- Ustalamy w firmie regulamin zakładowego funduszu świadczeń socjalnych. Przyznawanie świadczeń musi opierać się na tzw. kryterium socjalnym. Jak powinniśmy badać sytuację materialną pracowników? Czy możemy wymagać, aby przedstawili zeznania PIT, czy może lepiej zbierać od nich oświadczenia z pouczeniem o odpowiedzialności karnej za podanie nieprawdy?

– pyta czytelnik.

Tak jak pisze czytelnik, przyznawanie świadczeń z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych (zfśs) musi być uzależnione od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej pracowników, czyli od tzw. kryterium socjalnego. Wynika to wprost z art. 8 ust. 1 ustawy z 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszy świadczeń socjalnych (DzU z 2013 r. poz. 808, dalej ustawa o zfśs).

Jeżeli wypłaty czy inne benefity z funduszu przyznaje się z pominięciem tego kryterium, nie są one zwolnione ze składek na ubezpieczenia społeczne. Będzie tak np. wtedy, gdy cała załoga otrzymuje jednakowe bony czy karnety na siłownię. Takie dodatki powinny być finansowane przez szefa, a nie z funduszu. Trzeba je traktować jak normalny element wynagrodzenia. Skoro tak - podobnie jak pensja - podlegają pełnemu oskładkowaniu ZUS. Aby tego uniknąć, trzeba wprowadzić w zakładzie mechanizm badania sytuacji socjalnej zatrudnionych. W praktyce najczęściej weryfikuje się ją, wymagając od pracownika przedstawienia zeznania podatkowego za ostatni rok. Będzie z niego wynikał jego dochód, nie tylko z miejsca zatrudniania, ale również z innych źródeł.

Zgodnie z orzecznictwem Sądu Najwyższego (np. wyrok z 8 maja 2002 r., I PKN 267/01) oraz stanowiskiem Generalnego Inspektora Ochrony Danych Osobowych żądanie od pracowników okazania PIT jest jak najbardziej uzasadnione i nie narusza ich dóbr osobistych. Informacje zawarte w zeznaniu podatkowym są pewne i dają jasny obraz sytuacji materialnej zatrudnionego. Aby uzupełnić informacje również o dane dotyczące okoliczności życiowych i rodzinnych podwładnego, można dodatkowo wymagać złożenia oświadczenia, np. o liczbie osób w gospodarstwie domowym lub o osobach niepełnosprawnych będących na jego utrzymaniu.

Natomiast wpisywanie do oświadczenia pouczenia o odpowiedzialności karnej byłoby bezcelowe. Zgodnie z art. 233 § 6 kodeksu karnego odpowiedzialność karna za złożenie nieprawdziwego oświadczenia grozi tylko, gdy możliwość odebrania oświadczenia pod rygorem takiego obciążenia wynika wprost z przepisów. Tymczasem ustawa o zfśs tego nie przewiduje.

Ważne jest, aby zarówno kryteria, od których zależy przyznawanie świadczeń z zfśs, jak i sposoby weryfikacji sytuacji pracownika były ujęte w treści regulaminu. Tylko wtedy działania pracodawcy zmierzające do skutecznego stosowania kryterium socjalnego będą w pełni uzasadnione.

—Krzysztof Gąsior, prawnik w K&L Gates Jamka sp.k.