Usługi niematerialne trzeba odpowiednio udokumentować

Zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy o CIT (art. 22 ust. 1 ustawy o PIT) kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1 ustawy o CIT (odpowiednio art. 23 ust. 1 ustawy o PIT).

Muszą być spełnione warunki

Z przepisu tego wynika wprost, że podatnik ma możliwość odliczenia dla celów podatkowych wszelkich kosztów, pod warunkiem, że wykaże ich bezpośredni bądź pośredni związek z prowadzoną działalnością, a ich poniesienie ma lub może mieć wpływ na wielkość osiągniętego przychodu. Aby wydatek stanowił dla podatnika koszt uzyskania przychodu, muszą zostać spełnione następujące warunki:

- wydatek został poniesiony przez podatnika, tj. w ostatecznym rozrachunku musi on zostać pokryty z zasobów majątkowych podatnika (nie stanowią kosztu uzyskania przychodu podatnika wydatki, które zostały poniesione na działalność podatnika przez osoby inne niż podatnik),

- jest definitywny (rzeczywisty), tj. wartość poniesionego wydatku nie została podatnikowi w jakikolwiek sposób zwrócona,

- pozostaje w związku z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą,

- został poniesiony w celu uzyskania, zachowania lub zabezpieczenia przychodów lub może mieć wpływ na wielkość osiągniętych przychodów,

- został właściwie udokumentowany,

- nie może znajdować się w grupie wydatków, których zgodnie z art. 16 ust. 1 ustawy o CIT (art. 23 ust. 1 ustawy o PIT) nie uważa się za koszty uzyskania przychodów.

Związek z przychodem

W większości przypadków związek z przychodem nie nasuwa żadnych wątpliwości. Są jednak sytuacje, w których związek ten nie jest tak jednoznaczny. Wszystkie te przypadki należy zatem rozwiązywać według zasad racjonalnego rozumowania, odrębnie w odniesieniu do każdego stanu faktycznego. Organy podatkowe podkreślają, że koszt uzyskania przychodów jest kosztem działalności gospodarczej, która ze swej istoty zmierza do osiągnięcia przychodów. Podatnik, oceniając związek wydatku z prowadzoną działalnością gospodarczą, powinien zakładać, że dany koszt może obiektywnie przyczynić się do osiągnięcia przychodu. Ponadto, należy mieć na względzie, że podatnik, uznając wydatek za koszt uzyskania przychodu, odnosi ewidentne korzyści, gdyż o ten koszt zmniejsza podstawę opodatkowania. Na nim więc spoczywa ciężar udowodnienia, że określony wydatek jest kosztem uzyskania przychodu. Uznanie danego wydatku za koszt uzyskania przychodów jest możliwe tylko wtedy, gdy z prawidłowo i rzetelnie udokumentowanych zdarzeń wynika ponad wszelką wątpliwość, że jest to wydatek celowy i racjonalnie uzasadniony. Zatem to podatnik zobowiązany jest wykazać nie tylko fakt poniesienia danego wydatku, ale także jego celowość i racjonalność. Przy ustalaniu kosztów uzyskania przychodów nie można uznać za koszt wydatków, których charakter budzi wątpliwości. Potwierdza to m.in. interpretacja Izby Skarbowej w Poznaniu z 26 września 2011 r. (ILPB3/423-270/11-4/EK).

Umowa, raporty, analizy i sprawozdania

Ten sam organ podatkowy przypomniał również, że brak stosownych dokumentów potwierdzających poniesienie wydatków uniemożliwia zaliczenie danego wydatku do tych kosztów. Dodał, że podatnik powinien posiadać dowody wykonania w szczególności usług o charakterze niematerialnym, które potwierdzają faktyczne wykonanie danej usługi. Do uznania, że usługa została wykonana, nie wystarczy samo zawarcie umowy i zapłata umówionej ceny. Sama faktura również będzie niewystarczająca. W celu udowodnienia, że wydatki na zakup tego rodzaju usług były poniesione w celu uzyskania przychodów, konieczne jest posiadanie przez podatnika dodatkowych dowodów świadczących przede wszystkim o ich wykonaniu. W tym celu podatnik powinien gromadzić dokumentację dotyczącą wykonanych na jego rzecz usług w formie m.in.: umowy o świadczenie usług, sprawozdań, raportów, opinii analiz ekonomicznych, informacji o podjętych czynnościach, zakresie wykonanych usług, wnioskach z przeprowadzonych analiz, rekomendacji dotyczących działań, wiadomości e-mail, czy faktur ze specyfikacjami dotyczącymi wykonanych poszczególnych usług.

Dowodem może być wszystko

Jak podkreślił WSA w Łodzi w wyroku z 8 kwietnia 2014 r. (I SA/Łd 21/14), przepisy podatkowe nie regulują kwestii, jakie dokumenty powinny stanowić podstawę do uznania wydatku za koszt uzyskania przychodów. WSA zwrócił jednak uwagę, że dokumenty gromadzi podatnik i to on ocenia, czy są wystarczające, aby na ich podstawie mógł zaliczyć wydatki do kosztów uzyskania przychodów.