Roszczenia pracowników mniej i bardziej zasadne - obowiązki pracodawcy

Okulary do wymiany

REFUNDACJA

Określenie w przepisach wewnętrznych, jak często pracownik ma prawo do zwrotu kosztów zakupu okularów korygujących wzrok nie oznacza, że firma nie powinna tej refundacji wypłacić wcześniej, gdy zajdą szczególne okoliczności.

- W grudniu 2016 r. na podstawie zalecenia lekarza medycyny pracy wyrobiłam okulary do pracy przy komputerze (+ 2,5, + 2,5). Otrzymałam dofinansowanie z zakładu pracy. W krótkim czasie zaczęłam w tych okularach gorzej widzieć na jedno oko. 20 kwietnia br. lekarz okulista (w państwowej placówce) stwierdził wadę w tym oku (+ 3,25). W związku z tym konieczne było wykonanie drugich okularów (zgodnie ze skierowaniem), za które musiałam zapłacić. Zarządzenie dyrektora przewiduje, że pracownik może się ubiegać – nie częściej niż raz na 2 lata – o zwrot kosztów zakupu okularów korygujących wzrok, przeznaczonych do pracy przy obsłudze monitora ekranowego, w kwocie nieprzekraczającej 300 zł, jeżeli wykonuje pracę na stanowisku pracy wyposażonym w monitor ekranowy przez co najmniej połowę dobowego wymiaru czasu pracy, a potrzebę stosowania okularów do tej pracy stwierdził lekarz medycyny pracy podczas badań wstępnych, okresowych lub kontrolnych. Ponadto na wniosek pracownika dyrektor kieruje pracownika na badania profilaktyczne w ramach medycyny pracy, jeżeli zatrudniony uważa, że jego wzrok uległ pogorszeniu. Na polecenie pracownika BHP złożyłam więc wniosek do dyrektora z prośbą o skierowanie na badania okresowe, motywując to pogorszeniem wzroku. Otrzymałam to skierowanie. Badanie potwierdziło potrzebę stosowania okularów korygujących wzrok podczas pracy przy monitorze. Złożyłam w firmie niezbędne dokumenty do wypłaty refundacji, ale pracodawca wystąpił do placówki medycyny pracy o wydanie dokumentacji medycznej (obejmującej również moje inne problemy zdrowotne). Placówka odmówiła, a szef zażądał tej dokumentacji ode mnie. Sprzeciwiłam się temu. Mimo spełnienia wszystkich warunków – również tych zawartych w zarządzeniu wewnętrznym – dyrekcja odmówiła mi dofinansowania. Czy w tej sytuacji mogę się domagać od pracodawcy dofinansowania zakupu nowych okularów do pracy przy komputerze, a jeżeli tak – to w jaki sposób wyegzekwować to roszczenie?

Pracodawca powinien zapewnić okulary korygujące wzrok, jeżeli wyniki badań przeprowadzonych w ramach profilaktycznej opieki zdrowotnej wykażą potrzebę stosowania takich okularów. Zobowiązuje go do tego § 8 ust. 2 rozporządzenia ministra pracy i polityki socjalnej z 1 grudnia 1998 r. w sprawie bezpieczeństwa i higieny pracy na stanowiskach wyposażonych w monitory ekranowe (DzU nr 148, poz. 973). Oznacza to, że prawo do zwrotu kosztów poniesionych na zakup okularów korygujących wzrok przysługuje, jeśli badanie ujawniające wadę wzroku odbędzie się w ramach badań profilaktycznych, wykonanych przez lekarza medycyny pracy.

Firmowe szczegóły

Przywołany przepis jest ogólny. Dlatego pracodawca może określić w wewnątrz-zakładowym akcie szczegółowe zasady przydziału okularów, np. częstotliwość refundacji.

Oczywiste jest, że proces pogarszania się wzroku jest różnorodny. W przypadku jednej osoby może następować stopniowo przez kilka lat, a w przypadku drugiej – wada może się powiększyć w przeciągu kilku miesięcy. Z tych względów przyjmuje się, że refundacja powinna nastąpić przy każdej wymianie okularów spowodowanej pogorszeniem się wzroku pracownika, jeśli pracuje on na stanowisku wyposażonym w monitor ekranowy. Tym samym, nawet jeśli pracodawca określi częstotliwość przyznawania pracownikom refundacji w akcie wewnątrzzakładowym, i tak powinien przyznać podwładnemu refundację na nowe szkła, jeżeli lekarz medycy pracy stwierdzi podczas badań profilaktycznych pogorszenie wzroku.

Skoro zatem badanie przeprowadzone przez lekarza medycyny pracy potwierdziło pogorszenie wzroku, to wydaje się, że refundacja powinna przysługiwać, mimo że akty wewnątrzzakładowe przewidują jej wypłatę nie częściej niż raz na 2 lata. Zasadne jest dochodzenie spełnienia powyższego obowiązku przez pracodawcę. W przypadku odmowy refundacji, zatrudnionemu pozostaje sądowe dochodzenie swoich praw.

Zaświadczenie wystarczy

Uznaje się, że zalecenie lekarza jest wystarczającym dowodem dla pracodawcy, potwierdzającym konieczność wymiany szkieł. W świetle art. 221 kodeksu pracy pracodawca nie może żądać dostępu do dokumentacji medycznej pracownika. Naruszałoby to przepisy o ochronie danych osobowych zatrudnionego.

Prywatność pod ochroną

DANE

Pracodawca nie może żądać, aby podwładny podał mu prywatny numer telefonu. W konsekwencji w razie odmowy nie ma prawa wyciągać wobec niego żadnych konsekwencji.

- Czy pracodawca może żądać podania prywatnego numeru telefonu pracownika?

Przepisy prawa pracy nie regulują wprost zagadnienia podawania pracodawcy prywatnych numerów telefonów przez pracowników.

Przepisy w zakresie ochrony danych pracowników wprowadzają zamknięty katalog informacji, jakich pracodawca może żądać od pracownika. W katalogu tym nie został wymieniony prywatny numer telefonu pracownika. Zgodnie z orzecznictwem, polecenie pracodawcy nakładające na podwładnego obowiązek udzielenia danych osobowych niewymienionych w art. 221 § 1 i 2 k.p. lub w odrębnych przepisach jest niezgodne z prawem (wyrok Sądu Najwyższego z 5 sierpnia 2008 r., I PK 37/08).

Tym samym, przyjmuje się, że pracodawca nie może żądać podania przez zatrudnioną osobę jej prywatnego numeru telefonu. Jeśli skieruje takie żądanie do pracownika, ten nie ma obowiązku jego wypełnienia. Jednocześnie nie może ponieść żadnych negatywnych konsekwencji związanych z odmową podania pracodawcy takiej informacji.

Kwalifikacja godzin

SŁUŻBA CYWILNA

Pracownikom służby cywilnej można wyznaczyć dodatkowe dni wolne od pracy przypadające między dniami wolnymi od pracy. Mają oni obowiązek odpracować je w wyznaczoną sobotę.

- Pracuję w służbie cywilnej. Czas pracy członka korpusu tej służby nie może przekraczać 8 godzin na dobę i średnio 40 godzin tygodniowo w przyjętym okresie rozliczeniowym nie dłuższym niż 8 tygodni. Rozkład czasu pracy w tygodniu oraz jego wymiar w poszczególnych dniach tygodnia ustala dyrektor generalny urzędu według zasad określonych w drodze rozporządzenia przez Prezesa Rady Ministrów. Dni tygodnia niebędących dniami pracy w urzędzie nie wlicza się do urlopu wypoczynkowego. Jeżeli wymagają tego potrzeby urzędu, członek korpusu służby cywilnej na polecenie przełożonego wykonuje pracę w godzinach nadliczbowych, w tym w wyjątkowych przypadkach także w nocy oraz w niedziele i święta. Za nadgodziny mamy prawo do czasu wolnego w tym samym wymiarze. W sprawach nieuregulowanych w ustawie stosuje się tu kodeks pracy i inne przepisy prawa pracy. Na podstawie regulaminu pracy obowiązuje nas 8-godzinny czas pracy w dniach od poniedziałku do piątku – średnio 40 godzin w tygodniu, w przyjętym 8-tygodniowym okresie rozliczeniowym. Mimo to, w oparciu o pismo dyrektora nawiązującego do regulaminu, w urzędzie obowiązują miesięczne okresy rozliczeniowe, pokrywające się z miesiącami kalendarzowymi. W takim okresie wymagane jest odpracowanie godzin w celach prywatnych, co jest pewną niekonsekwencją w stosunku do źródeł prawa pracy. Dzień 14 sierpnia 2017 r. (poniedziałek) został ustalony jako dodatkowy dzień wolny, który należało odpracować 9 września br. (sobota). Od 7 do 21 sierpnia przebywałam na urlopie wypoczynkowym. Czy 14 sierpnia (usprawiedliwiona nieobecność wszystkich pracowników) powinien zostać wliczony do mojego urlopu? Czy miałam obowiązek przyjść do pracy 9 września, mimo że dzień wolny pokrywał się z terminem urlopu? Czy jeśli pracodawca wyłączył 14 sierpnia z urlopu, to przepadnie mi ciągłość wymagana do uzyskania dofinansowania do wypoczynku zgodnie z regulaminem zfśs (14 kolejnych dni kalendarzowych)? Czy praca w dniu 9 września (w sobotę, a do tego w innym okresie rozliczeniowym) była pracą w godzinach nadliczbowych, którą można zlecić wyłącznie w ściśle określonych sytuacjach? Zdaniem pracownika kadr wykorzystam 9 dni roboczych urlopu i będzie to wystarczająca liczba (15 kalendarzowych), aby uzyskać dofinansowanie z zfśs. Ponieważ zgodnie z zarządzeniem 14 sierpnia był dniem wolnym od pracy, to nie został wliczony do puli urlopowej i powinnam go była odpracować we wrześniu. Czy to wszystko prawda?

Zgodnie z § 2a ust. 1 rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z 25 kwietnia 2007 r. w sprawie czasu pracy pracowników urzędów administracji rządowej (DzU poz. 505 ze zm.) szef Kancelarii Prezesa Rady Ministrów może ustalić, w drodze zarządzenia, dniem wolnym od pracy dla pracowników dzień pracy przypadający między dniami wolnymi od pracy, pod warunkiem wyznaczenia soboty dniem pracy. Takie zarządzenie zostało wydane 29 marca 2017 r. – zarządzenie nr 9 Szefa Kancelarii Prezesa Rady Ministrów w sprawie ustalenia dni wolnych od pracy w 2017 r. dla pracowników urzędów administracji rządowej. Ustalono w nim dni: 2 maja, 16 czerwca i 14 sierpnia dniami wolnymi od pracy, zaś 13 maja, 24 czerwca i 9 września wyznaczono dniami pracy. Zatem pracownicy urzędów administracji rządowej mają obowiązek odpracować dni określone w przywołanym zarządzeniu jako wolne, w soboty wyznaczone w zarządzeniu jako dni pracy.

Urlop bez wliczania wolnego

Zgodnie z art. 97 ust. 3 ustawy z 21 listopada 2008 r. o służbie cywilnej (tekst jedn. DzU z 2016 r., poz. 1345 ze zm.), dni tygodnia niebędących dniami pracy w urzędzie nie wlicza się do urlopu wypoczynkowego. Urlopu wypoczynkowego udziela się w dni, które są dla pracownika dniami pracy. Jeśli więc któryś dzień w trakcie urlopu był również dniem wolnym zaplanowanym przez pracodawcę dla wszystkich pracowników, to nie będzie on wliczany do okresu urlopu wypoczynkowego.

Wobec powyższego, dzień 14 sierpnia nie powinien zostać wliczony do urlopu wypoczynkowego pracownika. Jednocześnie będzie on zobowiązany – podobnie jak pozostali pracownicy – „odpracować" ten dzień w wyznaczonym terminie, tj. 9 września.

Dni kolejne, a nie robocze

Zgodnie z art. 3 ust. 5 ustawy z 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (tekst jedn. DzU z 2016 r., poz. 800) świadczenie urlopowe wypłaca pracodawca raz w roku każdemu pracownikowi korzystającemu w danym roku kalendarzowym z urlopu wypoczynkowego w wymiarze co najmniej 14 kolejnych dni kalendarzowych. W doktrynie przyjmuje się, że sformułowanie „14 dni kalendarzowych" oznacza, że nie chodzi tu o dni robocze, a o kolejne kalendarzowe dni tygodnia, włączając w to soboty, niedziele, święta i inne dni wolne.

Wobec powyższego, pracownikowi nie przepadnie ciągłość wymagana do uzyskania dofinansowania do wypoczynku z zfśs. Do wymiaru 14 dni kalendarzowych wlicza się bowiem także dzień wolny wyznaczony przez pracodawcę na 14 sierpnia.

Wolne lub nic

W przedstawionej sytuacji należałoby rozstrzygnąć, jaki okres rozliczeniowy obowiązuje pracowników. Jeśli byłby to okres 8 tygodni, wówczas praca w dniu 9 września nie byłaby uznana za pracę w godzinach nadliczbowych. Gdyby z kolei okres rozliczeniowy wynosił miesiąc, pokrywając się z miesiącem kalendarzowym, pracę w dniu 9 września należałoby uznać za nadliczbową.

W konsekwencji, w zależności od statusu członka korpusu służby cywilnej – tj. pracownika służby cywilnej lub urzędnika służby cywilnej – obowiązywałyby różne zasady rekompensaty pracy w godzinach nadliczbowych. Zgodnie bowiem z art. 97 ustawy o służbie cywilnej, pracownikowi korpusu służby cywilnej nie przysługuje żadne odrębne wynagrodzenie za pracę w godzinach nadliczbowych. Jedyną przewidzianą formą rekompensaty jest możliwość odbioru czasu wolnego w takim samym wymiarze. Nie ma przy tym znaczenia, w jakim dniu tygodnia praca ponadwymiarowa była świadczona. Natomiast w przypadku urzędnika służby cywilnej, za pracę nadliczbową świadczoną w dzień powszedni w porze dziennej nie przysługuje żadna rekompensata. Przepis art. 97 ust. 7 ustawy o służbie cywilnej przewiduje bowiem jedynie możliwość rekompensowania czasem wolnym w tym samym wymiarze pracy nadliczbowej świadczonej w nocy. Z kolei za pracę świadczoną w niedzielę i święto, urzędnikowi służby cywilnej przysługuje cały dzień wolny od pracy.

Uciążliwy remont

BHP

Prace remontowe prowadzone w trakcie pracy powinny być organizowane w sposób nienarażający pracowników na niebezpieczeństwa i uciążliwości. Nie każda niedogodność musi jednak oznaczać uciążliwości.

- Od kilku miesięcy w firmie trwa wymiana elewacji połączona z wymianą okien. W pokoju jest 6 stanowisk pracy. Każde wyposażone w komputer, skaner, drukarkę kodów kreskowych, czytnik kodów kreskowych i telefon (wszystkie wytwarzają pole elektromagnetyczne i ciepło). W pomieszczeniu nie ma klimatyzacji. Przy wyższych temperaturach na zewnątrz nie można zatem pracować przy zamkniętych oknach. Wiatraki nie sprawdzają się tu z kilku powodów. Nie możemy przekonać przełożonych do założenia siatek ochronnych bezpośrednio przy otworze okiennym, tak jak to ma miejsce od strony chodnika. W związku z tym każde otwarcie okna powoduje wpadanie dość dużych kawałków styropianu do pokoju (zasypane biurka, parapety, często kawałki styropianu wpadają do herbaty). Czy jest to zgodne z przepisami bhp?

Przepisy dotyczące bezpieczeństwa i higieny pracy nie określają wprost obowiązków pracodawcy w zakresie ochrony pracowników przed ewentualnym wpadaniem do pokoi kawałków styropianu. Zgodnie z § 14 rozporządzenia ministra pracy i polityki socjalnej z 26 września 1997 r. w sprawie ogólnych przepisów bezpieczeństwa i higieny pracy (tekst jedn. DzU z 2003 r. nr 169, poz. 1650 ze zm.) pracodawca jest obowiązany utrzymywać pomieszczenia pracy w czystości i porządku. Przede wszystkim, powinien zapewnić ich okresowe remonty i konserwacje w celu zachowania wymagań bezpieczeństwa i higieny pracy. Prace remontowe i montażowe prowadzone w trakcie pracy powinny być organizowane w sposób nienarażający pracowników na niebezpieczeństwa i uciążliwości wynikające z prowadzonych robót, z jednoczesnym zastosowaniem szczególnych środków ostrożności. W tym celu, pracodawca jest zobowiązany do przeprowadzania na swój koszt badań i pomiarów czynników szkodliwych dla zdrowia w środowisku pracy, rejestrowania, przechowywania i udostępniania pracownikom wyników tych badań.

Wydaje się jednak, że styropianu wpadającego do pokoju, w którym wykonują obowiązki pracownicy, nie można zakwalifikować do niebezpieczeństw, dla których przepisy dotyczące bezpieczeństwa i higieny pracy wymagają stosowania środków ochrony indywidualnej. Można oczywiście wnioskować o podjęcie przez pracodawcę odpowiednich środków zapobiegawczych, np. w formie założenia siatek ochronnych. Jednak przepisy prawa pracy nie nakładają na pracodawcę wprost takiego obowiązku. Z istoty remontu wynika bowiem to, że warunki pracy mogą być bardziej uciążliwe. Jeśli zakłócenie pracy nie skutkuje naruszeniem przepisów bezpieczeństwa i higieny pracy, to takie działanie pracodawcy należałoby uznać za mieszczące się w granicach prawa.

Woda zdatna do picia

NAPOJE

Pracodawca ma obowiązek zapewnić załodze wodę zachowującą normy dotyczące jakości wody przeznaczonej do spożycia przez ludzi. Nie ma znaczenia, czy jest to woda butelkowana, czy z sieci wodociągowej.

- Czy pracodawca spełnia wymóg zapewnienia wody do picia w upały, poprzez zainstalowanie saturatora? Saturator jest podłączony do kanalizacji w łazience (filtruje wodę kilkakrotnie), woda ma chemiczny, słodkawy smak.

Zgodnie z § 13 i § 112 rozporządzenia ministra pracy i polityki socjalnej z 26 września 1997 r. w sprawie ogólnych przepisów bezpieczeństwa i higieny pracy (tekst jedn. DzU z 2003 r. nr 169, poz. 1650 ze zm.), pracodawca ma obowiązek zapewnić dostateczną ilość wody zdatnej do picia.

Rozporządzenie nie definiuje, co oznacza termin „woda zdatna do picia" i czy dotyczy on tylko wody butelkowanej, czy też wody z kranu, która jest następnie przefiltrowywana przez specjalne urządzenie. Istnieją jednak normy dotyczące jakości wody przeznaczonej do spożycia przez ludzi. Regulują je przepisy rozporządzenia ministra zdrowia z 13 listopada 2015 r. w sprawie jakości wody przeznaczonej do spożycia przez ludzi (DzU z 2015 r., poz. 1989). Rozporządzenie to określa m.in.:

- wymagania dotyczące jakości wody przeznaczonej do spożycia przez ludzi, w tym wymagania bakteriologiczne, fizykochemiczne, organoleptyczne,

- sposób oceny przydatności wody,

- minimalną częstotliwość badań wody i miejsca pobierania próbek wody do badań,

- zakres badania wody,

- sposób informowania konsumentów o jakości wody.

Przedsiębiorstwa wodociągowe w Polsce co do zasady dostarczają do odbiorców wodę spełniającą wymagania higieniczno- -sanitarne wynikające z powyższego rozporządzenia. Szczegółowe informacje w tym zakresie można uzyskać u konkretnego dostawcy wody (większość przedsiębiorstw zamieszcza dane dotyczące jakości wody oraz trybu jej badania na swoich stronach internetowych). Woda dostarczona z sieci wodociągowej powinna być badana przez służby wodociągowe oraz Państwową Inspekcję Sanitarną. Dysponowanie protokołem Państwowej Inspekcji Sanitarnej stwierdzającym, że woda jest zdatna do picia lub spełnia normy higieniczno-sanitarne dla wody spożywczej oznacza, że wodę z wodociągów miejskich można zakwalifikować jako wodę „zdatną do picia".

Wobec powyższego, należałoby zatem sprawdzić, czy woda z saturatora spełnia wymogi wody zdatnej do picia. Jeśli tak, to w świetle przepisów pracodawca wywiązał się ze swojego obowiązku.

- Agnieszka Kałwa prawnik w CMS