Nadgodziny samorządowca: czas wolny czy inna rekompensata

- Jesteśmy jednostką samorządową. Zarządzeniem jej dyrektora wprowadziliśmy jako wyłączną formę rekompensaty pracy w godzinach nadliczbowych udzielanie czasu wolnego do końca okresu rozliczeniowego (obowiązują u nas trzymiesięczne okresy rozliczeniowe). Czy taka regulacja jest zgodna z prawem?

– pyta czytelnik.

Za pracę wykonywaną na polecenie przełożonego w godzinach nadliczbowych pracownikowi samorządowemu przysługuje, według jego wyboru, wynagrodzenie albo czas wolny w tym samym wymiarze. Przy czym wolny czas, na wniosek pracownika, może być udzielony w okresie bezpośrednio poprzedzającym urlop wypoczynkowy lub po jego zakończeniu.

Tak wskazuje art. 42 ust. 4 ustawy z 21 listopada 2008 r. o pracownikach samorządowych (DzU nr 223, poz. 1458 ze zm.). To regulacja odmienna od zawartej w kodeksie pracy. Odmienność ta dotyczy zarówno wysokości rekompensaty, jak i – co jest istotne w pytaniu czytelnika – uprawnienia do wyboru jej formy.

Wynagrodzenie bez dodatku

Po początkowych wątpliwościach przyjęto, że pracownikom samorządowym za czas przepracowany w nadgodzinach należy się samo wynagrodzenie, bez dodatku. Wskazano tak już w piśmie prezesa Rady Ministrów z 29 maja 2009 r. („Rzeczpospolita” z 2009 r. nr 131.3).

Zgodnie z nim pracownikowi samorządowemu wykonującemu pracę w nadgodzinach na polecenie przełożonego co do zasady przysługuje wynagrodzenie albo czas wolny. Regulacje nie przewidują dodatków ani 50 proc., ani 100 proc. za godziny nadliczbowe. A zatem pracownik samorządowy za pracę w nadgodzinach dostanie wynagrodzenie, a nie dodatek. To stanowisko potwierdzają też opinie Państwowej Inspekcji Pracy.

Natomiast czas wolny za nadgodziny udzielany jest w takim samym wymiarze, czyli 1:1. Przykładowo za 10 przepracowanych nadgodzin pracownik samorządowy może otrzymać 10 godzin wolnego.

Wybór formy

W pytaniu czytelnika istotna jest jednak druga kwestia, czyli wybór formy rekompensaty. Na gruncie przepisów kodeksowych to pracodawca wybiera, czy chce opłacić nadgodziny, czy udzielić za nie czasu wolego. Nawet pisemny wniosek pracownika o wolne za pracę nadliczbową nie wiąże szefa. To zawsze on ma ostateczny głos.

Pracownik nie ma roszczenia o taką formę rekompensaty dopóty, dopóki strony nie poczyniły w tym zakresie odpowiednich uzgodnień. Samo wystąpienie podwładnego z wnioskiem nie obliguje szefa do takiego właśnie rozliczenia nadgodzin.

Według art. 1512 § 2  k.p. udzielenie czasu wolnego w zamian za czas przepracowany w nadgodzinach może nastąpić także bez wniosku pracownika. Wtedy szef udziela czasu wolnego od pracy najpóźniej do końca okresu rozliczeniowego, w wymiarze o połowę wyższym niż liczba przepracowanych godzin nadliczbowych. Nie może to spowodować obniżenia wynagrodzenia należnego pracownikowi za pełny miesięczny wymiar czasu pracy.

Zawsze jednak o rekompensacie ostatecznie decyduje szef. Inaczej jest u pracowników samorządowych. Wynagrodzenie lub czas wolny za nadgodziny przysługuje pracownikowi samorządowemu według jego wyboru. Oznacza to, że to zatrudniony wskazuje formę rozliczenia. Nie tylko nie można mu narzucić takiego, a nie innego sposobu rekompensaty, ale pracodawca jest też związany decyzją pracownika.

W jednostce samorządowej nie da rady zatem wprowadzić zasady wyłączającej ten wybór i ograniczającej rekompensatę tylko do udzielania czasu wolnego. Takie zarządzenie dyrektora jednostki jest niezgodne z prawem, pogarsza sytuację pracownika w stosunku do tego, co wynika z ustawy o pracownikach samorządowych.

W konsekwencji wskazana w pytaniu wewnętrzna regulacja jest nieważna. Ustawodawca przyznał bowiem pracownikowi prawo wyboru i nie można go tego pozbawić w przepisach wewnętrznych.

Uściśla szef

Pracodawcy wolno jednak sprecyzować zasady rozliczania nadgodzin. Polega to na wskazaniu np. terminu po ich wystąpieniu, w jakim pracownik ma się określić co do swojego wyboru. Jest to o tyle ważne, że nakładają się tutaj uprawnienia pracownika i obowiązki pracodawcy.

Warto tu zwrócić uwagę na opinię Głównego Inspektoratu Pracy (pismo z 21 kwietnia 2009 r., GPP-306-4560-32/09/PE/RP). Co prawda dotyczy ona dodatku za pracę w godzinach nadliczbowych i regulacji kodeksowych, ale odpowiednio można ją odnieść do samego wynagrodzenia za nadpracowany czas.

„O ile godziny nadliczbowe z tytułu przekroczenia przeciętnej tygodniowej normy czasu pracy powstają dopiero z upływem okresu rozliczeniowego, o tyle godziny nadliczbowe z przekroczenia dobowej normy czasu pracy powstają w dniu, w którym wystąpiły. Wtedy pracownik nabywa prawo do opłacenia tych godzin, oprócz normalnego wynagrodzenia, stosownym dodatkiem.

Pracodawca może zostać zwolniony z obowiązku finansowej rekompensaty przekroczeń dobowych (wypłaty dodatku za pracę w godzinach nadliczbowych) jedynie wtedy, gdy przed terminem płatności wynagrodzenia za pracę przypadającym bezpośrednio po wystąpieniu godzin nadliczbowych z przekroczenia normy dobowej pracownik wystąpi z wnioskiem o udzielenie czasu wolnego bądź pracodawca skorzysta z możliwości przewidzianej w art. 151

2

§ 2 k.p. i oznaczy w grafiku pracownika termin udzielenia czasu wolnego w wymiarze o połowę wyższym niż liczba przepracowanych godzin nadliczbowych” – czytamy w stanowisku GIP.

W opinii GIP działania pracownika (złożenie wniosku) lub pracodawcy (wskazanie terminu odbioru czasu wolnego) zmierzające do uniknięcia wypłaty dodatku za przepracowane godziny ponad normę dobową powinny nastąpić przed najbliższym terminem wypłaty wynagrodzenia. W przeciwnym razie szef musi wypłacić dodatek, mimo że nie skończył się okres rozliczeniowy.

Jako zasadę należy więc przyjąć, że podwładny wybiera formę rekompensaty do końca miesiąca, w którym powstały nadgodziny (oczywiście dobowe). Przy wypłacie wynagrodzenia za ten miesiąc należy bowiem rozliczyć faktycznie przepracowany czas.

Sprecyzowanie ma mieć jedynie charakter porządkowy, nie może polegać na całkowitym wyłączeniu prawa wyboru. U pracowników samorządowych wybór formy rekompensaty (wynagrodzenie lub czas wolny) należy do pracownika, a nie do pracodawcy. Przepisy kodeksu pracy stosujemy tylko w zakresie nieuregulowanym w ustawie. Nie można więc przyjąć, że szef ma prawo narzucić czas wolny za nadgodziny.

Narzucony termin

To, na co pracodawca będzie miał jednak wpływ, to termin wykorzystania dnia bez zajęć. Pracownik nie może bowiem zostać uznany za stronę mogącą jednostronnie zdecydować o tym, kiedy będzie miał wolne. Wniosek pracownika wiąże szefa co do sposobu rekompensaty, ale nie w zakresie konkretnej daty odebrania wolnego.

Ustawa o pracownikach samorządowych nie ogranicza przy tym okresu, w jakim trzeba dać czas wolny. Na wniosek pracownika poza bieżącym okresem rozliczeniowym może on przypadać nawet znacznie później, jeśli bezpośrednio połączy się z okresem korzystania z urlopu wypoczynkowego (przed jego startem lub po zakończeniu).

Przykład

W maju 2012 r. pracownik miał 10 godzin nadliczbowych. Czas wolny za nie chciałby dostać na początku sierpnia (obecny okres rozliczeniowy kończy się 30 czerwca), w połączeniu z dniem wolnym udzielonym w związku z planowanym ślubem dziecka pracownika.

Pracodawca nie może przystać na taki wniosek. Co do zasady rozliczenie czasu pracy i wszystkich związanych z tym elementów ma przypadać w okresie rozliczeniowym. Wyjątkiem jest udzielenie czasu wolnego za nadgodziny w innym okresie tylko wtedy, gdy będzie to przypadało bezpośrednio przed albo po urlopie wypoczynkowym.

Wniosek raczej na piśmie

W przeciwieństwie do art. 151

2

§ 1 k.p. ustawa o pracownikach samorządowych nie narzuca, aby wniosek pracownika miał formę pisemną. Uważam jednak, że powinniśmy ją jednak przyjąć. To bardzo istotne ze względów dowodowych.

Zgodnie z § 8a rozporządzenia MPiPS z 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (DzU nr 62, poz. 286 ze zm.) do karty ewidencji czasu pracy pracownika dołącza się jego wnioski o udzielenie czasu wolnego od pracy w zamian za czas przepracowany w godzinach nadliczbowych.