Zwykle również nie jest to łatwe. Pracownik przebywający pod koniec grudnia na zasiłku chorobowym, który zachoruje na przełomie roku, nadal będzie pobierać to świadczenie od 1 stycznia do czasu zakończenia nieprzerwanej absencji. Jeśli stanie się ponownie niedysponowany po chociażby jednodniowej przerwie, dostanie już wynagrodzenie chorobowe na poczet limitu 33 dni finansowanych przez zakład za 2008 r. Inaczej będzie w odwrotnej sytuacji – jeśli zatrudniony wtedy zachoruje, będąc uprawniony za ten czas do wynagrodzenia chorobowego. W takiej sytuacji będzie otrzymywał cały czas to wynagrodzenie od 1 stycznia do wyczerpania puli 33 dni. Dopiero potem uzyska zasiłek. To jednak standardowe rozliczenia, z którymi mamy do czynienia regularnie co roku.

Przełom 2007 i 2008 roku jest bez wątpienia szczególny. A to dlatego, że zmieni się od 1 stycznia nowego roku kilka wskaźników niezbędnych do sporządzenia listy płac, od których zależy poprawność rachunków płacowych.

Chodzi np. o płacę minimalną, kwotę wolną od potrąceń, składkę rentową, koszty uzyskania przychodów ze stosunków pracy, ekwiwalent za urlop. Dla specjalistów zajmujących się w firmach rozliczaniem zasiłków chorobowych decydujące znaczenie mają od nowego roku:

- wzrost płacy minimalnej z 936 zł do 1126 zł oraz z 748,80 zł do 900,80 zł,

- obniżenie składki rentowej w części finansowanej przez ubezpieczonych z 3,5 proc. do 1,5 proc.

Służby finansowe będą miały największe trudności z prawidłowym obliczeniem zasiłków dla osób, którzy pójdą na zwolnienie lekarskie w lutym następnego roku albo później.

Podstawę wymiaru tych świadczeń liczymy bowiem zwykle według wynagrodzenia wypłaconego pracownikowi za 12 miesięcy poprzedzających miesiąc niedyspozycji. W okresach, na podstawie których będziemy szacować świadczenia, składka rentowa ulegała dwukrotnie obniżeniu. Dlatego – ustalając zasiłki – trzeba będzie oddzielnie „cedzić” wynagrodzenie za każdy miesiąc. Decyduje przy tym data wypłaty, a nie okres, za jaki dane pieniądze przysługują. Może się więc zdarzyć, że ze składników pensji należnych za jeden miesiąc przyjdzie nam odjąć składki rentowe dwojakiej wysokości. Tak będzie np. z płacą zasadniczą za grudzień wypłaconą w tym miesiącu oraz premią regulaminową za ten okres uiszczoną już w styczniu przyszłego roku. Z tej pierwszej strącamy wyższą składkę rentową w wysokości 3,5 proc. podstawy wymiaru, a z drugiej – niższą – 1,5 proc. podstawy wymiaru.

Inny problem – czy firmy zdążą na czas przygotować systemy komputerowe rozliczające listy płac. Nie jest bowiem łatwo nadążyć za ciągle zmieniającymi się przepisami. Z naszych obserwacji wynika jednak, że radzą sobie bardzo dobrze.

Patryk Matwiejczuk, wdrożeniowiec systemu komputerowego Symfonia w firmie Iron Soft

Zmieniane ostatnio przepisy spowodowały modyfikację wielu wskaźników i parametrów, bez których nie sposób sporządzić listę płac. Konieczne były zatem korekty finansowych programów komputerowych, w tym Symfonii. W opcji kadrowo-płacowej niezbędna była dodatkowa aktualizacja tej aplikacji. Producent wywiązał się doskonale z zadania i przygotował ją z wyprzedzeniem. Firmy korzystające z Symfonii musiały wprawdzie zapłacić za nową wersję 100 zł netto, ale jest to cena o wiele niższa od zwykłej, standardowej aktualizacji. W opcji wyłącznie płacowej trzeba było dokonać ręcznie korekt programu. I tu producent stanął na wysokości zadania – przygotował poradnik,jak to zrobić.

Reasumując: nie mieliśmy większych problemów technicznych z dostosowaniem programu do zmienianych przepisów (niższa składka rentowa, wyższa płaca minimalna). Nasi klienci też nie zgłaszali wielu zastrzeżeń.