Korzyści z przekazania pracownikowi karty mają obie strony. Podwładny nie musi za każdym razem przychodzić po zaliczki na służbowe wydatki. Nie angażuje też prywatnych pieniędzy na poczet kosztów, które musi ponieść na rzecz firmy.
Do większości rachunków związanych z kartami kredytowymi szef będzie miał dostęp elektroniczny i na bieżąco może kontrolować wydatki. Z kartą kredytową dużo łatwiej będzie też oddzielić wydatki służbowe i prywatne.
Przełożony może liczyć też na pewne oszczędności. Odsetki od płatności dokonywanych za pośrednictwem kart kredytowych są bowiem naliczane po pewnym czasie ustalonym przez wydawcę karty, często sięgającym nawet 50 dni. Terminowa spłata zadłużenia na karcie to nic innego jak nieoprocentowany kredyt.
Ustal granice
Przed wydaniem plastikowego pieniądza pracodawca musi mieć potwierdzenie, że pracownik zapoznał się z regulaminem korzystania z karty kredytowej, sporządzonym przez bank. Najlepiej, aby doręczyć mu kopię tego dokumentu. Ważne jest też, żeby pokwitował odbiór samej karty.
W wewnętrznych przepisach, np. w regulaminie pracy, pracodawca powinien też ustalić zasady użytkowania karty. Przy jej odbiorze pracownik otrzyma zbiór postanowień związanych z powierzeniem mu tego instrumentu. Jeśli szef chce egzekwować wprowadzone wewnętrznie rozwiązania, musi zadbać o dowód doręczenia dokumentu pracownikowi lub oświadczenie o zapoznaniu się z jego treścią.
Ważne będą też limity – dzienne dotyczące wypłat z bankomatów oraz płatności, a także miesięczna kwota wydatków. Z reguły pracodawcy ustanawiają bezwzględny zakaz używania karty na wydatki prywatne >patrz ramka, ale czasami to nie wystarczy.
Potrącenie bez zgody
Czy szef musi się zabezpieczyć, gdy podwładny dokonuje kartą kredytową prywatnych płatności?
Chodzi o możliwość potrącenia takich kwot z wynagrodzenia i zgodę pracownika na dokonanie takiej czynności. Zgodnie z art. 91 § 1 kodeksu pracy, należności inne niż wymienione w art. 87 § 1 i 7 k.p. (m.in. alimenty, kary pieniężne) wolno potrącić z wynagrodzenia pracownika tylko za jego zgodą wyrażoną na piśmie.
Ujęcie bez takiej akceptacji na podstawie art. 87 § 1 pkt 3 k.p. dotyczy również zaliczek pieniężnych udzielonych pracownikowi. Powstaje pytanie, czy taki charakter ma karta kredytowa wydana podwładnemu, z której finansuje on swoje prywatne potrzeby. Odpowiedzi pozytywnej udzielił Sąd Najwyższy. W wyroku z 20 sierpnia 2008 (I PK 39/08) wskazał, że płatności, których pracownik dokonał z użyciem firmowej karty kredytowej, można traktować jako udzielone mu zaliczki pieniężne.
Dodał, że nie ma żadnych przepisów, które kazałyby uznać, że zaliczki pieniężne muszą mieć formę gotówkową. W konsekwencji do potrącenia kwot wydatkowanych ze służbowej karty kredytowej na prywatne cele zgoda pracownika nie jest konieczna.
Uwaga na równe traktowanie
Przydzielając karty kredytowe pracownikom, szef powinien też zwrócić uwagę, aby nie naruszyć zasad równego traktowania w zatrudnieniu. Brak jasnych kryteriów w tym zakresie może skutkować roszczeniem pracownika o odszkodowanie.
Zgodnie z art. 183d k.p. osoba, wobec której pracodawca naruszył zasadę równego traktowania w zatrudnieniu, ma prawo do odszkodowania w wysokości nie niższej niż minimalne wynagrodzenie za pracę.
W wielu wypadkach trzeba szczegółowo określić rodzaj wydatków, jakie podwładni mogą w ten sposób pokryć, np. kierowca wyłącznie na obsługę samochodu. Mimo limitów wydatków/wypłat ustanowionych przez bank pracodawcy wolno ograniczyć te kwoty, o czym musi poinformować użytkownika.
Faktury i ewidencja
Szef ma też prawo zastrzec używanie karty tylko do transakcji bezgotówkowych. Dlatego że np. wypłata pieniędzy z bankomatu może wiązać się z opłatą i z naliczaniem odsetek już od dnia otrzymania gotówki.
Natomiast płatności kartą kredytową mają najczęściej odroczony termin naliczania odsetek. Szef może też zakazać używania jej poza granicami kraju, tak jak przy płatnościach realizowanych przez Internet, bo te nie zawsze muszą być bezpieczne.
Dla pracodawcy ważne jest też, aby pracownik dysponujący kartą przy dokonywaniu płatności żądał wydania faktury VAT. Zaliczenie wydatków w poczet kosztów uzyskania przychodów i możliwość odliczenia podatku od towarów i usług będzie możliwe, kiedy podwładny dostarczy fakturę w określonym terminie.
Mimo że na podstawie wyciągów bankowych pracodawca wie o operacjach na karcie, pracownik dodatkowo powinien prowadzić ewidencję wydatków i cyklicznie przekazywać temu, kto zajmuje się w firmie ich rozliczaniem. Może przecież zdarzyć się, że obciążenie karty przez bank nie będzie odpowiadało wartości rzeczywistej transakcji. Mając dane od pracownika, łatwo jest je porównać i ewentualnie złożyć reklamację.
Niezwykle istotne jest też postępowanie pracownika, gdy zgubi kartę lub zostanie mu ona skradziona. Musi ją natychmiast zablokować. Zwłoka może skutkować obciążeniem pracodawcy, który ostateczne koszty prawdopodobnie przerzuci na pracownika. O takim incydencie należy też niezwłocznie zawiadomić policję (kradzież), ale i pracodawcę.
Przydatne okazują się postanowienia dotyczące zwrotu karty. Następuje to zawsze przy rozwiązaniu umowy o pracę czy zwolnieniu z obowiązku świadczenia zadań, ale również niezwłocznie, na każde żądanie pracodawcy.
Autor jest adwokatem, współpracuje z Legal & Strategic Support Team LSST.pl
Zobacz więcej w serwisie:
»
»
