Gwarancja jest zobowiązaniem gwaranta (sprzedawcy, producenta) do naprawy w przypadku, gdyby w ciągu trwania okresu gwarancyjnego zbyta rzecz okazała się wadliwa. Ma ona charakter fakultatywny (jej udzielenie nie jest obowiązkiem zbywcy lub wytwórcy rzeczy). Niemniej jednak gwarancja może być postrzegana jako składnik strategii marketingowej przedsiębiorcy, determinujący konkurencyjność jego oferty, a w efekcie mający wpływ na poziom realizowanej sprzedaży. Gwarancja może oddziaływać również na kształtowanie wizerunku firmy-gwaranta – jako rzetelnego kontrahenta, oferującego towary (produkty) wysokiej jakości, który bezpłatnie je naprawi w przypadku ich potencjalnej wadliwości, zapewniając w ten sposób swoim klientom możliwość korzystania bez zakłóceń z oferowanych przez siebie dóbr (zwłaszcza gdy są one przeznaczone do długotrwałego użytku).
Dokument na potwierdzenie
Zgodnie z art. 577 kodeksu cywilnego (k.c.), udzielenie gwarancji następuje przez złożenie oświadczenia gwarancyjnego (wydanie utrwalonego na papierze lub innym trwałym nośniku dokumentu gwarancyjnego), określającego obowiązki gwaranta i uprawnienia kupującego w sytuacji, gdy sprzedana rzecz nie posiada właściwości wskazanych w tym oświadczeniu. Jeżeli została udzielona gwarancja co do jakości sprzedanej rzeczy, to w razie wątpliwości poczytuje się, że na gwarancie ciąży obowiązek usunięcia wady fizycznej rzeczy lub do dostarczenia rzeczy wolnej od wad pod warunkiem, że wady te ujawnią się w ciągu terminu określonego w oświadczeniu gwarancyjnym, wynoszącym – co do zasady – dwa lata, licząc od dnia wydania rzeczy nabywcy.
Oświadczenie gwarancyjne powinno zawierać podstawowe informacje potrzebne do wykonywania uprawnień z gwarancji, w szczególności nazwę i adres gwaranta lub jego przedstawiciela w Polsce, czas trwania i terytorialny zasięg ochrony gwarancyjnej, uprawnienia przysługujące w razie stwierdzenia wady, a także stwierdzenie, że gwarancja nie wyłącza, nie ogranicza ani nie zawiesza uprawnień kupującego wynikających z przepisów o rękojmi za wady rzeczy sprzedanej.
Wykonanie uprawnień z gwarancji nie wpływa na odpowiedzialność sprzedawcy z tytułu rękojmi. Kupujący może wykonywać uprawnienia z tytułu rękojmi za wady fizyczne rzeczy niezależnie od uprawnień wynikających z gwarancji.
Nabywca wykonujący uprawnienia wynikające z gwarancji powinien dostarczyć rzecz na koszt gwaranta do miejsca wskazanego w gwarancji lub do miejsca, w którym rzecz została wydana przy udzieleniu gwarancji, chyba że z okoliczności wynika, iż wada powinna być usunięta w miejscu, w którym rzecz znajdowała się w chwili ujawnienia wady. Gwarant jest zobligowany wykonać swoje obowiązki w terminie określonym w treści oświadczenia gwarancyjnego, a gdy go nie określono – niezwłocznie, ale nie później niż w ciągu 14 dni od daty dostarczenia rzeczy przez podmiot uprawniony z gwarancji. Gwarant ponosi ryzyko przypadkowej utraty lub uszkodzenia rzeczy w czasie od wydania mu tej rzeczy do jej odebrania przez uprawnionego z gwarancji.
Ujęcie w księgach
Gwaranci (sprzedawcy, producenci) tworzą na naprawy gwarancyjne dotyczące zbywanych towarów (produktów) rezerwy w postaci biernych rozliczeń międzyokresowych kosztów, w wysokości prawdopodobnych zobowiązań przypadających na bieżący okres sprawozdawczy (art. 39 ust. 2 pkt 2 ustawy o rachunkowości; dalej: uor). Rezerwy takie są związane bezpośrednio z działalnością operacyjną, obejmującą jej fazę posprzedażną. Bierne rozliczenia międzyokresowe kosztów odzwierciedlają skutki wypełnienia obecnych obowiązków, przy czym prawdopodobne jest, że w celu ich realizacji niezbędny będzie wypływ środków obejmujących korzyści ekonomiczne. Warunek tworzenia takich rezerw stanowią następujące przesłanki (pkt 3.2 Krajowego Standardu Rachunkowości nr 6 „Rezerwy, bierne rozliczenia międzyokresowe kosztów, zobowiązania warunkowe"):
- na podmiocie ciąży obecny obowiązek świadczenia (prawny lub zwyczajowy) wynikający ze zdarzeń przeszłych,
- jest prawdopodobne, że wypełnienie obowiązku spowoduje wykorzystanie już posiadanych lub przyszłych aktywów firmy,
- możliwe jest wiarygodne oszacowanie kwoty wykonania obowiązku.
Bierne rozliczenia międzyokresowe kosztów tworzone na naprawy gwarancyjne wykazywane są w bilansie jako rezerwy na zobowiązania. Zasady określania ich wysokości powinny wynikać z uznanych zwyczajów handlowych. Reguły te powinny także uwzględniać wartość zbywanych dóbr (towarów lub produktów) objętych gwarancją, ich awaryjność w latach poprzednich oraz będący jej konsekwencją poziom faktycznie ponoszonych nakładów na naprawy gwarancyjne.
Bierne rozliczenia międzyokresowe na pokrycie kosztów napraw gwarancyjnych towarów (produktów) tworzone są w związku z ich sprzedażą. Zwiększają one zatem koszty sprzedaży. Odpisy biernych rozliczeń międzyokresowych kosztów napraw gwarancyjnych dokonywane są proporcjonalnie do szacowanej wartości świadczeń (tj. zrealizowanych we własnym zakresie lub za pośrednictwem obcego podmiotu napraw, bądź wymiany towaru lub produktu w ramach przyznanej gwarancji). Przekształcenie biernego rozliczenia międzyokresowego kosztów z tytułu napraw gwarancyjnych w zobowiązanie, wobec konwersji prognozowanego ryzyka ich realizacji przez przedsiębiorstwo w pewność, wymaga zmniejszenia biernego rozliczenia międzyokresowego kosztów i zwiększenia zobowiązań (o kwotę odpowiadającą faktycznie poniesionym kosztom). Ograniczenie lub ustanie ryzyka uzasadniającego dokonanie biernego rozliczenia międzyokresowego kosztów (np. w związku z upływem okresu, na który udzielono gwarancji), a w konsekwencji jego niewykorzystanie (w części lub w całości), implikuje konieczność zmniejszenia (o kwotę odpowiadającą niewykorzystanej części biernych rozliczeń międzyokresowych) kosztów działalności operacyjnej (kosztów sprzedaży) za okres sprawozdawczy, w którym stwierdzono, że związane z tym rozliczeniem zobowiązanie jest niższe lub w ogóle nie powstało.
Inwentaryzacja i wycena
Bierne rozliczenia międzyokresowe kosztów z tytułu napraw gwarancyjnych podlegają – nie rzadziej niż na ostatni dzień roku obrotowego – inwentaryzacji drogą porównania danych z ksiąg rachunkowych z właściwymi dokumentami i weryfikacji realnej wartości tych składników. Nie rzadziej niż na dzień bilansowy należy je wycenić w uzasadnionej, wiarygodnie oszacowanej wartości. Przy wycenie nie uwzględnia się jednak zysków z przewidywanego zbycia aktywów (np. części odzyskanych w trakcie wykonywania napraw gwarancyjnych), nawet jeżeli ta oczekiwana sprzedaż wiąże się ze zdarzeniem stanowiącym powód dokonania biernego rozliczenia międzyokresowego kosztów oraz przewidywanego zwrotu wydatków przez osoby trzecie (pkt 4.13 KSR nr 6).
Uwaga! Można zrezygnować z dokonywania biernych rozliczeń międzyokresowych na pokrycie kosztów napraw gwarancyjnych, jeżeli uproszczenie takie nie wywiera istotnie ujemnego wpływu na jasne i rzetelne przedstawienie sytuacji majątkowej i finansowej oraz wyniku finansowego firmy (art. 4 ust. 4 uor).
Poza rachunkiem podatkowym
Rezerwy na naprawy gwarancyjne nie są kosztami podatkowymi (art. 23 ust. 1 pkt 22 ustawy o PIT; art. 16 ust. 1 pkt 27 ustawy o CIT). Kosztami uzyskania przychodów będą natomiast faktycznie poniesione wydatki na naprawę rzeczy objętej udzieloną gwarancją , jako obciążające gwaranta i wykazujące związek z prowadzoną przez niego działalnością gospodarczą. Nie ma przy tym znaczenia, czy naprawa taka zostanie przeprowadzona we własnym zakresie, czy za pośrednictwem jednostki zewnętrznej. Koszty napraw gwarancyjnych należą do kosztów pośrednich, podlegających rozliczeniu przez okres objęty ochroną gwarancyjną (art. 23 ust. 5c i ust. 5d ustawy o PIT; art. 15 ust. 4d i ust. 4e ustawy o CIT). Koszty te są potrącalne w dacie ich poniesienia, tj. w dniu, na który ujęto koszt w księgach rachunkowych (zaksięgowano) na podstawie otrzymanej faktury lub rachunku. Jeżeli jednak koszty te dotyczą okresu przekraczającego rok podatkowy, a nie jest możliwe określenie, jaka ich część dotyczy danego roku podatkowego, wówczas stanowią one koszty podatkowe proporcjonalnie do długości okresu, którego dotyczą (por. interpretację Izby Skarbowej w Katowicach z 23 grudnia 2015 r., IBPB-1-3/4510-736/15/WLK). ?
Ewidencja
Operacje gospodarcze związane z naprawami gwarancyjnymi sprzedanych rzeczy (towarów, produktów), które okazały się wadliwe (uszkodzone) wymagają ujęcia w księgach rachunkowych gwaranta, zapisami:
1. Utworzenie rezerwy na naprawy gwarancyjne
Wn „Rozliczenie kosztów" (w przypadku stosowania wyłącznie kont zespołu 4 lub „Koszty sprzedaży"* (w razie wykorzystywania jednocześnie kont zespołu 4 i 5 lub jedynie kont zespołu 5)
Ma „Rozliczenia międzyokresowe kosztów" (bierne rozliczenia międzyokresowe kosztów)
2. Rozwiązanie (rozliczenie) rezerwy na naprawy gwarancyjne (wobec upływu okresu, na który przyznano gwarancję lub wobec poniesienia kosztów napraw gwarancyjnych)
Wn „Rozliczenia międzyokresowe kosztów" (bierne rozliczenia międzyokresowe kosztów)
Ma „Rozliczenie kosztów" (w przypadku stosowania wyłącznie kont zespołu 4 lub „Koszty sprzedaży"* (w razie wykorzystywania jednocześnie kont zespołu 4 i 5 lub jedynie kont zespołu 5)
3. Faktycznie poniesione wydatki zrealizowanych napraw gwarancyjnych
Wn „Koszty według rodzajów" (w przypadku stosowania wyłącznie kont zespołu 4 lub jednocześnie kont zespołu 4 i 5) lub „Rozliczenia międzyokresowe kosztów"* (bierne rozliczenia międzyokresowe kosztów) (w razie wykorzystywania jedynie kont zespołu 5)
Ma odpowiednie konto zespołu 1, 2 lub 3
4. Przyjęcie uszkodzonej rzeczy do naprawy gwarancyjnej
Wn „Zapasy obce" (ewidencja pozabilansowa)
5. Wydanie rzeczy po naprawie gwarancyjnej
Ma „Zapasy obce" (ewidencja pozabilansowa)
6. Wymiana rzeczy na nową, wolną od wad (usterek), wobec uznania uprawnień nabywcy z gwarancji
Wn „Materiały" lub „Towary" lub „Produkty gotowe"
Ma „Materiały" lub „Towary" lub „Produkty gotowe".
Rabat na przyszłe usuwanie usterek
Producenci, przerzucając na jednostki handlowe (sprzedawców) odpowiedzialność za usunięcie wad jakościowych oferowanych rzeczy, mogą udzielać im rabatów na pokrycie przewidywanych kosztów napraw gwarancyjnych. Opust taki – niezależnie, czy został przyznany w drodze zmniejszenia wartości nabytych towarów w fakturze, czy potwierdzono jego udzielenie wystawioną w tym celu odrębną fakturą – uwzględniany jest w cenie nabycia towaru. Nie wykazuje się go natomiast jako rezerwy na pokrycie kosztów napraw gwarancyjnych przez jednostkę otrzymującą rabat, która udziela pisemnej gwarancji kupującemu (pkt 3.16 KSR nr 6). Jednostka handlowa (gwarant) księguje otrzymaną od producenta bonifikatę, służącą pokryciu potencjalnych nakładów na naprawy gwarancyjne sprzedanych uprzednio na rzecz klientów – rzeczy, za pośrednictwem następujących zapisów:
1. Rabat otrzymany w momencie sprzedaży przez producenta towarów (produktów), uwzględniony w fakturze dokumentującej nabycie przez jednostkę rzeczy, objętych gwarancją
Wn „Rozliczenie zakupu"
Wn „Rozrachunki publicznoprawne" (VAT)
Ma „Rozrachunki z dostawcami"
2. Rabat otrzymany po dokonaniu przez producenta sprzedaży towarów (produktów) (potwierdzony fakturą korygującą)
Wn „Rozrachunki z dostawcami"
Ma „Rozliczenie zakupu"
Ma „Rozrachunki publicznoprawne" (VAT).
Można przedłużyć
Wydatki z tytułu gwarancji mogą obciążać nie tylko gwaranta, ale również przedsiębiorcę-nabywcę rzeczy. Będzie się tak działo w przypadku odpłatnego przedłużania okresu gwarancji. W ujęciu podatkowym, koszty związane z wydłużeniem gwarancji stanowią koszty podatkowe pośrednio związane z przychodami. Wydatki dotyczące przedłużenia gwarancji wymagają następujących zapisów księgowych:
1. Zaksięgowanie kosztu przedłużenia gwarancji
Wn „Koszty według rodzajów"
Ma „Pozostałe rozrachunki"
2. Zarachowanie kosztu przedłużenia gwarancji do rozliczenia w czasie
Wn „Rozliczenie międzyokresowe kosztów" (czynne rozliczenie międzyokresowe kosztów)
Ma „Rozliczenie kosztów"
3. Odpisanie kosztu przedłużenia gwarancji w części, przypadającej na bieżący okres sprawozdawczy
Wn odpowiednie konto zespołu 5
Ma „Rozliczenie międzyokresowe kosztów". ?
