Elastyczne budżetowanie - klucz do skutecznego zarządzania w warunkach niepewności

Opis stanowiska i zadań

Jesteś specjalistą ds. finansów w Acellerate, firmie zajmującej się wynajmem samochodów. Twoim głównym zadaniem jest wspieranie Ethana Tennanta, menedżera ds. finansów. Do twoich zadań należy przygotowywanie rocznego budżetu, sporządzanie miesięcznych raportów finansowych dla dyrektorów oraz dostarczanie zarządowi wszelkich potrzebnych informacji. Będziesz również pomagać w sporządzaniu sprawozdań finansowych i odpowiadać za kwestie związane ze sprawozdawczością finansową.

Opis firmy

Acellerate to wiodąca firma zajmująca się wynajmem samochodów. Jej siedziba znajduje się w Everlandii w Europie Zachodniej. Everlandia ma ok. 72 mln mieszkańców; jej walutą jest E$.

Acellerate w 2002 roku założył Joseph Waller, obecny dyrektor zarządzający. Firma początkowo rozwijała się powoli, ponieważ musiała radzić sobie z dużą konkurencją ze strony globalnych marek na rynku wynajmu samochodów. W latach 2010–2019 jej rozwój szybko jednak przyspieszył, gdyż solidnie zapracowała na swoją opinię zaufanego usługodawcy zapewniającego obsługę klienta na wysokim poziomie.

Firma działająca pod marką Acellerate świadczy wysokiej jakości usługi wynajmu aut. Opłaty za wynajem są generalnie wyższe niż w przypadku innych firm świadczących podobne usługi dobrej jakości. Firma obsługuje głównie segmenty biznesowe i związane z wypoczynkiem klasy premium w branży turystycznej.

Acellerate ma wiele punktów sprzedaży w całej Everlandii. Znajdują się na lotniskach lub w ich pobliżu, a w niektórych regionach także poza lotniskami.

Z uwagi na mniejszy popyt i w celu obniżenia kosztów w 2020 roku liczbę punktów sprzedaży zmniejszono ze 155 do 117. Zamknięto głównie punkty sprzedaży znajdujące się poza lotniskami, ale Acellerate nadal działa na większości lotnisk i w największych miastach Everlandii.

Działania podjęte przez firmę w 2020 roku, takie jak zmniejszenie wielkości floty i zamknięcie niektórych punktów sprzedaży i centrów serwisowych, okazały się skuteczne i pozwoliły firmie na poradzenie sobie z najgorszymi skutkami recesji. Upadek niektórych konkurencyjnych firm otworzył przed Acellerate nowe możliwości. Wyniki finansowe za pierwszy kwartał 2021 roku były zgodne z zaplanowanym budżetem. Zdaniem zarządu obecna kondycja firmy jest na tyle dobra, że może się ona dalej rozwijać.

Zadanie

Jest lipiec 2021 roku. Firma właśnie zawarła umowę o współpracy z SW Hotels, główną siecią hoteli w Keylandii. Zgodnie z jej warunkami Acellerate może otworzyć małe biura sprzedaży i bazy samochodowe w 15 największych hotelach tej marki. Przez pierwsze pół roku będą to jedyne biura sprzedaży i bazy Acellerate w Keylandii.

Otrzymałeś następujący e-mail:

Od: Ethan Tennant, menedżer ds. finansów

Do: Specjalista ds. finansów

Temat: Decyzja marketingowa, elastyczne budżetowanie i wybór usługodawcy

Zarząd musi zdecydować, którą z dwóch kampanii promocyjnych (kampanię A czy kampanię B) wykorzystać na potrzeby realizacji naszego nowego przedsięwzięcia w Keylandii oraz czy skorzystać – za dodatkową opłatą – z usług BGF Consultancy w zakresie zarządzania kampanią promocyjną. Przygotowałem tabelę 1 przedstawiającą wyniki związane z czterema dostępnymi dla nas opcjami. Proszę Cię o przygotowanie dokumentu informacyjnego dla zarządu, zawierającego następujące informacje:

- jak zastosować kryteria maksymaksowe i maksyminowe w odniesieniu do tabeli 1 wraz z wyjaśnieniem, która z czterech możliwych opcji zostałaby wybrana w ramach każdego kryterium,

- proszę również o informację nt. metod podejmowania decyzji, które moglibyśmy zastosować, gdybyśmy znali prawdopodobieństwo wystąpienia poszczególnych wyników.

Jesteśmy w trakcie przygotowywania budżetu na potrzeby realizacji naszego przedsięwzięcia w Keylandii. Nie mamy pewności co do liczby dni wynajmu samochodów, które będziemy wynajmować. Mamy możliwość udostępnienia większej liczby samochodów, więc głównym czynnikiem budżetowym będzie popyt na liczbę dni wynajmu. Ze względu na tę niepewność proponuję przedstawić zarządowi wstępny budżet, który będzie miał charakter elastyczny:

- w dokumencie informacyjnym proszę Cię więc o przedstawienie korzyści płynących z zastosowania na potrzeby planowania technik elastycznego budżetowania.

Zdecydowano, że w Keylandii wszystkie samochody będą czyszczone i myte przez zewnętrznego usługodawcę. Chciałbym, aby w dokumencie informacyjnym również wspomnieć o poniższym:

- w odniesieniu do każdego z trzech potencjalnych usługodawców, jakie informacje zawarte w tabeli 2 wskazują na ich podejście do zarządzania kapitałem obrotowym i jaka jest z naszej perspektywy przydatność tych informacji.

Z pozdrowieniami menedżer ds. finansów Ethan Tennant Acellerate

Tabela 1. Tabela zysków lub strat z kampanii promocyjnych*

* Zyski lub straty dotyczą pierwszych sześciu miesięcy działalności w Keylandii i zostały przedstawione po uwzględnieniu kosztów każdej kampanii promocyjnej oraz dodatkowej opłaty na rzecz BGF Consultancy w wysokości 200 tys. E$. Koszt kampanii B jest wyższy niż koszt kampanii A.

Tabela 2. Informacje o potencjalnych dostawcach usług czyszczenia i mycia samochodów

Uwagi:

- Wszyscy trzej usługodawcy świadczą usługi dla flot samochodowych w zakresie czyszczenia i mycia.

- Informacje przedstawiono na podstawie sprawozdań finansowych za rok zakończony 30 czerwca 2021 r.

- Każdy usługodawca oferuje 30-dniowe terminy płatności.

Komentarz eksperta

Julia Dzida - CIMA Adv Dip MA Associate, Finance Leadership Development Program

Zostaliśmy poproszeni o przygotowanie zestawu dokumentów informacyjnych dotyczących wyboru kampanii promocyjnej, zalet elastycznego budżetowania oraz analizy podejścia do zarządzania kapitałem obrotowym przez potencjalnych usługodawców.

Wybór kampanii marketingowej

Decyzje biznesowe bardzo często opierają się na prognozowanych wynikach, które z natury nie zawsze mogą być oszacowane z pełną dokładnością. Z tego względu powszechnie stosowaną praktyką jest przyjmowanie trzech możliwych scenariuszy wyników: pozytywnego, neutralnego i negatywnego, które stają się podstawą do wdrażania różnych strategii zarządzania niepewnością i ryzykiem.

Kryteria maksymaksowe i maksyminowe są dwiema głównymi metodami wykorzystywanymi w warunkach niepewności, kiedy prawdopodobieństwa wystąpienia poszczególnych scenariuszy nie są znane.

Decydenci stosujący kryterium maksymaksowe zazwyczaj reprezentują podejście optymistyczne i poszukujące ryzyka (ang. risk seeking). Uważają, że niezależnie od podejmowanych działań istnieje szansa na osiągnięcie najbardziej korzystnego scenariusza. Koncentrują się na opcjach, które mogą przynieść najwyższe możliwe zyski, nie zwracają uwagi na potencjalne konsekwencje wystąpienia negatywnego scenariusza. W kontekście wyboru kampanii marketingowej dla nowego przedsięwzięcia w Keylandii podejście maksymaksowe sugerowałoby wybór kampanii B z usługami BGF Consultancy, ze względu na potencjalnie wysokie zyski (889 tys E$), jakie może przynieść takie rozwiązanie.

Z kolei decydenci stosujący kryterium maksyminowe uznawani są za pesymistów i osoby unikające ryzyka (ang. risk adverse). Podejmują decyzje bardzo ostrożnie, skupiając się na minimalizowaniu ryzyka wystąpienia strat. W kontekście omawianego przypadku decydent stosujący kryterium maksyminowe preferowałby kampanię A bez usług BGF Consultancy ze względu na związany z tą opcją najwyższy wynik w przypadku wystąpienia umiarkowanego scenariusza oraz przewidywany brak możliwości poniesienia strat.

Jeśli prawdopodobieństwa wystąpienia poszczególnych scenariuszy są znane, to decydent zarządza już nie niepewnością, lecz ryzykiem. W takim przypadku można zastosować metodę wartości oczekiwanej (ang. expected value) i wybrać opcję, która daje najwyższą oczekiwaną wartość zysku. Wartość oczekiwana to średnia ważona wszystkich możliwych wyników dla każdej opcji, gdzie wagi stanowią prawdopodobieństwa wystąpienia tych wyników. Taka analiza pozwala na bardziej świadome podejmowanie decyzji, minimalizując ryzyko i maksymalizując potencjalne zyski. Wartość oczekiwana jest szczególnie przydatna dla decydentów o neutralnym podejściu do ryzyka, którzy dążą do zrównoważenia potencjalnych korzyści i strat.

Elastyczne budżetowanie

Elastyczne budżetowanie to technika, która umożliwia firmom lepsze dostosowanie się do zmieniających się warunków rynkowych. W kontekście przedsięwzięcia w Keylandii, gdzie nie ma pewności co do liczby dni wynajmu samochodów, elastyczne budżetowanie staje się nieocenionym narzędziem w zarządzaniu finansami.

Główną zaletą elastycznego budżetowania jest możliwość bieżącego dostosowywania planów finansowych do rzeczywistego popytu na wynajem samochodów. Tradycyjne budżety często oparte są na statycznych założeniach, które nie uwzględniają zmian w popycie, co może prowadzić do nadmiernego albo niedostatecznego rozdysponowania zasobów.

Elastyczne podejście sprzyja optymalnemu zarządzaniu zasobami, takimi jak liczba dostępnych samochodów. Na przykład gdy popyt na wynajem samochodów nagle wzrasta, firma może szybko zwiększyć flotę pojazdów, aby sprostać rosnącemu zapotrzebowaniu. Z kolei w okresach mniejszego popytu można zmniejszyć liczbę pojazdów, minimalizując koszty związane z utrzymywaniem nieużywanych zasobów. Dzięki temu menedżer zajmujący się zakupem floty może lepiej przygotować się na różne scenariusze wynikające ze zmienności popytu oraz sprawniej wdrażać odpowiednie działania w przypadku ich wystąpienia. I tak w przypadku przewidywanego wzrostu popytu w lokalizacjach nadmorskich w okresie letnim, kierownik może na przykład podjąć decyzję o przeniesieniu części floty z mniej obciążonych punktów do tych lokalizacji.

Elastyczne budżetowanie umożliwia regularne monitorowanie i dostosowywanie wydatków do zmieniających się przychodów, co pozwala na utrzymanie stabilności finansowej firmy. Dzięki temu, nawet w zmiennych warunkach rynkowych, firma może utrzymywać rentowność na satysfakcjonującym poziomie. Jest to niezbędny element strategii operacyjnej, zapewniający stabilność i efektywność naszego przedsięwzięcia na konkurencyjnym rynku, jakim jest Keylandia.

Analiza podejścia do zarządzania kapitałem obrotowym

W związku z koniecznością wyboru usługodawcy dla przedsięwzięcia w Keylandii przeanalizowano trzy potencjalne firmy oferujące usługi mycia i czyszczenia samochodów: JRT Valets, KeyClean oraz Gleam. Poniżej przedstawiono szczegółową analizę ich podejścia do zarządzania kapitałem obrotowym oraz ocenę ich przydatności jako dostawców usług.

JRT Valets stosuje agresywne podejście do zarządzania kapitałem obrotowym. Okres ściągania należności wynoszący 31 dni jest zbliżony do oferowanych warunków kredytowych, co sugeruje, że firma aktywnie zarządza swoimi należnościami, prawdopodobnie poprzez agresywne egzekwowanie płatności lub oferowanie rabatów za szybkie uregulowanie faktur. Ponadto okres spłaty zobowiązań wynoszący 72 dni wskazuje na dłuższy czas realizacji płatności wobec dostawców, co pozwala na utrzymanie wyższego salda gotówkowego. Taka strategia, mimo że korzystna pod względem płynności finansowej, może być uznana za nieetyczną w kontekście relacji z  dostawcami.

KeyClean wykazuje umiarkowane podejście do zarządzania kapitałem obrotowym. Okres ściągania należności i okres spłaty zobowiązań wynoszą po 41 dni, co wskazuje na zrównoważone podejście do zarządzania płatnościami. Firma utrzymuje małe dodatnie saldo gotówkowe, co świadczy o skutecznym zarządzaniu przepływami pieniężnymi, mimo trudności wynikających z recesji. Mniejsza liczba klientów sugeruje, że każdy klient jest traktowany bardziej indywidualnie i doceniany, co może być korzystne przy współpracy.

Gleam preferuje konserwatywne podejście do zarządzania kapitałem obrotowym. Wysoki okres ściągania należności wynoszący 82 dni wskazuje na potencjalne problemy z kontrolą nad saldami należności lub na intensywny rozwój firmy, co może wiązać się z nadmiernym obciążeniem operacyjnym. Firma odnotowuje znaczący wzrost przychodów (o 12 proc.), ale jednocześnie zmaga się z zadłużeniem na poziomie 12 mln E$, co stawia ją w trudnej sytuacji finansowej. Takie podejście, mimo iż może świadczyć o dynamicznym rozwoju, niesie za sobą ryzyko związane z utrzymaniem płynności finansowej i terminowością płatności wobec dostawców.