Głównym celem wprowadzenia systemu wspólnego rozliczania jest dążenie do traktowania kilku podmiotów jako jednego podatnika, na zasadach umownego połączenia wyłącznie dla celów VAT. Grupę VAT od 1 stycznia 2023 r. może dobrowolnie zawiązać kilka podmiotów.

Zgodnie z zapisami art. 15a ustawy z 7 kwietnia 2022 r. o podatku od towarów i usług (tekst jedn. DzU 2022 poz. 931; dalej: ustawa o VAT), grupę VAT mogą utworzyć podatnicy:

1) posiadający siedzibę na terytorium kraju lub

2) nieposiadający siedziby na terytorium kraju, w zakresie, w jakim prowadzą działalność gospodarczą na terytorium kraju za pośrednictwem oddziału położonego na terytorium kraju.

Warto podkreślić, że podmiot może być członkiem tylko jednej grupy VAT, a sama grupa nie może być członkiem innej grupy VAT. W trakcie trwania grupa nie może być rozszerzona o innych członków ani pomniejszona o któregokolwiek z członków wchodzących w jej skład.

Powiązania pomiędzy członkami grupy

Ustawa o VAT definiuje grupę VAT jako grupę podmiotów powiązanych finansowo, ekonomicznie i organizacyjnie.

1) Podatników uważa się za powiązanych finansowo, jeżeli jeden z podatników będących członkiem grupy VAT posiada bezpośrednio ponad 50 proc. udziałów (akcji) w kapitale zakładowym lub ponad 50 proc. praw głosu w organach kontrolnych, stanowiących lub zarządzających, lub ponad 50 proc. prawa do udziału w zysku, każdego z pozostałych podatników będących członkami tej grupy.

2) Podatników uważa się za powiązanych ekonomicznie, jeżeli:

a) przedmiot głównej działalności członków grupy VAT ma taki sam charakter lub

b) rodzaje działalności prowadzonej przez członków grupy VAT uzupełniają się i są współzależne, lub

c) członek grupy VAT prowadzi działalność, z której w całości lub w dużej mierze korzystają inni członkowie grupy VAT.

3) Podatników uważa się za powiązanych organizacyjnie, jeżeli:

a) prawnie lub faktycznie, bezpośrednio lub pośrednio, znajdują się pod wspólnym kierownictwem lub

b) organizują swoje działania całkowicie lub częściowo w porozumieniu.

Warunek istnienia powiązań finansowych, ekonomicznych i organizacyjnych pomiędzy członkami grupy VAT musi być spełniony nieprzerwanie przez okres, w jakim grupa ta posiada status podatnika.

Ponadto, wszystkie trzy wymienione rodzaje powiązań muszą występować jednocześnie. W opublikowanych 14 października 2022 r. przez Ministerstwo Finansów „Objaśnieniach podatkowych w zakresie grup VAT” czytamy: „(…) Podkreślenia wymaga, że nie do pogodzenia z celem regulacji dotyczących testu powiązań jest wniosek, że gdy powiązania finansowe zostaną ustalone, można zakładać obecność powiązań ekonomicznych i organizacyjnych. Gdyby tak było, potrójny test (tj. powiązań finansowych, gospodarczych i organizacyjnych) zostałby zredukowany do jednego warunku czyli powiązania finansowego. Założenie takie byłoby sprzeczne z wolą ustawodawcy (także prawodawcy unijnego), który wymienił także więzi ekonomiczne i organizacyjne. Natomiast fakt, że wszystkie trzy więzi zostały wyraźnie wskazane stanowi o wymogu oceny każdej z nich”.

Przykład:

Pan Zygmunt prowadzi jednoosobową działalność gospodarczą, w której zajmuje się sprzedażą materiałów budowlanych.

Posiada 52 proc. udziałów w kapitale zakładowym spółki X, wytwarzającej cegłę i 65 proc. prawa udziału w zysku firmy Y produkującej specjalistyczne maszyny, które w swojej działalności wykorzystuje m.in. firma X.

Kryterium finansowe spełnione – liczba posiadanych udziałów.

Kryterium ekonomiczne spełnione – firmy są współzależne, prowadzą działalności gospodarcze, które mają charakter uzupełniający.

Kryterium organizacyjne spełnione – współpraca poprzez organizację swoich działań w porozumieniu, ponieważ firma Y produkuje maszyny, z których korzysta firma X, ta natomiast produkuje cegły sprzedawane przez firmę pana Zygmunta.

Wniosek – firma pana Zygmunta, firma X i firma Y mogą utworzyć grupę VAT.

Kwestie formalne

Rejestrację grupy VAT powinno poprzedzić zawarcie umowy w formie pisemnej, która zgodnie z przewidzianymi regulacjami zawiera co najmniej:

1) nazwę grupy VAT z dodatkowym oznaczeniem „grupa VAT” lub „GV”;

2) dane identyfikacyjne podatników tworzących grupę VAT, w tym dane dotyczące oddziału w przypadku podatnika nieposiadającego siedziby na terytorium kraju, oraz wysokość kapitału zakładowego każdego z tych podatników;

3) wskazanie przedstawiciela grupy VAT, wyznaczonego spośród jej członków;

4) dane identyfikacyjne udziałowców (akcjonariuszy) i wysokość ich udziału w kapitale zakładowym podatników tworzących grupę VAT, posiadających ponad 50 proc. udziałów (akcji) w kapitale zakładowym tych podatników;

5) wskazanie okresu, na jaki grupa VAT została utworzona, nie krótszego niż 3 lata.

Przedstawiciel grupy VAT powinien wystąpić o nadanie numeru identyfikacji podatkowej (NIP), który będzie służył do identyfikowania całej grupy VAT jako podatnika. W stosunku do pozostałych podatków członkowie grupy nadal będą posługiwali się „swoimi” indywidualnymi NIP, które pozostają ważne. Ostatni i decydujący etap tworzenia grupy VAT stanowi rejestracja poprzez złożenie formularza VAT-R z dołączoną do niego umową utworzenia grupy. Przedstawiciel reprezentujący grupę VAT, składa przedmiotowe zgłoszenie do właściwego miejscowo dla niego naczelnika urzędu skarbowego. Jak wyjaśnia Ministerstwo Finansów „(…) W formularzu VAT-R niezbędne będzie odpowiednie oznaczenie, że podatnik jest grupą VAT. Na tym etapie wskazane jest również przedstawienie naczelnikowi urzędu skarbowego stosownego zbioru dokumentów i informacji wykazujących występowanie wszystkich rodzajów powiązań. Usprawni to proces rejestracji, gdyż naczelnik urzędu skarbowego nie będzie musiał występować o uzupełnienie informacji w tym zakresie”.

Grupa VAT nabywa status podatnika z dniem wskazanym w umowie o jej utworzeniu, nie wcześniej jednak niż z dniem dokonania rejestracji, o której mowa w art. 96 ust. 4 ustawy o VAT. Pamiętać należy, że po zarejestrowaniu grupy VAT jako podatnika jednostki, wchodzące w jej skład, zostają z urzędu wykreślone z rejestru jako podatnicy VAT. Należy również mieć na uwadze, że w stosunku do transakcji wewnątrzwspólnotowych grupa VAT powinna posługiwać się numerem VAT-UE. Oznacza to, że przedstawiciel grupy jest zobowiązany zawiadomić naczelnika urzędu skarbowego – w stosownym zgłoszeniu rejestracyjnym – o zamiarze rozpoczęcia wykonywania tego typu czynności. Następnie, zgodnie z zapisami art. 97 ust. 1 ustawy o  VAT, naczelnik urzędu skarbowego zarejestruje grupę jako podatnika VAT-UE, nadając jej odrębny numer dla transakcji wewnątrzunijnych. W konsekwencji realizując WDT grupa VAT będzie posługiwać się swoim numerem VAT-UE względem unijnego odbiorcy, zaś dokonując WNT grupa VAT powinna również przekazać dostawcy swój numer VAT-UE.

Rozliczenia w grupie VAT

Nowo utworzona grupa VAT wchodzi w prawa jej poszczególnych członków i jednocześnie przejmuje ich obowiązki. Czynności opodatkowane, świadczone przez grupę VAT jako podatnika czynnego dla podmiotów z zewnątrz grupy, opierają się na regulacjach stosowanych przez innych podatników VAT. Co do zasady grupie VAT będzie również przysługiwało prawo do odliczenia podatku naliczonego w zakresie, w jakim zakupione towary i usługi będą służyły do wykonywania czynności opodatkowanych VAT. W sytuacji jednak, gdy zakupy te będą wykorzystywane w tzw. celach mieszanych, tj. zarówno do działalności opodatkowanej, jak i zwolnionej, podatek naliczony zostanie ustalony z wykorzystaniem współczynnika, prewspółczynnika czy udziału procentowego.

Szczególne zasady dotyczą jednak rozliczeń wewnątrz grupy:

- dostawy towarów i świadczenie usług dokonywane pomiędzy podmiotami, należącymi do tej samej grupy VAT, są neutralne, co oznacza, że nie stanowią czynności podlegających opodatkowaniu;

- wykonywane pomiędzy członkami grupy VAT czynności nie podlegają fakturowaniu;

- czynności w ramach grupy nie są wykazywane w ewidencji VAT i deklaracjach składanych przez grupę.

Biorąc to pod uwagę, skoro podmioty należące do grupy VAT nie będą miały obowiązku wystawiania faktur, dokumentujących czynności wykonywane w ramach grupy, w ich miejsce pojawią się inne formy dokumentów, stanowiące podstawę zapisów w księgach rachunkowych, np. noty księgowe.

Fakturowanie

Grupa VAT jako podatnik zobowiązana jest, w określonych ustawowo przypadkach, do wystawienia faktury, zawierającej dane identyfikujące grupę VAT, w tym jej NIP. Organy podatkowe dopuszczają, aby faktury – oprócz pozycji obowiązkowych wymienionych w art. 106e ustawy o VAT – zawierały także elementy dodatkowe. Ministerstwo Finansów rekomenduje więc takie rozwiązanie i wskazuje, że na fakturach w pozycjach dodatkowych można ująć dane członka grupy, którego konkretnie dotyczy transakcja.

Przykład

Grupa VAT składa się z czterech członków: podmiotów X, Y, W, Z. Podmiot X nabył w imieniu grupy VAT maszynę produkcyjną, którą będzie wykorzystywał do działalności gospodarczej. Faktura na nabycie środka trwałego, oprócz pozycji obowiązkowych dotyczących grupy, m.in. nazwy grupy VAT, jej adresu, NIP grupy VAT, może zawierać dodatkowe dane, takie jak nazwa oraz NIP podmiotu X, będącego beneficjentem przedmiotowego zakupu.

JPK i ewidencja

Konsekwencją nadania grupie VAT statusu podatnika VAT jest nałożenie na nią obowiązku składania jednego, zbiorczego JPK_VAT wraz z deklaracją. W imieniu grupy czynności te wykonywane są przez jej przedstawiciela. Terminy ustawowe pozostają tutaj bez zmian, a więc przedmiotowy JPK będzie przekazywany do naczelnika urzędu skarbowego za okresy miesięczne w terminie do 25 dnia miesiąca, następującego po każdym kolejnym miesiącu.

Dodatkowo, ponieważ czynności dokonywane wewnątrz grupy VAT będą wyłączone z opodatkowania VAT i nie zostaną objęte fakturowaniem, pojawi się obowiązek prowadzenia ich odrębnej ewidencji. Od 1 stycznia 2023 r. do 30 czerwca 2023 r. członkowie grupy VAT będą obligatoryjnie prowadzili tymczasową elektroniczną ewidencję dokonywanych pomiędzy sobą (wewnątrz grupy VAT) czynności. Będzie ona musiała zawierać:

- nazwę i NIP nabywcy,

- datę dokonania i zakończenia dostawy towarów lub wykonania usługi,

- nazwę (rodzaj) towaru lub usługi,

- miarę i ilość (liczbę) dostarczonych towarów lub zakres wykonywanych usług,

- kwotę należności ogółem.

Ewidencję tę będzie należało przekazywać na wezwanie organu podatkowego w terminie 7 dni od dnia doręczenia żądania.

Od 1 lipca 2023 r. członkowie grupy VAT nadal są obowiązani do prowadzenia w formie elektronicznej ewidencji czynności wewnątrz grupy. Jednak sporządzana będzie za okresy miesięczne i przesyłana do urzędu skarbowego cyklicznie – w terminie do 25 dnia miesiąca następującego po każdym kolejnym miesiącu. Szczegółowy zakres informacji, zawartych w ewidencji, zostanie określony w drodze rozporządzenia – będzie ona zawierała co najmniej dane, dotyczące:

- rodzaju i wartości dostaw towarów i świadczonych usług przez członka grupy VAT na rzecz innego członka tej samej grupy VAT,

- członków grupy VAT, na rzecz których dokonano wymienionych czynności,

- dokumentów potwierdzających dokonanie wymienionych czynności,

- kwotę należności ogółem.

MPP i wykaz podatników

Regulacje dotyczące mechanizmu podzielonej płatności (MPP) nie uwzględniają szczególnych zapisów dla grup VAT, co oznacza, że dysponowanie środkami zgromadzonymi na rachunkach VAT poszczególnych członków grupy będzie odbywało się również na zasadach ogólnych. Jednakże w projekcie z 4 sierpnia 2022 r. ustawy o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw proponuje się w tzw. pakiecie SLIM VAT 3, wprowadzenie w ustawie – Prawo bankowe nowych regulacji dotyczących przekazywania środków między rachunkami VAT w ramach grupy VAT. Pojawi się więc opcja przelewania środków z rachunku VAT członka grupy na rachunek VAT przedstawiciela grupy VAT w celu uregulowania zobowiązań podatkowych.

Odnośnie wykazu podatników Ministerstwo Finansów wskazuje: „(…) Na wykazie podatników widoczna będzie grupa VAT (podatnik), która jednak z uwagi na swój wyjątkowy charakter w zakresie działań gospodarczych będzie funkcjonować poprzez podmioty wchodzące w jej skład, które nadal będą posiadaczami rachunków bankowych. W przypadku wykreślenia z rejestru VAT w związku z powstaniem grupy VAT dane podmiotu tworzącego gru- pę VAT, o których mowa w art. 96b ust. 3 pkt 13 ustawy o VAT, zostają uwidocznione w wykazie jako dane tej grupy. (…).”.

Zdaniem autorki
Joanna Podkówka-Sędek główna księgowa – dyrektor finansowa w firmie produkcyjnej, wykładowca prawa podatkowego w Stowarzyszeniu Księgowych w Polsce

Niewątpliwie każda jednostka gospodarcza już dzisiaj powinna dokonać wstępnej analizy możliwości wdrożenia grupy VAT i oceny, wynikających z takiego kroku nie tylko korzyści, ale również ewentualnego ryzyka. Uczestnictwo w grupie VAT wiąże się z pewnymi uproszczeniami w rozliczaniu VAT, neutralnością czynności wewnątrz grupy i rezygnacją z ich fakturowania oraz poprawą płynności finansowej. Jednocześnie niesie ze sobą jednak pewne obawy, co do solidarnej odpowiedzialności, skomplikowanego systemu ustalania prawa do odliczenia podatku naliczonego i na końcu sporządzania „wspólnego” JPK przy jednoczesnym obowiązku dodatkowej ewidencji dla członków grupy.

Warto zatem pamiętać, że rozwiązanie to jest dobrowolne i wymaga zachowania najwyższej staranności nie tylko na etapie przygotowania i wdrożenia, ale także przez cały okres funkcjonowania w tej nowej odsłonie podatnika VAT.

Postępowania i kontrole podatkowe

Grupa VAT w okresie jej funkcjonowania, jako posiadająca status podatnika, będzie stroną postępowań podatkowych. Ministerstwo Finansów wskazuje wyjątki, o których mowa w art. 33 ust. 2–3 oraz w art. 34 ust. 1, 1a i 3 ustawy o VAT, gdzie stroną postępowania będzie członek gru- py VAT.

Tryb przeprowadzania kontroli podatkowych wobec grupy będzie analogiczny, jak w przypadku podatkowej grupy kapitałowej, co oznacza, że każdy członek grupy VAT będzie posiadał status kontrolowanego. Kontrola podatkowa wobec grupy będzie przeprowadzana przez naczelnika urzędu skarbowego właściwego dla przedstawiciela grupy.

STOWARZYSZENIE KSIĘGOWYCH W POLSCE
Sprawdź i zostań z nami!

To największa i najstarsza polska organizacja skupiająca przedstawicieli środowiska zawodowego związanego z rachunkowością i finansami. Od dziesięcioleci Stowarzyszenie dokłada starań, by jego członkowie odznaczali się najwyższej jakości kompetencjami i postępowali zgodnie ze standardami etyki.
Edukacja to jeden z najważniejszych obszarów działalności Stowarzyszenia – organizacji o ogromnym dorobku i znaczeniu w środowisku księgowych, cieszącej się również zasłużonym uznaniem wśród przedsiębiorców. SKwP kształci księgowych na różnych poziomach – od księgowego, poprzez specjalistę ds. rachunkowości, głównego księgowego do dyplomowanego księgowego, a także specjalistów płacowo-kadrowych.
W dobie globalizacji i integracji europejskiej SKwP, dzięki swoim doświadczeniom, posiadanej renomie i ugruntowanej pozycji, dąży do rozwijania rachunkowości i rewizji finansowej, by odzwierciedlały dokonujące się nieustannie zmiany i spełniały wymogi globalnie uznawanych standardów. Dążenie to potwierdzane jest codzienną pracą i zaangażowaniem członków Stowarzyszenia zarówno w życiu zawodowym, jak i społecznym.
Stowarzyszenie wspiera tych, którzy chcą lub już stawiają pierwsze kroki w zawodzie, by mogli znaleźć się w gronie najlepszych. Rozwijanie talentów wśród młodych ludzi i promocja nowych kadr, poprzez umożliwienie im zdobycia gruntownej wiedzy, jest jednym z podstawowych celów działalności organizacji.
Natomiast tym, którzy już poznali tajniki rachunkowości i rewizji finansowej, Stowarzyszenie oferuje możliwość ustawicznego doskonalenia wiedzy i zapoznawania się z najnowszymi rozwiązaniami polskimi i międzynarodowymi.
XXI wiek przyniósł nowe i trudne wyzwania. Szybko zmieniające się przepisy prawa i warunki prowadzenia działalności, wymagają od środowiska księgowych i finansistów ciągłego przystosowywania się. Stawiane przed nimi zadania mają coraz bardziej interdyscyplinarny i złożony charakter.
Epidemia Covid-19 skomplikowała i utrudniła życie gospodarcze na całym świecie. W tych niełatwych warunkach Stowarzyszenie, reprezentując wszystkich przedstawicieli środowiska zawodowego, pomaga im w nadążaniu za zmianami i w przystosowaniu się do nowej rzeczywistości.
W 25 oddziałach okręgowych SKwP na terenie całej Polski jest zrzeszonych ponad 27 tys. członków. Stowarzyszenie dba o ich rozwój zawodowy, dokłada wszelkich starań by szkolenia były wysokiej jakości i jak najlepiej dopasowane do potrzeb pracodawców.
Oferta edukacyjna jest skierowana zarówno do osób należących do organizacji, jak i z nią niezwiązanych – często stanowi dla nich pierwszy kontakt ze Stowarzyszeniem.
Stowarzyszenie wydaje również publikacje książkowe polecane księgowym i specjalistom kadrowo-płacowym, osobom rozpoczynającym pracę zawodową, podnoszącym kwalifikacje i aktualizującym wiedzę.
Zapraszamy na www.skwp.pl

Zakończenie funkcjonowania grupy VAT

Zgodnie z zapisami art. 15a ust. 15 ustawy o VAT, grupa VAT traci status podatnika z dwóch powodów:

1) z dniem poprzedzającym dzień wystąpienia zmian w  stanie faktycznym lub w stanie prawnym, skutkujących naruszeniem warunków uznania grupy VAT za podatnika;

2) z upływem terminu, na jaki została utworzona.