Elektroniczne fakturowanie w zamówieniach publicznych

ustawa z 11 września 2019 r. – Prawo zamówień publicznych (Dz.U. z 2019 r., poz. 2019 ze zm.)

Od 18 kwietnia 2019 r. obowiązują przepisy ustawy o elektronicznym fakturowaniu w zamówieniach publicznych, koncesjach na roboty budowlane lub usługi oraz partnerstwie publiczno-prywatnym (dalej: ustawa o e-fakturowaniu), które określają zasady przesyłania drogą elektroniczną ustrukturyzowanych faktur elektronicznych oraz innych ustrukturyzowanych dokumentów elektronicznych związanych z realizacją zamówień publicznych, koncesji na roboty budowlane lub usługi oraz partnerstwa publiczno-prywatnego za pośrednictwem systemu teleinformatycznego (tzw. platformy) >patrz ramka. Ustawa ta została od 1 stycznia 2021 r. dostosowanego do ustawy z 11 września 2019 r. – Prawo zamówień publicznych.

Co to w ogóle jest

Ustrukturyzowana faktura elektroniczna to faktura elektroniczna, o której mowa w art. 2 pkt 32 ustawy o VAT, spełniająca wymagania umożliwiające przesyłanie za pośrednictwem Platformy Fakturowania Elektronicznego (dalej: PFE, platforma) (zob. art. 2 pkt 4 ustawy o e-fakturowaniu).

Faktura elektroniczna to faktura w formie elektronicznej wystawiona i otrzymana w dowolnym formacie elektronicznym. Z kolei faktura to dokument w formie papierowej lub w formie elektronicznej zawierający dane wymagane ustawą i przepisami wydanymi na jej podstawie (zob. art. 2 pkt 31 ustawy o VAT).

Ustrukturyzowaną fakturą elektroniczną jest zatem faktura elektroniczna w rozumieniu ustawy o VAT spełniającą wymagania umożliwiające przesyłanie za pośrednictwem PFE.

Faktura ustrukturyzowana to „wariant" faktury elektronicznej z ustawy o VAT. Jednak faktury ustrukturowane mogą być przesyłane jedynie w formacie XML, ponieważ tak wskazuje ustawa o e-fakturowaniu. Natomiast faktura elektroniczna wynikająca z ustawy o VAT może być wystawiona i wysłana w dowolnym formacie elektronicznym. Przy czym podmiot wystawiający fakturę w ramach zamówień publicznych ma możliwość wyboru, gdyż może:

- wysłać fakturę poprzez PFE i wtedy faktura musi mieć format XML, albo

- wystawić fakturę w dowolnym formacie elektronicznym (np. pdf) i wysłać w dowolny sposób (np. mailem) albo

- wystawić fakturę papierową.

Kiedy można stosować...

Ustrukturyzowana faktura elektroniczna (a także inny ustrukturyzowany dokument elektroniczny) może być stosowana do dokumentowania dostaw związanych z realizacją zamówień publicznych (art. 3 ust. 1 ustawy o e-fakturowaniu). Do dokumentowania dostaw i usług niezwiązanych z realizacją zamówień publicznych nie można posługiwać się ustrukturyzowaną fakturą elektroniczną ani innym ustrukturyzowanym dokumentem elektronicznych. Nie można także do przesyłu tych dokumentów wykorzystywać PFE.

...a kiedy nie wolno

Przepisów ustawy e-fakturowaniu nie stosuje się natomiast do:

1) zamówień publicznych, o których mowa w art. 12 ust. 1 oraz art. 13 ust. 1 pkt 1-4, 6 i 7 ustawy – Prawo zamówień publicznych;

2) umów koncesji, o których mowa w art. 5 ust. 1 pkt 2 lit. d ustawy o umowie koncesji, tj. umów koncesji w dziedzinach obronności i bezpieczeństwa w państwie niebędącym członkiem Unii Europejskiej, realizowanych podczas rozmieszczenia sił zbrojnych, oraz sił, do których podstawowych zadań należy ochrona bezpieczeństwa, w przypadku gdy względy operacyjne wymagają ich udzielenia wykonawcom usytuowanym w strefie prowadzenia działań.

Chodzi zatem o niektóre zamówienia w dziedzinach obronności i bezpieczeństwa. W tych przypadkach nie można dokumentować transakcji (dostaw towarów lub usług) ustrukturyzowaną fakturą elektroniczną.

Zlecenie, awizo, potwierdzenie odbioru

Minister przedsiębiorczości i technologii w § 1 rozporządzenia z 25 kwietnia 2019 r. określił listę innych ustrukturyzowanych dokumentów elektronicznych, które mogą być przesyłane za pośrednictwem PFE. Są to:

1) zlecenie dostawy (zamówienie);

2) awizo dostawy;

3) potwierdzenie odbioru;

4) faktura korygująca;

5) nota księgowa.

Inny ustrukturyzowany dokument elektroniczny powinien zawierać wskazanie umowy w sprawie zamówienia publicznego lub ustrukturyzowanej faktury elektronicznej, których dotyczy (art. 6 ust. 3 ustawy o e-fakturowaniu).

Obowiązkowo i fakultatywnie

Zamawiający (np. ministerstwa, urzędy centralne, sądy, prokuratury, gminy, powiaty, państwowe fundusze celowe, ZUS, NFZ, SPZOZ, uczelnie publiczne) jest obowiązany do odbierania od wykonawcy ustrukturyzowanych faktur elektronicznych przesłanych za pośrednictwem platformy. Pomimo, że ustrukturyzowana faktura elektroniczna jest fakturą elektroniczną, a te wymagają akceptacji odbiorcy faktury, to w przypadku ustrukturyzowanych faktur elektronicznych zgoda nabywcy na otrzymywanie e-faktur jest wyłączona. Oznacza to, że zamawiający musi przyjąć ustrukturyzowaną fakturę elektroniczną wystawioną na udokumentowaniem dostaw związanych z realizacją zamówień publicznych. Wyjątek od tej zasady zostanie wskazany w dalszej części niniejszego artykułu.

Odmowa podjęcia czynności stanowiącej obowiązek ustawowy podmiotu (w tym przypadku: przyjęcia faktury na PFE) może skutkować skargą do organu wyższego stopnia lub właściwego sądu administracyjnego. Odpowiedzialności porządkowej lub dyscyplinarnej może podlegać także pracownik, jeżeli z nieuzasadnionych przyczyn odmawia załatwienia sprawy. (zob.: https://efaktura.gov.pl/faq/obowiazek-elektronicznego-fakturowania/).

Wykonawca nie jest z kolei obowiązany do wysyłania ustrukturyzowanych faktur elektronicznych do zamawiającego za pośrednictwem platformy (art. 4 ust. 1 ustawy o e-fakturowaniu).

Dostawcy towarów lub usług w ramach zamówień publicznych mogą, ale nie muszą wystawiać zamawiającemu ustrukturyzowanej faktury elektronicznej. Zamiast niej mogą wystawić „zwykłą" fakturę elektroniczną (np. w pdf). W tym przypadku muszą uzyskać akcepcją nabywcy – zamawiającego na elektroniczną formę faktury albo w formie tradycyjnej – papierowej.

UWAGA! W przypadku zamówień publicznych, do których nie stosuje się przepisów ustawy - Prawo zamówień publicznych, ustawy o umowie koncesji albo ustawy o partnerstwie publiczno-prywatnym, zamawiający może w umowie, w ogłoszeniu o zamówieniu, w specyfikacji warunków zamówienia albo w innym dokumencie rozpoczynającym postępowanie o udzielenie zamówienia publicznego, postępowanie o zawarcie umowy koncesji albo postępowanie w sprawie wyboru partnera prywatnego wyłączyć stosowanie ustrukturyzowanych faktur elektronicznych (art. 4 ust. 3 ustawy o e-fakturowaniu).

PRZYKŁAD

Do zamówień i konkursów, których wartość nie przekracza 130 tys. zł, nie stosuje się przepisów ustawy - Prawo zamówień publicznych. Zamawiający może w ich przypadku wyłączyć stosowanie faktury ustrukturyzowanej. Jednak w sytuacji, gdy zamawiający w umowie, w ogłoszeniu o zamówieniu, w specyfikacji warunków zamówienia albo w innym dokumencie rozpoczynającym postępowanie o udzielenie zamówienia publicznego, postępowanie o zawarcie umowy koncesji albo postępowanie w sprawie wyboru partnera prywatnego nie wyłączy stosowania faktur ustrukturyzowanych, to będzie obowiązany do ich przyjęcia.

Zamawiający i wykonawca mogą natomiast wysyłać i odbierać inne ustrukturyzowane dokumenty elektroniczne za pośrednictwem platformy, jeżeli druga strona wyrazi na to zgodę (art. 4 ust. 4 ustawy o e-fakturowaniu). Tym samym inne ustrukturyzowane dokumenty elektroniczne mogą wysyłać do siebie obie strony transakcji, np. zamawiający może wysyłać zlecenie dostawy, a wykonawca fakturę korygującą, ale pod warunkiem, że druga strona wyrazi na to zgodę.

PRZYKŁAD

Wykonawca wystawił dla zamawiającego ustrukturyzowaną fakturę elektroniczną dokumentującą dostawę towaru lub usługi. Aby jednak wystawić fakturę korygującą w formie innego ustrukturyzowanego dokumentu elektronicznego i przesłać ją za pośrednictwem platformy, wykonawca musi mieć zgodę zamawiającego.

Konto podmiotu

Zamawiający i wykonawcy korzystają z PEF poprzez konta podmiotów. Zamawiający jest obowiązany do posiadania konta na platformie. Musi założyć takie konto przed przewidywanym terminem otrzymania pierwszej ustrukturyzowanej faktury elektronicznej (art. 5 ustawy o e-fakturowaniu).

Z kolei wykonawca może posiadać konto na PEF. Gdy wysyła ustrukturyzowane faktury elektroniczne oraz inne ustrukturyzowane dokumenty elektroniczne, wykorzystuje własne konto na platformie, chyba że upoważnił do ich wysyłania inną osobę lub jednostkę organizacyjną nieposiadającą osobowości prawnej. Jeżeli ustrukturyzowaną fakturę elektroniczną lub inne ustrukturyzowane dokumenty elektroniczne wysyła upoważniona osoba lub jednostka organizacyjna nieposiadająca osobowości prawnej, to w ich treści zamieszcza się stosowną adnotację o wykonawcy (art. 5 ust. 3 ustawy o e-fakturowaniu).

Na PEF można tworzyć konta w oparciu o dwa modele:

- model scentralizowany

W tym modelu użytkownik zakłada jedno konto podmiotu (np. gminy, firmy). Dalej, w ramach konfiguracji konta podmiotu, zakłada dodatkowe identyfikatory PEF/skrzynki PEPPOL specjalnie dla podległych jednostek (np. wydziałów w urzędzie, jednostek budżetowych, oddziałów firmy itd.). W tym modelu mamy do czynienia z jednym głównym kontem podmiotu i wieloma dodatkowymi adresami PEF/skrzynkami PEPPOL przypisanymi do danego konta podmiotu.

- model rozproszony

W tym modelu tworzonych jest wiele niezależnych kont podmiotów (np. tworzone jest oddzielne konto dla gminy i oddzielne dla szkoły), zakładanych przez wielu niezależnych użytkowników. Konta podmiotu są od siebie odseparowane i użytkownik jednego konta podmiotu nie ma dostępu do danych (np. dokumentów) innego konta podmiotu.

Marcin Szymankiewicz jest doradcą podatkowym

Grzegorz Tomala jest doradcą podatkowym

podstawa prawna: ustawa z 9 listopada 2018 r. o elektronicznym fakturowaniu w zamó- wieniach publicznych, koncesjach na roboty budowlane lub usługi oraz partnerstwie publiczno-prywatnym (tekst jedn. Dz.U. z 2020 r., poz. 1666)

podstawa prawna: rozporządzenie ministra przedsiębiorczości i technologii z 25 kwietnia 2019 r. w sprawie listy innych ustrukturyzowanych dokumentów elektronicznych, które mogą być przesyłane za pośrednictwem platformy elektronicznego fakturowania służącej do przesyłania ustrukturyzowanych faktur elektronicznych oraz innych ustrukturyzowanych dokumentów elektronicznych (Dz.U. z 2019 r., poz. 856)

podstawa prawna: rozporządzenie ministra przedsiębiorczości i technologii z 25 kwietnia 2019 r. w sprawie listy innych ustrukturyzowanych dokumentów elektronicznych, które mogą być przesyłane za pośrednictwem platformy elektronicznego fakturowania służącej do przesyłania ustrukturyzowanych faktur elektronicznych oraz innych ustrukturyzowanych dokumentów elektronicznych (Dz.U. z 2019 r., poz. 856)

podstawa prawna: ustawa z 11 września 2019 r. – Prawo zamó- wień publicznych (Dz.U. z 2019 r., poz. 2019 ze zm.

podstawa prawna: art. 2 pkt 31 i 32, art. 106e oraz art. 106f ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (tekst jedn. Dz.U. z 2021 r., poz. 685 ze zm.)

Platforma Elektronicznego Fakturowania

Platforma Elektronicznego Fakturowania (PEF) służy do przekazywania faktur i innych ustrukturyzowanych dokumentów między wykonawcami zamówień publicznych a instytucjami zamawiającymi. Platforma została utworzona 1 stycznia 2019 r. (art. 13 i art. 14 ustawy o e-fakturowaniu). Minister właściwy do spraw gospodarki zapewnia funkcjonowanie platformy (art. 7 ust. 1 ustawy o e-fakturowaniu). W praktyce usługi PEF są świadczone równolegle przez dwóch brokerów PEF (na podstawie umów zawartych przez ministra przedsiębiorczości i technologii):

- Broker PEFexpert – konsorcjum firm: SOFTIQ Sp. z o. o., Edison S. A., Euvic Sp. z o. o., MedApp S. A.;

- Broker Infinite – firma Infinite Sp. z o. o.

Usługi Platformy Elektronicznego Fakturowania są świadczone pod adresami:

1) https://efaktura.gov.pl – tam znajdziemy obszerne informacje na temat PEF

2) https://brokerpefexpert.efaktura.gov.pl (Broker PEFexpert)

3) https://brokerinfinite.efaktura.gov.pl (Broker Infinite)

Wybór między usługami oferowanymi przez brokerów jest w pełni dowolny i zależy od indywidualnej decyzji instytucji/firmy. Usługi posiadają taką samą funkcjonalność, ale różnią się wyglądem aplikacji.

Korzystanie z usług wybranego brokera nie wiąże się z koniecznością podpisywania umowy i jest w pełni darmowe. Przed rozpoczęciem korzystania z PEF warto zapoznać się z testowymi wersjami aplikacji obu brokerów.

Elementy ustrukturyzowanych faktur elektronicznych

Ustrukturyzowana faktura elektroniczna jest fakturą elektroniczną w rozumieniu ustawy o VAT. Powinna zatem zawierać dane określone przepisami ustawy o VAT albo przepisami rozporządzenia ministra finansów z 3 grudnia 2013 r. w sprawie wystawiania faktur (Dz.U. z 2013 r., poz. 1485). W przypadku faktur wystawianych na podstawie ustawy o VAT powinny to być dane określone w jej art. 106e albo art. 106f w przypadku faktur zaliczkowych. Faktura taka może również zawierać dodatkowe elementy wymagane dla niektórych faktur, jak np. podstawa prawna zwolnienia, albo stosowne adnotacje: „metoda kasowa", „mechanizm podzielonej płatności", „procedura marży – towary używane".

Ponadto, stosowne do art. 6 ust. 1 ustawy o e-fakturowaniu, ustrukturyzowana faktura elektroniczna, oprócz danych określonych przepisami o podatku od towarów i usług, powinna zawierać:

1) informacje dotyczące odbiorcy płatności;

2) wskazanie umowy w sprawie zamówienia publicznego.

UWAGA! W ustrukturyzowanej fakturze elektronicznej mogą być zamieszczone także inne dane, jeżeli są niezbędne ze względu na specyfikę zamówień publicznych (art. 6 ust. 1 ustawy o e-fakturowaniu).