Firmy często organizują dla pracowników darmowy dowóz do miejsca pracy wynajętymi autobusami czy samochodami. Umowy zawarte z przewoźnikiem zwykle przewidują odpłatność ryczałtową – zależną od ilości pokonanych km, kursów bądź podstawionych autobusów.

Nie zależy ona od liczby pracowników, którzy korzystają z transportu. Nawet gdy dostęp do takiej komunikacji mają teoretycznie wszyscy przedstawiciele załogi, trudno jest stwierdzić, ile konkretnie osób i kiedy dokładnie z niej korzystało np. w danym miesiąca. Prowadzenie rzetelnego rejestru tych danych jest trudne, jeśli nie niemożliwe. Niekiedy pracodawcy organizują taką komunikację dla zatrudnionych, korzystając z własnej floty pojazdów.

Fiskus nakazuje odprowadzać od wartości takich bonusów podatek dochodowy nawet wtedy, gdy nie ma możliwości przypisania konkretnego przychodu pojedynczemu pasażerowi – pracownikowi.

Powołuje się przy  tym na wyrok NSA z 3 czerwca 1998 r. (I SA/Ka  1719/96), w świetle którego „ewentualne trudności towarzyszące indywidualizacji świadczeń na rzecz poszczególnych pracowników mają charakter drugorzędny i nie mogą wpływać na byt i zakres obowiązku podatkowego”.

Dlatego organy podatkowe polecają w tych sytuacjach ustalenie indywidualnej usługi transportowej przypadającej na podwładnego, podpowiadając różne sposoby, np.: podział kwoty należnej przewoźnikowi przez liczbę pracowników, którym transport został zapewniony (z  uwzględnieniem oczywiście ich absencji w pracy).

„O powstaniu obowiązku podatkowego nie decyduje, ile razu pracownik faktycznie skorzystał z przewozu zorganizowanego przez zakład pracy (np. w ramach umowy z przewoźnikiem), ale sam fakt otrzymania od pracodawcy świadczenia w postaci możliwości skorzystania z usługi” – czytamy w indywidualnej interpretacji dyrektora Izby Skarbowej w  Warszawie z 18 maja 2011 r. (IPPB2/415-200/11-2/AK).

„Pracownik otrzymuje nieodpłatne świadczenie w miesiącu, za który wnioskodawca wykupił przewóz w środkach transportu – wtedy bowiem pracownik otrzymał możliwość skorzystania (nieodpłatnie) ze środków transportu opłacanych przez pracodawcę” – wynika z innej indywidualnej interpretacji dyrektora IS w Katowicach z 29 marca 2011 r. (IBPBII/1/415-1071/10/BD).

Nie wszystkie wyroki są jednak niekorzystne dla podatników. W orzeczeniu z 18 maja 2011 r. (II FSK 22/10) NSA stwierdził, że sama możliwość skorzystania z przewozu zorganizowanego przez szefa nie jest przychodem zatrudnionego. Nie wolno też – zdaniem niego – generalizować jak organy podatkowe, że zawsze da się określić wartość przychodu przypisaną podwładnemu, bo pracodawca zna z imienia i nazwiska liczbę przewożonych w ten sposób osób.

Pracownicy mogą przecież korzystać w różnym stopniu z usługi transportowej (jedni częściej, inni rzadziej). Przy ryczałtowej zapłacie nie można zatem mówić, że wszyscy zatrudnieni, którym zostało udostępnione takie świadczenie, uzyskali równy przychód. Przychód ze stosunku pracy powstaje wówczas, kiedy zatrudniony rzeczywiście korzystał z zapewnionych środków transportu i szef ustalił wartość przypisanego mu świadczenia – rozstrzygnął NSA w tym orzeczeniu. Podobne wnioski wynikają z wyroku NSA z 15 września  2009 r. (II FSK 536/08).

Można stracić podwyższone koszty

Pracownikowi, który mieszka stale albo czasowo poza miejscowością, w której znajduje się siedziba firmy i nie dostaje dodatku za rozłąkę, należą się zwiększone miesięczne koszty uzyskania przychodu (139,06 zł). Są one wyższe o 25 proc. od podstawowych zryczałtowanych kosztów uzyskania przychodu ze stosunku pracy (te wynoszą 111,25 zł miesięcznie). Rocznie podwyższone zryczałtowane koszty nie mogą przekroczyć:

- 1668,72 zł – jeśli zatrudniony pozostaje w jednym stosunku pracy,

- 2502,56 zł – w pozostałych sytuacjach (art. 22 ust. 2 pkt 3 i 4 ustawy o PIT).

Artykuł 22 ust. 13 ustawy o PIT odbiera jednak prawo do wyższych kosztów zatrudnionemu, któremu firma zwraca koszty dojazdu do pracy, z wyjątkiem refundacji doliczonej do przychodów podlegających opodatkowaniu.

Przykład

W trakcie powodzi wojewoda skierował panią Elżbietę, pracownicę zakładu opieki zdrowotnej, do pracy przy zwalczaniu epidemii do innego szpitala w danym województwie.

Kobieta mieszka w innej miejscowości niż ta, gdzie leży ten szpital, i nie uzyskuje dodatku za rozłąkę. Otrzymuje za to zwrot kosztów dojazdu do nowej pracy zgodnie z art. 47 ust. 11 ustawy o zapobieganiu oraz zwalczaniu zakażeń i chorób zakaźnych u ludzi.

Taka refundacja jest wolna od podatku dochodowego od osób fizycznych na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 112 ustawy o PIT. A skoro tak, to pani Elżbiecie nie należą się w tym czasie podwyższone miesięczne koszty uzyskania przychodów (139,06 zł).

Przykład

Spółka oddaje pracownikom co miesiąc wartość biletów kupionych w celu dojazdu do pracy albo benzyny według ewidencji przebiegu pojazdu, zużytej na ten cel. Pan Antoni należy do podwładnych podróżujących do pracy własnym autem. Mieszka w innej miejscowości niż ta, gdzie znajduje się zakład pracy.

Refundację kosztów benzyny kupionej na potrzeby przejazdu do pracy firma dolicza co miesiąc do jego przychodów oraz pobiera od niej składki i zaliczkę na podatek dochodowy od osób fizycznych.

Pracodawca ma zatem prawo stosować do jego przychodów wyższe uzyskania przychodów. Potwierdza to interpretacja Izby Skarbowej w Katowicach z 25 lutego 2009 r. (IBPBII/1/415-118/08/BJ).

Firma zaliczy do kosztów

Dofinansowanie pracownikom kosztów dojazdu do pracy zakład może zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu.

Potwierdza to interpretacja Izby Skarbowej w Katowicach z 20 kwietnia 2011 r. (IBPBI/ 2/423-135/11/MS). Należą one do kategorii kosztów pracowniczych, które pośrednio wpływają na  osiągnięcie przychodów przez zakład. Dzięki ich poniesieniu zatrudnieni punktualnie stawiają się do  pracy, co poprawia wydajność i efektywność wykonywanych zadań służbowych.