Prace nad wdrożeniem tzw. kas fiskalnych online trwają. We wrześniu opublikowano projekt (z 18 września 2017 r.) nowelizacji ustawy o VAT oraz ustawy – Prawo o miarach zakładający stopniowe wprowadzanie tego typu kas. Wcześniej, w lipcu Komitet Ekonomiczny Rady Ministrów przyjął przygotowany przez ministra rozwoju i finansów projekt rozporządzenia w sprawie kryteriów i warunków technicznych, którym muszą odpowiadać kasy rejestrujące (z 23 maja 2017 r.), dopuszczający możliwość emitowania, oprócz paragonów papierowych także paragonów elektronicznych. Z uzasadnienia do projektu rozporządzenia wynikało, że celem takiego rozwiązania jest m.in. rozwój projektów e-commerce. Tymczasem obowiązujące przepisy już teraz, w określonych okolicznościach, pozwalają na to, by konsument otrzymywał jako dowód transakcji jedynie dokument w wersji elektronicznej.

Kiedy tak się dzieje...

Załóżmy, że zakładamy sklep internetowy, gdzie nasz klient, aby skutecznie zawrzeć umowę sprzedaży, musi zaakceptować obowiązujący regulamin. W regulaminie zawarte jest postanowienie, zgodnie z którym jego akceptacja oznacza jednocześnie żądanie wystawienia faktury i zgodę na jej otrzymanie w wersji elektronicznej. Klient musi oczywiście podać swój adres e-mail, na który zostanie przesłana faktura lub powiadomienie o możliwości jej pobrania z platformy internetowej sprzedawcy. Takie rozwiązanie powoduje, że sprzedawca nie musi już wysyłać kupującemu paragonu w wersji papierowej. Tym samym nabywca otrzymuje jedynie dokument w formie elektronicznej.

...i z czego wynika

Podstawy prawne takiego rozwiązania znajdziemy w przepisach ustawy o VAT oraz obowiązującym obecnie rozporządzeniu w sprawie kryteriów i warunków technicznych, którym muszą odpowiadać kasy rejestrujące z 27 sierpnia 2013 r.

Obowiązek ewidencjonowania na kasie rejestrującej (fiskalnej) sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej (konsumentów) zawarto w art. 111 ustawy o VAT. Podatnik ewidencjonujący obrót przy zastosowaniu kas rejestrujących ma także obowiązek drukowania paragonu fiskalnego lub faktury z każdej sprzedaży oraz wydawania wydrukowanego dokumentu nabywcy.

Przepisy rozporządzenia o kasach fiskalnych doprecyzowują obowiązek wydania paragonu, wskazując, że powinno to nastąpić bez żądania ze strony nabywcy. Paragon zdefiniowano zaś jako dokument wydrukowany przez kasę dla nabywcy w momencie sprzedaży, potwierdzający dokonaną transakcję sprzedaży.

Obowiązek wydawania nabywcy wydrukowanego paragonu istnieje zatem w przypadku każdej sprzedaży rejestrowanej przy zastosowaniu kasy fiskalnej. To sprzedawca obowiązany jest dołożyć wszelkich starań, aby przekazać paragon do dyspozycji nabywcy.

Sprzedaż na rzecz podatników VAT należy obowiązkowo udokumentować fakturą (art. 106b ust. 1 ustawy o VAT). Natomiast sprzedaż na rzecz konsumentów jest dokumentowana fakturą jedynie, gdy konsument zgłosił takie żądanie i to w terminie do trzech miesięcy, licząc od końca miesiąca, w którym dostarczono mu towar lub wykonano usługę (art. 106b ust. 3 ustawy o VAT). Faktury wystawiane są w dwóch egzemplarzach. W przypadku faktur przesyłanych w formie elektronicznej sprzedawca przesyła je lub udostępnia nabywcy, zachowując je jednocześnie w swojej dokumentacji.

Zgodnie z art. 106h ust. 1 ustawy o VAT, gdy faktura dotyczy sprzedaży zarejestrowanej przy zastosowaniu kasy rejestrującej, do egzemplarza faktury pozostającego u podatnika dołącza się paragon dokumentujący tę sprzedaż. Innymi słowy: do egzemplarza faktury papierowej pozostającej u sprzedawcy dołącza się paragon. Natomiast w przypadku faktury elektronicznej dotyczącej sprzedaży zarejestrowanej przy zastosowaniu kasy rejestrującej, podatnik zostawia w dokumentacji paragon dotyczący tej sprzedaży z danymi identyfikującymi tę fakturę (art. 106h ust. 3 ustawy o VAT). Z oczywistych bowiem powodów nie ma możliwości podpięcia paragonu do faktury elektronicznej.

Stosowanie faktur elektronicznych wymaga akceptacji odbiorcy faktury (art. 106n ust. 1 ustawy o VAT).

Warunki są spełnione

W analizowanej sytuacji wszystkie warunki zostały zatem spełnione. Nabywca, akceptując regulamin sklepu, zażądał wystawienia faktury i jednocześnie zaakceptował, że będzie ona miała formę elektroniczną. Sprzedawca ma obowiązek zaewidencjonować sprzedaż na kasie fiskalnej, jednak nie musi odsyłać paragonu nabywcy. Zostawia go w swej dokumentacji. Do klienta trafia jedynie faktura elektroniczna. Może być wysłana e-mailem lub zamieszczona w systemie, który umożliwi jej pobranie (por. interpretacje Izby Skarbowej w Warszawie z 16 maja 2013 r., IPPP2/443-157/13-3/JW i Izby Skarbowej w Łodzi z 20 sierpnia 2012 r., IPTPP2/443-467/12-4/KW). Sprzedawca wysyła nabywcy tylko sam towar.

Organy podatkowe akceptują opisany model wysyłania nabywcom wyłącznie faktury elektronicznej. Za poprawne uznano takie rozwiązanie m.in. w interpretacjach Izby Skarbowej w Poznaniu z 5 lipca 2016 r. (ILPP2/4512-1-332/16-2/MR), Izby Skarbowej w Warszawie z 21 kwietnia 2016 r. (IPPP2/4512-172/16-2/JO) oraz Izby Skarbowej w Łodzi z 18 listopada 2014 r. (IPTPP4/443-648/14-2/MK). Mając jednak na uwadze to, ile formalności musi zostać dopełnionych, by móc wysyłać nabywcy dowód zakupu wyłącznie w wersji elektronicznej, planowane wprowadzenie elektronicznych paragonów należy uznać za krok w dobrym kierunku.

Autorka jest doradcą podatkowym

podstawa prawna: art. 111, art. 106b ust. 1 i 3, art. 106h ust. 1 i 3 oraz art. 106n ust. 1 ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (tekst jedn. DzU z 2017 r. poz. 1221 ze zm.)

podstawa prawna: rozporządzenie ministra gospodarki z 27 sierpnia 2013 r. w sprawie kryteriów i warunków technicznych, którym muszą odpowiadać kasy rejestrujące (DzU z 2013 r. poz. 1076)