Krajowa Administracja Skarbowa na każdym kroku informuje o dostępnych i łatwych kanałach informacyjnych z podatnikiem. Wysoki poziom elektronizacji usług podatkowych nie wyeliminował jednak najczęstszego dotychczas i najłatwiejszego kanału komunikacji, jakim są połączenia telefoniczne. Organy podatkowe nadal chętnie omijają formalne i pisemne formy kontaktu z podatnikiem na rzecz rozmowy telefonicznej. I choć możliwość załatwienia spraw urzędowych telefonicznie to bez wątpienia rozwiązanie wygodne i – na pierwszy rzut oka – szybkie, niesie dla podatnika pewne ryzyko, którego nie zawsze jesteśmy świadomi. Działając w zaufaniu do organów podatkowych nie myślimy o tym, że ustalenia telefoniczne nie znajdują żadnego trwałego potwierdzenia na piśmie, co często prowadzi do nieprecyzyjnego przekazywania informacji, nieporozumień, a nawet wypierania poczynionych założeń przez urzędnika na dalszym etapie sprawy. Dlatego kluczowe jest, aby do kontaktu telefonicznego ze strony urzędów skarbowych podchodzić z odpowiednią rozwagą, zachowując przy tym, o ironio, zasadę ograniczonego zaufania.
Co zrobić, gdy dzwoni urząd skarbowy
Telefon od urzędnika to sytuacja stresująca i nieoczekiwana. Każdy z nas, kto znalazł się w takiej sytuacji, ma świadomość, że po drugiej stronie znajduje się osoba, która wcześniej dokładnie zapoznała się z naszą sprawą: przeglądała dokumenty, analizowała dane i być może zauważyła pewne nieścisłości, o których teraz chce z nami porozmawiać. My jednak rzadko mamy ten sam komfort przygotowania się do rozmowy. Często chwytamy telefon z zaskoczenia, próbując jednocześnie przypomnieć sobie szczegóły składanych dokumentów czy decyzji podjętych kilka miesięcy wcześniej. Jednocześnie jednak działamy z przeko- naniem, że jeśli porozmawiamy z urzędnikiem, zaczniemy się tłumaczyć, a w dalszej kolejności ustalimy, czego od nas oczekuje i zobowiążemy się do określonych rzeczy, to sprawa zakończy się na jednym telefonie. Czasem jednak warto się na chwilę w takiej rozmowie zatrzymać i ocenić racjonalnie sytuację.
Czytaj więcej
Służby skarbowe zmieniły model działania, ale to nie oznacza mniejszej skuteczności – zapewnia wi...
Pośpiech jest złym doradcą
Nie ulega wątpliwości, że chęć urzędnika do wypracowania „polubownie” rozwiązania problemu, który zaistniał w związku ze złożoną przez nas deklaracją lub rozliczeniem, powinna być pozytywnie oceniana. Nie zawsze jednak, gdy urzędnik tłumaczy nam przez telefon szczegóły problemu jesteśmy w stanie dokładnie zrozumieć sedno sprawy. Zazwyczaj odnotowujemy wyłącznie rodzaj podatku, którego sprawa dotyczy i okres rozliczenia. Warto jednak pamiętać, że to za mało, by mieć pewność, jaki błąd – i czy w ogóle – popełniliśmy. Musimy uświadomić sobie, że w deklaracjach podatkowych wykazujemy dane, na które składa się szereg zdarzeń. Konkretna informacja odnośnie do źródła problemu jest więc bardzo istotna, by podjąć prawidłowe działania naprawcze najkorzystniejsze dla nas, które – jak się okazuje – nie zawsze są zbieżne z rozwiązaniem proponowanym przez urzędnika. Nierzadko zapominamy również zapytać rozmówcę o takie szczegóły jak numer sprawy, organ, który prowadzi czynności, a nawet o nazwisko osoby, która się z nami kontaktuje. Jest to bardzo problematyczne, zwłaszcza gdy chcemy uzyskać dodatkowe informacje odnośnie do sprawy po zakończeniu rozmowy.
Warto poprosić o dodatkowy czas
Zanim więc zaczniemy zobowiązywać się do określonych czynności przez telefon, warto się na chwilę zatrzymać, poprosić o kontakt w bardziej dogodnym momencie, zapisać dane rozmówcy i rodzaj sprawy, w związku z którą się z nami kontaktuje.
Dzięki temu unikniemy sytuacji, gdy w pośpiechu i stresie podamy informacje, które mogą zostać niewłaściwie zinterpretowane przez urząd skarbowy. Warto bowiem pamiętać, że z każdej takiej rozmowy urzędnik zobowiązany jest sporządzić notatkę służbową. Zapis ten stanowi element akt, a informacje w niej stwierdzone nie są bez znaczenia dla przebiegu sprawy. Nie można w takiej sytuacji wykluczyć, że przekazane przez nas dane zostaną zrozumiane w inny niż zakładany przez nas sposób, co spowoduje, że zostaniemy wytypowani do kontroli lub nawet sprowokujemy wszczęcie przez naczelnika urzędu skarbowego postępowania w celu zweryfikowania przypuszczenia co do potencjalnych nieprawidłowości.
Notatka służbowa też może być dowodem
Na pierwszy rzut oka zapiski z rozmów z podatnikiem sporządzane przez urzędników mogą wydawać się mało istotne, jednak w rzeczywistości istnieje możliwość wykorzystania ich przeciwko nam. Notatka służbowa, chociaż tworzona na potrzeby wewnętrzne, może mieć istotne znaczenie dowodowe. Należy zwrócić uwagę, że zgodnie z art. 180 § 1 ordynacji podatkowej jako dowód należy dopuścić wszystko, co może pomóc w wyjaśnieniu sprawy, pod warunkiem że nie jest to sprzeczne z prawem. Przepis ten wprowadza zasadę otwartego katalogu dowodów w procedurze podatkowej. Potwierdzeniem tej zasady jest również przepis art. 181 o.p., który wymienia konkretne rodzaje dowodów, ale podkreślając ich jedynie przykładowy charakter.
Warto przy tym podkreślić, że w orzecznictwie sądów administracyjnych przyjmuje się możliwość uwzględniania notatki służbowej sporządzonej przez pracownika urzędu jako dowodu. Jak stwierdził Naczelny Sąd Administracyjny w wyroku z 23 lutego 2023 r. (I FSK 2070/18), notatka służbowa może stanowić dowód w postepowaniu administracyjnym, które to postępowanie, podobnie jak postępowanie podatkowe, opiera się na otwartym systemie źródeł dowodowych. Innym przykładem jest wyrok Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Łodzi z 30 stycznia 2020 r. (III SA/Łd 954/19), gdzie stwierdzono, że organ może korzystać z różnych środków dowodowych, a nie tylko z dowodu, który jest dokumentem urzędowym, tym samym notatka służbowa mogła stanowić dowód w postępowaniu.
Podstawa prawna:
- art. 181 ustawy z 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (tekst jedn. Dz.U. z 2025 r., poz. 111)
Zdaniem autorki
Lidia Syrek-Gerstenkorn, doradca podatkowy w Zespole Postępowań Mariański Group
Nieformalna rozmowa z urzędnikiem może niekiedy pomóc w skróceniu dystansu między urzędnikiem a podatnikiem. Warto jednak zachować ostrożność i powściągliwość w rozmowie z urzędnikiem. Należy mieć na uwadze, że każde słowo może zostać zinterpretowane w sposób, który wpłynie na dalszy przebieg sprawy, a nieprecyzyjne wypowiedzi mogą prowadzić do daleko idących konsekwencji. Warto natomiast w czasie takiej rozmowy dowiedzieć się od urzędnika jak najwięcej o sprawie, dzięki czemu łatwiej będzie uzyskać pomoc ze strony profesjonalnego pełnomocnika. Nasze zobowiązania do przeprowadzenia jakichkolwiek czynności powinny jednak zawsze wynikać z pisemnych wezwań.
