zawiadomienie zatrudnionych do końca stycznia wyłącznie o rezygnacji ze świadczeń urlopowych jest sygnałem, że firma będzie prowadziła zfśs (odpowiedź ministerstwa pracy i polityki socjalnej na pytanie „Rzeczpospolitej" z 15 września 2006 r.).
Przykład
Spółka 1 stycznia 2012 r. zatrudniała 19 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty. Nie jest objęta układem zbiorowym pracy ani nie musi posiadać regulaminu płacowego. Prezes ogłosił w styczniu 2012 r. pracownikom, że w 2012 r. nie będzie tworzył zfśs.
W konsekwencji, mimo że pismo nie zawierało takiej informacji, firma powinna uiszczać w 2012 r. świadczenia urlopowe. Chyba że spostrzeże swój błąd i przedstawi zatrudnionym, nawet z przekroczeniem terminu, informację o nieutworzeniu zfśs i nieuiszczaniu świadczeń urlopowych.
Przykład
Pracodawca, u którego nie funkcjonuje układ zbiorowy i regulamin wynagradzania, zatrudniał w 2011 r. ponad 20 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty.
W związku z tym prowadził wówczas zfśs. Według stanu na 1 stycznia 2012 r. wskaźnik zatrudnienia zmalał do 12 pełnych etatów. Dlatego dyrektor generalny planował w ogóle zrezygnować z obowiązków socjalnych wobec załogi. Przekazał pracownikom następującą informację
Dobrowolny regulamin płacowy
Regulaminu wynagradzania nie muszą ustalać zakłady zatrudniające poniżej 20 pracowników i nieobjęte układem zbiorowym lub objęte na tyle ogólnym, że na jego podstawie nie da się sprecyzować indywidualnych warunków płacowych umów o pracę (art. 772 § 1 i 3 k.p.). Jednak wielu takich „małych" pracodawców tworzy te regulaminy mimo braku obowiązku.
Powstaje wówczas problem – jak mogą zrezygnować z obowiązków socjalnych wobec personelu. Czy powinni korygować przepisy zakładowe, czy przedstawiać w styczniu pracownikom informację o nietworzeniu zfśs i niewypłacaniu świadczeń urlopowych. Zdaniem resortu pracy wystarczy, że przekażą zatrudnionym informację o nieprowadzeniu zfśs i nieuiszczaniu świadczeń urlopowych.
Ustawa o zfśs nakazuje bowiem w art. 3 ust. 3a dostarczać takie zawiadomienie szefom niezobowiązanym do wprowadzenia u siebie regulaminów wynagradzania. Skoro firma utworzyła dobrowolnie regulamin płacowy, oczywiste jest, że nie jest zobowiązana do jego wydania (odpowiedź MPiPS na pytanie „Rzeczpospolitej" z 15 września 2006 r.).
Skutki przekroczenia terminu
Zakłady, które nie są objęte układami zbiorowymi i nie mają obowiązku tworzenia regulaminów wynagradzania, uwalniają się od powinności socjalnych przedstawiając pracownikom w styczniu informację o nieprowadzeniu zfśs i niewypłacaniu świadczeń urlopowych.
Kontrowersje wzbudza natomiast kwestia konsekwencji niezmieszczenia się w terminie przez pracodawców, którzy chcą odstąpić od wskazanych obowiązków. Czy niewielka firma, która ogłosiła rezygnację z zfśs i wypłaty świadczeń urlopowych np. w lutym albo w ogóle jej nie upubliczniła, musi tworzyć w danym roku kalendarzowym zfśs bądź uiszczać świadczenia urlopowe? Zdania są podzielone.
Zdaniem Państwowej Inspekcji Pracy wskazany w ustawie o zfśs termin (pierwszy miesiąc roku kalendarzowego) ma charakter konstytutywny. Zatem jego naruszenie pociąga za sobą konieczność założenia zfśs bądź wypłaty świadczeń urlopowych (interpretacja Głównego Inspektoratu Pracy ze stycznia 2007 r., GNP/87/024-84/04). Podobnego zdania był Sąd Okręgowy w Warszawie w orzeczeniu z 11 września 2008 r. (XII Pa 161/2008).
Jednak większość wyroków wskazuje na przeciwne stanowisko. Naczelny Sąd Administracyjny 1 marca 2007 r. (I OSK 814/06) stwierdził że ten termin jest jedynie instrukcyjny, dlatego jego przekroczenie nie powoduje tak poważnych skutków. Pracodawca może więc przekazać pracownikom informację o nietworzeniu zfśs i nieuiszczaniu świadczeń urlopowych z opóźnieniem, a mimo to zawiadomienie zachowa ważność i pozostanie skuteczne.
Takie postępowanie stanowi natomiast wykroczenie w rozumieniu art. 8 ust. 1 pkt 8 ustawy o Państwowej Inspekcji Pracy w związku z art. 12a ust. 1 ustawy o zfśs, za które pracodawcy grozi grzywna. Identycznie uznały SO w Warszawie w wyroku z 15 stycznia 2008 r. (XII Pa 442/2007; Rzeczpospolita 2010/40/F7) i Sąd Rejonowy w orzeczeniu z 21 lutego 2007 r. (VII P 3143/2006; Rzeczpospolita 2007/87/C5). Ze względu na przewagę tego stanowiska, należy je uznać za poprawne.
Przykład
Firma 1 stycznia 2012 r. zatrudniała 21 pracowników zajmujących 18 pełnych etatów. Nie jest objęta układem zbiorowym pracy ani zobowiązana do tworzenia regulaminu wynagradzania. Prezes zamierzał odstąpić od prowadzenia zfśs i wypłacania świadczeń urlopowych, ale nie zdążył z przekazaniem pracownikom informacji na ten temat do końca stycznia 2012 r.
Kiedy zorientował się, że powinien to zrobić, była już połowa lutego. Pisma w sprawie niezakładania zfśs i nieuiszczania świadczeń urlopowych wręczył podwładnym dopiero 22 lutego 2012 r. Mimo to zakład nie ma obowiązku ani tworzenia zfśs, ani wypłacania świadczeń urlopowych.
Nośnik bez znaczenia
Ustawa o zfśs mówi o obowiązku przekazania pracownikom w styczniu wiadomości o nieprowadzeniu zfśs i niewypłacaniu świadczeń urlopowych. Nie precyzuje, jak dokładnie należy ją przekazać. Wystarczy generalne jej upublicznienie w zakładzie na tablicy np. przy dziale kadr, albo przesłanie jej każdemu podwładnemu oddzielnie pocztą elektroniczną, listownie bądź osobiście do rąk (wyrok SO w Warszawie z 15 stycznia 2008 r., XII Pa 442/2007; Rzeczpospolita 2010/40/F7).
Z układem zbiorowym
Zakład, który zatrudnia przynajmniej 20 pracowników, ale mniej niż 20 w przeliczeniu na pełne etaty, ma obowiązek wydać regulamin wynagradzania. Jest z tego zwolniony, gdy objęty jest układem zbiorowym pracy pozwalającym ustalić na jego podstawie indywidualne warunki płacowe umów o pracę. Jeśli ten układ zbiorowy pracy jest zbyt ogólny, istnieje konieczność uzupełnienia go regulaminem płacowym.
Jeżeli u takiego „małego" pracodawcy funkcjonuje układ zbiorowy pracy, to aby zrezygnować z prowadzenia zfśs i nie wypłacać świadczeń urlopowych, konieczna jest zmiana tego układu. Jego modyfikacja wymaga zgody wszystkich zakładowych organizacji związkowych, które podpisały układ, i tych, które później do niego przystąpiły. Jest możliwa jedynie w formie protokołu dodatkowego zawartego w drodze rokowań i na piśmie, który trzeba zarejestrować:
• u inspektora pracy – protokół dodatkowy do zakładowego układu zbiorowego pracy,
• w MPiPS – do ponadzakładowego.
Skorygowany układ zbiorowy wiąże od dnia w nim wskazanego. Nie może to jednak wyprzedzać daty rejestracji (wyroki SN z 28 września 1981 r., I PR 82/81; i z 29 listopada 2000 r., I PKN 111/00).
Z regulaminem wynagradzania
Aby zrezygnować z tworzenia zfśs i wypłaty świadczeń urlopowych, pracodawca zatrudniający 1 stycznia co najmniej 20 pracowników, ale mniej niż 20 w przeliczeniu na pełne etaty, zmienia regulamin płacowy.
Pod warunkiem, że nie jest objęty układem zbiorowym pracy. Gdy ma jeden związek, korekta regulaminu wynagradzania wymaga jego zgody wyrażonej na piśmie (wyroki SN z 11 maja 1999 r., I PKN 644/98; OSNAPiUS 2000/11/419, i z 19 listopada 1997 r., I PKN 373/97; OSNAPiUS 1998/17/507).
Składki od świadczeń urlopowych
Świadczenia urlopowe są wolne od składek na ubezpieczenia społeczne, zdrowotne, Fundusz Pracy i Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych.
Chodzi tu jednak wyłącznie o te wypłacane na podstawie ustawy o zfśs, a więc przez pracodawców spoza sektora finansów publicznych, zatrudniających 1 stycznia danego roku kalendarzowego mniej niż 20 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty, którzy spełniają łącznie wymogi:
• zdecydowali o wypłacaniu świadczeń urlopowych (a nie o tworzeniu zfśs),
• nie zrezygnowali ze zobowiązań socjalnych wobec załogi.
Zatem świadczenia, które wypłacają pracownikom korzystającym z długich urlopów wypoczynkowych firmy zatrudniające 1 stycznia co najmniej 20 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty, nie są zwolnione ze składek. Nie stanowią bowiem świadczeń urlopowych w rozumieniu ustawy o zfśs. I to nawet, jeśli pracodawca uwolnił się od obowiązku tworzenia w danym roku kalendarzowym zfśs.
W konsekwencji trzeba od nich opłacić składki na ubezpieczenia społeczne, zdrowotne i fundusze pozaubezpieczeniowe (wyrok Sądu Apelacyjnego w Katowicach z 27 września 2011 r., III AUa 341/2011; OSA w Katowicach i OSO 2012/2/2).
Przykład
Pracodawca 1 stycznia 2012 r. angażował 37 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty. Zrezygnował z prowadzenia zfśs, korygując regulamin wynagradzania (art. 4 ust. 2 ustawy o zfśs). W zamian za likwidację zfśs zgodził się wypłacać świadczenia pieniężne podwładnym, którzy w trakcie roku wezmą urlopy wypoczynkowe obejmujące minimum 14 kolejnych dni kalendarzowych, w wysokości 600 zł brutto.
Mimo że są to należności zbliżone do świadczeń urlopowych, nie stanowią takich w rozumieniu ustawy o zfśs i podlegają składkom. Zakładając, że pracownik dostał taką kwotę w sierpniu 2012 r. (i wyłącznie ją), jego rozliczenie na liście płac powinno wyglądać następująco:
• przychód brutto 600 zł
• składki na ubezpieczenia społeczne finansowane przez zatrudnionego:
a) emerytalna 600 zł x 9,76 proc. = 58,56 zł
b) rentowe 600 zł x 1,5 proc. = 9 zł
c) chorobowa 600 zł x 2,45 proc. = 14,70 zł
d) razem 82,26 zł
• składki na ubezpieczenia społeczne finansowane przez pracodawcę
a) emerytalna 600 zł x 9,76 proc. = 58,56 zł
b) rentowe 600 zł x 6,5 proc. = 39 zł
c) wypadkowa 600 zł x np. 2 proc. (przykładowa) = 12 zł
d) razem 109,56 zł
• składka na FP finansowana przez pracodawcę 600 zł x 2,45 proc. = 14,70 zł
• składka na FGŚP finansowana przez pracodawcę 600 zł x 0,10 proc. = 0,60 zł
• składka na ubezpieczenie zdrowotne finansowana przez pracownika:
a) podstawa wymiaru 600 zł – 82,26 zł = 517,74 zł
b) pełna składka zdrowotna 517,74 zł x 9 proc. = 46,60 zł, została obniżona do 26,75 zł >patrz kwota zaliczki
c) składka zdrowotna do odjęcia z podatku 517,74 zł x 7,75 proc. = 40,12 zł
• podstawa opodatkowania 600 zł – (82,26 zł + 111,25 zł) = 406,49 zł, w zaokrągleniu 406 zł
• zaliczka na podatek
a) pełna zaliczka (406 zł x 18 proc.) • 46,33 zł = 26,75 zł
b) zaliczka do urzędu skarbowego 0 zł
• kwota do wypłaty 600 zł – (82,26 zł + 26,75 zł + 0 zł) = 490,99 zł.
Przykład
Spółka 1 stycznia 2012 r. zatrudniała 13 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty. Nie ma układu zbiorowego pracy ani obowiązku ustalania regulaminu wynagradzania. Pracodawca po negocjacjach ze związkami zawodowymi zgodził się wypłacać zatrudnionym świadczenia urlopowe wyższe o 200 zł od kwot ustawowych.
Pracownik zatrudniony w normalnych warunkach w sierpniu 2012 r. dostał świadczenie urlopowe w wysokości 1293,93 zł, dlatego:
• do poziomu ustawowego odpisu podstawowego, czyli do sumy 1093,93 zł
• nie podlega ono składkom, ale jest opodatkowane,
• nadwyżka ponad ustawowy odpis, czyli 200 zł – podlega składkom i podatkowi dochodowemu.
Art. 4. Duży pracodawca
1. U pracodawców, o których mowa w art. 3 ust. 1, układ zbiorowy pracy może dowolnie kształtować wysokość odpisu na Fundusz; może również postanawiać, że Fundusz nie będzie tworzony.
2. U pracodawców określonych w art. 3 ust. 1, których pracownicy nie są objęci układem zbiorowym pracy, postanowienia w sprawach, o których mowa w ust. 1, może zawierać regulamin wynagradzania.
3. Jeżeli u pracodawcy, o którym mowa w ust. 2, nie działa zakładowa organizacja związkowa, postanowienia regulaminu wynagradzania w sprawie wysokości odpisu na Fundusz lub nietworzenia Funduszu wymagają uzgodnienia z pracownikiem, o którym mowa w art. 8 ust. 2.
Komentarz
Pracodawcy zatrudniający 1 stycznia przynajmniej 20 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty (tzw. duzi) mają prawo ustalić mniejsze bądź większe stopy procentowe odpisu bądź też zrezygnować z tworzenia zfśs. Jeśli są objęci układem zbiorowym pracy, muszą w tym celu zmienić układ zbiorowy pracy (patrz komentarz do poprzedniego artykułu, tytuł „Z układem zbiorowym).
Pozostali, aby wprowadzić wskazane zmiany, korygują regulamin wynagradzania. Mając jedną zakładową organizację związkową, uzyskują najpierw jej akceptację. Bez zgody związku nie wolno zmodyfikować regulaminu płacowego (wyroki SN z 1 grudnia 2005 r., III PK 28/04 i z 12 lutego 2004 r., I PK 349/03; OSNP 2005/1/4).
Dwa lub więcej związków
Duży zakład, u którego działają co najmniej dwie zakładowe organizacje związkowe, wszystkim przekazuje projekt zmiany regulaminu wynagradzania, podwyższający lub obniżający stopę procentową odpisów albo odstępujący od prowadzenia zfśs (art. 30 ust. 5 ustawy z 23 maja 1991 r. o związkach zawodowych, tekst jedn. DzU z 2001 r. nr 79, poz. 854 ze zm.; wyrok SA w Gdańsku z 8 października 2009 r., I APa 21/2009; OSA w Gdańsku 2010/1/2).
Wszystkie związki bądź przynajmniej te reprezentatywne w rozumieniu art. 24125a k.p. mają 30 dni na przedstawienie wspólnego stanowiska od doręczenia im projektu. Chodzi o „stanowisko jednolite, przedstawione w jednym (wspólnym) piśmie adresowanym do pracodawcy.
Ten musi mieć bowiem pewność co do stosunku poszczególnych organizacji związkowych do prezentowanych im do uzgodnienia regulacji zakładowego prawa pracy" (wyrok SN z 19 stycznia 2012 r., I PK 83/2011).
Jeżeli organizacje związkowe mają wspólne negatywne stanowisko, blokuje to zamierzenia szefa, któremu nie wolno wówczas wdrożyć jednostronnie korekty. Pozwala mu na to dopiero nieuzgodnienie przez związki wspólnego stanowiska (postanowienie SN z 3 lutego 2010 r., II PK 296/2009).
Przedstawiciel załogi
Duży pracodawca, u którego nie ma żadnej organizacji związkowej, zmiany regulaminu wynagradzania dotyczące wysokości odpisu albo nietworzenia zfśs wprowadza po uzgodnieniu z pracownikiem wybranym przez załogę do reprezentacji jej interesów (art. 4 ust. 3 ustawy o zfśs).
Przepis ten nie wymaga, aby umocowanie dotyczyło konkretnie uzgodnienia treści modyfikacji regulaminu płacowego.
Nie precyzuje też w inny sposób jego zakresu. Pracownikiem wybranym do reprezentacji załogi może zatem być zatrudniony upoważniony w sprawach socjalnych (wyrok SN z 12 stycznia 2012 r.; II PK 83/11).
Vacatio legis
Zmiana regulaminu wynagradzania wchodzi w życie po upływie dwóch tygodni od podania go do wiadomości pracowników w sposób przyjęty w zakładzie, np. na tablicy ogłoszeń, mailem, czy też informacji przez radiowęzeł, że regulamin jest dostępny w dziale kadr albo w zakładowym intranecie.
Korekta regulaminu płacowego nie obowiązuje, jeśli nie została sporządzona na piśmie i podana do wiadomości załogi. Warunek podania regulaminu wynagradzania do wiadomości pracowników zostaje spełniony, jeśli pracownik miał możliwość zapoznania się z jego treścią, a nie dopiero wtedy, gdy zapoznał się z nią rzeczywiście (wyrok SN z 4 sierpnia 2004 r., II PK 5/05).
Zmienionego regulaminu wynagradzania, poprawnie ustalonego i wprowadzonego w życie, nie trzeba uzgadniać z zakładową organizacją związkową, która powstała w zakładzie już po wejściu zmiany w życie (wyrok SN z 7 grudnia 2005 r., III PK 29/04; OSNP 2006/21-22/319).
