Przerwanie ułożonego grafiku utrudnia rozliczenie wynagrodzenia za nadgodziny

Po ostatniej, sierpniowej nowelizacji przepisów o czasie pracy, umożliwiającej wydłużenie okresu rozliczeniowego maksymalnie do 12 miesięcy w każdym systemie czasu pracy, większego znaczenia niż dotychczas nabiera art. 151

6

kodeksu pracy. Reguluje on kwestie rozliczenia czasu pracy i zapłaty wynagrodzenia w przypadku rozwiązania umowy o pracę przed zakończeniem okresu rozliczeniowego.

Plan na dłużej

W trakcie przedłużonego okresu rozliczeniowego rozkład czasu pracy zatrudnionych określa liczbę godzin do przepracowania w poszczególnych miesiącach. Na ogół nie pokrywa się ona z liczbą godzin do przepracowania w każdym z miesięcy odrębnie. W efekcie w razie rozwiązania umowy w trakcie okresu rozliczeniowego, konieczne jest ustalenie obowiązującego pracownika wymiaru czasu pracy w przedziale czasowym od pierwszego dnia tego okresu do dnia zakończenia współpracy, a następnie porównanie tego wymiaru z czasem faktycznie przepracowanym. Jeżeli okaże się, że podwładny przepracował większą liczbę godzin niż ta, która go obowiązywała, należy mu wypłacić stosowną rekompensatę pieniężną. W tej sytuacji może bowiem dojść do przekroczenia przeciętnej tygodniowej normy czasu w przepracowanym okresie.

Przekroczenie normy

Aby ustalić, czy taka okoliczność miała miejsce, pracodawca powinien obliczyć – zgodnie z zasadami określonymi w art. 130 k.p. – liczbę godzin pracy, które przypadały do przepracowania w skróconym okresie. Następnie do tych wartości musi odnieść liczbę godzin pracy faktycznie przepracowanych przez zatrudnionego w analizowanym czasie. Jeżeli liczba godzin jest wyższa od ustalonej zgodnie z art. 130 k.p., pracownik będzie uprawniony do 100 proc. dodatku za pracę w godzinach nadliczbowych, chyba że uprzednio otrzymał już za te same godziny dodatek z tytułu przekroczenia wartości dobowych (art. 151

6

k.p.).

Analogicznie należy postępować w przypadku nawiązania stosunku pracy w czasie trwającego okresu rozliczeniowego.

Przykład

Pracodawca, u którego nie działają zakładowe organizacje związkowe, w porozumieniu z przedstawicielami pracowników wydłużył okres rozliczeniowy do 12 miesięcy, wprowadzając jednocześnie zmiany do regulaminu pracy. Okres rozliczeniowy pokrywa się z latami kalendarzowymi, obejmując przedział czasowy od stycznia do grudnia każdego roku.  Pierwszy 12-miesięczny okres rozliczeniowy rozpocznie się 1 stycznia 2014 r. W zakładzie obowiązuje podstawowy 8-godzinny system czasu pracy. Ponieważ firma jest producentem letniej odzieży i produkcja nasila się przed wakacyjnym sezonem, to zaplanował rozkład czasu pracy w taki sposób,  aby od stycznia do czerwca skumulować więcej godzin pracy, a mniej na pozostałą część roku. Przyjmijmy założenie, że w rozkładzie czasu pracy sporządzonym na pierwsze 3 miesiące okresu rozliczeniowego ustalono pracę w systemie 2-zmianowym (6–14, 14–22) w porze dziennej i przewidziano następującą liczbę godzin do przepracowania >patrz harmonogram.

Załóżmy, że firma rozstała się z dwoma pracownikami w trakcie okresu rozliczeniowego, a konkretnie 28 lutego 2014 r. – z panem Krzysztofem, który jest wynagradzany stawką godzinową (15,10 zł) i z panem Andrzejem, opłacanym stałą stawką miesięczną (4100 zł). W styczniu i lutym zatrudnieni przepracowali wszystkie godziny wynikające z rozkładu czasu pracy (nie wykonywali dodatkowych zadań poza harmonogramem) i w efekcie otrzymali wynagrodzenie:

1) pan Krzysztof:

- za styczeń: 2899,20 zł (15,10 zł x 192 godz.)

- za luty: 2778,40 zł (15,10 zł x 184 godz.)

2) pan Andrzej:

- za styczeń: 4100 zł

- za luty: 4100 zł

W tej sytuacji pracodawca powinien ustalić obowiązujący pracowników wymiar czasu pracy w oparciu o art. 130 k.p. w skróconym okresie (od 1 stycznia do 28 lutego). Wymiar ten wynosi 328 godz. i ustala się go następująco:

1) mnożąc 40 godzin (tygodniowa norma czasu pracy) przez liczbę tygodni w okresie od stycznia do lutego:

40 godz. x 8 tyg. = 320 godz., a następnie,

2) dodając do otrzymanej liczby godzin iloczyn 8 godzin i liczby dni pozostałych do końca okresu, tj. do końca lutego, przypadających od poniedziałku do piątku:

320 godz. + 24 godz. (8 godz. x 3 dni, tj. 26, 27 i 28 lutego) = 344 godz., a na końcu

3) odejmując od otrzymanej liczby godzin iloczyn 8 godzin i liczby świąt przypadających w innym dniu niż niedziela występujących w okresie styczeń – luty:

344 godz. – 16 godz. (święta: 1 i 6 stycznia) = 328 godz.

Ponieważ obaj podwładni przepracowali 376 godzin (w styczniu 192 godz. i w lutym 184 godz.), a obowiązujący ich wymiar czasu pracy od stycznia do lutego wynosi 328 godz., to pracodawca musi wypłacić im stosowną rekompensatę za 48 godzin (376 – 328).

Ponieważ pracownicy wykonywali pracę wyłącznie po 8 godzin, nie przekraczając dobowych norm czasu pracy, to wszystkie 48 godzin stanowią przekroczenie średniotygodniowe, za które należy wypłacić 100 proc. dodatek. Oprócz niego, pan Andrzej, wynagradzany stałą stawką miesięczną, ma prawo do normalnego wynagrodzenia za wskazanych 48 godzin. Wynika to z faktu, że płaca po 4100 zł wypłacona za styczeń i luty stanowi wyłącznie zapłatę za godziny przepracowane zgodnie z wymiarem czasu pracy ustalonym w oparciu o art. 130 k.p. dla tych dwóch miesięcy. Normalnej pensji nie należy natomiast wypłacać pracownikowi wynagradzanemu stawką godzinową. Za styczeń i za luty otrzymał on bowiem odpowiednio wyższą zapłatę (za każdą przepracowaną godzinę). Odnosząc się do powyższego, pracodawca każdemu z zatrudnionych powinien dodatkowo wypłacić:

1) panu Krzysztofowi:

- 100 proc. dodatek za godziny nadliczbowe w kwocie 724,80 zł (15,10 zł x 48 godz.)

2) panu Andrzej:

- normalne wynagrodzenie za godziny nadliczbowe w kwocie 1230,24 zł (4100 zł : 160 godz. = 25,63 zł; 25,63 zł x 48 godz. = 1230,24 zł)

- 100 proc. dodatek za godziny nadliczbowe w kwocie 1230,24 zł (4100 zł : 160 godz. = 25,63 zł; 25,63 zł x 48 godz. = 1230,24 zł).

Podstawą obliczeń wysokości normalnego wynagrodzenia i dodatku za pracę w godzinach nadliczbowych dla pana Andrzeja z przykładu stanowi stała stawka miesięczna. Została ona podzielona przez 160 godz., tj. przez liczbę godzin pracy przypadających do przepracowania w lutym 2014  r. (w ostatnim miesiącu pracy w okresie rozliczeniowym) ustalonych na podstawie art. 130 k.p. Nie należy dzielić tej stawki przez 184 godz., tj. przez liczbę godzin ustaloną do przepracowania w tym miesiącu zgodnie z obowiązującym pracownika rozkładem czasu pracy.

Odrębnie każdy miesiąc

Taki sposób rozliczenia wynika z rozporządzenia w sprawie sposobu ustalania wynagrodzenia w okresie niewykonywania pracy oraz wynagrodzenia stanowiącego podstawę obliczania odszkodowań, odpraw, dodatków wyrównawczych do wynagrodzenia oraz innych należności przewidzianych w k.p. Zgodnie z nim, w celu obliczenia dodatku za nadgodziny, o którym mowa w art. 151

1

§ 3 k.p., dla pracowników otrzymujących wynagrodzenie wynikające z osobistego zaszeregowania określonego stawką miesięczną, płacę za 1 godzinę ustala się dzieląc miesięczną stawkę płacy przez liczbę godzin pracy przypadających do przepracowania w danym miesiącu).

W tym miejscu nasuwa się pytanie, co należy rozumieć pod pojęciem wskazanej w przepisach „liczby godzin pracy przypadających do przepracowania w danym miesiącu". W przypadku dłuższych okresów rozliczeniowych nominalny czas pracy w poszczególnych miesiącach na ogół jest bowiem inny niż w jednomiesięcznym okresie rozliczeniowym. Rozumienie tego pojęcia i stosowanie właściwej jego wykładni nabiera w praktyce coraz większego znaczenia w kontekście ostatniej nowelizacji przepisów o czasie pracy, która pozwala na znaczne wydłużenie okresu rozliczeniowego. Z analizy treści przywołanych regulacji wynika, że sformułowanie „liczba godzin pracy przypadających do przepracowania w danym miesiącu" oznacza liczbę godzin, które zatrudniony ma obowiązek przepracować zgodnie z wymiarem czasu pracy w tym miesiącu (a nie liczbę godzin do przepracowania w tym miesiącu zgodnie z jego rozkładem czasu pracy).

Oznacza to, że niezależnie od faktycznej długości okresu rozliczeniowego (np. jedno-, trzy- czy 12-miesięczny), aby obliczyć dodatek za pracę nadliczbową, za „liczbę godzin pracy przypadających do przepracowania w danym miesiącu" należy przyjąć miesięczny wymiar czasu pracy, obliczony w sposób przewidziany w art. 130 k.p. – a więc ustalony odrębnie dla każdego miesiąca. Zasadne wydaje się też, że ten sposób dokonywania obliczeń należy przez analogię stosować również przy ustalaniu normalnego wynagrodzenia za pracę nadliczbową.

Jednocześnie dokonując obliczeń podstawę podzielono przez 160 godz. (liczba godzin do przepracowania w lutym, tj. w ostatnim miesiącu zatrudnienia pracownika w okresie rozliczeniowym). Stosowana praktyka wskazuje bowiem, że w przypadku okresu rozliczeniowego dłuższego niż miesięczny, aby ustalić wynagrodzenie za jedną godzinę, miesięczną stawkę pensji należy podzielić przez liczbę godzin przypadających do przepracowania w ostatnim miesiącu okresu rozliczeniowego (w omawianym przypadku – w ostatnim miesiącu pracy w okresie rozliczeniowym). Powyższe potwierdził Departament Prawa Pracy Ministerstwa Pracy i Polityki Społecznej w piśmie z 20 sierpnia 2008 r. (DPR-III-079-475/ZN/08).

Gdy godzin było za mało

W razie rozwiązania (lub nawiązania) stosunku pracy w trakcie okresu rozliczeniowego może wystąpić też sytuacja odwrotna niż wcześniej opisana. Mianowicie liczba przepracowanych godzin wynikająca z  rozkładu czasu pracy może się okazać niższa niż wynikałoby to z proporcjonalnego obliczenia na podstawie art.130 k.p. Powstaje wówczas pytanie o wysokość pensji przysługującej pracownikowi. W takiej sytuacji w literaturze można spotkać dwa odmienne poglądy. Pierwszy wskazuje, że pracownikowi przysługuje wówczas jedynie wynagrodzenie odpowiadające wykonanej pracy (art. 80 k.p.). Drugi zaś wskazuje na konieczność wypłaty pensji za czas stanowiący różnicę między proporcjonalnym czasem przypadającym do przepracowania, ustalonym zgodnie z art. 130 k.p. a tym faktycznie przepracowanym. Zasadny jest drugi pogląd. Nieprzepracowanie proporcjonalnego wymiaru czasu pracy stanowi bowiem konsekwencję określonej organizacji pracy przez pracodawcę. To on nie wykonuje zatem swojego obowiązku zatrudniania pracownika w odpowiednim wymiarze czasowym. W tej sytuacji zatrudniony nie wypracuje określonej liczby godzin z przyczyn leżących po stronie pracodawcy. Jeżeli otrzymuje stałą miesięczną płacę, pracodawca nie powinien wypłacać mu dodatkowego wynagrodzenia; mimo przepracowania krótszego niż wymagany czasu pracownik otrzyma bowiem pełne wynagrodzenie. Jednak osobie opłacanej stawką godzinową, akordowo czy prowizyjnie przysługuje w takiej sytuacji:

- gdy jest wynagradzana stawką godzinową – pensja wynikająca z jej osobistego zaszeregowania, określona jego stawką godzinową,

- gdy opłacana jest akordowo lub prowizyjnie – 60 proc. wynagrodzenia (art. 81 § 1 k.p.), wyliczanego według zasad obowiązujących przy ustalaniu płacy urlopowej.