Bez pisma pracownika nie potrącisz nadpłaconej pensji

• 27 października  wypłaciliśmy pracownikom wynagrodzenia. Jednak jeden z nich następnego dnia zachorował i dostarczył zwolnienie lekarskie do końca listopada. Za dziesięć dni zwolnienia powinien otrzymać wynagrodzenie chorobowe, a za kolejne – zasiłek chorobowy. Jego umowa na czas określony kończy się 30 listopada. Jak sporządzić dokumenty do ZUS? Czy nadpłatę wynagrodzenia możemy potrącić z zasiłku?

– pyta czytelnik.

W tym wypadku konieczna jest korekta listy płac za październik, ze względu na to, że pracownik kończy stosunek pracy w listopadzie. Pracodawca nie może bowiem odliczyć nadpłaconego wynagrodzenia w najbliższym terminie wypłaty.

Wynagrodzenie przysługuje pracownikowi za pracę wykonaną (art. 80 kodeksu pracy). Za czas jej nieświadczenia pracownik zachowuje prawo do płacy tylko wówczas, gdy przepisy prawa pracy tak stanowią. Jedną z takich płatnych absencji jest niezdolność do pracy spowodowana chorobą.

Za czas zwolnienia lekarskiego pracownik ma prawo do 80 proc.  tzw. wynagrodzenia chorobowego, które przewiduje art. 92 k.p. (za 14 dni w roku dla osoby, która ukończyła 50 lat, i 33 dni dla młodszych pracowników), lub zasiłku. Jedynie choroba przypadająca w czasie ciąży lub spowodowana wypadkiem w drodze do lub z pracy jest w pełni płatna (100 proc. podstawy).

Za miesiąc, w którym pracownik choruje, przysługuje mu więc niższa płaca oraz wynagrodzenie chorobowe, względnie zasiłek.

Tylko z najbliższej wypłaty

Gdy pracownik zachoruje już po pobraniu pełnej pensji za dany miesiąc, powstaje nadpłata  wynagrodzenia. Otrzyma bowiem całą pensję, tak jakby przepracował wszystkie dni w miesiącu. Zatem część tego wynagrodzenia jest pracownikowi nienależna.

Rozróżniamy dwie metody postępowania pracodawcy w takiej sytuacji, w zależności jak długo choroba trwa.

Jeżeli zwolnienie lekarskie opiewa na krótki okres (najwyżej do miesiąca), to nie ma potrzeby korygowania listy płac, według której podwładny otrzymał pełne wynagrodzenie. Dokumenty do ZUS za taki miesiąc należy sporządzić zgodnie ze stanem faktycznym (czyli kierując się kwotami z listy płac) i rozliczyć składki od tego przychodu.

Można tak postąpić, bo w najbliższym terminie płatności pracodawca ma możliwość odliczenia nadpłaty od wynagrodzenia, bez zgody pracownika. Z wynagrodzenia za pracę – przed potrąceniem składek na ubezpieczenia społeczne oraz zaliczki podatkowej – odlicza wówczas pełne kwoty wypłacone w poprzednim terminie płatności za okres nieobecności w pracy, za który pracownik nie zachowywał prawa do wynagrodzenia (art. 87 § 7 k.p.).

Przepis ten daje więc pracodawcy możliwość odzyskania nadpłaconego wynagrodzenia bez zgody podwładnego. Odliczenie polega na tym, że pracodawca może zmniejszyć kwotę wynagrodzenia pracownika o część pensji wypłaconej mu w poprzednim terminie płatności za czas nieobecności w pracy, za który mu ona nie przysługiwała (wyrok Sądu Najwyższego z 4 października 1994, I PRN 71/94).

Natomiast pracownik otrzymujący wynagrodzenie z góry powinien liczyć się z obowiązkiem zwrotu nienależnie pobranego wynagrodzenia w razie niewykonywania pracy w okresie, za który mu zapłacono (uchwała SN z 8 grudnia 1994, I PZP 49/94, oraz wyrok SN z 14 listopada 1996, I PRN 112/96).

Trzeba podkreślić, że odliczenia można dokonać tylko w najbliższym terminie wypłaty, przypadającym bezpośrednio po tej bezzasadnej wypłacie (wyrok SN z 4 października 1994, I PRN 71/94), bez pytania i informowania pracownika. Później uzyskanie takiej zgody, i to na piśmie, jest już konieczne.

Zatem czytelnik nie musiałby się martwić o zgodę pracownika na dokonanie potrącenia z jego pensji nadpłaty, gdyby podwładny chorował krócej i dostał wynagrodzenie w listopadzie. W takiej sytuacji nie trzeba byłoby robić korekt listy płac za październik. Całe wynagrodzenie za ten miesiąc stanowiłoby też podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne oraz zdrowotne w raporcie ZUS RCA. Natomiast październikową absencję można byłoby rozliczyć w raportach za miesiąc następny, czyli listopad.

W imiennym raporcie ZUS RSA za listopad, w bloku III.B „rodzaje i okresy przerw w opłacaniu składek” należałoby wpisać 331 (wynagrodzenie za czas choroby), okres 28 – 31.10, liczbę dni zasiłkowych/liczbę wypłat 4 i kwotę wynagrodzenia chorobowego. Natomiast w raporcie ZUS RCA składanym za listopad trzeba byłoby wykazać podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne odpowiednio niższe o kwotę potrąconej nadpłaty pensji.

Czasem konieczna korekta

Nie zawsze odliczenie nadpłaty może mieć miejsce, np. gdy pracownik choruje długotrwale (powyżej miesiąca) lub gdy kończy mu się umowa o pracę i nie będzie sposobności do obniżenia podstawy wymiaru składek przy  następnej wypłacie. W takiej sytuacji trzeba skorygować listy płac i dokumentów rozliczeniowych – raportów RCA i RSA, jeśli przekazane już zostały do ZUS.

W przypadku wskazanym przez czytelnika pracownik będzie chorował aż do końca umowy, czyli do 30 listopada. Zatem w grę wchodzi jedynie poprawka listy płac, na podstawie której płatnik może sporządzić dokumenty do ZUS, żeby ich potem nie korygować.

Raporty za październik br. muszą jednak trafić do ZUS do 15 listopada, więc jest czas na prawidłowe wypełnienie formularzy. Korekta listy płac polega na obliczeniu wynagrodzenia za przepracowaną część miesiąca i wynagrodzenia chorobowego za cztery dni października.

Jeżeli według nowej listy płac pracodawca naliczy prawidłowo zaliczkę na podatek dochodowy i składki ubezpieczeniowe, które zapłaci w listopadzie, to nie będzie nadpłaty w daninach budżetowych. Zarówno fiskus, jak i ZUS dostaną właściwe kwoty. Nadpłata powstanie u pracownika w wynagrodzeniu netto. Powinien zwrócić tę kwotę pracodawcy, wpłacając w kasie firmy, bądź zgodzić się na jej potrącenie z listopadowej wypłaty. Ale musi to być zgoda wyrażona na piśmie, inna jest nieważna.

Na podstawie zgody pracownika nadpłatę można potrącić zarówno z wynagrodzenia chorobowego, jak i zasiłku chorobowego, jeśli wypłaca go zakład pracy.

Popatrzmy na przykład liczbowy, zakładając, że wynagrodzenie pracownika wynosi 4200 zł, potrącane są podstawowe koszty uzyskania przychodów oraz złożony został PIT-2 w sprawie kwoty zmniejszającej podatek.

LISTA PŁAC ZA PAŹDZIERNIK 2011 PRZED I PO KOREKCIE

- wynagrodzenie chorobowe

4200 zł – 13,71 proc. = 3624,18 zł

(3624,18 zł x 80 proc.) : 30 = 96,64 zł

96,64 zł x 4 dni = 386,56 zł

- wynagrodzenie za przepracowaną część miesiąca

4200 zł : 30 x 4 dni = 560 zł

4200 zł – 560 zł = 3640 zł

3640 zł – 499,04 zł = 3140,96 zł

3140,96 zł + 386,56 zł = 3527,52 z