Wynagrodzenie za pracę, które pracownik otrzymuje w zawyżonej wysokości, lub inne świadczenie (np. premia, nagroda), które otrzymuje on omyłkowo, jest według definicji z kodeksu cywilnego świadczeniem nienależnym (patrz ramka). Co do zasady, w razie przyjęcia świadczenia nienależnego powstaje obowiązek jego zwrotu (art. 405 k.c.).

Obowiązek ten wygasa, jeżeli osoba, która uzyskała korzyść (np. pracownik), zużyła ją lub utraciła w taki sposób, że nie została wzbogacona, chyba że wyzbywając się korzyści lub zużywając ją, powinna się liczyć z obowiązkiem zwrotu (art. 409 k.c.).

Na konto Jarosława Kowalskiego wpłynęło wraz z pensją dodatkowo 4000 zł. Pracownik uznał, że otrzymał nagrodę, którą przeznaczył na przygotowanie świąt Bożego Narodzenia (zakup żywności, choinki, prezentów). Po kilku dniach okazało, się że była to specjalna nagroda, która omyłkowo trafiła na konto tego pracownika, bo prezes przyznał ją Januszowi Kowalskiemu. W tym wypadku należy uznać, że pracownik zużył 4000 zł na bieżące potrzeby swoje i rodziny, tj. w taki sposób, że nie przyczyniły się one do jego wzbogacenia.

W podobnej sytuacji pracownik przeznaczył omyłkowo otrzymane 4000 zł na zakup nowego telewizora LCD. Tu pracownik został wzbogacony, bo telewizor można – w razie potrzeby – spieniężyć, co umożliwi pracodawcy odzyskanie nienależnie wypłaconego świadczenia.

Dochodzenie przez pracodawcę od pracownika nienależnie wypłaconego świadczenia – nawet gdy przyczyniło się ono do wzbogacenia zatrudnionego – nie jest jednak takie proste. A to dlatego że świadczenia ze stosunku pracy wypłacane są przez pracodawcę, który w tym celu posługuje się wyspecjalizowanymi służbami księgowymi. Pracownik ma więc prawo uważać, że są one spełniane zasadnie i zgodnie z prawem.

Trudno bowiem oczekiwać, aby pracownik kontrolował decyzje płacowe pracodawcy, zwłaszcza te, które zależą wyłącznie od uznania szefa (tj. nagrody). Zatem z reguły pracownik przyjmuje je w dobrej wierze. W takim wypadku nie musi się on liczyć z obowiązkiem ich zwrotu (wyrok Sądu Najwyższego z 9 stycznia 2007 r., II PK 138/06, oraz wyrok z 7 sierpnia 2001 r., I PKN 408/00).

Pamiętać jednak trzeba o tym, że zgodnie z art. 18 k.p. pracodawca może indywidualnym aktem przyznać podwładnemu wynagrodzenie w rozmiarze większym niż wynikający z przepisów płacowych, co dodatkowo utrudnia możliwość przypisania pracownikowi powinności liczenia się z obowiązkiem zwrotu nienależnie pobranego wynagrodzenia za pracę (wyrok SN z 20 czerwca 2001 r., I PKN 511/00).

Gdy pracodawca upoważnia do działania w jego imieniu w sprawach dotyczących wynagrodzenia inny organ lub osobę, to świadczenia wypłacone załodze na podstawie decyzji tego upoważnionego podmiotu nie będą stanowiły bezpodstawnego wzbogacenia, nawet jeśli szef powoływałby się później na fakt wadliwego udzielenia upoważnienia (wyrok SN z 18 maja 2007 r., I PK 358/06

).

Pracownik musi się liczyć z obowiązkiem zwrotu nienależnie otrzymanego świadczenia jedynie wtedy, gdy miałby świadomość tego, że nie należy mu się świadczenie (art. 409 k.c. w związku z art. 410 § 1 k.c. i z art. 300 k.p.). Ciężar dowodu w tej sprawie spoczywa na pracodawcy.

Świadomość nienależności świadczenia można przypisać pracownikowi wyłącznie wtedy, gdy pracodawca był w stanie przypisać mu działanie w złej wierze, a więc uzyskanie korzyści majątkowej kosztem innej osoby bez podstawy prawnej.

Na spotkaniu z załogą prezes imiennie pochwalił wyniki pracy Waldemara Nowaka i dla zachęty innych pracowników zapowiedział, że otrzyma on 5000 zł nagrody specjalnej. Jednocześnie wezwał kilku pracowników, w tym m.in. Włodzimierza Nowaka do gabinetu, aby przekazać im, że nie jest usatysfakcjonowany efektami ich pracy oraz zaangażowaniem.

Następnego dnia po tej rozmowie Włodzimierz Nowak, czyli strofowany pracownik, stwierdził, że na jego rachunku bankowym figuruje 5000 zł przelane z firmy. Ponieważ wiedział, że pieniądze wypłacono mu omyłkowo, czym prędzej je wydał. Biorąc pod uwagę okoliczności sprawy, temu pracownikowi można będzie przypisać działanie w złej wierze.

Obowiązek zwrotu nienależnie pobranego świadczenia powstanie również wtedy, gdy pracownik uzyskał wyższe wynagrodzenie wskutek swojego świadomego i nieuczciwego działania wobec pracodawcy. I to niezależnie od tego, czy przyczyniło się ono do jego wzbogacenia.

Pan Jan, zatrudniony jako serwisant, otrzymuje wynagrodzenie określone stawką godzinową. Po kilku miesiącach pracownik zaczął nierzetelnie rozliczać swój czas pracy. Przykładowo usterkę, której usunięcie zajmowało mu jeden dzień, rozpisywał na kilkadziesiąt roboczogodzin. W ten sposób uzyskał dużo wyższe wynagrodzenie, niż wynikałoby z faktycznie przepracowanych godzin. Pracownik bezzasadnie uzyskał więc część wynagrodzenia. Zatem spełnienie przez pracodawcę świadczenia na rzecz zatrudnionego z naruszeniem prawa usprawiedliwia żądanie jego zwrotu. Natomiast pracownik uzyskujący wynagrodzenie na podstawie nierzetelnych zapisów musi liczyć się z obowiązkiem jego zwrotu nawet wówczas, gdy sposób zużycia nie przysporzył wzbogacenia (wyrok SN z 13 maja 1986 r., IV PR 176/85).

Prawo cywilne rozróżnia pojęcie świadczenia nienależnego, którym jest:

- świadczenie spełnione przez osobę, która nie była w ogóle zobowiązana lub też nie była zobowiązana wobec osoby, na rzecz której zostało spełnione,

- świadczenie, dla spełnienia którego odpadła podstawa świadczenia lub zamierzony cel świadczenia nie został osiągnięty,

- świadczenie spełnione mimo nieważności czynności prawnej zobowiązującej do jego spełnienia, o ile nie stała się ona ważna po spełnieniu świadczenia (art. 410 § 2 k.c.).