Czy mogę wystawić dokument wewnętrzny, jeśli kupiłem towary od osób, które nie prowadzą działalności (stoją przy drogach i sprzedają np. owoce lasu lub grzyby). Kupując te produkty po cenie niższej niż w sklepie, wykorzystuję je w swojej działalności gospodarczej. W dowodzie wewnętrznym wystawionym na potwierdzenie takiego zakupu wskazałbym kiedy, od kogo, co i za ile kupiłem. Czy tak wystawiony dokument mogę wpisać do podatkowej księgi przychodów i rozchodów? – pyta czytelnik.
Sezon różnych owoców leśnych i innych naturalnych produktów to czas zakupów przedsiębiorców, którzy chcą kupić świeży produkt po niskiej cenie od ulicznych sprzedawców (zbieraczy), którzy nie prowadzą działalności gospodarczej. Podatnik, który rozlicza się na podstawie podatkowej księgi przychodów i rozchodów, może zrobić zakupy określonych produktów od osoby, która nie wystawi mu żadnego rachunku na jego potwierdzenie. Należy jednak pamiętać, że musi to być produkt wskazany przez ustawodawcę, a podatnik – nabywca ma określone obowiązki związane z taką transakcją zakupu od osoby trzeciej.
Podstawą zapisów w podatkowej księdze przychodów i rozchodów są faktury vat i rachunki. Jednak przedsiębiorca nie zawsze ma możliwość ich uzyskania w celu udokumentowania poniesionego przez siebie wydatku.
Podatnik prowadzący podatkową księgę przychodów i rozchodów może sporządzić dowód wewnętrzny jako dokument księgowy, który będzie podstawą do rozliczenia kosztu w podatkowej księdze. Ale może stosować to rozwiązanie w określonych sytuacjach.
Co do zasady
Podstawą zapisów w księdze są dowody księgowe, którymi są:
1. faktury VAT, dokumenty celne, rachunki oraz faktury korygujące i noty korygujące, odpowiadające warunkom określonym w odrębnych przepisach, lub
2. inne dowody, wymienione w § 13 i 14 rozporządzenia ministra finansów z 26 sierpnia 2003 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (dalej: rozporządzenie), np. dowody opłat bankowych i pocztowych, potwierdzające operację gospodarczą zgodnie z jej rzeczywistym przebiegiem i zawierające co najmniej:
a. wiarygodne określenie wystawcy lub wskazanie stron (nazwę i adresy) uczestniczących w operacji gospodarczej, której dowód dotyczy,
b. datę wystawienia dowodu oraz datę lub okres operacji gospodarczej, której dowód dotyczy (jeżeli data operacji gospodarczej odpowiada dacie wystawienia dowodu, to wystarcza podanie jednej daty),
c. przedmiot operacji gospodarczej i jego wartość oraz ilościowe określenie, jeżeli przedmiot operacji jest wymierny w jednostkach naturalnych,
d. podpisy osób uprawnionych do prawidłowego udokumentowania operacji gospodarczych
– oznaczone numerem lub w inny sposób umożliwiający powiązanie dowodu z zapisami księgowymi dokonanymi na jego podstawie.
Dowód księgowy powinien być sporządzony w języku polskim, a jego treść musi być pełna i zrozumiała, przy czym dopuszczalne jest stosowanie skrótów ogólnie przyjętych. Jeśli w dowodzie wskazana jest wartość operacji gospodarczej tylko w walucie obcej, to podatnik musi przeliczyć walutę obcą na złote, po kursie obowiązującym w dniu operacji, zgodnie z zasadami określonymi w ustawie o podatku dochodowym. Wynik przeliczenia powinien być umieszczony w wolnych polach dowodu lub w sporządzonym do niego załączniku.
Za dowody księgowe uważa się również:
1. dzienne zestawienia dowodów (faktur dotyczących sprzedaży) sporządzone do zaksięgowania ich zbiorczym zapisem;
2. noty księgowe, sporządzone w celu skorygowania zapisu dotyczącego operacji gospodarczej, wynikającej z dowodu obcego lub własnego, otrzymane od kontrahenta podatnika lub przekazane kontrahentowi;
3. dowody przesunięć;
4. dowody opłat pocztowych i bankowych;
5. inne dowody opłat, w tym dokonywanych na podstawie książeczek opłat, oraz dokumenty zawierające dane, o których mowa w § 12 ust. 3 pkt 2 rozporządzenia, a więc m.in. datę wystawienia dowodu oraz datę lub okres operacji gospodarczej, przedmiot operacji gospodarczej i jego wartość.
Niezbędne informacje
Zgodnie z § 14 ust. 1 rozporządzenia na udokumentowanie zapisów w księdze, dotyczących niektórych kosztów (wydatków), podatnik może sporządzić dokumenty zaopatrzone w datę i podpisy osób, które bezpośrednio wydały pieniądze. Są to dowody wewnętrzne.
Powinny one określać:
- w przypadku zakupu – nazwę towaru oraz ilość, cenę jednostkową i wartość,
- w innych przypadkach – przedmiot operacji gospodarczych i wysokość kosztu (wydatku).
Podanie wskazanych danych jest istotne dla uznania, że dowód wewnętrzny jest wystawiony w sposób prawidłowy, ponieważ dowody wewnętrzne, które nie zawierają danych wymaganych w § 14 rozporządzenia, nie mogą być podstawą zapisów w podatkowej księdze przychodów i rozchodów (wyrok WSA w Łodzi z 5 października 2012 r., I SA/Łd 912/12).
Katalog jest ściśle określony
Podatnik nie zawsze może wystawić dowód wewnętrzny do każdej kategorii zakupów lub wydatków, jeśli nie otrzyma stosownego rachunku. Katalog kosztów, które mogą być udokumentowane dowodem wewnętrznym, jest zamknięty. To oznacza, że nie może zostać rozszerzony o inne wydatki niewyszczególnione w przepisach.
Koszty (wydatki), odnośnie do których podatnik ma prawo sporządzić dowody wewnętrzne, mogą dotyczyć wyłącznie:
1) zakupu, bezpośrednio od krajowego producenta lub hodowcy, produktów roślinnych i zwierzęcych, nieprzerobionych sposobem przemysłowym lub przerobionych sposobem przemysłowym, jeżeli przerób polega na kiszeniu produktów roślinnych lub przetwórstwie mleka albo na uboju zwierząt rzeźnych i obróbce poubojowej tych zwierząt;
2) zakupu od ludności surowców roślin zielarskich i ziół dziko rosnących leśnych, jagód, owoców leśnych i grzybów leśnych, sklasyfikowanych w Polskiej Klasyfikacji Wyrobów i Usług (PKWiU);
3) wartości produktów roślinnych i zwierzęcych pochodzących z własnej uprawy lub hodowli prowadzonej przez podatnika;
4) zakupu w jednostkach handlu detalicznego materiałów pomocniczych;
5) kosztów diet i innych należności za czas podróży służbowej pracowników oraz wartości diet z tytułu podróży służbowych osób prowadzących działalność gospodarczą i osób z nimi współpracujących;
6) zakupu od ludności odpadów poużytkowych, stanowiących surowce wtórne, z wyłączeniem zakupu (skupu) metali nieżelaznych oraz przeznaczonych na złom samochodów i ich części składowych;
7) wydatków związanych z opłatami za czynsz, energię elektryczną, telefon, wodę, gaz i centralne ogrzewanie, w części przypadającej na działalność gospodarczą; podstawą do sporządzenia tego dowodu jest dokument obejmujący całość opłat na te cele;
8) opłat sądowych i notarialnych;
9) opłaty skarbowej uiszczanej znakami tej opłaty do 31 grudnia 2008 r.;
10) wydatków związanych z parkowaniem samochodu w sytuacji, gdy są one poparte dokumentami niezawierającymi danych, o których mowa w § 12 ust. 3 pkt 2 rozporządzenia (chodzi tu m.in. o wiarygodne określenie wystawcy lub wskazanie stron [nazwę i adresy] uczestniczących w operacji gospodarczej, której dotyczy dowód czy o datę wystawienia dowodu oraz datę lub okres przeprowadzenia operacji gospodarczej, której dotyczy dowód), przy czym podstawą wystawienia dowodu wewnętrznego jest bilet z parkometru, kupon lub bilet jednorazowy załączony do sporządzonego dowodu.
Jak wynika z powyższego zestawienia, tylko niektóre koszty (wydatki) mogą być udokumentowane dowodami wewnętrznymi. Nie ma wśród nich wydatków związanych np. z przejazdami taksówkami.
Przykład
Dowodem wewnętrznym nie może być udokumentowany np. zakup części samochodowych (np. opony, lusterka itp.), które odpowiadają bezpośrednio pojęciu części składowych. Dyrektywy wykładni językowej prowadzą bowiem do wniosku, że nabywane części odpowiadają bezpośrednio pojęciu części składowych i mieszczą się w zakresie jego desygnatu (wyrok NSA w Warszawie z 16 grudnia 2010 r., II FSK 1409/09). Dotyczy to zatem przedmiotu stanowiącego jakiś dający się wyodrębnić element większej całości. Częścią może być też część zamienna, czyli element, którym można w maszynie zastąpić element zepsuty, zużyty (wyrok WSA w Poznaniu z 8 kwietnia 2009 r., I SA/Po 205/09).
Przykład
Podatnik prowadzi działalność gospodarczą i rozlicza się na podstawie podatkowej księgi przychodów i rozchodów. Na potrzeby prowadzonej przez siebie działalności zakupił drewno. Na potwierdzenie zakupu podatnik wystawił dowód wewnętrzny. Jak wskazał w treści dokumentu, zakup dotyczył drewna w stanie okrągłym, zakupionego od rolnika ryczałtowego. Jednak drewno w stanie okrągłym jest produktem gospodarki leśnej. Nie jest ono produktem roślinnym, określonym w § 14 ust. 2 pkt 1 rozporządzenia, a więc takim, którego nabycie może być dokumentowane w księdze przychodów i rozchodów za pomocą dowodu wewnętrznego. Nabycie drewna od rolnika ryczałtowego przez przedsiębiorcę zobowiązanego do prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów powinno być udokumentowane (w zależności od sytuacji prawnopodatkowej kontrahentów transakcji) fakturą VAT, fakturą VAT RR lub innym dowodem księgowym, ale nie dowodem wewnętrznym (wyrok NSA z 21 marca 2014 r., II FSK 931/12).
Kiedy wpisać do ewidencji
Zapisy dotyczące wskazanych wyżej w ściśle określonym katalogu wydatków robi się jeden raz dziennie, po zakończeniu dnia, nie później niż przed rozpoczęciem działalności w dniu następnym.
